ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS
Automatización de Procesos Administrativos 3
TALLER No.2 CAPÍTULO 8 APA-3

Nombre: Dolver Alexander Perez Monroy Carné: 11003613

CEI: Metronorte Tutor: Lic. Milton Segura

Fecha: 26/08/2020 Día: Miércoles Hora: 19:00 a 20:00

TALLER No. 2 CAPITULO 8 APA 3

INTRUCCIONES GENERALES PARA REALIZAR:

A continuación, se le presenta un caso que debe completar para poner en práctica lo
aprendido en los capítulos 6 y 7.
Primera parte: BBG es una organización guatemalteca líder en productos y servicios
fotográficos. Cuenta con estrategias creativas comerciales y tecnológicas que le han
permitido obtener óptimos resultados e indicadores de productividad y competitividad
dentro del mercado nacional.
En varias ocasiones los clientes han solicitado archivos que han trabajado con mucho
tiempo de diferencia y lamentablemente no se pueden recuperar. Los encargados de
archivos han solicitado un procedimiento que permita contar con un archivo ordenado de
los documentos por fecha.
Se hace la siguiente sugerencia de acciones: recepción de archivos, registro de entrada
de documentos, identificar naturaleza, organización de documentos por fechas, escaneo
de documentos, organizar archivos por carpetas, guardar archivos finales. Las personas
involucradas en el proceso son los recepcionistas y auxiliares de tienda.

Para incluir el procedimiento dentro del manual se necesita el diseño de un diagrama de

flujo para determinar las acciones necesarias e innecesarias y equilibrar el proceso.

Como parte del equipo de trabajo se le ha solicitado que diseñe el diagrama de flujo
correspondiente.
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Preguntas de reflexión:

¿Cuál es la necesidad?
R/ Tener un historial por lo menos de 5 años de cada cliente.
¿Qué información se necesita?
R/ Nombre del cliente, producto que necesita y Venta Final
¿Qué se requiere para organizar el proceso?
R/ Establecer procedimientos correctos para que sea más fácil y practico el archivar cada
documento.

Conclusiones:

1. Para el correcto despeño y como buen servicio al cliente se debe tener el archivo
histórico de ventas y transacciones importantes, tanto por controles contables
como por el servicio al cliente.

2. Se debe tener bien definido cada procedimiento para no crear confusión en el

desempeño del personal asignado a las diferentes actividades de la organización.

3. Tener en cuenta lo importante de la tecnología en la implementación de una base

de datos que permita acceder a información certera y concisa en las
organizaciones.

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CASO DE ESTUDIO
NÚMERO: 1 NOMBRE DEL CLIENTE BBG
ELABORADO: DEPTO. VENTAS APROBADO: CLIENTE AUTORIADO: GERENCIA VENTAS

AUXILIARES DE TIENDA RECEPCIONISTAS No. DESCRIPCIÓN

PASO

INICIO
1
Recepción de archivos

1 2
Registro de la entrada de los
documentos.
2

3
3 Identificar la naturaleza.

4
4
Organiza los documentos po

5
5
Escaneo de documentos.

6
6
Organiza los documentos po
carpeta.
7

7
Guarda los archivos finales

Fin.