CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:

INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP

Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 1 de 13

CAPITULO No. 1 PLANEACIÓN

Administrar los bienes de la Unidad y coordinar la atención de los servicios administrativos, con el
OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROCESO
fin de satisfacer las necesidades de los usuarios.

ALCANCE DEL PROCESO Inicia con la proyección y planeación para cada vigencia de la Unidad y termina con la prestación
del servicio y satisfacción de los usuarios.
RESPONSABLE DEL PROCESO Responsable del Proceso Gestión de Recursos Físicos, Infraestructura y Servicios.

PROCESO DE INTERACCIÓN
PROVEEDORES CLIENTES
PROCEDIMIENTOS SALIDAS O CARACTERÍSTICA
(Internos y ENTRADA Y/0 INSUMOS (Internos y
Y/O ACTIVIDADES PRODUCTOS S
Externos) Externo)
Plan Estratégico (Plan de  Oportunidad
Acción, Plan Operativo)  Seguridad
Proceso Gestión Informe de seguimiento y Proceso Gestión
PLANIFICACIÓN  Efectividad Dirección y
Dirección y Planeación verificación al plan de acción
Lineamientos de la alta Planeación
 Exactitud
dirección
 Satisfacción

Proyectos y planes para cada

vigencia fiscal  Oportunidad
ADMINISTRACIÓN
Todos los procesos DEL PLAN DE Plan de contratación  Adecuado a las
Todos los procesos
CONTRATACION necesidades
Estadísticas de consumo

Solicitud de bienes y servicios

de los procesos de la Unidad

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 2 de 13

PROCESO DE INTERACCIÓN
PROVEEDORES CLIENTES
PROCEDIMIENTOS SALIDAS O CARACTERÍSTICA
(Internos y ENTRADA Y/0 INSUMOS (Internos y
Y/O ACTIVIDADES PRODUCTOS S
Externos) Externo)

Todos los procesos Solicitud de servicio de Servicio de transporte

transporte  Oportunidad
ADMINISTRACION  Adecuado
DEL PARQUE Mantenimiento preventivo Todos los procesos
Solicitud de Mantenimiento y/o correctivo  Seguridad
AUTOMOTOR
y/o repuestos del parque  Satisfacción del
automotor * Suministro de servicio
Combustible
*Solicitud de Combustible

Acta de inicio de contratos

Servicios de apoyo
ADMINISTRACIÓN administrativo como:
Procesos Gestión DE LOS BIENES  Oportunidad
Jurídica (contratación ) INMUEBLES Todos los procesos
 Vigilancia y seguridad.  Satisfacción del
 Aseo servicio
 Mantenimiento locativo
Plan de calidad
y de planta y equipo de
comunicación

Elementos de consumo y/o Balance del Almacén  Racionalidad

Proveedores Externos
devolutivos (Inventario)  Oportunidad

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 3 de 13

PROCESO DE INTERACCIÓN
PROVEEDORES CLIENTES
PROCEDIMIENTOS SALIDAS O CARACTERÍSTICA
(Internos y ENTRADA Y/0 INSUMOS (Internos y
Y/O ACTIVIDADES PRODUCTOS S
Externos) Externo)
ADMINISTRACION
DE LOS BIENES
Todos los procesos de Solicitud de Elementos MUEBLES Suministro de Bienes y/o  Satisfacción del Todos los procesos
la Unidad (Consumo y/o devolutivos) (Elementos de Servicios servicio de la entidad
consumo y/o
devolutivos)

CAPITULO No. 2 RECURSOS

RECURSO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Un (1) Responsable del Área Instalaciones Iluminación Adecuada
Un (1) Profesional Especializado Puestos de Trabajo Temperatura Adecuada
Dos (2) Profesional Universitario Equipos de cómputo (13)
Un (1) Técnico Operativo Auxiliar Administrativo Software (Aplicativo Sistema de Recursos Fiscos)
Ocho (8) Auxiliares Administrativos Internet – Intranet
Quince (15) Conductores de planta Parque Automotor
Ocho (8) Conductores Contratistas
Un (1) Profesional Contratista
Un (1) Asesor Contratista

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 4 de 13

CAPITULO No. 3 VERIFICACIÓN Y CONTROL

SEGUIMIENTO AL PROCESO - INDICADORES DE CONTROL DE PROCESO
¿QUE SE REGISTRO ASOCIADO CRITERIO DE
¿QUIEN? ¿COMO? - ACCIÓN FRECUENCIA
CONTROLA? AL CONTROL ACEPTACIÓN
Responsable del
Elaboración del Plan de Proceso Gestión de Verificando que estén Que todos los
Cada vez que se Requerimientos y/o plan
Contratación (En cuanto Recursos Físicos, contempladas las requerimiento estén
elabora el Plan de de necesidades de cada
a los Gastos de Infraestructura y necesidades de todos contemplados en el
Contratación (Anual) proceso
funcionamiento) Servicios y Secretaria los procesos plan de contratación
General
Ejecución del Plan de
Contratación (En cuanto
a los Gastos de Responsable del Verificando que las Formato seguimiento de Las actividades
funcionamiento de Proceso Gestión de actividades se ejecuten la ejecución al Plan de realizadas
competencia del Recursos Físicos, conforme a las Mensual Contratación correspondan a las
proceso Gestión de Infraestructura y programadas en el Plan
programadas
Recursos Físicos, Servicios de Contratación
infraestructura y
servicios)

Responsable del Verificando el Formato seguimiento de Que el valor de la

Proceso Gestión de presupuesto ejecutado la ejecución al Plan de Orden de Pago
Ejecución del
Recursos Físicos, por rubros por actividad Mensual Contratación corresponda con lo
presupuesto asignado
Infraestructura y contra el total de pactado en la forma de
Servicios presupuesto asignado pago

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 5 de 13

CAPITULO No. 3 VERIFICACIÓN Y CONTROL

SEGUIMIENTO AL PROCESO - INDICADORES DE CONTROL DE PROCESO
¿QUE SE REGISTRO ASOCIADO CRITERIO DE
¿QUIEN? ¿COMO? - ACCIÓN FRECUENCIA
CONTROLA? AL CONTROL ACEPTACIÓN

Mediante el cubrimiento Programación

Programación y/o Plan Formato programación
Funcionario asignado de las solicitudes de los Semanal contemplada con todas
de Transporte y/o Plan de Transporte
procesos las solicitudes

Verificando el
Formato con la firma de
Prestación del servicio cumplimiento de la Formato control diario
Funcionario asignado Semanal los funcionarios de
de transporte programación y/o Plan prestación del servicio
recibido a satisfacción
de Transporte

Ejecución del plan de Responsable del Controlando el

calidad de los servicios Proceso Gestión de seguimiento al
Formato control de la Cumplimento del plan
contratados (servicios Recursos Físicos, cronograma de Permanente
prestación del servicio de calidad con Vo.Bo.
de aseo, cafetería, Infraestructura y actividades y al plan de
seguridad y vigilancia) Servicios calidad

Verificando que lo físico

El ingreso y egreso de Comprobantes de Que lo físico coincida
Responsable Almacén y corresponda con lo
los bienes (consumo y Permanente Entradas y/o Salidas del con lo registrado en el
Auxiliar de Bodega pactado en el contrato,
devolutivos) Almacén comprobante
factura y/o comprobante

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 6 de 13

CAPITULO No. 3 VERIFICACIÓN Y CONTROL

RC: RESPONSABLE DEL
CALCULO RA: RESPONSABLE
INDICADOR DEL ANÁLISIS
OBJETIVO NOMBRE META FD: FUENTE DE DATOS
(FORMULA) RS: RESPONSABLE
PC: PERIODICIDAD DEL DEL SEGUIMIENTO
CALCULO

Medir el cumplimento del

Plan de Contratación en  RC: Responsable
sus fases pre-contractual del Área y/o
y de ejecución Contractual designado. RA: Responsable del
Nº de Contratos área
(En cuanto a los Gastos Porcentaje de
100% Realizados / Nº  FD: Formato de
de funcionamiento de contratos realizados RS: Profesional
Contratos Programados datos del Plan de
competencia del proceso Contratación.
Asignado
Gestión de Recursos
Físicos, Infraestructura y  PC: Mensual
Servicios)

Medir el nivel de
satisfacción de los Nº de funcionarios  RC: Funcionario RA: Responsable del
Establecer línea base asignado área
servicios prestados satisfechos / Total de
Nivel de satisfacción para septiembre de
(Transporte, Cafetería, funcionarios  FD: Encuestas RS: Profesional
2007
Aseo, Seguridad y encuestados  PC: Trimestral Asignado
Vigilancia)
 RC: Funcionario
Nº de mantenimientos asignado RA: Responsable del
Medir la eficacia de los Porcentaje de Establecer línea base área
recurrentes / Total
mantenimientos recurrencia en los para septiembre de  FD: Solicitud del
mantenimientos RS: Profesional
efectuados mantenimientos 2007 servicio
efectuados Asignado
 PC: Bimestral

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 7 de 13

 RC: Responsable
Valor mensual del del almacén
Medir y controlar el RA: Responsable del
Consumo por centro de consumo por área / área
consumo de elementos 100%  FD: Estadísticas
costos Valor total consumo de
por área de consumo por área RS: Profesional asignado
la entidad
 PC: S

CAPITULO No. 4 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

INTERNA – PROCEDIMIENTO Y / O REGISTROS CÓDIGO Y/O IDENTIFICACIÓN

ADMINISTRACIÓN DEL PLAN DE CONTRATACIÓN 03-03-PR-01

ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR 03-03-PR-02

ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES INMUEBLES 03-03-PR-03

ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES 03-03-PR-04

MANEJO Y CREACION – CAJA MENOR- 03-03-IS-01

PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO 03-03-IS-02

PRESTACION DEL SERVICIO DE CAFETERIA 03-03-IS-03

PRESTACION DEL SERVICIO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA 03-03-IS-04

SOLICITUD DE SERVICIO DE DE MTTO Y/O REPARACIONES LOCATIVAS 03-03-IS-05

AUTORIZACION DE INGRESO EN DIAS NO HABILES 03-03-IS-06

AUTORIZACION DE RETIRO DE VEHICULOS DIAS NO HABILES 03-03-IS-07

AUTORIZACION DE RETIRO Y TRASLADO INTERNO DE ELEMENTOS 03-03-IS-08

BAJA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 03-03-IS-09

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 8 de 13

MANTENIMIENTO Y RECARGA DE EXTINTORES 03-03-IS-10

SOLICITUD DE ELEMENTOS 03-03-FR-01

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO, REPUESTOS Y/O REPARACIONES 03-03-FR-02

SOLICITUD DEL SERVICIO DE TRANSPORTE 03-03-FR-03

PROGRAMACION DEL SERVICIO DE TRANSPORTE 03-03-FR-04

CONTROL DIARIO DEL SERVICIO DE TRANSPORTE 03-03-FR-05

CONTROL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (AÑO- 2007) 03-03-FR-06

SOLICITUD DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO (PARQUE AUTOMOTOR) 03-03-FR-07

AUTORIZACION DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO 03-03-FR-08

AUTORIZACION SALIDA DE VEHICULOS FUERA DE BOGOTA 03-03-FR-09

CONTROL DE TURNOS DEL SERVICIO DE ASEO 03-03-FR-10

CONTROL MANTENIMINETO ASEO BAÑOS 03-03-FR-11

CONTROL MANTENIMINETO ASEO (OFICINAS Y PASILLOS) 03-03-FR-12

COMPROBANTE CAJA MENOR 03-03-FR-13

AUTORIZACIÓN PARA INGRESO AL EDIFICIO EN DÍAS Y HORAS NO HÁBILES N.A

AUTORIZACIÓN DE RETIRO Y MOVIMIENTO INTERNO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS, CONSUMO Y N.A

OTROS
N.A
AUTORIZACIÓN DE INGRESO A LOS PARQUEADEROS DE VISITANTES DEL CAD

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 9 de 13

SOLICITUD DE CUPO DE PARQUEADERO N.A

SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE OFICIAL DE ELEMENTOS N.A

ACTUALIZACIÓN DE FIRMAS AUTORIZADAS PARA SOLICITAR SERVICIOS DE LA ENTIDAD Y EL CAD. N.A

CONDICIONES TÉCNICAS INICIALES PREVIAS A FIRMA DE ACTA DE INICIACIÓN N.A

N.A
AUTORIZACIÓN DE RETIRO PERMANENTE DE EQUIPOS PORTÁTILES
N.A
AUTORIZACIÓN DE RETIRO DEL CAD DE VEHÍCULOS OFICIALES EN DÍAS NO HÁBILES
N.A
HOJA DE VERIFICACIÓN DE FACTURAS Y SOPORTE PARA PAGO
N.A
ACTA DE ENTREGA Y RECIBO SERVICIOS DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO PARQUE AUTOMOTOR.
N.A
RECIBO SERVICIO DE MANTENIMIENTO LOCATIVO

CAPITULO No. 4 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

REFERENCIA ORIGEN
NUMER AN INTERNACIONA NACIONA DISTRITA INTERN
TIPO DESCRIPCIÓN
O O L L L O
Por la cual se expide el Manual de
RESOLUCIO Procedimientos administrativos y Contables para
001 2001 X
N el manejo de los bienes en los entes Públicos
del Distrito Capital

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 10 de 13

CAPITULO No. 5 CARGOS ASOCIADOS

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO CODIGO GRADO
Director 50 04
Secretaria General 54 03
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Un (1) Responsable del Área
Un (1) Profesional Especializado 222 06
Dos (2) Profesional Universitario 219 04
Un (1) Técnico Operativo Auxiliar Administrativo 314 02
Ocho (8) Auxiliares Administrativos 407 04
Quince (15) Conductores de planta 480 03
Ocho (8) Conductores Contratistas 480 05
Un (1) Profesional Contratista
Un (1) Asesor Contratista

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS Código:

E INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP

Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 11 de 13

CAPITULO No. 6 PLAN DE COMUNICACIONES

A QUIEN MEDIO O CANAL TIPO DE CONTROL DE LA
QUE SE COMUNICA QUIEN COMUNICA COMUNICA DE COMUNICACIÓN EFICACIA DE LA
(RECEPTOR) COMUNICACION INTERNA -EXTERNA COMUNICACION
Plan de contratación (En
cuanto a los Gastos de Memorando, CORDIS y sello de
Subdirectores,
funcionamiento de Responsable del Proceso Correo institucional, radicado
Jefes de Oficina
competencia del proceso Gestión de Recursos Página Web:
Asesora, Interna - externa Correo institucional –
Gestión de Recursos Físicos, Infraestructura y Página de
Responsables de control de lectura.
Físicos, infraestructura y Servicios contratación a la
área.
servicios) vista.

Subdirectores, CORDIS y sello de

Responsable del Proceso
Programación de Jefes de Oficina Memorando, radicado.
Gestión de Recursos
Transporte Asesora, Interno
Físicos, Infraestructura y Correo institucional Correo institucional-
Responsables de
Servicios control de lectura
área.
Aplicativo Sistema
Profesional Administrativo y
Informe cuenta mensual Profesional universitario
Especializado Financiero - SAIF Interno Balance de Almacén
(Almacén) (Responsable del Almacén)
Contabilidad Memorando con
carpeta soportes
Responsable del Proceso CORDIS y sello de
Cuenta mensual, Control Interno
Gestión de Recursos Memorando y radicado
Semestral y Anual de Oficina Jurídica Interno
contratación Físicos, Infraestructura y Correo electrónico Correo institucional –
Servicios control de lectura.
CORDIS y sello de
Responsable del Proceso radicado
Oficina Asesora de
Informe de Gestión Gestión de Recursos Memorando y
Planeación, Control Interno Correo institucional –
Físicos, Infraestructura y Correo electrónico
Interno control de lectura.
Servicios

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS, Código:
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP
Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 12 de 13

CAPITULO No. 6 PLAN DE COMUNICACIONES

Memorando con CORDIS y sello de
Indicadores de consumo Profesional universitario Oficina Asesora de
documentos Interno radicado
mensual por área (Responsable del Almacén) Planeación
soporte
Responsable de
Inventarios con Vo.Bo. CORDIS y sello de
Informe de pérdidas y Memorando con
Responsable del Proceso Oficina Asesora radicado.
publicidad documentos Interno
Gestión de Recursos Jurídica
soporte
Físicos, Infraestructura y
Servicios
CORDIS y sello de
Responsable del Proceso radicado.
Informe de Austeridad Gestión de Recursos Memorando y
Control Interno Interno Correo institucional –
Físicos, Infraestructura y Correo electrónico
control de lectura.
Servicios

Memorando con CORDIS y sello de

Reintegro de Caja Menor Responsable de manejo Secretaria General radicado.
documentos Interno
caja menor Área Financiera.
soporte
CORDIS y sello de
Responsable del Proceso Memorando con radicado.
Informe Mensual de Gestión de Recursos documentos
contratación Secretaria General soporte Interno Correo institucional –
Físicos, Infraestructura y
control de lectura.
Servicios Correo electrónico

Responsable del Proceso CORDIS y sello de

Reporte de pago servicios Gestión de Recursos Memorando y radicado.
públicos Área Financiera Interno
Físicos, Infraestructura y Correo electrónico Correo institucional –
Servicios control de lectura

03-02-CP
V.1
 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS Código:

E INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS 03-03-CP

Tipo de Proceso: Versión: Fecha: Pagina:
APOYO 01 13 de 13

CAPITULO No. 7 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 N.A.

ELABORÓ (Nombre, Firma y Cargo): REVISO Y APROBO (Nombre, Firma y Cargo):

MARIA CONSUELO ROCHA FERRO MARIA CONSUELO ROCHA FERRO

03-02-CP
V.1