CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Versión 1 FE-PR-01 Nov 2016

1.PROPOSITO

Contribuir a la eficiencia y la eficacia de los resultados de la empresa mediante la documentación

estandarizada de las actividades y proporcionar información para la toma de decisiones y demostrar
la conformidad del Sistema de Gestión con los requisitos establecidos

2. REQUISITOS

2.1 Administrador de la Documentación

2.1.1 Para apoyar el control de los documentos, se ha designado al Gerente General, como el
funcionario que desempeña el rol de Administrador de la Documentación

2.1.2 Las siguientes son responsabilidades del Administrador de la Documentación:

• Emitir directrices generales acerca del control de la documentación

• Capacitar al personal sobre criterios de control de la documentación
• Asegurar la permanente vigencia del contenido de los documentos que le hayan sido asignados.
• Aprobar cada documento.

2.2 Estructura y elaboración de la documentación

2.2.1 La estructura jerárquica de la documentación se presenta en la Figura 1. Muestra la forma en

que se ha establecido la documentación para facilitar el manejo del sistema de gestión.

1
Pá gina

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

ESTEFANIA OLARTE C NAYDU CAYCEDO RINCON NAYDU CAYCEDO RINCON
 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Versión 1 FE-PR-01 Nov 2016

2.2.2 Para la creación de documentos y formatos se debe realizar con la plantilla de documentos FE-
FR-02 y plantilla de formatos FE-FR-03

2.3 Revisión y aprobación

2.3.1 La revisión y aprobación de los documentos debe efectuarse:

• Al menos una vez por año, o
• Cuando las actividades descritas cambien

NOTA: TODA MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO DEBE EVIDENCIARSE MEDIANTE

EL CAMBIO DE LA VERSIÓN, FECHA Y EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS FE-FR-01.

2.3.2 La revisión y aprobación de los documentos son actividades que deben cumplir los
siguientes criterios:

• La revisión es un análisis del documento, considerando sus efectos técnicos.

• La aprobación es un análisis del documento considerando sus efectos administrativos por parte
de la gerencia.
2
Pá gina

2.4 Manejo de Documentos Obsoletos

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

ESTEFANIA OLARTE C NAYDU CAYCEDO RINCON NAYDU CAYCEDO RINCON
 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Versión 1 FE-PR-01 Nov 2016

Serán obsoletos aquellos documentos que sufran modificaciones los cuales son reemplazados
inmediatamente por la nueva versión aprobada en la carpeta correspondiente.
Los documentos del Sistema de Gestión que se convierten en obsoletos, son retenidos para fines
legales o de consulta por el tiempo que sea necesario, para evitar su uso accidental son
conservados en medio magnéticos por el Administrador de la Documentación en una carpeta
llamada “obsoletos”.
El Administrador de la Documentación es el encargado de retirar los documentos obsoletos y de
entregar y divulgar los documentos vigentes al personal involucrado.

2.5 Control de Registros

El personal de FACTOR EMPRESARIAL SAS, es responsable por custodiar los registros que en
razón de su cargo tenga asignados o a los cuales tenga acceso, y evitar la sustracción, destrucción
o utilización indebida.
 2.5.1 El control de los registros se debe efectuar, complementariamente a lo establecido en
este documento, de acuerdo con lo requerido en el Listado Maestro de Documentos y
Registros FE-FR-01.
 2.5.2 Si el registro se diligencia manualmente, debe ser legible, sin enmendaduras y con
esfero.
 2.5.3 Si el registro se elabora digitalmente, se debe mantener supervisión sobre la integridad
del registro, monitoreando su coherencia mediante auditorías y aprobaciones gerenciales.
 2.5.4 Todos los campos de un registro deben ser diligenciados. Cuando existan razones para
no diligenciar un campo, se debe trazar una línea o colocar las letras NA (No Aplica).
 2.5.5 Los funcionarios responsables de los registros deben almacenarlos en sitios y
condiciones que garanticen su integridad y protección, mientras permanezcan bajo su
custodia.

HISTORIAL DE REVISIONES

FECHA DESCRIPCION
02/10/2014 Creacion del documento
06/06/2015 Modificacion del documento

3
Pá gina

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

ESTEFANIA OLARTE C NAYDU CAYCEDO RINCON NAYDU CAYCEDO RINCON