Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
GUÍA
DE
USUARIO
Versión 02.01.0001
1
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Contenido
Página
1. Introducción 2
2. Objetivo 2
3. Ámbito de aplicación 2
8. Módulo Reportes 26
8.1. Inventario general por expediente 26
8.2. Cuadro General de Clasificación 28
8.3. Inventario por Serie Documental 29
8.4. Catálogo de Disposición Documental 29
8.5. Catálogo de usuarios 30
1. Introducción
2. Objetivo
Describir de manera integral los procesos realizados por el SAD para el registro, elaboración de
inventarios generales de expedientes de archivo e identificación (carátula) de los mismos.
3. Ámbito de aplicación
Inmediatamente se notificará que se está intentando cerrar la página web como se muestra en el
siguiente cuadro de diálogo. Al presionar la opción “Si”, la pantalla de inicio del sistema mostrará
las credenciales de acceso (usuario y contraseña).
Paso 3. El ingreso al SAD requiere del registro de usuario y contraseña, el cual es generado por el
Responsable de Archivo de Trámite de acuerdo a la plantilla laboral con que cuenta la Unidad
administrativa y las necesidades de registro de expedientes para esta tarea.
El SAD está formado por cuatro módulos que administran los instrumentos de consulta y control
archivístico y la generación de reportes diversos. Tres de ellos se describen a continuación. El
Módulo de Transferencia y Préstamos está en proceso de configuración.
Generación del
Catálogos, usuarios,
Registro y Consulta ubicación topográfica
Inventario de
Expedientes
Permite la consulta de
Permite la consulta también
Permite la captura de los secciones, series y sub-
del Cuadro General de
elementos básicos de los series, la habiliatación y
Clasificación Archivística,
expedientes de archivo, deshabilitación de usuarios
Catálogo de Disposición
modificaciones y consulta y el diseño del mobiliario
Documental y Catálogo de
de los mismos. que alberga los
Usuarios.
expedientes de archivo.
Figura No. 3
5
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
5. Módulo Expedientes
Del Módulo Expedientes elegir la opción “Registro y/o Consulta” aparecerá la pantalla con los
datos precargados relativos a la Unidad Administrativa, (Dirección Normativa, Delegación o
UMAE) Área Productora, Sección, Serie y/o Sub-serie de acuerdo al perfil del usuario.
Todas las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social, aplicarán el Catálogo
de Disposición Documental (CADIDO) Institucional con la finalidad de identificar las secciones y
series documentales que correspondan con sus funciones comunes o sustantivas.
Paso 2. Cualquier aclaración sobre el contenido del CADIDO, favor de consultar al Área de
Archivo de Trámite y Normatividad de la División de Administración de Documentos, al
Teléfono: 56276900 Ext. 22987, correo electrónico: esthela.vidal@imss.gob.mx.
6
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Dentro de los campos de captura existe un recuadro para la descripción del Asunto del
expediente a registrar, cuenta con 350 caracteres. Nota: El sistema escribe todo en mayúsculas
sin acentos.
La Fecha de Apertura es el registro del documento que da origen a la apertura del expediente,
el formato de la fecha es dd/mm/aaaa, se puede realizar de manera directa poniendo la fecha
separándola con diagonales o bien utilizando el calendario adjunto.
Paso 2. Detectado el registro del expediente, se aplica el cambio de la fecha que corresponda y
se da clic en el botón Modificar.
En caso de no utilizar la opción antes citada el SAD cancelará el expediente y dará otro número
consecutivo al registro.
Diálogo No. 3
La Fecha de Cierre se tomará del documento que concluye el asunto, trámite, servicio, contrato,
juicio etc... del expediente. A partir de esta fecha el sistema acciona la vigencia documental en los
Archivos de Trámite y posteriormente en el Archivo de Concentración, de conformidad a lo
establecido en el Catálogo de Disposición Documental Institucional. De igual forma se puede
escribir la fecha directamente dividiendo con diagonales el día, mes y año, o bien utilizar el
calendario adjunto.
8
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Para realizar la configuración del diseño de la ubicación topográfica del archivo de trámite,
proceda a realizar previamente lo descrito en el punto 6.4 de la presente guía, respecto a la
definición del área física y mobiliario que albergarán los expedientes de archivo.
Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información serán
conservados en el Archivo de Concentración por 2 años más a la conclusión de su vigencia
documental.
Una vez que los campos antes descritos contienen la información del expediente de archivo a
registrar se deberá dar clic en el botón insertar y el SAD guardará el registro y asignará el número
del expediente.
Figura No. 12. Confirmación del SAD que el expediente ha sido guardado.
Al momento de asignar el SAD número de expediente al registro se activan los botones: Carátula,
Cancelar y Modificar. De igual forma se desactiva el botón Insertar.
13
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Figura No. 14. Carátula de Identificación del Expediente con ceja para su colocación en el fólder respectivo.
14
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Figura No. 15. Carátula de Identificación del Expediente con Clasificación de la Información.
15
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Figura No. 17. Menú con los registros que pertenecen a la búsqueda solicitada al SAD.
16
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Paso 1. Una vez que se realiza la búsqueda de un registro y es necesario cambiar y/o actualizar la
información, ésta se deberá corregir y accionar el botón modificar para que el SAD lo actualice.
Diálogo No. 6
18
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
6. Módulo Catálogos
6.1. Usuarios
Una vez cargados los instrumentos de control y consulta archivísticos, es necesario definir los
niveles de usuario que se vincularán con el sistema, los cuales tendrán responsabilidades y
privilegios específicos.
Enlace. Personal designado como enlace Tiene acceso sólo a la sección (unidad
archivístico de la Unidad Administrativa administrativa) que le corresponda.
(Dirección Normativa, Delegación o UMAE). Da de alta a los responsables de los
archivos.
Supervisa las acciones realizadas por
los responsables de archivos y los
usuarios/ capturistas.
Coordina con el administrador general
cambios de contenido en el Sistema.
Propone cambios y mejoras al Sistema.
Acceso a nivel consulta
Genera reportes
19
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Paso 1. El Administrador del SAD habilita al Administrador 2 o Enlace Archivístico del Área
Generadora.
Paso 3. Mediante la inserción del número de la matrícula del usuario designado, nombre
completo, contraseña, estatus y asignación de serie (s) y sub-serie (s) se procederá a dar clic en
el botón aceptar.
Una vez habilitado el perfil de Usuario, éste se encuentra en circunstancias de realizar la captura de
expedientes en el sistema informático.
21
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Posteriormente, una vez seleccionado el usuario a inhabilitar se da doble clic en la selección con el
fin de que el SAD lo muestre con su información completa y se pueda accionar el botón “eliminar” y
con ello se elimina el registro del usuario y ya no tendrá acceso al sistema.
22
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
La ubicación topográfica es la descripción del lugar físico del archivo de trámite donde se
resguardan en su etapa activa los expedientes de archivo, los cuales se identifican mediante la
conformación de una clave topográfica.
Acción 1. Se tendrá que definir la ubicación del mobiliario que resguardará los expedientes del
archivo de trámite, según las necesidades de espacio del área productora.
Paso 2. Una vez asignada la nomenclatura se oprime Enter y aparecerá el primer nivel del árbol
topográfico. Ejemplos: DAD 01 División (División de Administración de Documentos) ó AT01 Área
(Archivo de Trámite 01).
Paso 3. Para la creación del mobiliario con que cuenta el archivo de trámite dar clic con botón
derecho sobre el icono previamente diseñado. Se presentará el menú denominado Crea Mueble,
con sus variantes a elegir.
Una vez que se ha seleccionado el mueble contenedor (archivero, librero y/o anaquel) se crearán
los niveles inferiores (caja, cajón, nivel, etc…)
Paso 4. Para la creación de niveles inferiores se tendrá que seleccionar el contenedor principal para
que permita incorporarlo en un nivel inferior, de igual manera con clic derecho del mouse ir
deslizando el cursor hasta encontrar los complementos del mobiliario.
24
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Paso 6. Tan pronto como se haya diseñado el mobiliario con sus contenedores (Archivero y
cajones), se guarda e inmediatamente aparecerá el mensaje “El árbol se ha guardado
correctamente” con el fin de corroborar que se realizó el diseño correctamente y se activan los
botones “Modificar”.
25
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Figura No. 28. Identificación del Archivo de Trámite con inmueble y mobiliario.
Paso 7. Para cambiar el mobiliario o algún contenedor, se debe realizar el cambio y dar clic en
el botón modificar para que realice los cambios requeridos.
8. Módulo de Reportes
En el Módulo Reportes se generan los informes relacionados al Inventario de Expedientes de
Archivo, Cuadro General de Clasificación Archivística, Inventario por Series Documentales,
Catálogo de Disposición Documental y Catálogo de Usuarios de cada Unidad Administrativa.
Paso 2. Se definirá el periodo de acuerdo a la fecha selecciona o bien solamente dar clic en el
botón “reporte”.
Paso 3. En el campo Status también será definido si los expedientes son: Todos, activos,
prestados/solicitados o cancelados.
27
GUÍA DE USUARIO Versión 02.01.0001
Figura No. 31. Menú para la generación del reporte Inventario General por Expediente.
Este reporte muestra la sección, serie, sub-serie y valor documental, tiempo de guarda en el archivo
de trámite y concentración, destino final y clasificación de la información para las unidades
administrativas del IMSS.