Revisión 08

IT GESTIÓN DE ALMACÉN DE PRODUCTOS USP

DELTA QUÍMICA S.R.L.

IT-08-01 GESTIÓN DE ALMACÉN DE PRODUCTOS USP

ÍNDICE

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

2. DESARROLLO

Fecha Aprobación Fecha Modificación Edición Inicial / Modificada

10 de Marzo 2023 6 de Marzo del 2023 Edición Modificada

Realizado / Revisado por: Aprobado por:

Jefe de Almacén y Producción Gerente General

Rev.| 08
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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

OBJETIVO: Este INSTRUCCIÓN DE TRABAJO tiene el propósito de dotar a Delta Química de las
actividades de desarrollar para una correcta gestión del Almacén 2 destinado al resguardo de los
Productos USP.

CAMPO DE APLICACIÓN: El nombre general de Almacén 2 es de PRODUCTOS USP, los cuales se

refieren a productos que aseguran la calidad y el desempeño deseados en alimentos, bebidas,
cosméticos productos farmacéuticos y otras aplicaciones diversas de baja toxicidad.

El personal de este almacén está distribuido de la siguiente manera:

JEFE DE ALMACEN

Ing. Claudia Chávez R.

Coordinador del Área de

Coordinador del Área de Coordinador del Área Control de Calidad
Transporte de Almacén Ing. Claudia Chávez R.
Sr.Carlos Enrique Camero Srta. Katiuska Tito

Encargado de Control
Encargado de Control de
de Calidad
Pedidos
Encargado de
Mantenimiento Srta. Katiuska Tito

Sr.Carlos Enrique
Camero Supervisor de Control
de Empaques

Srta. Gabriela Miranda

Encargado de Control
de Empaques
Sr. Alonso Llerena
Sr. David Peñalva

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2. DESARROLLO

2.1. DISTRIBUCION DE ALMACEN POR AREAS

Almacén 2 está distribuido en 3 áreas para su mejor distribución:

- Área de Productos de Mayor Rotación

En esta área están distribuidos solo tres productos: Magnesio Cloruro USP, Colágeno
Hidrolizado y Sodio Bicarbonato USP, que son los de mayor rotación, tenemos una zona de
Envasado, Pesado y Etiquetado de Producto, una vez listos los productos son colocados en la
zona de Stock de Producto donde están separados de acuerdo a las presentaciones, en este
caso por kg, por ½ kg y por ¼ kg.

- Área de productos de Menor Rotación

En esta área tenemos la mayor cantidad de productos, los cuales están distribuidos en
anaqueles y en orden alfabético de acuerdo a su nombre químico. Tenemos una zona de
Envasado, Pesado y Etiquetado para luego ser entregado al cliente.

- Área de Despacho y Productos Terminados

En esta área se entregan los productos a los clientes de acuerdo a su requerimiento. También
tenemos anaqueles donde se colocan Productos Terminados que son para desinfección y
limpieza y un área de Envases para la venta.

2.2. CONTROL DE STOCKS

Para el aprovisionamiento del stock, el jefe de Almacén y Producción verifica de forma periódica las
cantidades con las que se cuentan en el almacén a través del Sistema Ébano, verificando los stocks de
acuerdo a la demanda del producto para gestionar una solicitud de compra mediante el FP-08 Gestión
de las Compras.

Por otro lado; los productos que se encuentran cerca de su fecha de vencimiento (1 mes y medio antes),
se procede a trasladar los productos a Almacén 1 para ser utilizado industrialmente en el área de
producción. Además, se hará una evaluación de la rotación de dichos productos, para disminuir las
cantidades de compra y evitar quedarnos con producto vencido.

2.3. CONTROL DE HUMEDAD Y TEMPERATURA

Almacén 2 de Productos USP cuenta con un Termo higrómetro Digital con el que tomamos temperatura
y humedad de las áreas de almacenamiento, de las cuales se lleva un registro diario, haciendo el control
3 veces al día (al inicio de la Jornada, a la mitad y al finalizar).
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2.4. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO A SEGUIR

Cada actividad que se realiza en Almacén 2 está documentado de acuerdo a su procedimiento desde el
ingreso de los productos hasta la atención al cliente:

A. PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS.

1. La recepción se realiza por el portón azul.

2. Cuando llega el transportista con mercadería, lo recibe el personal de administración delta
(preferible logística), junto con el jefe de almacén.
3. En caso, no se encuentren las encargadas, la pueden recepcionar otras personas de
administración e informar por vía chat, teléfono u otros, siempre tomando en cuenta este
Instructivo: igualmente sino está disponible o no puede el jefe de almacén y producción, la
Coordinadora del Área de Almacén será quien revise la mercadería.
4. Cuando la mercadería presenta algún problema o se observa algo irregular, cabe mencionar:
 Cajas golpeadas.
 Cajas o envases manchados roseados o envases con fugas.
 Cajas o envases abiertos y/o se observe algo fuera de lo normal.

No aceptar la mercadería y poner en conocimiento al transportista y/o proveedor para el

cambio o devolución.

5. Verificar Orden de Compra con las guías y la mercadería. Si la mercadería está conforme, el
visto bueno deberá ser dado por el jefe de almacén y producción y/o Coordinadora del Área de
almacén. (almacén debe firmar la guía SUNAT dando la conformidad) Para la firma de la
documentación del transportista, el personal de logística firmara y cancelara la factura
correspondiente.
6. Logística debe entregar, la guía SUNAT y/o factura SUNAT, la orden de compra y el certificado
de Calidad al jefe de almacén y producción, haciéndole firmar el Registro de Recepción de
Documentos manejado por logística, para que almacén proceda al ingreso de la mercadería.
Estos documentos son entregados inmediatamente a la Encargada de Control de calidad para la
verificación y Análisis Organoléptico del producto llenando el RI-03 REGISTRO DE CONTROL DE
CALIDAD DE PRODUCTOS USP, una vez que se da la conformidad del producto se procede a
llenar la Ficha F-09-01 REGISTRO DE INGRESO, luego la Encargada de Control de Calidad es la
responsable de devolver los documentos al Jefe de Almacén y Producción para el ingreso al
Sistema.

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En el caso que los documentos de ingreso estén incompletos, la Encargada de Control de Calidad
colocara el producto en su lugar, pero marcado con una etiqueta color verde fosforescente que diga
“NO VENDER” hasta que se regularice la documentación en un plazo de 24 horas.
En el caso de compras locales, el encargado de Transporte entregara toda la documentación al jefe
de Almacén y Producción y/o Coordinadora del Área de Almacén en coordinación con el área de
Logística, luego se entregarán los documentos a la Encargada de Control de Calidad para su
respectivo ingreso y se continua con el procedimiento normal.

B. PROCEDIMIENTOS DE INGRESO DE MERCADERÍA A ALMACÉN

1. Se procede a revisar una por una cada caja, bolsa y/o paquete que ha ingresado.
2. Si es un Producto Químico USP Solido se revisa el peso, marca, procedencia, fecha de
vencimiento y luego abrimos la bolsa para verificar que el producto tenga las mismas
características físicas del lote anterior, según sea el caso.
3. Si es un Producto Químicos USP Liquido igualmente se revisa el peso, la marca, procedencia,
fecha de vencimiento y luego se abre los envases, verificar tengan sus sellos de seguridad en
buen estado, además se verifica los niveles de estos líquidos que estén iguales en todos los
envases o sus pesos equivalentes.
4. La Encargada del Área de Control de Calidad procede a llenar el Registro de ingreso de
mercadería al almacén.

El registro lleva los siguientes datos: Fecha, Hora, cantidad, unidad, Descripción,
Presentación, Marca Origen, lote, Fecha de Vencimiento y firma del encargado de Control
de Calidad.
5. Tenemos máximo 24 horas para revisar los productos ingresantes para evitar cualquier reclamo
o problema que se presente.
6. Una vez verificado con guías, órdenes de compra y el F-09-01 Registro de Ingreso, se procede a
llenar el parte de ingreso en el sistema. Se debe colocar en el parte su clasificación Contable si
es Materia Prima o Mercadería.
7. Por último, se coloca el número de parte de ingreso en la guía, se adjunta la orden de compra,
todo esto se devuelve a logística para continuar su proceso de ingreso.

C. PROCEDIMIENTO DE NOTAS DE PEDIDO

1. La nota de pedido debe tener la siguiente información:
 Razón social de la empresa o de la persona jurídica y/o natural que realiza el trato.
(cliente)

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 En contacto colocar el Nombre, teléfono y DNI (si fuera necesario) de la persona que
realizo el trato (cliente).
 Fecha de Entrega.
 Dirección de entrega del pedido.
 Documentación y Condición de Pago.
 Los productos deben especificar bien todos los datos posibles, así como la
presentación, marca, etc.
 Datos adicionales que sean necesarios o importantes.
 Las personas responsables de las notas de pedidos son: Área de Comercial, área
Atención al Cliente y/o Área Facturación.
2. Las notas de pedido del sistema es un documento que se usa en los siguientes casos:
 Cuando una empresa o institución manda una Orden de Compra, y tenemos que
preparar, alistar reactivos, productos, para ser entregados en una fecha determinada.
 Cuando una empresa o persona, sin orden de compra, cerramos un trato para una
venta que van hacer realizados en una fecha determinada.
 Cuando no hay O.C. o persona natural, tienen que dar un adelanto del 50% como
mínimo del total del pedido, para aceptar el pedido.
 Se genera sin excepción la nota de pedido cuando los productos no se entreguen de
manera inmediata.

3. La coordinación para aceptar una nota de pedido se debe hacer con el personal responsable de
las notas de pedido y el jefe de almacén.

4. La nota de pedido generada se comunica al jefe de almacén y/o Coordinadora del Área de
Almacén, para continuar con su procedimiento normal. Se hace uso del Hangouts Google chat
de ventas “Pedidos Ventas”

5. Sobre las coordinaciones de las notas de pedido:

 La persona que hizo el trato con un cliente y ha generado una Nota de Pedido, es la
responsable de coordinar hasta finalizar con la entrega de dicho pedido con el Área de
Atención al cliente, Área de Facturación, Área Comercial y Área de Almacén.

 Almacén debe informar a la persona responsable de la nota de pedido, cualquier

modificación, variación, inconvenientes, etc., a la persona de encargada del pedido
debe coordinar con el cliente sobre estas modificantes o variaciones.
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El encargado del pedido, coordina con el Área de Facturación para la documentación correspondiente.

 Para casos especiales o con algún trato especial, se recomienda mejor reunirse las
cuatro áreas y coordinar para resolver estos problemas.

6. Sobre la preparación de las notas de pedido:

 El jefe de Almacén y/o Coordinadora del Área de Almacén revisan el sistema para ver
la Nota de Pedido.
 Luego de verificar que la Nota de Pedido tenga todos los datos necesarios se procede a
la preparación de los productos.
 El Supervisor de control de empaques hace la verificación de los productos solicitados,
si en caso hubiese faltante o queda poco stock de los mismos se le informa de
inmediato al Jefe de Almacén y Producción y/o Coordinadora del Área de Almacén
 El Jefe de Almacén envía el requerimiento correspondiente a la Encargada de Compras.
 Si hubiera algún otro inconveniente en la preparación de la Nota de Pedido, se debe
informar de inmediato a la coordinadora del Área de Almacén y/o al jefe de Almacén.

7. El Jefe de Almacén y producción avisa que Nota de Pedido está listo para entregarse, a las Áreas
correspondiente, esta debe coordinar con la encargada del Área de Facturación para los
documentos correspondientes factura, guía, etc.

D. PROCEDIMIENTO DE ATENCION DE UNA ORDEN DE SALIDA (PEDIDO INMEDIATO):

1. El personal de Almacén ingresa al sistema, cuando suena la alarma en la computadora, revisa la
Orden de Salida que enviaron del Área de facturación y se imprime.

2. Una vez impreso se presiona “salida atendida “para no repetir el pedido.

3. En la nota de salida debe verificar lo siguiente:

 Fijarse en el producto que se requiere.

 Fijarse si es liquido o sólido.
 Cantidad y Presentación del producto.

4. Según sea el producto a envasar se debe utilizar los implementos de seguridad adecuados.

5. Para los productos de mayor rotación, las etiquetas son impresas con su Lote y Fecha de
Vencimiento utilizando el Fechador, el Supervisor de Control de Empaques debe verificar que
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dichos datos estén actualizados e impresos correctamente antes de proceder al etiquetado de

productos.

6. Se procede a buscar el producto requerido y prepararlo para la entrega, según sean los
siguientes casos:

ENVASADO DE SÓLIDOS

 Una vez ubicado el producto se lleva a la zona de pesado, y se procede a llenar la bolsa.
 Se utiliza la bolsa adecuada de las disponibles en almacén, si es necesario se puede
utilizar bolsas gruesas o doble bolsa.
 Al sellar la bolsa se le debe sacar el aire para que la bolsa, por algún motivo de presión
exterior o el poner varias cosas encima, esta no se rompa por las costuras o el sellado
realizado.
 Se le coloca la etiqueta correspondiente verificando que tenga los datos
correspondientes.
 El Supervisor de Control de Empaques verifica que la bolsa este correctamente sellada, que
este bien rotulado con la etiqueta correspondiente y antes de ser colocado en los anaqueles
se realiza un repesado de los productos en la balanza AL2BAL02 y se procede a llenar el
Registro de Verificación de Productos USP RI-03.
 Finalmente se coloca los productos ya verificados en los anaqueles.

 Limpiar la mesa de trabajo y los utensilios usados

ENVASADO DE LÍQUIDOS

 Se busca el envase adecuado de los disponibles en almacén.

 Se realiza el envasado con los cuidados necesarios y con el uso de utensilios adecuados.
 Si es un bidón usar un embudo.
 Una vez envasado el producto se completa de acuerdo al envase patrón
correspondiente.
 Luego se lava el frasco para poder eliminar cualquier resto que pudo haberse pegado
en este envase.
 Una vez tapado el envase con tapa y/o tapón este de debe inclinar para verificar que
no esté chorreando o goteando por alguna parte.
 Se le coloca la etiqueta correspondiente, verificando que dicha etiqueta tenga los
datos correctos.
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 El Supervisor de Control de Empaques verifica que el frasco no este chorreando o goteando,

que este bien rotulado con la etiqueta correspondiente y antes de ser colocado en los
anaqueles se realiza una verificación de los productos utilizando los patrones de 250 ml, 500
ml y 1000ml y se procede a llenar el Registro de Verificación de Productos USP RI-03.
 Finalmente se coloca los productos ya verificados en los anaqueles.

 Limpiar la mesa de trabajo y los utensilios usados.

7. Una vez concluida la Orden de Salida, el Supervisor de Control de Empaques verifica y sella la
conformidad del pedido. (Orden de Salida con los Productos)

8. Luego el personal de almacén entrega el pedido al cliente previa verificación de Documentación

(Factura, Boleta) con productos.
En el caso que el cliente haga algún tipo de observación acerca del producto o acerca de la
atención del personal, que no implique alguna No Conformidad, entonces los Encargados de
Control de Empaques deberán llenar el registro RI-02 REGISTRO DE SALIDAS OBSERVADAS, esto
con el fin de conocer las inquietudes de los clientes para mejorar nuestra atención.

E. PROCEDIMIENTO DE ATENCION DE NOTAS DE PEDIDO (PEDIDO PENDIENTE)

1. El jefe de Almacén coordina con la Coordinadora del Área de Almacén para distribuir las Notas de
Pedido.
2. Las Notas de Pedido sin Orden de Compra son responsabilidad de la Coordinadora del Área de
Almacén, este pedido es entregado al Encargado de Control de Empaques, una vez finalizado el
pedido, el Supervisor de Control de Empaques verifica que los productos sean los correctos con el
rotulado correspondiente para luego colocarlos en el Estante de Despacho hasta la fecha de
coordinación de entrega, dicho pedido debe tener adjunto su Nota de Pedido para hacer la
verificación correspondiente en el momento de la entrega.
NOTA: El tiempo máximo de recojo de Pedido Pendiente es de 7 días calendario, pasado este
lapso se retirará el Pedido del Estante de Despacho y se dispondrá de los productos.
3. La Coordinadora del Área de Almacén entrega el pedido listo y verificado con la documentación
necesaria junto con el Encargado de Transporte para que este lo lleve a la dirección del cliente
especificado en la Nota de pedido.
4. Las Notas de Pedido con Orden de Compra son responsabilidad de la Jefa de Almacén, para lo
cual se hace la coordinación con el Supervisor de Control de Empaques para verificar los stocks,
los materiales de embalado, el personal necesario, tiempo de entrega. Una vez coordinado se
procede a la preparación de la Nota de Pedido.
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5. Una vez terminado el Pedido la jefa de Almacén hace la verificación de los productos y
documentos
necesarios con el Encargado del Área de Transporte para que este lo lleve a la dirección del
cliente, especificada en la Nota de pedido.

Si fuera un pedido para enviar como encomienda se procede de la sgte manera:

ENVASADO DE QUIMICOS PARA ENCOMIENDAS (EMBALAJES)

Seguir el procedimiento E.2.

Una vez terminado el envasado de los productos si son encomiendas se debe embalar de la siguiente
manera:
 Prepara una caja adecuada sea de cartón o madera.
 Si es bolsa recubrirla con la cinta de estática de embalaje.
 Tener material de relleno para proteger la mercadería, elegir el disponible o el más
adecuado, sea espuma, papel, plástico, Tecnopor o polietileno.
 Rotular la caja o bolsa con una o dos etiquetas según sea el caso, con los datos de la
nota de pedido u otra que este coordinada.
 Sellar bien la caja, verificando que, al moverla, no se sienta el movimiento en el
interior, si fuese así, abrirla y rellenarla mejor.
 Tener cuidado de no exceder el peso adecuado para cada caja, ya que puede romperse
en los traslados.
 Luego revestirla con cinta estática de embalaje.
 El Supervisor de Control de Empaques verifica el correcto embalado

F. PROCEDIMIENTOS DE ENTREGA:
1. Una vez verificado el pedido, el Encargado de Transporte acomoda la mercadería en el vehículo
de la empresa.
2. Debe asegurarse que la distribución sea la más adecuada y que este bien sujeta para evitar
cualquier daño por rotura de la mercadería.
3. Apenas llegue a la dirección de destino, el responsable se presenta al cliente como representante
de la empresa y hace la entrega de los productos haciendo la verificación correspondiente de la
mercadería con los documentos.
4. Si fuera el caso, el Encargado de Transporte debe hacer la cobranza de la factura y/o boleta.
5. Una vez que el encargado haya retornado esta entrega la documentación y/o el dinero de la
cobranza al Área de facturación.

En el caso que cualquier pedido no sea entregado, sea pedido inmediato o con nota de pedido, este
pedido debe regresar al estante de Despacho y toda la información debe ser registrada en el registro RI-01
REGISTRO DE PEDIDOS NO ATENDIDOS, y así tener información del pedido que quedo pendiente.
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2.5. Si bien no hay una norma específica para el almacenamiento de productos USP en el Perú, hemos
considerado que podemos aplicar ALGUNOS CRITERIOS de dos Resoluciones que pueden ser aplicables
para nuestro alcance las cuales las detallaremos a continuación:

1. RESOLUCIÓN MINISTERIAL No 132- 2015/MINSA. DOCUMENTO TÉCNICO: MANUAL DE

BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS FARMACEÚTICOS, DISPOSITIVOS
MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN LABORATORIOS, DROGUERÍAS, ALMACENES
ESPECIALIZADOS Y ALMACENES ADUANEROS

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

- Todas las operaciones están claramente especificadas por escrito.
- Las funciones y responsabilidades de personal están claramente especificadas.
- Se han establecido procedimientos necesarios para asegurar los productos según
especificaciones del fabricante. (hojas de seguridad)
- Se efectúan todos los controles como calibraciones a los equipos, validaciones de procesos y
sistemas que correspondan al almacén.
- Los procesos en la cadena de suministro son trazables.
- No existen productos USP contaminados, adulterados, falsificados, expirados o en mal estado.

2.5.1.1 Contamos con política de calidad, directrices plasmadas en el Manual de Calidad

aprobada por la alta dirección. La Política de calidad es entendida, implementada en todos los
niveles de la organización.
El Manual de calidad cuenta con un organigrama detallado, actualizado y vigente, visión y
misión de la organización.

PERSONAL

- El personal es calificado, cuenta con experiencia necesaria.

- Se cuenta con un ambiente confortable.
- Se recibe capacitación continua sobre la aplicación de las Buenas prácticas de Almacenamiento.
Siendo esta capacitación evaluada para asegurar la efectividad de la capacitación.
- El personal cuenta con vestimenta adecuada e implementos de seguridad.
- El personal realiza la medición de temperatura del almacén 3 veces al día.
- El personal se somete a exámenes médicos regulares cada 2 años. Si una persona se encuentra
enferma informa inmediatamente al jefe inmediato para tomar las acciones pertinentes.
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INSTALACIONES, EQUIPOS E INSTRUMENTOS

- Las instalaciones del almacén cuentan con una infraestructura, equipamiento e instrumentos
adecuados que garantizan el almacenamiento adecuado de los mismos.
- Las instalaciones están ubicadas y diseñadas de modo que se permita una limpieza adecuada y
un mantenimiento efectivo a fin de evitar cualquier condición adversa que afecte la calidad de
los productos, así como la seguridad del personal.
- Se cuenta con un almacén propiamente dicho y una oficina administrativa las cuales son
independientes y separados adecuadamente.

- El almacén es responsable de custodiar la documentación técnica relacionada a los procesos de

almacenamiento.
- Se cuenta con servicios higiénicos de fácil acceso y apropiados al número de usuarios sin
comunicación directa al almacén, vestidores, lavaderos y materiales de limpieza próximos al
almacén. Adicionalmente se tiene un comedor fuera del almacén.
- Se cuenta con un área de carga y descarga separado del área de almacenamiento para proteger
a los productos USP de condiciones climáticas adversas o de cualquier otro riesgo que pudiera
afectar la calidad de los mismos.
- Hay un flujo secuencial en el almacén y en el espacio interior hay una efectiva disposición de
modo que se permite realizar todas las operaciones de forma adecuada segura y sin
interferencias entre ellas, incluyendo la limpieza y la inspección. En las áreas de almacén se
tiene en consideración:
• Volumen útil según la cantidad de productos a almacenar.
• Frecuencia de adquisiciones y rotación de los productos USP. “Control mínimo de
stocks”.
- Las instalaciones del almacén se mantienen limpias, se cuenta con registros internos de la
frecuencia de limpieza de los equipos.
- En la entrada del almacén indica la prohibición de fumar, comer, beber. Así mismo se restringe
el acceso al almacén sólo a personas autorizadas.

CONTROL DE PLAGAS
- Las instalaciones están diseñadas y equipadas de tal forma que se ofrezcan la máxima
protección contra la entrada de insectos y aves. Para lo cual se ha implementado en la puerta
de ingreso cintas protectoras de PVC flexible transparente.
- No hay presencia de animales domésticos en el establecimiento con el fin de evitar la
contaminación cruzada.
- No se ha considerado implementar un programa de control de roedores, debido a que los
productos USP no atraen ningún tipo de roedores por su composición química
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12 IT Gestión del Almacén

- . Sin embargo, se ha visto conveniente elaborar EL PLAN DE CONTINGENCIA CONTRA PLAGAS, el

cual será aplicado en el caso que se genere algún tipo de plagas, el mismo que será anexado a
este Instructivo; siendo responsables directos el personal de Almacén 2.
- La Iluminación es artificial y es adecuada dentro del almacén. Las luminarias cuentan con un
protector para evitar que roturas puedan contaminar los productos.
- La ventilación es adecuada asegurando que el almacén mantenga un aire limpio.
- No hay ingreso de luz solar con el fin de que no se dañen los productos USP dentro de almacén.
- La iluminación, temperatura y humedad son los adecuados de tal forma que no afectan a los
productos USP durante su almacenamiento.

- Las paredes, techos y pisos son de superficie lisa y de fácil limpieza. Los pisos son
suficientemente nivelados para el transporte seguro de los productos USP. Los techos son de
un material que no permite el paso de los rayos solares ni la acumulación de calor. El piso de
almacén no es de madera.
- La puerta de ingreso brinda seguridad a los productos USP, así como a los equipos usados en
almacén.
- El diseño del almacén contempla paredes, techos, puertas y otras estructuras internas hechas
de materiales que brindan seguridad tanto al personal como para los productos USP.
- Se ha restringido el acceso de personas no autorizadas al almacén y se han implementado
mecanismos de seguridad para el evitar el robo y la apropiación indebida de los productos USP.
- Se cuenta con equipos, mobiliarios y materiales necesarios para garantizar en mantenimiento
de las condiciones, características y propiedades de los equipos USP. El almacén cuenta con:
o Parihuelas de madera tratada.
o Estantes de metal.
o Materiales de limpieza.
o Vestimenta de trabajo adecuado: guantes, mascarillas, gorros descartables, mascarilla.
o Botiquín de primeros auxilios.
o Mobiliario e implementos de oficina.
- Los equipos e instrumentos usados en el almacén para mantener y medir las condiciones
ambientales son calibrados y/o verificados según corresponda. Asimismo, se cuenta con
procedimientos y programas de estas actividades. Por otro lado, se cuenta también con el plan
de mantenimiento anual de equipos e instrumentos.
- Los productos USP que se encuentran en su envase original sellados son colocados sobre
parihuelas y los que ya fueron abiertos se colocan dentro de un envase de plástico con tapa y
rotulado para evitar contaminación del producto.

13 IT Gestión del Almacén

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IT GESTIÓN DE ALMACÉN DE PRODUCTOS USP

- Las parihuelas, estantes u otros tienen la capacidad y resistencia suficiente para soportar el
volumen y peso, a fin de evitar accidentes y deterioro de los productos USP.
- Los estantes y parihuelas guardan entre si una distancia adecuada para facilitar el manejo de
los productos USP y están ubicados en lugares donde no dificulten el tránsito del personal ni
oculten u obstruyan los extintores de incendios.
- El personal está capacitado en el uso de los extintores, el cual está registrado.

2. RESOLUCION MINISTERIAL No 585-99-SA/DM MANUAL DE BUENAS PRACTICAS DE

ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS FRAMACEUTICOS Y AFINES

CAPITULO I: DE LA RECEPCION
De los Documentos.-
Se recepciona los productos confrontando los documentos del proveedor con el requerimiento u
orden de compra, para verificar la siguiente información:
a) Nombre del Producto;
b) Concentración y forma farmacéutica, cuando corresponda;
c) Fabricante;
d) Presentación;
e) Cantidad solicitada; y
f) Otros documentos e información establecida en la orden de compra o requerimiento.
g) Certificado analítico del fabricante, cuyos datos deben coincidir con los que figuran en la etiqueta
del insumo; Denominación del insumo, grado o tipo; Nombre del fabricante y proveedor; Fecha de
elaboración y vencimiento y el Número de lote.

De los Productos.-
Al momento de la recepción, se verificará la cantidad recibida y se realizará una inspección de las
características externas de una muestra representativa del producto.
a) Embalaje;
b) Envases;
c) Rotulados;
d) Que el envase esté limpio, no arrugado, quebrado o húmedo que indique deterioro del producto;
e) Que no se encuentre abierto o no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones
f) Que el cierre o sello sea seguro y cuando lleve la banda de seguridad, esta se encuentre intacta;
En los productos se revisa la homogeneidad, presencia de cuerpos extraños, cambio de color o
alguna característica distinta a lo normal.
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IT GESTIÓN DE ALMACÉN DE PRODUCTOS USP

14 IT Gestión del Almacén

CAPITULO II DEL ALMACENAMIENTO

Las áreas de almacenamiento tienen dimensiones apropiadas que permitan una organización
correcta de los insumos y productos que evita confusiones y riesgos de contaminación y permita
una rotación correcta de las existencias.
El almacén cuenta con áreas separadas delimitadas o definidas:
a) Área de recepción:
b) Área de almacenamiento
c) Área de embalaje y despacho; y
d) Área administrativa
Los servicios sanitarios, vestidores y comedor, deben ubicarse fuera del área de almacenamiento.
El almacén cuenta con equipos, mobiliarios y materiales necesarios para garantizar el
mantenimiento de las condiciones, características y propiedades de los productos. Contamos con:
a) Tarimas o parihuelas de plástico, madera o metal;
b) Estantes, armarios o vitrinas; c) Materiales de limpieza;
d) Ropa de trabajo y cuando se requieran implementos o equipos: casco, zapatos con puntera de
metal, mascarilla, guantes, campana extractora y otros de acuerdo a las sustancias o productos que
se manejan;
e) Botiquín de primeros auxilios; y
f) Mobiliario e implementos de oficina.
El almacén cuenta con equipos para mantener y controlar las condiciones necesarias y son revisados
a intervalos predeterminados de acuerdo al tipo de equipo o instrumento y los resultados
registrados y archivados.
Se ha establecido el control de existencias, mediante inventarios periódicos de los mismos.

CAPITULO III DE LA DISTRIBUCION

El despacho de productos se realiza en forma tal que evita alguna confusión, efectuando las
siguientes verificaciones:
a) Origen y validez del pedido;
b) Que los productos seleccionados para el embalaje correspondan a los solicitados;
c) Que el etiquetado no sea fácilmente desprendible; y
d) Que se identifique los lotes y fechas de vencimiento
b) No contaminen o no sean contaminados por otros productos o materiales;
c) Se eviten derrames, rupturas o robos;
d) Estén seguros y no sujetos a grados inaceptables de calor, frío, luz, humedad u otra influencia
adversa.
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15 IT Gestión del Almacén

CAPITULO IV DE LA DOCUMENTACION
Todos los documentos son diseñados, revisados y distribuidos cuidadosamente.
Todos los documentos son revisados regularmente y se mantienen actualizados.
Se mantienen archivados los documentos referentes a todas las compras, recepciones, controles,
despachos de productos, exámenes médicos y otros.
Los siguientes documentos son conocidos y accesibles al personal involucrado en el sistema de
almacenamiento:
a) Manual de Organización y Funciones; y
b) Procedimientos específicos sobre: recepción, almacenamiento, distribución, medidas sanitarias,
reclamos, devoluciones, retiro de productos del mercado, baja, política de inventarios,
autoinspecciones, capacitación y otros.

CAPITULO V DE LOS RECLAMOS

Existe un procedimiento que facilita la presentación de reclamos y devoluciones de parte de los
usuarios; así como procedimientos escritos para su atención y manejo oportuno, que permitan
asumir acciones correctivas inmediatas.
Cada reclamo tiene un registro que permita realizar un análisis estadístico; en donde figure:
a) La naturaleza del reclamo;
b) Los resultados de la investigación efectuada; y
c) Las medidas adoptadas.

CAPITULO VI DEL RETIRO DEL MERCADO

Existen procedimientos escritos para el retiro de un producto en forma rápida y efectiva éste tenga
un defecto o si el mismo esta próximo a vencerse. Hay una persona responsable de la ejecución y
coordinación de las órdenes de retiro de un producto.

CAPITULO VII DEL PERSONAL

El personal debe posee la experiencia y calificación adecuadas para que pueda realizar las tareas de
las cuales es responsable. Las tareas específicas del personal estan definidas por escrito,
otorgándosele suficiente autoridad para cumplir con sus responsabilidades.
El personal utiliza ropa adecuada a las labores que realiza, incluyendo sus implementos de
seguridad correspondientes-.
El personal nuevo recibe capacitación adecuada a las responsabilidades que se le asigna. La
capacitación es continua y se evalua su efectividad periódicamente.

16 IT Gestión del Almacén

 Revisión 08

IT GESTIÓN DE ALMACÉN DE PRODUCTOS USP