PROGRAMA DE ACCIONES

CORRECTIVAS

CÓDIGO: BPM-AC-P-014
Versión: 02

EMPAQUE AZÚCAR Y GRANOS

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1. OBJETIVO GENERAL

Establecer los procedimientos necesarios para la identificar, analizar y

eliminar las No conformidades reales y/o potencial que pueden afectar a
los procesos o actividades de la sección de empaque de azúcar y granos
de la empresa COMERCIALIZADORA Y SUMINISTROS LA BODEGA
ZOMAC S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos aplicados en la sección de

empaque de azúcar y granos de la empresa COMERCIALIZADORA Y
SUMINISTROS LA BODEGA ZOMAC S.A.S.

3. JUSTIFICACIÓN

La implementación de acciones correctivas y/o preventivas proporciona

múltiples beneficios para las empresas y logran que estas adquieran una
mejora continua dentro de sus procesos. El objetivo de estas acciones es
eliminar las causas reales y potenciales de problemas o no conformidades.
El desconocimiento u omisión de las causas de los hallazgos o no
conformidades conllevan a múltiples intervenciones, fallas, pérdida de
tiempo, altos costos y empresas ineficientes en la ejecución de sus
procesos.

4. POLÍTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA

Es política de la COMERCIALIZADORA Y SUMINISTROS LA BODEGA

ZOMAC S.A.S., que el personal que esté involucrada en las actividades de
la empresa está sujeto a informar No conformidades, se deberá analizar
las causas, registrar e implementar acciones correctivas y/o preventivas y
verificar la eficacia de las acciones.

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5. RESPONSABILIDADES

ACTIVIDAD RESPONSABILIDAD
Proporcionar los recursos necesarios Gerencia
para la organización y así dar
cumplimiento a todos los requisitos para
una óptima implementación de las BPM.
Documentación del programa Asesor de calidad / coordinador de
Divulgación del programa producción/ Administrador
Garantizar la ejecución y efectividad del
programa
Informar las No conformidades halladas Personal operativo encargado
en los procesos o actividades de la
empresa.
Registrar acciones correctivas o Operario designado
preventivas y realizar seguimiento para
su ejecución.
Verificación Coordinador de producción
/Administrador

6. DEFINICIONES

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. Para la entidad son

“Oportunidades de Mejoramiento”

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar las causas de una

No Conformidad detectada u otra situación indeseable.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para prevenir las causas de una

No Conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

IMPACTO: El costo para la empresa de un incidente -de la escala que sea-

, que puede o no ser medido en términos estrictamente financieros o tener
en cuenta otros impactos como: -p.ej., pérdida de reputación,
implicaciones legales, etc.

PLAN DE MEJORAMIENTO: Documento que evidencia la toma de

acciones correctivas o preventivas.

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REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita
u obligatoria. Incumplimiento: No conformidad de un requisito legal.

CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad.

7. DESARROLLO DEL PROGRAMA

7.1. CONDICIONES GENERALES.

Las acciones correctivas y preventivas son oportunidades de mejora que

permite identificar las causas que la generan mediante implementación de
metodologías que permiten planear, ejecutar y verificar de una mejor
manera

Las acciones correctivas se deben registrar en el Formato de acciones

correctivas y/o preventivas BPM-AC-R-014 con el fin de tener registros.

Todas las acciones preventivas y correctivas deben estar documentadas,

ser difundidas a los niveles pertinentes, tener responsables y fechas de
cumplimiento.

Las acciones correctivas se pueden dar mediante la identificación de No

conformidades y éstas a su vez se puede identificar en:

• Resultado de una auditoría interna.

• Resultado de una auditoría Externas.
• Fallas en el proceso.
• Fallas en equipos.
• Productos no conformes.
• Cualquier oportunidad de mejora detectada por el personal de la
entidad.
• Solicitud, queja, reclamo de un cliente.

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7.2. PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACION DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS.

Por medio del siguiente procedimiento se describe el orden de actividades

para el tratamiento de las Acciones Correctivas y Preventivas que se
generan en la COMERCIALIZADORA Y SUMINISTROS LA BODEGA
ZOMAC S.A.S.

ETAPA ACTIVIDAD REGISTRO

Identificar y Reportar la no
Identificación de acciones
conformidad real o
correctivas o preventivas
potencial.
Registrar la acción
correctiva y establecer una Diligenciar formato de
metodología para la acciones correctivas y
Registrar acción correctiva
identificación de la causa y preventivas BPM-AC-R-
establecer un tiempo de 010
ejecución.
Realizar análisis de causas
Implementación de e identificar causa raíz de
método la no conformidad,
mediante una metodología
Determinar y ejecutar las
Ejecutar acciones y/o planes de
acción
Realizar seguimiento y
evaluación a la
Formato de acciones
implementación de las
Verificar correctivas y preventivas
acciones tomadas y
BPM-AC-R-010
verificar la conformidad de
la acción implementada
Comunicar a los
responsables los
resultados de la
Divulgar
implementación de la
Acción correctiva o
preventiva.

Para el análisis de causas e identificación de causa raíz de la No

conformidad, se pueden ejecutar alguna de la siguiente metodología:

5
7.2.1. Los cinco Por que’s.

Los 5 Por que’s es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante

la fase de análisis de problemas para buscar sus posibles causas
principales.
La técnica requiere que se pregunte “por qué” al menos cinco veces, o se
trabaje a través de cinco niveles de detalle. Una vez que sea difícil
responder al “por qué”, la causa más probable habrá sido identificada.

Se aplica de la siguiente forma:

• Se comienza realizando una tormenta de ideas, normalmente

utilizando un Diagrama de causa y efecto.
• Una vez se hayan identificado las causas, se empieza a preguntar
“¿por qué es así?” o “¿por qué está pasando esto?
• Se continúa preguntando por qué al menos cinco veces. Esto
permite buscar a fondo y no conformarse con causas ya “probadas
y ciertas”.
• Surgirán ocasiones donde se podrá ir más allá de las cinco veces
preguntando por qué para poder obtener las causas principales.
• Durante este tiempo se debe tener cuidado de no empezar a
preguntar “¿Quién?”. Hay que recordar que el proceso debe
enfocarse hacia los problemas y no hacia las personas involucradas.

7.2.2. Lluvia de ideas.

Es una técnica utilizada en el trabajo en equipo para generar nuevas ideas

o solucionar un determinado problema.

Se aplica de la siguiente forma:

• Escoger a alguien para que sea facilitador o apunte ideas

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 • Escribir en un tablero o hoja de papel el problema identificado
• Escribir la idea con el menor número de palabras posibles
• No repetir o cambiar las ideas
• Análisis de las ideas planteadas

8. MONITOREO Y VERIFICACIÓN

El administrador y la gerencia estarán en constante verificación del

desarrollo y el manejo que se le da a las no conformidades halladas durante
el proceso de empaque de azúcar y granos, con el objetivo de establecer
las acciones correctivas y preventivas necesarias para garantizar el
correcto desarrollo de las actividades realizadas por la
COMERCIALIZADORA Y SUMINISTROS LA BODEGA ZOMAC S.A.S.,
además como punto de control tendrán los formatos de acciones
correctivas, los cuales deben ser diligenciados para cada procedimiento
implementado en la sección. Se verifican las acciones bajo la supervisión
y acompañamiento de los asesores de calidad y BPM en tanto se surtan
los objetivos de corrección de las anomalías presentadas.

8.1 ACCIONES CORRECTIVAS

Cuando se verifique una no conformidad en la aplicación del

procedimiento de acciones correctivas, ésta será corregida de manera
inmediata dejando constancia del tipo y la acción correctiva tomada
diligenciar en el formato de acciones correctivas BPM-AC-R-014, la cual
será evaluada posteriormente por el administrador con el objeto de
investigar la causa del no cumplimiento y lograr realizar los ajustes
necesarios; ya sea, con llamado de atención, verificación y evaluación de
la capacitación y conocimiento del personal, en donde se estipularon
procesos de reentrenamiento; o efectuando una reevaluación de los
procedimientos desarrollados en el programa a fin de solucionar la
anomalía en el cumplimiento de las operaciones de higienización. Algunas
de las no conformidades pueden ser:

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 No conformidad Acciones correctivas
No se le ha dado el cumplimiento Verificar las causas de no ejecución, elaborar acción
a la acción correctiva correctiva y estipular nueva fecha.

La causa del problema no fue Volver a realizar análisis de causas e implementar

soluciona con los planes de otras estrategias.
acción Realizar análisis de causa al plan de acción y
ejecutar otras acciones correctivas

NOTA: En cada programa se tiene establecido las posibles no

conformidades que surgen del proceso y las posibles acciones de mejora
a implementar.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Resolución 2674 de 2013 Ministerio de Salud y Protección social.

• Norma ISO 9001:2015

10. DOCUMENTOS ASOCIADOS

● Formato de acciones correctivas BPM-AC-R-010
● Programa de trazabilidad: BPM-TR-P-010

11. INDICADORES DE CALIDAD

Cumplimiento del programa de acciones correctivas

Número de actividades programadas/ número de actividades realizadas x 100%

Meta: >90

ELABORÒ: REVISÓ: APROBÓ:

GA GESTIÓN CONTROL Administración Gerencia
AUDITORIAS
Fecha: 13-06-2022 Fecha: 14-06-2022 Fecha: 14-06-2022
Firma: Firma: Firma:

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 12 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE
13-06-2022
01 Creación de documento Calidad

Modificación en contenido y
02 09-12-2022 Calidad
separación por áreas

13. ANEXOS