INSTRUCTIVO PARA LA Fecha: 24/05/2013

PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO- Versión: 1

ALMACÉN
Página 1 de 7
PROCESO DE COMPRAS Y ALMACÉN

1. OBJETIVO

Establecer metodología para la Recepción y Almacenamiento de los productos a

comercializar y distribuir por Laboratorios Ltda. De Cartagena, garantizando el
mantenimiento de sus condiciones y características.

2. ALCANCE

Inicia con la Recepción de los productos y finaliza con el almacenamiento del mismo.

3. PROCEDIMIENTO

N ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Laboratorios Ltda. De Cartagena, ha determinado en

la Zona de Despacho, un lugar para los productos
que ingresan a la empresa, como resultado de las
compras realizadas, este espacio se ha designado
con el nombre de “Recibo”, en él se tiene un Aire
Acondicionado (Aire Acondicionado1), cuya función
reside en proporcionar una temperatura ideal para
la conservación de los productos, en tanto transcurre
el proceso de verificación de la mercancía, firma de
recibido entre otras actividades necesarias en la
1 RECEPCIÓN recepción de pedidos. Almacenista
Es necesario destacar que durante la recepción de
los productos se realiza la inspección necesaria,
según sean las características del producto
recepcionado, esto se realiza mediante el Formato
de Recepción del Producto.

Cabe resaltar que en todos los niveles de la cadena

de frío, los productos que requieran refrigeración
pueden permanecer fuera del sector de temperatura
controlada, siempre que no se supere la
temperatura y tiempo máximo tolerable de este.
 INSTRUCTIVO PARA LA Fecha: 24/05/2013
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO- Versión: 1
ALMACÉN
Página 2 de 7
PROCESO DE COMPRAS Y ALMACÉN

2 ALMACENAMIENTO Los productos de vidrio de

comercialización en
Laboratorios Ltda. De.
Cartagena, son almacenados
VIDRIERÍA Y
en su mayoría en la BODEGA
MATERIAL DE Almacenista
5, bajo temperatura Ambiente y
LABORATORIO
cumpliendo con los requisitos
de limpieza necesarios para su
protección, cuidado y
conservación.
REACTIVOS Almacenista
QUIMICOS El personal relacionado para el
almacenamiento de este tipo de
productos, tiene la experiencia
necesaria, para garantizar que
sean adecuadamente
almacenados, manipulados y
controlados.

Para este tipo de productos

existe en las instalaciones dos
lugares de almacenamiento:
BODEGA 3 “SUSTANCIAS
QUIMICAS” y BODEGA 4
“CONTROLADOS D.N.E
(Dirección nacional de
Estupefacientes)” donde se
mantiene una temperatura
ambiente, ya que este tipo de
productos no manejan un nivel
de refrigeración como tal.

Para su disposición en Bodega,

los reactivos se encuentran
colocados en estibas, según
sean sus características. De
este modo, los reactivos están
señalizados según sean:
inflamables, misceláneos,
Corrosivos, Tóxicos,
Comburentes, etc.
Para el almacenamiento de
este tipo de productos, también
se tienen en cuenta las
especificaciones y/o
recomendaciones dadas por el
proveedor.
Aquellos productos manejados
 INSTRUCTIVO PARA LA Fecha: 24/05/2013
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO- Versión: 1
ALMACÉN
Página 3 de 7
PROCESO DE COMPRAS Y ALMACÉN

de forma especial, se
almacenan en Bodega N°4:
“controlados D.N.E (Dirección
nacional de Estupefacientes)”,
este tipo de productos por
poseer características
especiales son controlados
directamente por la
DIRECCIÓN NACIONAL DE
ESTUPEFACIENTES.

Estos productos son colocados

sobre estibas los que son de
gran tamaño y embalados en
cajas; y en vitrina los pequeños
y de menor cantidad.
Según sea su nombre, así
mismo estará demarcado el
lugar de almacenamiento del
producto.

Además, por el tipo de producto

almacenado se cuenta con una
ducha de emergencia, instalada
en la bodega número 4.

Las bodegas cuentan con la

iluminación necesaria.

Este material se maneja en

parte en la bodega 5, bajo
MATERIAL DE temperatura Ambiente y
Almacenista
MONTAJE cumpliendo con los requisitos
de limpieza necesarios para su
protección, cuidado y
conservación.
EQUIPOS Son almacenados en el área de Almacenista
despacho, bajo las condiciones
de limpieza necesarias para el
buen funcionamiento de estos.
Es importante destacar, que la
empresa maneja con poca
frecuencia el almacenaje de
este tipo de productos, en tanto
que al ser de este tipo esta
clase de productos son
despachados casi que
inmediatamente.
 INSTRUCTIVO PARA LA Fecha: 24/05/2013
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO- Versión: 1
ALMACÉN
Página 4 de 7
PROCESO DE COMPRAS Y ALMACÉN

El material médico es
almacenado en bodega 2:
“MedicoQuirúrgicos” siendo
cada uno de estos
correctamente diferenciados
por sus características y
mantenidos a temperatura
ambiente. En el
almacenamiento de este tipo de
productos, se controla la
MATERIAL temperatura y humedad,
Almacenista
MÉDICO llevándose un registro diario
(tres veces al día por el
Coordinador Administrativo y
logístico) de dichas variables.

De igual forma la ubicación de

este tipo de productos en la
Bodega, se realiza colocando
en un mismo sitio, aquellos
productos de características
iguales.

REACTIVOS El personal relacionado con el

INVITRO EN almacenamiento de este tipo de
GENERAL productos, tiene los
conocimientos apropiados y la
experiencia para garantizar que
sean adecuadamente
almacenados, manipulados y
controlados.

Reactivos Invitro, que necesitan

refrigeración
El almacenamiento del reactivo
para diagnostico “In Vitro” se
realiza exclusivamente en
Bodega N°1:”Reactivos Invitro”
con las condiciones de
temperatura especificadas para
el producto, en forma ordenada
y separado por lotes y por tipo
de reactivo.

Los reactivos que necesiten

refrigeración, serán
almacenados dentro de neveras
en la bodega No.1 “Invitro”, Las
 INSTRUCTIVO PARA LA Fecha: 24/05/2013
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO- Versión: 1
ALMACÉN
Página 5 de 7
PROCESO DE COMPRAS Y ALMACÉN

cuales poseen el tamaño

acorde con el volumen y
características de los productos
almacenados en estas, están
dotadas de termómetros que
aseguran un monitoreo
continuo, para controlar la
temperatura requerida.
Los datos de temperatura
tomados, son registrados en
Formato De Control de
Temperatura y Humedad, para
garantizar la trazabilidad de las
condiciones internas de la
nevera. Estas mediciones se
realizan tres (3) veces al Día,
por el Coordinador
Administrativo y Logístico de la
Empresa.

Cada cuatro meses por medio

de mantenimiento preventivo se
asegura el funcionamiento de
los equipos para garantizar la
conservación de la temperatura.

Los refrigerantes utilizados al

momento de transportar este
tipo de productos son
almacenados en la Nevera 4
(Cocina), hasta alcanzar el
completo grado de congelación
de los paquetes, antes de su
uso en el embalaje del producto
en nevera de Icopor.

Reactivos Invitro, que no

REACTIVOS necesitan refrigeración
INVITRO EN El almacenamiento del reactivo Almacenista
GENERAL para diagnostico “In Vitro” se
realiza exclusivamente en
Bodega N°1:”Reactivos Invitro”
con las condiciones de
temperatura especificadas para
el producto (aire acondicionado
24 horas), en forma ordenada y
 INSTRUCTIVO PARA LA Fecha: 24/05/2013
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO- Versión: 1
ALMACÉN
Página 6 de 7
PROCESO DE COMPRAS Y ALMACÉN

separado por lotes y por tipo de

reactivo.

Estos son colocados sobre

estibas, estantería y vitrinas,
organizados por referencias,
números de lotes, fechas de
expiración, teniendo en cuenta
el orden de llegada para
controlar los vencimientos y así,
facilitar el manejo de
inventarios; sistema utilizado
PEPS (primeros en entrar,
primeros en salir).

El área de almacenamiento
permanece en perfecto estado
de orden y limpieza.

Cuenta con una buena

iluminación, ventilación, libre de
contaminación.

Se garantiza el mantenimiento
de las condiciones de
temperatura en el
almacenamiento de los
productos, para lo cual se
REACTIVOS establece un método alterno
INVITRO EN para suministro de energía.
GENERAL Los productos y/o reactivos
para el diagnóstico “in Vitro”
son almacenados en las
condiciones establecidas por el
fabricante.

Para todos los productos, se cuentan con métodos sistematizados que efectúan el control de ingreso y salida
de los mismos (control de despacho). Para el mantenimiento de las condiciones de las bodegas, Laboratorios
Ltda. de Cartagena posee un Control de Aseo Mensual que tiene por objetivo la limpieza de bodegas en
general, mediante ello esta entidad asegura la conservación de las características internas de las bodegas,
liberando los productos del polvo. Asimismo, se maneja un programa de Control de Plagas, cada cuatro (4)
meses, mediante el cual se minimiza la presencia de animales que alteren las características del producto.
 INSTRUCTIVO PARA LA Fecha: 24/05/2013
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO- Versión: 1
ALMACÉN
Página 7 de 7
PROCESO DE COMPRAS Y ALMACÉN

4. REGISTROS ASOCIADOS

 Formato de control de Temperatura y Humedad

 Formato de control de Temperatura
 Formato de Recepción de Productos

5. CONTROL DE CAMBIOS

Versión
Anterior Fecha Descripción del Cambio
1 24/05/2013 Versión Original

REALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

KELY GUARDO CARRIAZO HERNANDO VELEZ NANCY GUNTHER

Coordinador De La Calidad Coordinador Administrativo Y Logístico Gerente