PR-CA-005

Fecha de emisión:
Procedimiento de Control de 14/12/2018
Documentos y registros Versión 3

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Control de Cambios
Versión Origen o Descripción de los cambios
2 Cambios realizados en revisión gerencial RG-CA-002
3 Cambios realizados en la estructura del documento

Autorizaciones
Elaboro Reviso y Aprobó
Nombre Jesús Medina Guzmán Katherine Velásquez
Figueroa
Firma
Cargo Profesional de Calidad Gerente CEA
Fecha 05 de enero de 2018 31 de diciembre de 2018
1. OBJETO
Establecer el ciclo y manejo de los documentos internos y externos , registros
dentro del Sistema de Gestión.

2. ALCANCE
Este procedimiento establece los procedimientos para el manejo de la
documentación interna y externa. Por documentos internos se entienden los
manuales, procedimientos, instructivos, documentos informativos, códigos, guías
y protocolos definidos por el Centro de Enseñanza Automovilística.

3. DEFINICIONES

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Registros: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades

realizadas o resultados obtenidos.
Documentos obsoletos: Son aquellos documentos que han perdido su
vigencia por efecto de haberse realizado una revisión y/o modificación
Documentos externos: Documento generado por entidades externas a la
empresa pero que es requerido en los procesos. Ej.: normas, especificaciones
técnicas, leyes, decretos, resoluciones externas, entre otros.
Copia controlada: es la copia controlada por el coordinador de la
documentación de nivel central, de los documentos internos y externos que
regulan la ejecución de actividades de la empresa.
Información documentada: Información que una organización tiene que
controlar y mantener y el medio que la contiene.
Formato: Documento en el que se registra la información que evidencia la
realización de una actividad.

4. RESPONSABLES
Todo el personal empleado en el Centro de Enseñanza Automovilística está
encargado de cumplir con los lineamientos dados en este procedimiento. En
cabeza del administrador (a), se elaborará y actualizará la documentación que
se considere necesaria para el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión
de la Calidad.

5 PROCEDIMIENTO
El ciclo de documentación del sistema de gestión se realizará tal como se
especifica en el flujograma detallado a continuación.
PRESENTACIÓN Y ELABORACIÓN:

La presentación de la información documentada generada, se hace teniendo en

cuenta las siguientes consideraciones:

Tipo de letra: Arial 12

Interlineado: Sencillo
Alineación: Justificada
Títulos: Primer y segundo nivel: mayúsculas sostenida en negrilla.
Tercer nivel: mayúscula inicial en negrilla.

Identificación de Documentos

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Los documentos internos están debidamente identificados; para eso todos los
documentos poseen Nombre, Logo de la empresa, código, fecha de emisión y
versión.
Toda la documentación elaborada en el centro contara con el siguiente
encabezado y el pie de página para los documentos que aplique.

CODIGO
FECHA DE EMISIÓN
DEL DOCUMENTO
TITULO DEL DOCUMENTO
VERSIÓN DE
DOCUMENTO
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CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

El contenido de la información documentada se define de acuerdo a la siguiente
información:
Alcance
Identificación

aprobación
contenidoTabla de
documento

Objetivo

Definiciones

Cuadro de
Portada

control /
Tipo de

Caracterización de x
proceso
Documento de x x x x x x x
procedimiento
Formato x
Programa x
Plan x x x x x x x
Matriz x

Los formatos debido a su funcionalidad no contienen cuadro de

control/aprobación, sin embargo, la información sobre aprobación o modificación

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de los mismos se registra en el Listado maestro de información
documentada.

CODIFICACION DE DOCUMENTOS
La codificación de la documentación está compuesta de tres partes:
Primera parte (Identificación del documento):

Se inicia con las dos primeras letras del tipo de documento, seguido de las dos
letras del nombre del proceso y por último el número consecutivo del documento
que consta de 3 dígitos y completan la plena identificación del documento.
A excepción del manual de calidad (MC-001) todos los documentos del sistema
tendrán los tres componentes de codificación del Sistema de Gestión.

DOCUMENTOS CODIGOS
Manual de calidad MC
Caracterizaciones CA
Procedimientos PR
Manual de funciones MF
Registros RG
Instructivos IN
Documentos DC
Programa PG
Plan PL
Matriz MX

PROCESOS CODIGOS
Estratégico ET
Ventas VE
Formación de conductores FC
Calidad CA

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Recursos Humana RH
Mantenimiento MTTO
Compras CO

APROBACIÓN:
Todo documento del Sistema de Gestión, en su primera página contendrá una
identificación del ciclo de incorporación del documento al Sistema de Gestión.
Este ciclo se compone de elaboración, revisión o estudio y aprobación del
documento.
La aprobación y revisión será responsabilidad del Gerente del Centro de
Enseñanza. En tanto que la elaboración será función del dueño del proceso o de
un asesor externo.

Elaboro Reviso y Aprobó

Nombre
Firma
Cargo
Fecha

Edición, identificación y distribución de copias controladas: Una vez

aprobado el documento del sistema de Gestión, se imprime y se revisa la
codificación referente a la versión del documento.
Se revisa la lista de distribución de documentos (RG-CA-022),
subsiguientemente se actualiza el Listado Maestro de Documentos y Registros
(RG-CA-003) se recolectan las copias obsoletas de los documentos y se
actualizan por la versión vigente del documento.

Documentos externos: La documentación expedida por organismos como el

Ministerio de Transporte, Ministerio de Educación y demás entidades estatales,
que generen nuevos lineamientos o modifiquen los existentes, será vigilada por

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el administrador, el cual se encargara de actualizarlos dentro del Sistema de
Gestión y registrará el cambio en el Listado Maestro de Documentos Externos
(RG-CA-024). Así mismo archivará las copias de los documentos obsoletos
permanentemente en el archivo, cuando aplique (Se diligenciará el registro de
cambios en el marco legal (RG-CA-023).

Documentos obsoletos de origen interno: Los documentos obsoletos serán

conservados en el archivo por un plazo de 1 año, solo se conservarán copias de
una versión anterior del documento. El responsable de archivar los documentos
obsoletos será el administrador. Solo es necesario conservar una copia, si existe
mas de una copia, solo se dejará una y se destruirán las demás. Adicionalmente
colocar en la parte inferior derecha del documento, en todas las paginas del
mismo, el siguiente texto “Documento obsoleto”.

Mantenimiento, revisión y reelaboración de documentos: El administrador

tendrá como función realizar el seguimiento del sistema documental del centro,
revisar la distribución y vigencia de la documentación distribuida a los
empleados del Centro de Enseñanza Automovilística.

Copias no controladas: En lo posible no se emitirán copias no controladas de

documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Salvo los casos que sea
requerido para trámites como la acreditación o certificación por entes externos.

Documentos, Registros y procedimientos relacionados con estándares:

Con el fin de dar cumplimiento a los estándares de educación, alguna de la
documentación referida al SGC, se manejará con base en los formatos
requeridos para este fin, con lo cual se aceptará que el cuerpo de estos
documentos difiera de la estructura de los documentos.

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6. REGISTROS ASOCIADOS
 Lista de distribución de documentos (RG-CA-022).
 Listado Maestro de Documentos y Registros (RG-CA-003).
 Listado Maestro de Documentos Externos (RG-CA-024).
 Registro de cambios en el marco legal (RG-CA-023).

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