EVALUACIÓN DE REPASO -

TRANSFERENCIA PRIMARIA
DE LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

 En el siguiente lomo de bibliorato, identifique el nombre y código de la serie

documental*

FT 15.01.01.02 CORRESPONDENCIA
Relacione el orden de los pasos para realizar una transferencia primaria.

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Expurgo 
Rotular los 
expedientes
Realizar el
inventario
documental de
la transferencia 
primaria
Armar los 
expedientes
Selección 
correcta de la
serie
documental
Armar y 
etiquetar las
cajas con los
expedientes
conforme a la
capacidad de
almacenamiento
Foliación de 
expedientes
Realizar del 
acta de
transferencia
primaria
Retirar los
documentos
que no cumplen 
el proceso
archivístico
 
Por qué en una caja podemos considerar almacenar varias series
documentales?
Tenemos que ocupar todo el espacio que nos permite almacenar una caja
 
Cómo interviene el técnico de archivo en los procedimientos de transferencia
primaria?
En el archivo central, verifica que los expedientes estén acorde a los procedimientos
de transferencia primaria.
 
Qué facultad posee el administrador del archivo central?*
El no recibir transferencias primarias que no cumplan los procedimientos establecidos
 
Qué es la transferencia primaria?*
Es el procedimiento que se realiza a la documentación que ha cumplido su tiempo de
conservación en el archivo de gestión y debe ser traslada al archivo central
 
 
La obligación de realizar el trámite para la adquisición de folders de cartulina y
cajas para realizar el procedimiento de transferencias primarias corresponde a?
Administrador del archivo central
 
 
Qué procedimiento se realiza con con los biblioratos que sobraron como
producto de los procedimientos para realizar la transferencia primaria?*
Si están en buenas condiciones, pueden ser reutilizados en los archivos de gestión
 
 
Haga click aquí para visualizar la TPCD con la que deberá completas los
espacios de A, B, C y D 
*

A= 12 años B= 2035 C= 7 años D= 2030

 
La Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de los
archivos públicos, en qué artículo faculta al equipo de valoración documental
para aprobar la baja documental?*
Artículo 42
 
Donde se ejecutan los procedimientos de baja documental?*
En el archivo central
 
 
Quién debe realizar el informe final de la ejecución del proceso de baja
documental?
El administrador del archivo central
 
Qué característica debe tener la Tabla de plazos de conservación documental
para que sea instrumento legítimo para ejecutar las bajas documentales?*

Aprobada por la máxima autoridad y validada por la Dirección de Archivo de la

Administración Pública
 
 
En base a qué documento se ejecuta los procedimiento de baja documental?
Tabla de plazos de conservación documental
 

Quién es el responsable de preparar la fichas técnicas de prevaloración

documental?*
Administrador del archivo central
 
El informe final de la ejecución del proceso de baja documental, qué detalles
importante contener?
Detalle de los procedimientos ejecutados
 
Quién es el encargado de verificar qué series documentales cumplieron su
tiempo de conservación en el archivo central?*

Administrador del archivo central

 
En qué consiste la baja documental?

Consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes que hayan prescrito en

sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan valores
históricos.
 
Quién aprueba los procedimientos de baja documental?*

El equipo de valoración documental

 
Señale a los miembros del equipo de valoración documental*
La máxima autoridad o delegado
Responsable de la unidad productora o del archivo de gestión
Jefe de gestión documental y archivo
 
El técnico de archivo en qué actividades puede intervenir?*
Colaborar con la elaboración del informe final de baja documental
 
La Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de los
archivos públicos, en qué artículo autoriza el procedimiento de baja
documental?
Artículo 53
 
 
Qué personas adicional al equipo de valoración documental, deben intervenir
en la suscripción del acta de valoración donde se emite el dictamen de baja
documental? *
El técnico de archivo 
El administrador del archivo central
El asesor jurídico

PREGUNTAS EXÁMEN
Qué característica debe tener la Tabla de plazos de conservación documental
para que sea instrumento legítimo para ejecutar las bajas documentales?*

Aprobada por la máxima autoridad y validada por la Dirección de Archivo de la

Administración Pública
 

La Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de los

archivos públicos, en qué artículo autoriza el procedimiento de baja
documental?
Artículo 53
 

Qué personas adicional al equipo de valoración documental, deben intervenir

en la suscripción del acta de valoración donde se emite el dictamen de baja
documental? *
El asesor jurídico

Quién debe realizar el informe final de la ejecución del proceso de baja

documental?
El administrador del archivo central

El informe final de la ejecución del proceso de baja documental, qué detalles

importante contener?
Detalle de los procedimientos ejecutados
 
Qué es una COMPULSA?

Es la copia certificada de una copia certificada que reposa en los archivos de gestión o
archivo central

Qué documento se puede certificar?

Los documentos originales que reposen en el archivo de gestión o en archivo central

La foliación para las copias certificadas se la realiza:

POR FOJAS

Cuando el peticionario quiere acceder a un contenido específico de un

documento que contiene amplia información, y no se puede certificar todo el
documento que acción se realiza?

Se emite una copia certificada desmembrada

MÓDULO VII - SERVICIOS DOCUMENTALES

Evaluación Módulo VI y VII.

En qué consiste la baja documental?

Consiste en la eliminación controlada de aquellos expedientes que hayan prescrito en
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan valores
históricos.

Quién aprueba los procedimientos de baja documental?

El equipo de valoración documental

Señale a los miembros del equipo de valoración documental

La máxima autoridad o delegado
Responsable de la unidad productora o del archivo de gestión
Jefe de gestión documental y archivo

Quién es el encargado de verificar qué series documentales cumplieron su

tiempo de conservación en el archivo central?
Administrador del archivo central

Qué característica debe tener la Tabla de plazos de conservación documental

para que sea instrumento legítimo para ejecutar las bajas documentales?
Aprobada por la máxima autoridad y validada por la Dirección de Archivo de la
Administración Pública

La Regla Técnica Nacional para la organización y mantenimiento de los

archivos públicos, en qué artículo autoriza el procedimiento de baja
documental?
Artículo 53

El informe final de la ejecución del proceso de baja documental, qué detalles

importantes contener?
Detalle de los procedimientos ejecutados
Anexo fotográfico

El técnico de archivo en qué actividades puede intervenir?

Elaboración de fichas técnicas de prevaloración documental
Colaborar con la elaboración del informe final de baja documental

Qué es una COMPULSA

Es la copia certificada de una copia certificada que existe en el archivo de gestión o
archivo central

Qué documentos se pueden certificar?

Los documentos originales que reposen en el archivo de gestión o archivo central.
Las copias certificadas que reposen en el archivo de gestión o archivo central

La foliación para las copias certificadas se la realiza:

Por fojas

Cuando el peticionario quiere acceder a un contenido específico de un

documento que contiene amplia información, y no se puede certificar todo el
documento, qué acción se realiza?
Se emite una copia certificada desmembrada

Complete los datos que se debe considerar para la emisión de una copia
certificada de un documento que está custodiado en el archivo central, de
acuerdo al formato estipulado
COPIA CERTIFICADA No 01 de 01

En cumplimiento al artículo 18 de la Constitución de la República del Ecuador,

concordante con el artículo 7 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a
la Información Pública, se procede a dar atención al siguiente documento:

Número:           Oficio o documento con el que se solicitó la información  

Fecha:             05/04/2023

Remitente:       Persona o entidad que solicitó la copia certificada  

Máxima autoridad de unidad que pertenece el archivo central

Certifica que el presente documento consta de 03 (tres)  fojas y es fiel copia del original
que reposa en el archivo central de la Secretaría General de la Fuerza Terrestre.

 Quito, D.M 10/05/2023

Elaborado por:    Administrador del archivo central  

La Secretaría General de la Fuerza Terrestre no se responsabiliza por la autenticidad,

validez o licitud de la documentación presentada, y tampoco por el uso fraudulento que
se pueda hacer de los documentos certificados.

CASO SITUACIONAL SOBRE PROCEDIMIENTOS DE BAJA DOCUMENTAL

A continuación se expone un caso situacional donde se aplica los temas
aprendidos para el proceso de baja documental.

Sírvase descargar los siguientes archivos:

EXAMEN_FINAL_BAJA_DOCUMENTAL.pdf 

EXAMEN_BAJA_DOCUMENTAL.xlsx 

De contestación a los pedidos realizados en el situacional y coloque las

respuestas en las preguntas planteadas a continuación:
¿Cuánto es el total de hojas que tiene el inventario 2023-SGFT-ITP-001?
165 hojas

¿En qué año se debe realizar la valoración documental de la serie documental

FT10.01.02.02?
2073
¿Cuánto es el total de hojas que tiene la caja No 01?
952 hojas

¿Cuánto es el total de hojas que tiene la caja No 03?

510 hojas

De acuerdo al PEDIDO 2 del caso situacional, seleccione las series

documentales que estarían consideradas para el proceso de baja documental
Serie documental FT 10.01.01.01
Serie documental FT 10.01.01.02
Serie documental FT 10.01.02.03

Coloque los datos faltantes en la Ficha Técnica de Prevaloración, considerando

que el equipo de valoración determinó que la serie documental FT 10.01.01.01
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN, no cumple ninguno de los criterios
de análisis para continuar el proceso archivístico, y se recomienda el micro
corte.
El número del Inventario de Expedientes para Transferencia Primarias con el
que se tramitó la serie documental FT 10.01.01.01 Correspondencia es  2023-
SGFT-ITP-001 .

El período que estuvo custodiado la serie documental en el archivo central

fue  2023 - 2029  

Coloque las funciones de las personas que deben legalizar la FICHA TÉCNICA
DE PREVALORACIÓN y el ACTA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

ACTA DE
FICHA TÉCNICA DE
VALORACIÓN
PREVALORACIÓN
DOCUMENTAL
Máxima autoridad o
delegado
Responsable de la
unidad productora o
delegado
Jefe de Gestión
Documental y Archivo

Asesor Jurídico

Administrador del archivo

central