QUE SON LOS EQUIPOS DE OFICINA

Los equipos de oficina son elementos clave para que el espacio de trabajo sea perfectamente
funcional. En tanto que, el equipo de oficina, lo componen todos aquellos dispositivos o activos
necesarios para llevar a cabo las operaciones de la empresa. Se encuentra compuesto por todas
las máquinas y dispositivos necesarios para poder llevar a buen puerto las típicas tareas dentro
de una oficina. Como son escáner, computadoras, teléfonos, fax, sillas, escritorios y demás
insumos integran lo que se conoce como equipo de oficina.
EQUIPOS DE OFICINA EN LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Los equipos de reproducción de documentos son aquellos que permiten reproducir una pieza
igual a un modelo dado. En los que encontramos está el dictáfono, el computador, la maquina
documental la fotocopiadora, la impresora y el scanner.
TIPOS DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Existen dos tipos de reproducción de documentos:

Reprografía
Es un proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la
fotocopia, el facsímil o la fotografía. El término está compuesto por dos vocablos: reproducción
y grafía.

Xerografía
Es un proceso de impresión que emplea electrostática en seco para la reproducción o copiado
de documentos o imágenes. La palabra xerografía deriva del griego xeros, que significa ‘seco’, y
grafos, que significa ‘escritura’.
TIPOS DE EQUIPOS: Entre los equipos de oficina de producción de documentos encontramos:

Computador: Un computador es un dispositivo informático que es capaz de recibir, almacenar y

procesar información de una forma útil, está programado para realizar operaciones lógicas o
aritméticas de forma automática.
Fotocopiadora: Una fotocopiadora es aquella máquina o artefacto que se utiliza para copiar
algún documento, es decir, para fabricar copias de papel a papel. Fotocopiadora es un aparato
que sirve para hacer copias en papel de un documento impreso. Existen equipos
multifuncionales que permiten escanear, imprimir y fotocopiar.

Impresora: Una impresora es un dispositivo periférico de salida, del ordenador que permite
producir una gama permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en un
formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel, utilizando
cartuchos de tinta o tecnología láser
Impresora matricial: Utiliza una matriz de agujas que golpea sobre una cinta que produce la
impresión.

Impresora de inyección de tinta (Ink-jet): Él se basa en chorro de tinta que se proyecta sobre el
papel.

Impresora láser: Su sistema de impresión láser es similar a las fotocopiadoras, mediante un

proceso electro-fotográfico, que escanea la página creando la imagen para imprimir.

Impresora térmica: El papel es sensible al calor y a la imagen se obtiene por calentamiento. Se

utiliza en cajeros y en etiquetas, su consumible es papel térmico y tinta sólida.

Impresora plotter o trazador gráfico: Son utilizados en diseños de arquitectura es mediante un

sistema de plumillas traza planos permite a la utilización de papel de gran tamaño.

Impresora multifunción: Combinación de impresora, scanner, fotocopiadora y fax, son

económicas.

Impresora portátil profesional: Compacta y fácil de transportar, incluye baterías. Imprime sin
acceso a una fuente de alimentación se conecta al PC por cable o inalámbrica.

Impresora sin tinta, sin tóner y sin papel: Es ecológica que imprime a b/c sobre un papel
plástico este se puede borrar y reutilizar unas 1000 veces.

Scanner: El escáner es un dispositivo o periférico de computadora que ha sido diseñado para

permitirnos digitalizar una imagen impresa para transferirla a nuestra computadora con el fin de
procesarla a través de programas como Photoshop o GIMP, o incluirla en algún proyecto de
diseño gráfico o documento de otro tipo.

Microfilmadora: Una microfilmadora es una máquina transductora que se usa para crear fichas
de microfilm (El microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su
producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en
los materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes).

Reloj radicador: Este medio es utilizado en la unidad de correspondencia para la recepción de

comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación de las mismas, ya que el funcionamiento
de este depende de su programación, es una eficiente herramienta ya que se le pueden ingresar
los datos necesarios para dicha dependencia.

Cajas electrónicas; En ella se realizarán las conexiones básicas que permitirán distribuir la
electricidad por toda la estancia. Se debe prever una línea eléctrica distinta para tomas de
corriente principales (equipos o electrodomésticos con un mayor consumo eléctrico),
iluminación y tomas de corriente secundarias (enchufes usados puntualmente, o para alimentar
dispositivos secundarios).

Trituradora de papel o pica papel: Las trituradoras de papel, como el nombre sugiere, son
aparatos que trituran o destruyen documentos a trozos finos de modo que la información que
contienen resulta ilegible.

MANUAL DE OPERACIONES

Un manual de operaciones es una guía de referencia que contiene toda la información sobre
cómo funciona una organización.

El propósito que persigue un manual de operaciones es introducir a cualquier persona

interesada en conocer cómo se desempeña la organización, así como los elementos que la
componen como: su contexto, la estructura, los puestos, los procesos y procedimientos, las
actividades, las políticas y reglas establecidas, entre otra información relevante relacionada a su
operación.

También contempla aquellas condiciones alternas o excepcionales que ocurren, a la ejecución

normalmente esperada de la secuencia de actividades para conseguir un objetivo o resultado.

Usualmente las empresas tienen sus manuales de operaciones en documentos físicos o

impresos, pero también hay aquellas que los implementan de forma digital en herramientas o
plataformas de software en línea para facilitar su disponibilidad y acceso.

VENTAJAS Y OBJETIVOS

Contar con un Manual de Procedimientos genera ventajas a la institución o unidad

administrativa para la que se diseña, y en especial para el empleado, ya que le permite cumplir
en mejor tiempo con sus objetivos particulares, y utilizar los mejores medios, para así contribuir
a los objetivos institucionales, a continuación, las ventajas que ofrece el contar con un manual
de este tipo.

• Permiten fundamentar los procedimientos bajo un Marco Jurídico - Administrativo

establecido.
• Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las actividades y
uniformidad en el trabajo.
• Estandarizan los métodos de trabajo.
• Ayudan al desarrollo de las actividades de manera eficiente y permiten conocer la
ubicación de los documentos en general. La ubicación consiste en identificar dentro del
 procedimiento el lugar físico en donde se encuentran los documentos que acompañan a
las actividades, éste puede ser: archivero, computadora, diskette, escritorio, almacén,
entre otras.
• La información que maneja es formal; es decir, información autorizada.
• Delimitan las funciones y responsabilidades del personal.
• Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora continua
de las actividades.
• Establecen los controles administrativos.
• Facilitan la toma de decisiones.
• Evitan consultas continuas a las áreas normativas y eluden la implantación de
procedimientos incorrectos.
• Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.
• Sirven de base para el adiestramiento y la capacitación al personal de nuevo ingreso.