1.

AREA DE IDENTIFICACIÓN
Código de referencia
(57)Colombia-85-001-DT410-Archivo de Enerca
1.1 Lengua y escritura de los documentos Legua escritura español
Título
Comprobantes de pago 4.3
1.2 Características físicas y requisitos Mediante el formato de consulta y prestado de documentos.
Fecha(S) Fechas extremas: técnicos
2006-04-23 2007-05-10 4.4
1.3 Instrumentos de descripción Formato único de inventario documental.
Nivel de descripción Serie documental comprobantes de pago
4.5
1.4 AREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
Volumen y soporte de la descripción
8 cajas,48 carpetas 2 metros lineales, soporte papel. 5
1.5 Existencia y localización de los En el archivo central se encuentra el expediente original
AREA DE CONTEXTO documentos originales.
5.1
2. Existencia y localización de las copias No hay copias
Nombre del o de los productores Director de tesorería
5.2
2.1 Unidades de descripción relacionadas Ninguna
Historia Institucional o reseña Director de Tesorería son los de garantizar y optimizar la liquidez de la
bibliográfica empresa y los de optimizar el resultado financiero. Esto último se 5.3
2.2 realiza mediante una gestión eficiente del volumen de financiación Nota de publicación No hay notas
utilizado o de las cuentas bancarias, entre otras cuestiones.
5.4
AREA DE NOTAS
Historia Archivística La documentación permaneció en el archivo de gestión hasta su
transferencia al Archivo central. 6.
2.3
AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
Forma de ingreso Ingreso por transferencia
7.
2.4
Nota del Archivero Descripción realizada por Jessica Barón, Auxiliar de tesorería 2006-04-
AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
23 , la documentación se encuentra foliada.
7.1
3.
Alcance y contenido En este se causan las compras que realice el ente económico, ya sea a Reglas o normas Ley General de Archivos 594 de 2000 y la NTC 4095
crédito o de contado; como soporte de tal comprobante, suelen
3.1 7.2
relacionarse las facturas de proveedores; el registro contable puede
Fecha (s) de la descripción (es) 30 de julio del 2020
involucrar una contrapartida en el gasto, inventario de mercancías,
adquisición de propiedades, planta y equipo, impuestos, etc. 7.3

Valorización , selección y eliminación La Documentación de conservación permanente, excepto las cartas de

pago y sus copias, que pueden expurgarse pasados veinte años
3.2
Nuevos ingresos Se esperan nuevas transferencias con la documentación más reciente.

3.3
Organización El Principio de Orden Original: Ordenan los documentos de acuerdo a
la secuencia del trámite que los produjo, el documento con la fecha
3.4 más antigua de producción es el primer documento.
AREA DE CNDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACION

4.
Condiciones de acceso Libre, con la limitación que marca el artículo 57.c de la Ley 16/1985
para los datos de carácter personal.
4.1
Condiciones de reproducción Sujeta a la ley 16/1985

4.2

Representar exactamente
el contexto y el del
contenido de la unidad de
descripción.
Representar el contexto y
la estructura jerárquica del
fondo y las partes que lo
integran
La descripción multinivel representa
el fondo en una estructura jerárquica
como el total o general de la
descripción, dividiéndolo así en
fondo, subfondo, serie, subserie,
unidad documental compuesta o
expediente y unidad documental
simple o documento
Esta norma constituye una guía
general para la elaboración de
descripciones archivísticas que
pueden aplicarse con
independencia del tipo documental
o del soporte físico de los
documentos de archivo..
30 de julio
de 2020
Ley General de Archivos 594 de
2000 NTC 4095
Descripción realizada por Jessica
Barón, Auxiliar de tesorería 2006-04-
23 , la documentación se encuentra
foliada.
Consignar la posición que
ocupa la unidad de
descripción dentro de la
jerarquía.
Vinculación de las descripciones
Información pertinente para el
nivel de descripción
Descripción de lo
particular a lo general
Descripción
multinivel
publicada por el Consejo Internacional de
Archivos (CIA) en 1994. La segunda
edición de esta norma sería adoptada por
el Comité de Estocolmo en Suecia entre el
19 y 22 de septiembre de 1999.
Fecha/s de la descripción:
indica la fecha en la que se
ha realizado la descripción.
Área de control de
descripción:  Condiciones de reproducción: si los
Reglas o normas:
indica con qué normas
se ha realizado la
descripción.
No hay notas
Evitar la información
redundante en las
descripciones archivísticas Director de Tesorería son los de garantizar y optimizar
(57)Colombia-85-001-DT410-Archivo de
jerárquicamente Enerca Fechas extremas: la liquidez de la empresa y los de optimizar el resultado
relacionadas. financiero. Esto último se realiza mediante una gestión
Director de tesorería eficiente del volumen de financiación utilizado o de las
2006-04-23 2007-05-10
cuentas bancarias, entre otras cuestiones.
8 cajas,48 cajas 2 metros lineales,
soporte papel.
Serie La documentación permaneció en el
Comprobantes de pago archivo de gestión hasta su
transferencia al Archivo central.
No repetición de la Historia
información instituciones: conjunta con el fondo
historia del
información productor/es .
Código de referencia: código Fecha/s: fechas
compuesto por el nombre del de creación y
país, su código y la signatura disolución.
(macro descripción y micro Productor: nombre
descripción). del productor/es de Historia archivística:
la unidad historia de los
documentos de la unidad
Título: título de los de descripción.
documentos.
Volumen y soporte de la unidad
de descripción: Número total de
Nivel de descripción:
documentos y elementos que fondo, serie, unidad
comprenden la unidad de documental compuesta
(expediente) y unidad
Ingreso por transferencia
descripción.
Reglas de la descripción multinivel documental simple  Identifica el origen,
(documento). organización y
Forma de ingreso: tipo de
conservación de la
unidad de descripción.
ingreso que han sufrido los
. En este se causan las compras que realice el
documentos, adquisición o
ente económico, ya sea a crédito o de contado;
trasferencia.
como soporte de tal comprobante, suelen
relacionarse las facturas de proveedores; el
Identifica los elementos registro contable puede involucrar una
contrapartida en el gasto, inventario de
esenciales de la unidad de
mercancías, adquisición de propiedades, planta y
información Alcance y contenido:
equipo, impuestos, etc
explicación general de la
documentación que
comprende la unidad
documental.
Área de La Documentación de conservación
contexto: 
permanente, excepto las cartas de
Área de identificación pago y sus copias, que pueden
Valoración, selección y expurgarse pasados veinte años
eliminación: conservación
identifica información acerca del permanente o expurgo. desde su fecha (Art. 415 del
tema de los documentos y su
ISAD (G) organización en la unidad de
descripción.
Norma Internacional General de
Descripción Archivística Nuevos ingresos: si se prevé Se esperan nuevas transferencias
con la documentación más
nueva documentación o la
Elementos de reciente.
unidad documental está
Área de cerrada.
la Descripción contenido y
estructura:
organización: cómo están
. el Principio de Orden Original: Ordenan los documentos
organizados los documentos
de acuerdo a la secuencia del trámite que los produjo, el
(alfabéticamente o por orden
documento con la fecha más antigua de producción es el
de llegada).
primer documento.
Condiciones de acceso: si los
documentos son accesibles para
Área de condiciones Indica información acerca de todos los usuarios o no.
Libre, con la limitación que marca el
Área de notas:  de acceso y la disponibilidad de la unidad
artículo 57.c de la Ley 16/1985 para
utilización de descripción.
los datos de carácter personal.
Área de documentación asociada
documentos pueden ser reproducidos o
tienen pendiente algún requisito (ley de
protección de datos o del propio centro
 Indica otra información que no encaja que conserva los documentos).
en el resto de áreas
Sujeta a la ley 16/1985
Unidades de descripción
Nota del archivero: Indica información acerca de materiales relacionadas: otros
indica quien ha documentos relacionados con
realizado la relacionados con la unidad de descripción.
la unidad de descripción. Características físicas y
descripción Lengua/escritura(s) de los
requisitos técnicos: requisitos
documentos: tipo de
técnicos y físicos para poder
lengua y escritura de los
consultar la unidad
documentos .
descriptiva.
Existencia y localización de
los documentos originales:
localización de los Existencia y localización Instrumentos de descripción:
documentos originales. Nota de publicaciones: de copias: localización de más información relativa a la
las copias de los información proporcionada por Español
monografías, exposiciones,
artículos, etc. relacionados documentos originales. la unidad descriptiva.
con la unidad de
descripción.
Mediante el formato de consulta y
prestado de documentos.
En el archivo central se encuentra el
Formato único de inventario
expediente original
documental.
Ninguna No hay copias