17

Gestión y control
de stocks PT

17.1. Por qué existen los stocks

Significado del stock: todo el material en posesión de la empresa, bien
en puntos físicos, bien en tránsito, bien en proceso de transformación.
Funciones del stock: instrumentos de regulación de la cadena logística,
para conseguir un flujo estable y continuo de materiales.
Resultados del stock:
* Acercar mercancías al consumo para dar y garantizar un mejor
servicio.
* Minimizar diferencias entre previsiones y ventas reales.
* Disminuir riesgos de rupturas del flujo.
Otras consecuencias de la gestión de los stocks:
Información completa del comportamiento del flujo de materiales.
Contabilización adecuada de las existencias: en coste y volúmenes.
Conocimientos del comportamiento histórico.
IS

Base para prever necesidades futuras.

Base para conocer o determinar el nivel de riesgo de rotura.
Mejor y más económica gestión/planificación del aprovisionamiento.
Definir el inmovilizado adecuado a las estrategias y posibilidades.
Objetivo de la gestión de stocks:
422 MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL

Equilibrio
Calidad de servicios! A Costes

Stock de seguridad óptimo

e
Costes

T V

Calidad de servicio/Stock seguridad

—— Coste de rotura —— Coste de posesión Coste total

e El concepto stock entre los diferentes departamentos de la empresa.

COMERCIAL PRODUCCION
* Disponibilidad máxima * Lote fabricación
+ Entrega rápida * Rotación stocks
* Calidad producto * Obsolescencia productos
* Gestión almacenaje
DISPONIBILIDAD COSTO FABRICACION

FINANZAS | ADMINISTR ACIÓN

* Inversión = Control administrativo
* Gastos almacenaje * Tratamiento facturas
* Gastos manipulación contable
* Riesgos, seguro * Auditoría

INVERSION-GASTO CONTROL FISICO

ADMINISTRATIVO

LOGISTICA
* Previsión disponible
* Fabricación económica
* Rotación
* Control cualitativo
* Dinámica aprovisionamiento
* Almacenaje
* Manipulación-expedición
* Transporte
* Control
INVERSION-GASTO
 GESTIÓN Y CONTROL DE STOCKS PT 423

e Factores que inciden en los costes logísticos:

Influencia del stock:

* Condicionantes.
* Puntos de incidencia en costes y servicio.

FACTORES QUE INCIDEN

EN LOS COSTES LOGISTICOS

Puntos de incidencia
Factores Condicionantes o.
en costes y servicio
Stocks |Necesidades de espacio Almacenaje
Cobertura-Rotación Costes financieros
Obsoletos Transporte y distribución (doblar pedidos)
Roturas stock - Falta de servicio [Costes de gestión
Centralización o descentralización |Mejora de servicio

17.2. Tipos de stock

e Por funciones:

* Normal/Stock de seguridad.
* Extraordinario.

e Por tipo de material:

* Producto acabado.
* Acondicionamiento (envases y embalajes).
* Materias primas.
* Curso de fabricación.
* Componentes.
* Subproductos (residuos).

e Stock especulativo.
e Stock geográfico:
* Stock centralizado.
* Stock descentralizado.
424 MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL

RED CON STOCK CENTRALIZADO RED CON STOCK DESCENTRALIZADO

/ Almacén central
aa
Fo] A
|

; Ñ
/ IM | VA Almacén regional dí / O A py

/ | | l AN

/
/ / | / |Po |
|1 Ñ A Chientes / /
PA AA
X || NN| N

17.3. Dimensionamiento del stock

* Cálculo de las cantidades a aprovisionar:
* Opciones:
— Aprovisionar:
Pequeñas cantidades muy frecuentemente.
Grandes cantidades con menor frecuencia.
* Desarrollo teórico: basado en la fórmula de Wilson.
* Objetivo: cantidad de reaprovisionamiento que minimice los cos-
tes totales.
Coste de pedido (lanzamiento) = C£*P/Q.
Coste de mantenimiento (stock) = p*(ta + t1)*Q/2.
Coste total = Coste de pedido + Coste mantenimiento.
Cantidad a pedir: Q* = 2*Cf*P/(p*(ta + t1)).
P: Demanda anual.
Cf: Coste unitario emisión pedido.
ta: Tasa (coste unitario) de almacenamiento.
p: Valor unitario del material.
Q: Cantidad pedida cada vez.
CT: Coste total del stock.
ti: Tasa (coste unitario) de inmovilizado.
Hipótesis:
— Demanda constante.
— No hay rappels.
— Lote no fijado por proveedor.
 GESTIÓN Y CONTROL DE STOCKS PT 425

— Costes constantes.
— Sin limitaciones de capacidad.
* Cálculo del stock de seguridad:
* Objetivo:
— Stock que permite absorber imprevistos:
O Oscilaciones en el consumo.
>> Variaciones en el plazo de suministro.

SS =Ks*8* /L *A/P
SS: Stock de seguridad.
Ks: Coeficiente seguridad (relacionado con la desviación
típica de la demanda).
Desviación típica de la demanda.
FAZER

Plazo aprovisionamiento (expresado en períodos).

Número de pedidos en el año.
Consumo total anual.
Períodos en el año.
Donde:
ÍL: contempla la corrección (ley de Poisson) por demoras en el
suministro.
Ks*9: corrige el consumo entre aprovisionamientos sucesivos para el
riesgo de rotura especificado.
* Cálculo de punto de pedido:
* Objetivo:
— Determinar el stock para emitir el nuevo pedido en base a:
O Evolución de las ventas.
O Plazo de entrega (de suministro).
O Stock de seguridad.
PP = SS + (d*Ddm)
PP: Punto de pedido.
SS: Stock de seguridad.
d: Plazo de entrega del proveedor.
Ddm: Demanda media durante «d».

= Block máximo

- Punto pr dido

Stock seguridad
426 MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL

e Sistemas de cálculo:
* Previsiones.
* Stock de seguridad.
* Necesidades netas.
* Globalización.
* Precios de compra y coste.
* Informe de los pedidos.

CALCULO

La elaboración del pedido conlleva ocho fases encadenadas:

* Cálculo de las previsiones semanales por referencia en unidad con-
sumidor repartidas a continuación por día.
* Cálculo de los stocks de seguridad por referencia en unidad consu-
midor.
e Cálculo de las necesidades netas por referencia y redondeo a la
unidad de pedido.
e Globalización del pedido.
* Incremento en el pedido en caso de que no alcance un mínimo.
* Verificación del alcance o no de un palier y examen del interés de
pasar al comienzo del palier siguiente.
e Cálculo de los precios de compra.
e Emisión del informe del pedido.

INFORME DEL PEDIDO A VALIDAR

Estos informes son emitidos después de calcular los pedidos, sea un

«batch» dentro de los trabajos por noche o sea en tiempo real.
Este documento es el cuadro de mando que permite gestionar la
aplicación. Su examen es, pues, fundamental. Está dividido en dos partes:
e El alto da una síntesis del pedido.
e El bajo (alertas) indica todas las eventuales anomalías detectadas.

STOCK DE SEGURIDAD

La aplicación calcula, referencia por referencia, el stock de seguridad

asegurando un nivel de servicio (probabilidad de no rotura) elegido por
el administrador.
Este stock de seguridad cubre dos partes:
* Sobre las ventas: un cálculo directo estima la incertidumbre previsio-
nal sobre el ciclo completo plazo de puesta a disposición + cadencia
de reaprovisionamiento.
 GESTIÓN Y CONTROL DE STOCKS PT 427

Sobre los plazos de puesta a disposición: las ventas durante un

plazo suplementario son estimadas y combinadas con los errores
probables sobre las previsiones.

CALCULO DE REAPROVISIONAMIENTOS
(necesidades netas)

La aplicación equilibra las necesidades, previsiones (sobre cadencia +

plazo de puesta a disposición) + stock de seguridad, y los recursos actuales
(stock disponible), futuros (pedidos en curso), a construir (aprovisiona-
miento que le calculamos).
En caso de aumento de precio, de proposición de precios promociona-
les, de gratuito, la aplicación ajusta a la necesidad «normal» las necesida-
des suplementarias (especulativas) calculadas en el módulo de optimiza-
ción de esas necesidades (en número de días).
El administrador puede indicar la cobertura suplementaria que es
necesario tener a título especulativo si las necesidades especulativas no
han sido calculadas o si él desea modificar el resultado del cálculo.

17.4. Gestión y control

e Movimientos.
e Documentos:

Movimientos de gestión de stocks

Documentación = El albarán

* Respalda todo movimiento a/de/entre almacenes.

* Información básica del albarán:
— Número de documento.
— Orden administrativa que lo respalda (entrega de proveedor,
envío a cliente, movimiento interno,...).
— Código interno del material.
— Cantidad de material.
— Código identificador del origen y destino (interno o externo).
— Identificador del operario o equipo.
— Resultado de la operación (correcciones, incidencias y firma).

e Inventarios.
e Procedimiento operativo de compras:
428 MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL

PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE COMPRAS

Divisiones
Previsión| — En —— Proceso de |Histórico|
de vómeas unidades | | “e coualióad gestión compras ES
¿| Familias
Valor productos
ptas año |.
Programación -——[ Pl : |
Mza al periódica Plan anual_— pere
PROVEEDORES Ñ semanal
* Lotes mínimos [Planmensual —+
* Plazos de entrega
* Transporte ; y
* Programación ——[_ Urgencias. -————[ Plan semanal — Explosión de
roturas stock
"

Plazo cobertura
proveedor/producto

Reprogramación compra
y emisión pedidos Pedidos pendientes
de recibir

* Sistema de control con bucle abierto.

* Sistema de control con bucle cerrado:

SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIO

Sistema de control con bucle abierto Sistema de control con bucle cerrado

Demanda Demanda, D

í Comes de inventario '

; y situaciones de 1 tario
Abastecimiento Sra disponibilidad ER Abustecimiento,Q de disponible, L.
A pe 4 ] E a
almacén decisión:
Informes Informe del
sobre costes ordenador
Acción y servicio Pedido . A sobre L
e e Si L£ cantidad
ode] PL Director a stock 1 mínima, emisión [E
a
Suministro Objetivos
del
fábrica
iedido.cantidad O' Niveles
]
de coste mínimos del
y servicio inventario y Q'
 GESTIÓN Y CONTROL DE STOCKS PT 429

e Gráfico comparativo stocks-ventas.

Burgos
WMioria
mua == CO Ventas
== MA Stock
Bilbao
Merca Madrid >
San Sebastián
Logroño — es
2amplona —
Alñcante a
Murcia
Valencia a]
Merca Valencia 4
La Coruña a

Lugo ul
Vigo Fa

Merca Harna — a —
Barcelona —
Gerona — as!
Lérida AA MP
Tarragona AA e]
Delegaciones

Jaén Sl A

Córdoba A É

Sevilla HA
—y a

Merca Sevilla a

Cádiz AX IN,
Málaga o

Granada LD

Merca Madrid A

Madrid
A
Manzanares
Salamanca + A

Valladolid A PAE

Toledo A]
Las Palmas a

Santander AE
Oviedo E >
1
León
Zaragoza aAAA A A
Mérid a o

P. Mallorca
1 | |

3 4 5 h 7
rm,

ba
—

Millones de kilos

Diagrama de control y aprovisionamiento:

CONTROL DE STOCKS Y APROVISIONAMIENTOS

430 MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL

+ Ratios de control: los ratios logísticos más habituales en la gestión de

stocks son el índice de rotación, el índice de obsolescencia y el índice de
rotura.
* índice de rotación: normalmente se toma como período un año, y se
define para cada artículo como:
Suma salidas
Rotación =
Cantidad media de stock

Un valor también habitualmente utilizado es el coeficiente entre los

días del año y el índice de rotación. Este valor es en promedio los
días que tarda en renovarse el stock.
* índice de obsolescencia: se toma como período un año. Por entregas
año se entiende el número de entregas recibidas al cabo de un año
por parte del proveedor:
. Entregas año
Obsolescencia = ———————
Rotación

Lineas servidas
* Índice de rotura =
Líneas perdidas

* Gráfico comparativo del nivel de servicio, con la cobertura de los stocks.

| 100 + — q ——_—_
| 5 e > m S - »s * |
| a * * o
sn » e we » |
900 E » . . |
| a : j ' |
| EN] "
. Umbral crítico
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2 50
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A tl
A |
a

20 |

| HO

| O- ; , : :
|y
| 0,1 02 q (0,4 0,5 0.6 0.7 0,8
Cobertura stock (semanas aprovistonamiento)

* Nivel de servicio observado en una semana dada para un nivel de stock dado
L
 GESTIÓN Y CONTROL DE STOCKS PT 431

17.5. Optimización de los niveles de stock

e Plan de optimización.
* Sistema informático de planificación.
e Ejemplo de beneficios obtenidos.
e Ejemplo del análisis ABC de los productos.

OPTIMIZACIÓN NIVELES DE STOCK

Los costes financieros de los stocks, así como los de stockaje, disponi-
bilidad de las existencias, etc., inciden poderosamente en los resultados
finales, tanto financieros como de servicio.
Es necesario analizar esta situación y equilibrar coordinadamente
todas estas necesidades:
e Nivel de servicio a mantener.
e Costes de los stocks.
e Cobertura necesaria.
+ Márgenes de seguridad y maniobra.
e Plazo de aprovisionamiento.
* Optimización.
Los posibles resultados oscilan entre el 25 y el 40 % de reducción del
coste financiero de los stocks, así como una mejora global en la disponi-
bilidad de los productos.
En este tipo de trabajos intervienen todas las áreas de la empresa
involucradas en el sistema:
* Dto. comercial: Previsiones y planificación comercial.
* Compras: Plan de aprovisionamiento.
* Producción: Planificación y gestión.
e Logística: Almacenes - Transporte - Stocks.
e Financiero: Financiación - Costes.

SISTEMA INFORMÁTICO DE PLANIFICACIÓN

Una correcta gestión de stocks es muy difícil de realizar, pues debe
contemplar entre otras las siguientes cuestiones:
e ¿Tiende al alza o a la baja la venta del artículo? ¿Tiene estacionali-
dad? ¿Su demanda es muy irregular?
+ ¿Ha variado su tiempo de reposición? ¿Es muy irregular?
* ¿Cómo debe ser su stock de seguridad en razón a las anteriores
consideraciones y del nivel de servicio requerido?
e ¿Cuál es su stock disponible y las reposiciones en curso en cada
almacén y/o punto de venta?
e ¿Existen pedidos programados? ¿Cuándo y cuánto habrá que ser-
virlos?
432 MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL

* ¿Qué consecuencias en compras y en stock tiene la política de

reposiciones que emplea?
No todas las empresas disponen de esta información, y si la tienen les
resulta imposible manejarla de forma operativa cuando el número de
artículos a considerar es elevado. Por lo tanto, es necesario un sistema
informático más ágil, dinámico, adaptable y seguro.
Dicho sistema informático conectado a los sistemas informáticos de
la empresa recibe información relativa a pedidos pendientes, pedidos
servidos, stock, órdenes de compra pendientes de recibir, órdenes de
compra recibidas, etc.
Esta información facilita la obtención de datos, como las característi-
cas de la venta y de los tiempos de reposición de cada artículo, y el
cálculo de las previsiones de venta, stock de seguridad, compras y aprovi-
sionamientos más convenientes en cada momento. Adicionalmente infor-
ma de las previsiones de compras, stocks y nivel de servicio, y controla
los resultados de gestión.
Actúa de soporte para el responsable de compras y aprovisionamien-
to de la empresa, el cual deberá tomar la última decisión.
La permanente actualización de los parámetros de reposición: previ-
siones de venta, tiempo de reposición, stock de seguridad, etc., a la
evolución real de los acontecimientos provoca entre otros:
* Mejora y garantiza el servicio a clientes.
* Reducción de los aprovisionamientos urgentes.
* Reducción mínima de un 20 % de los stocks totales.
Automatización y simplificación de los procesos de compra y apro-
visionamiento.
* Presupuesta y controla la explotación.

EJEMPLO DE BENEFICIOS OBTENIDOS

120
l BENEFICIOS EN EL SISTEMA LOGISTICO
100 PS (Reducción de stocks)
Días de inventario (naturales)

o
EN

SU ,

| ER
00 A
s

|
OF

" Ñ nl j L j

4l 97 y3 04 us
Años

=== Producto terminado (días de venta)

— Materias primas (días de producción)
Envase y embalaje (días de producción)
 GESTIÓN Y CONTROL DE STOCKS PT 433

ABC DE PRODUCTOS

OBSOLETOS Y ABC

El análisis del ABC de productos, por división, arroja el siguiente

resultado:
T | |
SO [5 5 Total

| Divisiones | Ref. Unidades Ref. Unidades Ref. | Unidades | Ref. | Unidades

|
| A 62 | 10.725.707 124 | 1.974.670 | 1.048 666.618 | 1.234 | 13.366.995
Y 5.00 10,00 85.00 100,00 |
| B 70 1.937.365 143 362.042 655 121.022 808 2.420.429
“a 8.00 16.50 75.50 100.00

| C | 88 9.669.247 299 | 1.810.336 | 736 601.740 | 1.123 | 12.081.323

“e 7.80 26.60 165.60 100,00
D 133 | 54.493.627 281 | 10.213.760 | 1.026 | 3394.630 | 1.440 | 68.102.017
% 9,20 19.50 711,30
| 223 716.175 231 134,339 267 44,695 721 895.209
% 30,90 32.00 37.10
E | 261 2.207.558 | 398 404.351 | 664 137.559 | 1,323 2.759.468
ME 119.70 30,00 150.30

837 79,749,679 1.476 14.909.498 4,396 4.966.264 6.709 99.625.441

o 3,00 80,00 22,00 15,00 66.00 5.00 100,00 100,00

RESUMEN

El 12,5 % de las referencias producen el 80 % de unidades.

El 22,0% de las referencias producen el 15 % de unidades.
El 65,5 % de las referencias producen el 5 % de unidades.
De este análisis se desprende la disfuncionalidad de la relación:
Porcentaje de referencias del 80 %
5,00% referencias
>

B 8,00% referencias
C 7,80% referencias
D 9,20% referencias
E 30,9% referencias
F 197% referencias
donde no se cumple el 20 % en ningún caso, salvo en F con el ABC
(8$0-15-5) de las unidades vendidas.
Ello supone que, técnicamente y de acuerdo con los parámetros
logísticos básicos, cada división debería disponer de las siguientes refe-
rencias «vivas».
434 MANUAL DE LOGÍSTICA INTEGRAL

Divisiones Referencias y B C
EIUOAS

A +40 62 08 180
B 350 TÚ 40 200
E 450 48 100 262
D 580 133 150 297
bp 080 150 190 340
F 1,260 260 400 600

TOTALES 3.630 763 088 1.879

0% 100 2] 27,2 51,8

Por tanto, es evidente que al no cumplirse el 20/80 es imprescindible

analizar las referencias de «cola» para conseguir un equilibrio estable,
entre las referencias rentables y las unidades vendidas por referencia.

17.6. Tendencias futuras

* Importancia de los costes financieros.
* Inmovilizados.
* Obsoletos.
* Costes del almacenaje.
e Disponibilidad y servicio.
e Valor añadido.
* Manipulaciones.
e Concentración de los stocks.
e Stop al stock.