Universidad Centroccidental “Lisandro

Alvarado”
Decanato de Ciencias y Tecnología
Programa de Ingeniería de Producción

TIPOS DE SISTEMAS

Integrantes:
Espinoza, María C.I.:24.558.585
Sánchez, YIncarlys
Sanoja, Mariana
Sistemas de Información
 Barquisimeto, Marzo 2020
SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

Definición

Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus

siglas en inglés (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas
a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de
este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores
de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando varias de estas
aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su
distribución e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite
ofimática.

Principales Usos

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean

capacitados para su uso. En muchos países se puede recurrir a capacitadores
externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer
capacitación interna utilizando a su propio personal. La mayoría de los paquetes
de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en
pantalla).

Los programas más modernos son muy poderosos. Un usuario hábil puede
desarrollar productos muy sofisticados. Una autoridad electoral puede, por
ejemplo, utilizar los programas automatizados para:

 Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna,

incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.
 Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo
corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus
logotipos.
 Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en
seminarios o para efectos de capacitación.
  Incorporar, almacenar y utilizar información sobre el registro electoral.
 Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisión y
recepción de votos por correspondencia.
 Capturar y analizar resultados electorales.
 Almacenar y manipular registros sobre los empleados.
 Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal.
 Conservación de inventarios.
 Operar un sitio en internet y una red interna.
 Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.
 Organizar un sistema de administración financiera.
 Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al
personal.
 Compartir archivos a través de una red.

Tipo de Información que utiliza el sistema

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas

puede incluir algunos de los siguientes productos:

 Hojas de cálculo: con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios,

científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla. También se
emplea para generar gráficos.
 Procesadores de texto: sirve para escribir textos almacenarlos,
recuperarlos, modificarlos y darles formato.
 Gestores de bases de datos: permite almacenar y consultar grandes
conjuntos de datos.
 Programas de presentación: utilizados para presentar proyectos o informes
de una manera muy visual y atractiva.
 Programas de dibujo: permite elaborar diseños gráficos, montajes
fotográficos, etc.
 Gestores de correo electrónico: sirve para enviar y recibir mensajes escritos
entre ordenadores.
 Programa editorial.
  Administrador de proyectos.
 Administrador de archivos de cómputo.
 Explorador de internet.
 Editor de internet.
 Organizador personal.
 Sistema de administración financiero.
 Sistema de administración personal.

Tipo de Organizaciones que lo utilizan

Los sistemas de oficina juegan un rol importante en la coordinación del flujo

de la información por toda la organización, éste tiene tres funciones básicas:

 Administrar y coordinar el trabajo de datos y a los trabajadores del

conocimiento. Conectar las actividades de los trabajadores locales de la
información con todos los niveles y funciones de la organización.
 Conectar a la organización con el mundo externo, incluyendo a clientes,
proveedores, reguladores gubernamentales y auditores externos.

Es por esto, que actualmente todas las empresas (pequeñas o grandes)

hacen uso de este tipo de sistema, debido a que facilitan muchas actividades
dentro de la organización.

Áreas de la empresa que son apoyadas por este sistema

1. Sistema de publicación
 Procesamiento de texto (transformación de ideas en documentos legibles
como cartas, memorandos, formularios e informes).
 Autoedición (desarrollo de sistemas de publicación para producir sus
propios materiales impresos).
 Sistemas de almacenamiento y reenvío de voz (tiene la capacidad de
almacenar datos verbales y / o comunicarlos a otra ubicación).
 Sistemas de reunión electrónica (implica el uso de comunicaciones de video
y audio para permitir que se realicen conferencias y reuniones).
  Teleconferencia (participación remota en conferencias gracias a la conexión
a una computadora central).
 Teletrabajo (trabajadores con la posibilidad de hacer sus tareas desde el
hogar).
 Multimedia o hipermedia (tecnologías para la gestión sistemática de
gráficos, dibujos y fotografías, además de texto y datos.

2. Sistemas de procesamiento de imágenes : También conocidos como

sistemas de gestión de imágenes electrónicas, que permiten a los usuarios
capturar, almacenar, procesar y recuperar imágenes de documentos de
forma electrónica. Son cada vez más versátiles, muchos basados en LAN
incluyen varios servidores, cada uno dedicado a una función específica.
3. Sistemas de gestión de documentos: Son sistemas sofisticados que a
menudo interactúan con otros sistemas de oficina como el procesamiento
de textos, la publicación de escritorio, el correo electrónico, el correo de
voz, etc. Además adjuntar “notas de voz” digitalizadas a imágenes de
documentos específicos y pueden tener otras características especiales, así
como la capacidad de almacenar documentos de varios colores y
fotografías en color.
4. Oficina automatizada: Es un subsistema separado, aunque a veces se
incluye dentro del procesamiento de la información. Incluye una amplia
gama de instalaciones de apoyo para trabajos y actividades de
conocimiento.

Beneficios

 Optimizan el almacenamiento de datos en la oficina a través del manejo de

aplicaciones de datos que se utilizan para crear y manipular documentos,
imágenes, hojas de cálculo y archivos. Los procesadores de texto y las
aplicaciones para imágenes y hojas de cálculo forman parte de esta
optimización.
  Los sistemas automatizados de oficinas ayudan a gestionar los datos,
desde los sistemas de control y recordatorio, hasta el manejo de proyectos
y actividades.
 Ayudan al intercambio de datos que se almacenan o incluso se manipulan.
 Garantizan más eficiencia que cualquier otra máquina. Eliminan los errores
de programas o aplicaciones y ayudan a obtener resultados más precisos.
 Al simplificar las tareas complejas, los OAS ahorran tiempo, pero aún más
ahorran dinero, porque reducen los costos que la gente suele invertir en
viajar.

En general reducen todos los costos. Ya no tienes que invertir tanto en la

contratación de nuevos recursos o incluso en el cuidado de cualquiera de estas
tareas. Además se pueden automatizar procesos comerciales que ahorran en
gastos.

Desventajas

 Invertir en un software de automatización de oficinas es bastante costoso,

también lo son los primeros pasos.
 Un hardware que puede hacer tantas cosas como escanear, encuadernar
documentos y duplicarlos, evidentemente es costoso.
 La automatización implica una re-educación de los empleadores, pues
muchos que han trabajado durante años con métodos antiguos y manuales
bastante complicado, podrían no aprovechar las nuevas funciones. Así que
es probable que para usar estos sistemas se requiera un entrenamiento
que obviamente consume tiempo.

Ejemplos de este sistema

Un ejemplo muy cercano que usa un sistema de automatización de oficinas

es, la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA), Barquisimeto Edo.
Lara, especialmente en el decanato de Ciencias y Tecnología (DCyT). En el área
de biblioteca se evidencia cómo tienen automatizado y organizado los libros a
través de un software y además entre los empleados se pueden comunicar
mediante teléfonos internos, facilitando así el manejo de información.

Objetivo de los Sistemas de Automatización

El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y

la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo
a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información,
comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las actividades
realizadas dentro de una compañía.

Desde el punto de vista estratégico, estas tecnologías y aplicaciones proveen

la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar
especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y
tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar
crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo.

Elementos necesarios para la automatización de oficinas

Existe una tendencia a reducir el concepto automatización de oficinas a lo

que en este modelo se denomina ayudas administrativas. La automatización
abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de
información, el cual varía desde la captura y presentación, hasta la distribución de
la misma. A continuación revisaremos las diferentes aplicaciones y tecnologías
que apoyan las tareas administrativas propias de una oficina. Se comenzará por
los tradicionales softwares de oficina y se llegará a aplicaciones más complejas
como lo es la transmisión electrónica de documentos y la videoconferencia.

 Actualización de software de oficina.

 Base de Datos.
 Impresoras.
 Transmisión electrónica.
 Paquetes Integrados.
Modelos OAS

Quizá el paquete de software más popular que puede ajustarse a la

definición de OAS (y al de suite ofimática) sea Microsoft Office en cualquiera de
sus versiones. Este software, perteneciente a la compañía Microsoft, funciona
oficialmente bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y Apple Mac OS,
aunque también lo hace en Linux si se utilizan emuladores.

Existen otras suites ofimáticas disponibles para cualquier usuario que se

distribuyen libremente, algunas de ellas son:

 StarOffice
 OpenOffice.org
 KOffice
 Gnome Office
 LibreOffice

OAS en la actualidad

En la actualidad, con la aparición de la filosofía de la Web 2.0 están

proliferando las suites ofimáticas en línea, que no son más que aplicaciones que
cumplen las mismas funciones que los clásicos OAS de escritorio, pero
disponibles para ser utilizados en algún portal de Internet. Estas suites presentan
la ventaja de que un usuario puede trabajar con sus propios documentos desde
cualquier ordenador conectado a Internet, además, en estos sistemas suele ser
muy fácil compartir documentos, facilitando así el trabajo colaborativo. Algunas de
estas suites son:

 Google Docs y Hojas de cálculo de Google

 Zoho
 Peepel
 Bibliografías

https://es.slideshare.net/arturobq/sistemas-de-oficina-presentation

http://www.ucla.edu.ve/dcee/Departamentos/coordinaciones/informaticai/documentos/Automa
tizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas%20estrategicos.htm

https://www.tecnologias-informacion.com/automatizacionoficinas.html