COMPUTACIÓN

Introducción a la informática

La informática es la ciencia que estudia el tratamiento automático de la información. Está

relacionada con ciencias como: computación, matemáticas, finanzas, contabilidad,
estadística, telecomunicaciones, etc., y trabaja a través de algoritmos.

Un algoritmo es un conjunto de pasos para resolver un problema particular y alcanzar el

resultado deseado. La estructura de datos es una forma especial de organización de la
información, usualmente en la memoria de la computadora. Se utiliza para obtener mayor
eficiencia de los algoritmos. Puede ser: “snack” (apiladora), “tree” (estructura árbol),
diccionarios, listas, etc.

Por tal motivo, la Real Academia de la Lengua Española la ha titulado como ordenador; es
decir, es una máquina que gracias a su velocidad recibe todo tipo de información, la
procesa, la ordena y la emite para su interpretación. La computadora realiza funciones
mucho más complejas que contar y calcular, también efectúa funciones lógicas, trabaja con
información concreta: palabras, imágenes, sonidos.

El empleo de la computadora como herramienta básica para el procesamiento de

información, ha modificado el estilo de vida de la sociedad, las actividades competitivas en
el mundo empresarial, imponen emplear métodos más eficientes para procesar la
información, siendo de gran ayuda la funcionalidad de la computadora.

Por ello, es necesario conocer su constitución física, su modo de operar y los elementos
que se emplean para interactuar entre sí.

Se considera que las computadoras se clasifican en:

Microcomputadora: Es de uso personal y se conoce como “computadora personal” (PC.

Personal Computer). Es pequeña, económica, cómoda en el manejo; con buena capacidad
y muy rápida. Resulta de gran utilidad en oficinas, hogares y escuelas.

Entre las que existen:

- PC Laptop o PC Notebook, es portátil y puede transportarse en un portafolio o maleta
pequeña.
- PC Desktop, en presentación de gabinete o de torre. No está diseñada para el
movimiento frecuente ya que es más grande. Resulta ser la computadora más utilizada
en el uso cotidiano tanto en el hogar como en la oficina, con fines educativos, para
escuchar música, hacer diseños, etcétera.

Mini computadora: Cuenta con gran capacidad en relación con otras en el mercado,
pueden ser de 10 a 1,000 veces más rápida. Tienen más entradas y salidas que las
microcomputadoras y procesan la información de la misma manera. Se ocupan en
compañías medianas o grandes de tipo local que requieren la potencia de una
microcomputadora, sin necesidad de gastar fuertes recursos en su adquisición.
Macro computadora: Es la máquina más poderosa en el mercado. Maneja gran cantidad
de información, cuenta con numerosas entradas y salidas, puede alojar de 200 hasta10,000
terminales. Se emplean en grandes empresas y multinacionales, como es el caso de
bancos, empresas de comercio, químicas, en la industria de la transformación, etc. La
información está controlada por una computadora llamada Mainframe.

Mainframe: (microcomputadora), la cual maneja las necesidades de entrada, salida y

procesamiento de la información de todos los usuarios. Cada usuario de estas terminales
tiene acceso continuo (parcial o total) al banco de datos.

La computadora procesa, guarda, envía, imprime y cambia la información, es decir, el

procesador de datos consiste en tres pasos:

- Entrada: Los datos entran a través del teclado, ratón, escáner, otras computadoras,
módem, micrófono, etcétera.
- Procesamiento: Maneja la información, da instrucciones, procesa los datos, realiza
cálculos y organiza el trabajo. (Microprocesador).
- Salida: El resultado en forma de datos puede verse a través de la pantalla, impresora,
enviarse a otra computadora, escucharse por las bocinas, etc.
- Resguarda en unidades de almacenamiento: disco duro y unidad USB.

Hardware y Software básicos

El hardware incluye todas las partes físicas de la computadora, es decir, aquellos

dispositivos que se comunican entre sí para formar una sola unidad de trabajo. Entre estos
componentes se encuentran los periféricos, los cuales son una serie de dispositivos
conectados a la computadora que desarrollan una función específica, bien sea en el ingreso
de información o en la salida de la misma; es decir, se refiere al conjunto de partes
electrónicas, eléctricas y mecánicas de la computadora, como son:

Teclado: Es uno de los dispositivos más esenciales en toda computadora. La función

principal es permitir que el usuario interactúe con el equipo en lenguaje natural, por medio
de caracteres que están representados en las teclas.

Mouse: La función del mouse o ratón es desplazar un puntero sobre el monitor de la

computadora y realizar determinadas acciones al oprimir botones. El mouse está diseñado
ergonómicamente para adaptarse a la mano y consta de uno, dos o tres botones en la parte
superior y una bola en la parte inferior que permite su desplazamiento sobre una superficie
plana hacia la posición deseada.

Escáner: Es un digitalizador de imágenes que convierte cualquier tipo de representación

gráfica en información electrónica al direccionar un haz de luz a la imagen fuente y detectar
la intensidad de ésta en cada punto. El escáner y un programa de reconocimiento óptico de
caracteres permiten transformar diferentes tipos de impresos en un texto editable. Puede
capturarse información de una foto y almacenarla en un archivo o grabar una carta y
transferirla a un procesador de texto.
Monitor: Tiene como función transformar las señales de video que envía la computadora
en imágenes que se representan en una pantalla.

Impresora: Su función principal consiste en reproducir información en papel y obtener así

un registro escrito de los datos almacenados en un archivo. Entre los diferentes tipos de
impresoras se encuentran las de matriz de puntos, la térmica, la de inyección de tinta y de
láser, entre las más usuales.

Módem: Es un dispositivo de entrada/salida que convierte datos digitales en analógicos y

viceversa, lo que permite llevar a cabo labores como el envío de correo electrónico o
navegación en Internet, etc. Existen módems tanto externos como internos, éstos últimos
se instalan en una ranura de expansión de la CPU.

Procesador: También conocido como CPU (Central Processing Unit, Unidad Central de
Procesamiento); es el chip principal en una computadora; su función consiste en procesar
instrucciones, realizar cálculos y manejar el flujo de información a través de un sistema de
computación, finalmente y así transferirla a algún dispositivo de salida como el monitor.
Este elemento de hardware es esencial en el manejo de la información, ya que cuanto más
rápidamente la procese, más eficaz será el desempeño de la computadora.

Unidad de disco: Es un medio de almacenamiento de información que se utiliza en las

computadoras para guardar programas y archivos, de forma permanente o temporal. En
una computadora es posible tener una o varias unidades de disco; en general, cuenta con
las siguientes:

 Unidad C: Representa al disco duro del equipo.

 Unidad D: Representa a la unidad de CD-ROM.
 Unidad E, F: Representa a la unidad extraíble denominada “USB”.

El software incluye todos los programas e instrucciones que regulan el funcionamiento del
CPU. Es la parte lógica de la computadora, es decir, son los sistemas operativos y los
programas con funciones específicas, a partir de los cuales la computadora realiza diversas
tareas. Constituye uno de los componentes básicos de una computadora; sin él no habría
ninguna interacción entre la máquina y el usuario.

Uno de los paquetes de software para la administración de documentos en una oficina es

Office 2010, el cual incluye programas para la edición de texto, hojas de cálculo,
administración de base de datos y elaboración de presentaciones.

El sistema operativo es un programa que controla el trabajo de la computadora, organiza y

maneja toda la información. Al igual que en los sistemas operativos, el software de
aplicación ha venido evolucionando paulatinamente, haciendo cada vez más fácil su
manejo. Windows 2010 (u otras versiones), es un conjunto de programas que administra los
dispositivos de hardware y software instalados en la computadora. Su función esencial es
establecer las condiciones para el funcionamiento del flujo de información en la
computadora.
Los programas de control se encargan de coordinar todos los dispositivos de la
computadora, como CPU, procesadores, periféricos, etc., por ejemplo, cuando se trata de
dispositivos físicos, como una unidad de disco, la transferencia de datos se coordina de una
unidad de disco extraíble al disco duro, desde el disco duro a la memoria o desde el disco
duro a otra computadora, si está conectada a red.

Los programas de proceso coordinan y administran el software instalado en la computadora

y las operaciones relacionadas con el manejo de archivos de datos.

- Office: es un paquete integrado de aplicaciones, orientadas a la oficina y al hogar.

- Word: es un procesador de palabras muy avanzado con el que puede elaborarse una
infinidad de documentos comerciales y de otro tipo, en múltiples formatos.

- Excel: es una hoja de cálculo con la que pueden realizarse operaciones matemáticas
muy simples, como una suma o resta, hasta cálculos estadísticos, financieros o
matemáticos complejos. También pueden crearse documentos comerciales como
facturas, pedidos, órdenes de compra, etc. Otra característica es su capacidad para la
elaboración de gráficos.

- PowerPoint: es un programa para elaborar presentaciones electrónicas con gran

variedad de objetos y efectos multimedia, para exhibiciones, reportes de venta y
mercadotecnia, proyectos, etcétera.

- Access y Dbase: son programas que se utilizan para operar grandes cantidades de
información como catálogos, listas de clientes, de empresas, de productos o materiales.
Se aplican para tomar decisiones rápidas y desarrollar estrategias del mercado; para
registrar y organizar grandes cantidades de direcciones, teléfonos, nombres, etc. (base
de datos).

- Corel Draw, Adobe Page Maker, Adobe Ilustrator, Microsoft Publisher, Quark
Xpress, Free-Hand, Photoshop…: ayudan a preparar páginas para revistas,
periódicos, libros; hacer folletos y presentaciones, mover y organizar textos con fotos
y/o dibujos, cambiar su aspecto, como tamaño y tipo de letras de los dibujos,
animaciones, editar gráficos, etc. Existen programas con herramientas para realizar
cambios en fotos y dibujos: galerías de imágenes, Photo Tools, Photo Vista, Live
Picture y otros.

- Windows NT, Novell Netware, Unix, Lotus Notes, Oracle…: permiten hacer
diferentes redes y comunicar 2 ó más PC’s, a fin de que la información pueda
fácilmente compartirse y trasladarse de una computadora a otra. En la red también
pueden compartir los periféricos (impresoras, escáners). Las redes pueden ser locales
(en un edificio), o con más grandes amplitudes como comunicación a larga distancia
(internet).

- Norton Antivirus, McAffe, Avast: se utilizan para verificar la existencia de virus en el

sistema y limpiarlo con el propósito que no se altere la información. Los virus
 computacionales son transmitidos por vías como: CD, USB, correo electrónico, Internet,
redes de trabajo,etc.

Si no se ha creado un disco de arranque del sistema aún, debe hacerse, ya que se puede
iniciar la computadora desde otra unidad de disco, cuando no puede arrancar desde el
disco duro. Por lo que se sugiere:

- Actualizar el software y sistema operativo con la última versión.

- Ejecutar una exploración antivirus semanalmente con el programa de protección.
- Verificar que todas las herramientas de seguridad incluyendo las definiciones de virus
estén actualizadas.
- Renovar los servicios de suscripción vencidas de software. Si se cuenta con un firewall
o un programa completo de seguridad como Norton Internet Security, revisar las
preferencias y la configuración a fin de garantizar que corresponden a la situación de
seguridad.

Iconos

A efecto de que el equipo de cómputo opere adecuadamente, es primordial configurar todos

los dispositivos, por ejemplo en el caso del:

- Teclado, determinar el idioma y velocidad; reconocer el tipo que se tiene.

- Monitor, el brillo, contraste, modo de ahorro de energía, etc.
- Mouse, la velocidad, que tipo de impresora, darla de alta para que sea reconocida por
la paquetería que se emplea, tamaño, tipo y orientación del papel, resolución, tipo de
alimentación, color, fuentes, etc. a fin de imprimir sin dificultad alguna.
Algunos vocablos técnicos que se emplean con más frecuencia en el ámbito de la
computación son:

Archivo: Conjunto de datos o programas almacenados bajo un nombre común. Los

archivos se identifican por su nombre y extensión. El nombre lo asigna el usuario(a) y la
extensión se asigna de forma automática, dependiendo del programa en que se genere el
archivo.

Carpeta: Zona o división lógica para el almacenamiento de datos. Las carpetas o

directorios proporcionan una forma de organizar la información. En conjunto con las
unidades de disco, conforman una estructura jerárquica en forma de árbol que permite la
organización de la información de manera sencilla. En un ambiente gráfico como Windows.

Íconos: Símbolos en pantalla que representan un programa; un archivo de datos u otra

entidad o función de la computadora. Son imágenes que representan archivos; programas
como hoja de cálculo, procesador de palabras, accesos directos a aplicaciones, carpetas,
documentos, etc. En un ambiente gráfico, cada carpeta contiene elementos que se
representan por íconos diferentes, por lo cual existe gran diversidad.

Acceso directo: Vínculo con cualquier elemento al que se puede tener acceso desde una
computadora, como un programa, archivo, carpeta, unidad de disco, impresora u otra
máquina. Un acceso directo puede encontrarse en diversas áreas como el escritorio o
dentro de carpetas. En Windows se representa por una flecha curva que indica el acceso
directo.

Ventana: Porción de la pantalla donde pueden ejecutarse procesos y programas. Es un

marco rectangular mediante el cual se puede ver un documento, hoja de trabajo, base de
datos, dibujo o programas de aplicación.

Puntero: Símbolo en pantalla (por lo general representada con una flecha) que representa
la ubicación actual del ratón. Es importante señalar que el puntero no indica
necesariamente la posición del cursor; para mover este último, con el ratón debe hacerse
clic cuando el puntero se encuentre sobre la posición deseada.

Menú: Representación en pantalla que enlista las opciones de las tareas disponibles dentro
de un programa. Por lo general, todos los ambientes gráficos despliegan menús para
presentar las opciones que tienen disponibles.

Menú contextual: Menú que se muestra cuando se hace clic con el botón secundario del
ratón estando el puntero colocado sobre un elemento del Explorador de Windows, el
escritorio o la barra de tareas.

Este menú contiene las operaciones más comunes aplicables al elemento seleccionado.

Controles: Dentro de un ambiente gráfico existe una gran variedad de “objetos” dentro de
la pantalla; cada uno de ellos tiene una función específica y un nombre que lo identifica.

Los objetos más comunes son:

- Cuadro de texto, cuadro donde se solicita teclear cierta información.

- Cuadros de lista, lista con una serie de elementos, en la cual es posible elegir sólo uno
o varios de ellos.
- Lista desplegable, contiene una lista de elementos, de los cuales sólo se muestra uno
de ellos; para ver el resto de los elementos se deberá hacer clic en el botón del lado
derecho que contiene una flecha, o por medio de las teclas de dirección.
- Cuadros combinados, están formados por un cuadro de texto y un cuadro de
lista. Casilla de verificación, se utiliza para marcar o seleccionar una característica,
propiedad o acción que se pretende realizar.
- En caso de que se encuentren varias casillas de verificación agrupadas, es posible
desactivar una o varias de ellas.

Botón de comando: Tiene una función preestablecida. Se puede activar por medio del
ratón o utilizando la tecla <Tab> para seleccionarlo y <Enter> para ejecutarlo.

Combinación de teclas: Las combinaciones de teclas también son conocidas con el

nombre de meta comandos; éstos permiten realizar tareas comunes de manera rápida,
simplemente utilizando el teclado. Las combinaciones de teclas generalmente utilizan las
señaladas con <Alt>, <Ctrl> y las de función. Para mayor referencia véase tabla anexa.
(Código ASCII).
Código ASCII
 Seguridad en el manejo del equipo

Todas las actividades del centro de cómputo deben señalarse mediante manuales de:

Operación de quipos, lenguaje de programación, herramientas disponibles, sistemas

operativos, instructivos, normas, reglamentos, etc.

Las instalaciones deben contar con un sistema de alarma debido a la presencia de fuego,
humo, así como extintores de incendio, conexiones eléctricas seguras, entre otras. Instalar
equipos que protejan la información y los dispositivos en caso de variación de voltaje como:
reguladores de voltaje, supresores pico, UPS, generadores de energía.

Contratar póliza de seguros para proteger la información, equipos, personal y todo riesgo
que se produzca por casos fortuitos o mala operación.

La máxima autoridad del área de informática de una empresa o institución debe implantar
los siguientes controles que se agrupan de la siguiente forma:

1. Controles de preinstalación: Hacen referencia a procesos y actividades previas a la

adquisición e instalación de un equipo de cómputo y a la automatización de los
sistemas existentes. Además que se cuente con el equipo de protección contra
variaciones en la corriente eléctrica: reguladores, equipos de corriente ininterrumpida.
2. Controles de organización y planificación: Se refiere a la definición clara de
funciones, línea de autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del área.
3. Controles de sistemas en desarrollo y producción: Se debe justificar que los
sistemas han sido la mejor opción para la empresa, bajo una relación costo-beneficio
que proporcionen oportuna y efectiva información, que los sistemas se han
desarrolladobajo un proceso planificado y se encuentren debidamente documentados.
4. Controles de procesamiento: Estos controles se refieren al ciclo que sigue la
información desde la entrada hasta la salida de la misma, lo que conlleva al
establecimiento de una serie de seguridades para:

- Garantizar que todos los datos sean procesados con exactitud.

- Avalar que se grabe un archivo para uso de la gerencia y con fines de auditoría.
- Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en
las mejores condiciones.

5. Controles de operación: Abarcan todo el ambiente de la operación del equipo central

de computación y dispositivos de almacenamiento, la administración de la cintoteca y la
operación de terminales y equipos de comunicación por parte de los usuarios de
sistemas online. Los controles tienen como finalidad:

- Prevenir o detectar errores accidentales que puedan ocurrir en el Centro de

Cómputo durante el proceso.
- Evitar o detectar el manejo de datos con fines fraudulentos por parte de
funcionarios(as) del PAD.
- Garantizar la integridad de los recursos informáticos.
- Asegurar la utilización adecuada de equipos acorde a planes y objetivos.
Acciones a seguir:

- El acceso al Centro de Cómputo debe contar con las seguridades necesarias para
reservar el ingreso al personal autorizado.
- Implantar claves o password para garantizar la operación de consola y equipo central
(Mainframe) a personal autorizado únicamente.
- Formular políticas respecto a seguridad, privacidad y protección ante eventos como:
incendio, vandalismo, robo, uso indebido, saqueo de información y cómo responder
ante ellos.
- Mantener un registro permanente (bitácora) de todos los procesos realizados, dejando
constancia en su caso, de suspensión o cancelación de procesos.
- El personal operador del equipo central deben estar entrenados para recuperar o
restaurar información en caso de destrucción de archivos.
- Los backups no deben ser menores de dos y deben guardarse en lugares seguros y
adecuados, preferentemente en bóvedas de bancos.
- Se deben implantar calendarios de operación a fin de establecer prioridades de
proceso.

6. Controles de uso de Microcomputadoras: Es la tarea más difícil, pues son equipos

más vulnerables, de fácil acceso, de posible explotación, pero los controles que se
implantan ayudan a garantizar la integridad y confidencialidad de la información. Se debe
evitar queuna misma persona tenga el control de toda una operación.

Conservación del equipo de cómputo

En los procedimientos de informática, es importante tanto la revisión como la evaluación de

los controles, sistemas y procedimientos, de los equipos de cómputo, su utilización,
eficiencia y seguridad, de la organización en el procesamiento de la información, a fin de
que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre el empleo más eficiente y
seguro de la misma que sirva para una adecuada toma de decisiones.

La computadora está constantemente dando prioridad a las tareas, ejecutando órdenes y

distribuyendo la memoria. Sin embargo, con el tiempo ocurren errores en el disco duro, los
datos se desorganizan y las referencias se vuelven obsoletas.

Estos pequeños problemas se acumulan y ponen lento el sistema operativo, las fallas del
software ocurren con más frecuencia, por lo que las operaciones de encendido y apagado
se retardan más.

Para que el sistema funcione adecuadamente e incluso no se demore, debe programarse

un horario de revisión mensual. Se sugiere incluir estas labores en la rutina.

- Explorar el disco duro para saber si tiene errores y solucionar los sectores alterados.
- Desfragmentar el disco duro.
- Eliminar las entradas de registro y los accesos directos dañados.

Es necesario el mantenimiento de rutina para conservar la computadora limpia y bien

organizada; eliminar los archivos inservibles para liberar memoria y reducir la posibilidad de
conflicto del sistema. Al eliminar los archivos viejos y temporales, se abre espacio para el
trabajo importante reciente. Además, entre menos archivos innecesarios se tenga en la
computadora, se reduce el riesgo de amenazas como el hurto de la identidad en Internet.

En cuanto a la limpieza digital, es importante ocupar productos de limpieza adecuados para

el aseo de la parte física de las computadoras. Si se deja la suciedad y el polvo por mucho
tiempo, se pueden acumular y causar daño al hardware. Así que todos los meses se
sugiere realizar las siguientes labores:

- Eliminar los programas antiguos, archivos temporales, así como la información

obsoleta.
- Guardar de manera segura la información privada y financiera.
- Limpiar el tablero, ratón, monitor y cubierta de la computadora con limpiadores y
herramientas recomendadas por el fabricante.

Las computadoras funcionan muy bien y están protegidas cuando reciben mantenimiento.
Si no se limpian y se organizan con regularidad, el disco duro se llena de información, el
sistema de archivos se desordena y el rendimiento general disminuye. Hacen referencia a
procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de un equipo de computación y
obviamente a la automatización de los sistemas existentes.

Insumos y su uso racional

Se consideran como insumos los medios de impresión, magnéticos, cartuchos o cintas para
la impresora. Por tal motivo, al realizar la adquisición de éstos, se controla la periodicidad
de consumo, por lo que es muy conveniente en cuanto a la reducción de gastos, que se
cuide el adecuado uso, de acuerdo a las circunstancias.

Es preferible valorar el uso del papel, si puede reutilizarse para aquellos casos que no sea
tan relevante la información impresa y cuando se ocupa el papel limpio o con calidad.
Además, la calidad de la impresión, la cual puede ser en algunos casos, como borrador; o
en blanco y negro, o dejar la tinta a color hasta el momento de la presentación final.

El adecuado transporte y manipulación de los discos, permite poder usarlos por más
tiempo, sin la posibilidad de perder la información contenida en ellos; es decir, al tocarlos
por la orilla, guardarlos en su funda, evitar el calor, polvo y otros contaminantes que pueden
dañarlos irremediablemente.

Resguardo de información y medios de almacenamiento

Las fallas de los sistemas suceden así como los cortes de luz. Algunas veces no importa
qué tanto cuidado se tenga, inadvertidamente se pueden borrar archivos, por lo que se
recomienda guardar constantemente el archivo que se está trabajando o en su caso, hacer
copias de respaldo de la información del disco duro una vez al mes, a fin de garantizar que
nunca se pierda la información.

En Windows, si la computadora no fue apagada apropiadamente, al encenderla, el

programa SCANDISK comienza a trabajar automáticamente, para verificar y corregir los
errores del disco.

Los instrumentos para respaldar, almacenar o transportar información de una máquina a

otra, son:

Disco duro: Es una unidad de almacenamiento permanente que se ubica en el interior del
gabinete, a efecto de estar alejado del polvo y otros contaminantes. Por lo general todos los
datos que se registran se guardan en este disco, además contiene el sistema operativo, los
programas y archivos que se necesitan asiduamente.

CD-ROM: (Compact Disc-Read Only Memory), Memoria de sólo lectura en disco compacto
que ahora reemplaza al diskette. Almacena la información en diminutas cavidades sobre la
superficie posterior del disco, de manera que la luz del láser del dispositivo reproductor, se
refleja con una menor o mayor intensidad.

La capacidad de almacenamiento es de 740 Mb, es decir, puede guardar mayor

información, como juegos, enciclopedias y programas educativos de salud, ciencia, política,
artes, etc.

Existen dos tipos de discos: Para música y para información. Para escribir sobre un CD
se requiere sea CD-WRITER (Grabador de discos) o también CD’s “vírgenes”.
Usualmente el nombre de esta unidad es D, pero puede denominarse con otra letra.

Unidad USB: (Bus Serie Universal). Es un dispositivo pequeño y muy práctico de

almacenamiento de información que se adapta a las computadoras equipadas con puertos
“USB”. La característica principal es su gran capacidad de almacenamiento. Varía el
nombre de la unidad en cada computadora, depende la ubicación del puerto en que se
conecta.

DVD-ROM: Es un tipo de CD-ROM con capacidad hasta 17 GB, equivale aproximadamente

23 CD-ROMs normales. Estas unidades son compatibles con CD ROM’s, pero también se
utilizan para grabación de películas. Ambos (CD-ROM y DVDROM) permiten transportar la
información de una CPU a otra, pueden guardar grandes cantidades de información con
programas como juegos, programas educativos, música, películas, etc.

También puede usarse un servicio de internet para almacenar los datos, así, en caso de un
incendio, inundación o hurto, la información está protegida y guardada en un servidor
remoto. Es importante que cualquier respaldo de la información se ubique en sitios frescos,
alejados del polvo y calor, preferentemente en una caja de resguardo, a fin de que no se
alteren los datos registrados.

Organización de archivos

Al momento de decir la ubicación en donde guardar un archivo creado, es fundamental la

organización de los mismos, es decir, elegir la carpeta que identifica el contenido, la cual
debe incluir sólo los archivos relacionados en la misma. La forma más usual para organizar
las carpetas es de acuerdo a las actividades o funciones que a cada usuario(a) le sea
práctico, puede ser por la estructura organizacional o departamental de la empresa, los
asuntos, el tipo de documentos, por el destino: si son publicados, privados o secretos,
etcétera.

Lo más importante es localizar un documento cuando se busca, con mayor precisión en un

determinado archivo. Para ello se sugiere lo siguiente:

- Estudiar la organización y funcionamiento de la empresa.

- Crear una carpeta para cada año y dentro de cada una, guardar los archivos de los
asuntos que se manejan: (menú Archivo-Guardar como-oprimir el botón “crear nueva
carpeta” y se escribe el nombre que se otorga tanto a la propia carpeta como al
archivo). De esta forma se pueden crear carpetas de manera sucesiva, es decir, “en
forma de árbol con ramas”, de acuerdo al estilo que cada usuario(a) elija, de tal manera
que ubique los archivos con mayor facilidad y le resulte lo más práctico posible.
- Al dar formato al escrito, es recomendable que se configure en el encabezado o al pie
de la página, el nombre del archivo, la fecha o la ubicación del mismo, si esto no causa
ningún inconveniente en la presentación del documento, este pequeño detalle, resulta
de gran importancia cuando la organización de los archivos magnéticos no facilita la
pronta localización.
- Al momento de depurar los archivos, sólo se procede a borrar la carpeta del año que ya
resulta obsoleto y a la vez, se borra todo el contenido de la misma.

Otra forma de identificar los documentos más recientes, es oprimir el botón Inicio-
Documentos, entonces aparecerá una lista con los archivos que se elaboraron últimamente,
sin importar en que paquetería se elaboró.
 WORD

Word es un programa que se integra de varios documentos como un archivo. Para trabajar
en un procesador de textos es necesario especificar las órdenes o instrucciones de lo que
se desea conseguir.

En Word, se pueden ejecutar las órdenes utilizando el ratón, o pulsando las teclas del
tabulador, CTRL, o ALT, o combinando con una o varias teclas más. Para iniciar la
operación del programa se oprime el botón izquierdo del ratón en el ícono Inicio, después
programas, y seleccionando Microsoft Word aparece la ventana siguiente:

En la ventana se identifican los siguientes elementos:

La barra de título, es común a todos los programas que corren (ejecutan) en Windows,
identifica el nombre del programa con el que se está trabajando, así como el documento
que se muestra en la pantalla.

La barra de menús para Word son:

Puede seleccionarse alguno de los menús de dos maneras:

- Llevar el puntero del mouse hasta el menú y oprimir una sola vez el botón izquierdo.

- Oprimir la tecla ALT + la letra subrayada del menú deseado.

Muchas de las funciones que se encuentran en el Menú se pueden realizar con los íconos
que se encuentran en las Barras de herramientas o con las Teclas de accesos rápido.
Cuando el ícono o la función en el menú es gris, significa que no se puede utilizar. Los
íconos negros o de color, son los que están habilitados.

La barra de herramientas estándar, consta de botones que una vez seleccionados

permiten realizar las tareas más comunes.

La barra de formato permite elegir los comandos de formato de caracteres o de parráfos:

Las reglas permiten controlar los márgenes y las tabulaciones.

El área de trabajo está representada por el cuadro, enmarcado por las reglas y las barras
de desplazamiento. Esta barra permite revisar el documento, de forma vertical y horizontal.

La barra de estado permite consultar información relacionada con el documento que se

está trabajando.

Para mostrar y/o - Clic en el menú ver.

ocultar dichas Se ejecuta: - Barra de herramientas.
barras: - Clic en barra de herramientas que se desea ver y/o
ocultar.

Cuando se ejecuta una orden que requiere información adicional, aparece un cuadro o caja
de dialogo. Los cuadros de diálogo presentan varios cuadros y botones llamados controles,
que permiten cambiar o adecuar las selecciones más convenientes para la mejor
realización del trabajo y proporcionan información, mensaje, opciones y advertencias en
relación estrecha con el programa que se ejecuta.

Los cuadros o cajas de diálogo aparecen cuando después del nombre del comando se
pueden observar tres puntos suspensivos y muestra siempre el estado actual de los
parámetros.

Si la condición que presenta el cuadro es el parámetro elegido, simplemente se queda

como está. En estos cuadros puede aparecer también en la caja de Textos, caja de
verificación, caja de lista, botón de opción y botón de comando.
 La caja de verificación aparecen cuadros mostrando las diferentes opciones, cuando
se activa una opción, aparecerá una X en el cuadro, para seleccionar o eliminar una
elección basta con pulsar una vez el botón del Mouse.
 La caja de lista presenta el nombre de la opción en función, para seleccionar una
nueva opción, se acciona el botón del mouse en la flecha, en el extremo de la caja de
lista, hasta realizar la elección deseada, pulsando el botón, o accionando la tecla de
enter.
 El botón de opción se ubica junto a una opción, cuando se activa aparece un punto
negro, sólo es posible seleccionar un botón de cada serie de opciones.
 El botón de comando se emplea para confirmar o cancelar la caja de diálogo,
generalmente son OK, o cancelar y aparece cuando termina de seleccionar los
controles del cuadro de diálogo.