TODO A MITAD DE Acta de constitución del proyecto “Proyecto

PRECIO Implementación de la metodología de las 5S”

Versión. 1.0, 14/03/2019

[Implementación de la metodología de las 5S.]

(Proyecto Metodología de las 5S)

Acta de Constitución del Proyecto

(Project Charter)
Versión [1.0]
 
[Este documento es la plantilla base para elaborar el documento “Project Charter” . Los textos que
aparecen entre paréntesis rectos son explicaciones de que debe contener cada sección. Dichos
textos se deben seleccionar y sustituir por el contenido que corresponda.]

Historia de revisiones
Fecha Versión Descripción Autor
14/03/2019 [1.0] Identificación del proyecto Martin Duque
       
       
       

Martin Duque

Santiago de Cali, 14 de Marzo de 2019

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 TODO A MITAD DE Acta de constitución del proyecto “Proyecto
PRECIO Implementación de la metodología de las 5S”
Versión. 1.0, 14/03/2019

El acta de constitución del proyecto compendia los documentos y la

información necesaria requerida por quienes toman la decisión para aprobar
el proyecto y para la financiación de las etapas. La audiencia objetivo del
acta de constitución del proyecto es el patrocinador, el promotor y líderes
del proyecto.

1.- Información del proyecto.

Autoridad del Proyecto
[La autoridad de este proyecto, que se llevara a cabo en la empresa “Todo a Mita de Precio” con la
implementación de la metodología de las 5S, en la ciudad de Cali – Valle del Cauca, denominado
proyecto “Implementación 5S”, es el gerente Fabián Vergara, propietario de la empresa
mencionada, para la ejecución de este proyecto contratara los servicios de la empresa consultora
PL, quien asumirá el rol para liderar las funciones para llevar a cabo el cumplimiento del contrato, ,
asigna al Gerente del Proyecto para dirigir el conjunto de actividades requeridas hasta llegar al
cierre del proyecto a total satisfacción de ambas partes.]

 Autorización
Esta sección asegura que el iniciador del proyecto tenga autoridad para llevar a cabo los recursos
apropiados dentro de la organización.
Esta acta de constitución da los lineamientos, para dar inicio al Proyecto “Implementación de la
metodología de las 5S”, Ha sido diseñada por la empresa consultora PL, en acuerdo entre ambas
partes con TODO A MITAD DE PRECIO, quien a través del SPONSOR Y PATROCINADOR, el
señor Fabián Vergara, autoriza a partir de dar inicio al contrato , los egresos necesarios para
empezar a invertir en la primera fase de Implementación “Implementación Metodología de las 5s”
en la empresa TODO A MITAD DE PRECIO, que lidera esta proyecto, hasta la terminación en su
etapa final de cierre.

 Gerente del Proyecto

[Esta sección nombra explícitamente al gerente del proyecto y puede definir su rol y
responsabilidad sobre el proyecto. Esta sección enlista las habilidades del Gerente del Proyecto y
justifica su selección para este proyecto. Dependiendo de las complejidades esta sección puede
describir como el Gerente del Proyecto controlará la organización matriz y a los empleados]
El Gerente del Proyecto, asignado por la empresa consultora PL es el Ingeniero Martin Duque,
quien cuenta con la autorización amplia y suficiente otorgada por el Sponsor y Patrocinador del
proyecto, para solicitar por escrito a través del Primer Contacto del Cliente (PC), toda la
información, recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros necesarios para la viabilidad de
implementar la metodología de las 5S. Todo esto, bajo el principio del respeto de los procesos
administrativos de su cliente, de las condiciones de entendimiento establecidas previamente en el
SOW y en la Declaración del Alcance.

El Ingeniero Martin Duque es una persona calificada, idónea para ejercer como Gerente del
Proyecto Implementación de la metodología de las 5S por las razones descritas a continuación:

Es profesional en Ingeniería Industrial de la UNICUCES, por lo tanto, cuenta con los conocimientos
teóricos de aplicación empresarial, requeridos para dirigir este proyecto, que tiene como objetivo la
organización de la bodega de almacenamiento.

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Actualmente se encuentra estudiando decimo semestre Ingeniería Industrial en la UNICUCES, esto

le brinda las herramientas necesarias para direccionar el proyecto adecuadamente, con el aspecto
de realizar mejoras en los procesos en cuanto a organización y disminución de costos.

Responsabilidades principales
• Elaborar el Plan del Proyecto y asegurar que se cumpla lo establecido.
• Llevar a cabo labores de seguimiento y control: Reportar periódicamente la situación del
proyecto, actualizar periódicamente el Plan del Proyecto.
• Tomar decisiones sobre aspectos que tengan impacto en el alcance, costo o plazo
comprometidos.
• Asegurar la integridad y calidad de los entregables generados en el proyecto.

 Comité Directivo

[Esta sección describe el control administrativo sobre el proyecto. Dentro del proyecto, control
interno debe estar establecido para controlar las actividades que son llevadas a cabo día a día en
el proyecto. El Gerente del Proyecto debe de tener el control interno administrativo. Un comité
externo debe de establecerse para asegurar que los recursos de la organización son aplicados
para que los objetivos de la organización y del proyecto se logren.]
Los miembros del Comité Directivo son:

Sponsor y Patrocinador:
Fabián Vergara, Gerente Propietario – Todo a Mitad de Precio.

Project Manager:
Martin Duque, Consultor Empresarial - Proveedor de Servicios de Consultoría PL.

Documentalista Técnica y Jefe de Control Interno- Primer Contacto del Cliente (PC):
Juan Perez, Jefe de Bodega – Todo a Mitad de Precio.

 Controles
[Esta sección debe de describir o referenciar un proceso por medio del cual controles internos y
externos interactúen. Diagramas deben usarse donde sean apropiados.]

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PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL

PROCESO FINALIZAR
INICIO DEL PROCESOS
DE EL
PROYECTO DE CIERRE
INICIACION PROYECTO

PROCESOS DE EJECUCION

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Definir el objetivo. Implementacion de los planes de

Analsis de la situacion actual. mejora.
(Diagrama Causa Efecto).
Plan y Cronograma de
implementacion de las 5S.

PLANIFICAR EJECUTAR

ACTUAR VERIFICAR
Correciones y puesta en marcha Verificacion de indicadores.
del plan piloto. Disminucion del costo.
Financiamiento.
Ahorro de costos

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Políticas y prácticas de desarrollo del talento humano.

Planes métodos y procedimientos de Todo a Mitad de Precio.
Estructura organizacional a cargo del Gerente.

En la ejecución del proyecto se tendrá cuenta el ciclo de mejora del proyecto que comprende las
siguientes etapas:

Definición de objetivos.
Formulación de políticas.
Diagnóstico a partir de lecciones aprendidas.
Viabilidad del proyecto.

Aplicar el ciclo de la mejora del proyecto PHVA.

Planificar: Definiendo los objetivos claros, generar una misión y visión del mismo.
Ejecutar: Traducción de objetivos.
Verificar: Crear los mecanismos de evaluación que permitan enriquecer y dinamizar el proyecto.
Actuar: Puesta en marcha del proyecto piloto, el cual se puede ajustar nuevamente de acuerdo a
los resultados que se vayan obteniendo.

Utilizar técnicas y herramientas para llevar a cabo el seguimiento de la calidad del proyecto.

Gráficos de dispersión.
Diagrama de Ishikawa.
Diagrama de Pareto.
Checklist.
Histograma.

Integración: Controlar las tareas del proyecto.

Controlar los cambios.
Alcance: Controlar el alcance.
Recursos: Controlar los recursos.
Gestionar el equipo del proyecto.
Tiempo: Controlar el cronograma.
Costo: Controlar los costos.
Riesgo: Controlar los riesgos.
Calidad: Realizar el control de la calidad.
Adquisiciones: Administrar los contratos.
Comunicación: Gestionar la comunicación.

Roles y Responsabilidades
[Esta sección discute toda la estructura de la organización del proyecto con sus roles y
responsabilidades a través de las fases del proyecto. Nota: Como un adendo a esta sub-sección
puede ser aconsejable desarrollar una matriz. La matriz expone las actividades mayores del
proyecto y los grupos clave de influyentes o interesados en el proyecto. ]

Project Owner Gerente General Todo a Mitad de Precio persona que ha creado el proyecto.
Puede asignar las responsabilidad de Project Manager (PM) a otro usuario o ser él mismo el que
dirija el proyecto. Por tanto, los permisos son los mismos que los del PL. Además, recuerda que
ningún usuario puede eliminarlo de su proyecto.

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Project Manager Consultor PL: responsable del proyecto, capaz de planificar y gestionar las
actividades, recursos (costes y equipo de trabajo) y obtener informes de proyectos.

Team Member Jefe de Bodega: está involucrado en el proyecto, ya sea porque participa en todas
o algunas actividades del mismo. Podrá asignar e imputar costes en las tareas en las que participe,
así como validarlas.

Gerente
General

Consultor PL

Jefe Gestión Jefe

Jefe Bodega
Humana Contabilidad

Asistente
Bodega

Auxiliares
Bodega

Conductores

Gerente General: Garantizara los recursos necesarios, para la implementación del proyecto, de
acuerdo al cronograma de implementación del consultor PL.

Responsabilizara a cada jefe de área para se cumpla el proyecto.

Consultor PL: Planificara las actividades, para implementar la metodología de las 5S de acuerdo al
ciclo PHVA.

Responsabilizar a los líderes del proyecto de su cumplimiento y de no dejarlo caer.

Jefe de Bodega: La persona encargada de explicar cómo se lleva el proceso de almacenamiento

de mercancía al consultor de PL.

Liderar la continuidad de la mejora con la implementación de las 5S en la bodega.

Auxiliares de Bodega: Seguir la metodología de las 5S en su proceso, con el orden, selección,

limpieza, clasificación y manteniéndolo en sus actividades diarias en la bodega.

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Matriz de Responsabilidad del Proyecto Implementación de la metodología de las 5S

Fase del Proyecto Stakeholder Clave
 Fase 1 - Inicio del proyecto Sponsor/Patrocinador, Project Manager y Documentalista Técnica
(Gerente General).
 Fase 2 – Compromiso de la alta Project Manager, Documentalista Técnica (Gerente General) y Equipo de
dirección, Organización del comité de Trabajo.
5S
 Fase 3 – Lanzamiento oficial de las Comité de 5S (integrado por los Jefes de Área) y Documentalista Técnica
5S, Planificación de actividades, (Gerente General).
Capacitación del personal en 5S
 Fase 4 – Implementación de seiri Equipo de Trabajo y Documentalista Técnica (Consultor PL).
(Seleccionar)
 Implementación seiton ( Ordenar)
 Implementación de seiso (Limpiar)
 Implementación de seiketsu
(Estandarizar)
 Implementación de shitsuke
(Mantener)
 Fase 5 – Establecimiento del plan Auditores Internos y Project Manager.
de seguimiento, realización de
evaluaciones.
 Fase 6 – Revisión de evaluaciones Documentalista Técnica y Project Manager.
y difusión de resultados.
 Fase 7 – Establecimiento del plan Sponsor/Patrocinador y Project Manager.
de mejora.
 Cierre del proyecto

 Vista general de la Organización del Proyecto

[Esta sección describe individuos u organizaciones clave que soportan el proyecto no directamente
bajo la autoridad del Gerente del Proyecto. Una Matriz de Responsabilidad puede facilitar la tarea
de organizar y asignar recursos de responsabilidad.]

Otros Stakeholders clave para alcanzar el éxito del Proyecto Implementación de la metodología de las
5s, son los integrantes del “Equipo del Proyecto” conformado por Jefes de Área de Todo a Mitad de
Precio. En el Proyecto Implementación de la metodología de las 5S, los mismos que deberán conformar
el Comité de 5S, relacionados a continuación:

- Emilio Calderón / Jefe Gestión Humana

- Rosa Paz /Jefe Contabilidad
- Juan Perez / Jefe de Bodega

2.- Información del equipo.

Propósito del Proyecto

[Esta sección comunica el propósito del proyecto y del Acta de Constitución del Proyecto que se
está estableciendo.]
Con la implementación de la metodología de las 5S en la empresa Todo a Mitad de Precio, se
quiere lograr la correcta organización de la mercancía ordenada y clasificada, para facilitar los
inventarios y evitar el deterioro de la mercancía.

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Necesidad de Negocio/Problema/Business Need/Problem:

[Todos los proyectos se inician por una necesidad de negocio, solicitud de un cliente, demanda de
un mercado, un avance tecnológico, un requisito legal o una necesidad social.]

Se ve delimitado por la falta de organización que se presenta en las bodegas de la empresa TODO
A MITAD DE PRECIO, por deficiencia que produce la falta de herramienta que presente las
funciones de los colaboradores de la misma para mantener en una óptima organización
permitiendo realizar mejor las funciones en el proceso y actividad a realizar.
La falta de herramientas para la organización de la bodega limita el buen funcionamiento de las
tareas a realizar por cada uno de los colaboradores lo cual está generando pérdidas en un alto,
porcentaje y deterioro en las mercancías por su difícil ubicación.

Solución Propuesta:

Alternativa considerada Por qué se escoge

Compra de Estantería.
Contratación de personal idóneo.
Aplicación de la metodología 5S.
El correcto almacenamiento de la mercancía,
rotulado y clasificado para facilitar los
inventarios.
El área de bodega, el personal es muy
limitado y tienen varias funciones.
Limpieza, ordenamiento, organización,
codificación de la mercancía, adecuación
áreas de desplazamiento marcándolas para
facilidad en el manejo de la mercancía.

Objetivos del Proyecto:

[Esta sección define los objetivos del proyecto y la manera como se relacionan a las metas y
los objetivos de la organización.]

Objetivos del Proyecto

Presentar una propuesta para la organización de la bodega de mercancía de la empresa Todo

a Mitad de Precio, con base en la metodología 5S, con el fin de disminuir costos por daño de
mercancía y agilizar los procesos de inventario.

Definir la viabilidad del proyecto mediante costos y beneficios que permitan su

implementación.

Consistencia/Alineamiento con el Plan Estratégico de la Organización

[Indique la dirección estratégica del proyecto]

Las soluciones propuestas, los objetivos del proyecto y las metas de la organización son
coherentes con la visión de la empresa Todo a Mitad de Precio:

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Visión: Ser una empresa de referencia, líder en distribución de moda, en continuo crecimiento, con
presencia nacional, que se distinga por proporcionar una calidad de atención y servicio excelente a
sus clientes.

El proyecto apoyará las siguientes metas estratégicas de la organización. Para cada meta, los
objetivos del proyecto son identificados
Metas de la Organización Objetivos del Proyecto
Disminuir las novedades por el deterioro de la Garantizar con la compra de estantería el
mercancía. correcto almacenamiento.
Aumentar la participación en el mercado Desarrollar estrategias para la incorporación
regional. de nuevos clientes.
Exactitud en el inventario. Mejorar por medio de las 5S la clasificación
de la mercancía.
Reducción de los costos de calidad Desarrollar estrategias que mejoren la calidad
en el servicio.

3.- Información del alcance.

Alcance del Proyecto

[El nivel de detalle en esta sección debe ser suficiente para un desarrollo detallado del alcance en
el plan de gestión del proyecto. Una descripción más detallada del alcance del proyecto será
desarrollada en Fase de Planeación.
Describa cualquier supuesto aplicable y /o restricciones que puedan afectar el proyecto.]

Prestación de servicios de consultoría de PL en la implementación de las 5S como técnica de la

mejora continúa.

Cronograma de Hitos
[Esta sección muestra el cronograma del proyecto resumido que identifica los principales productos
entregables y los hitos del cronograma clave.]

Proyecto Calidad Fecha meta (MM/DD/YYYY)

 Fase 1 - Inicio del proyecto
 Fase 2 – Preliminar
 Fase 3 – Ejecución
 Fase 4 – Seguimiento y mejora
 Fase 5 – Pre-Auditoría
 Fase 6 – Auditoría
 Fase 7 – Cierre del proyecto

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Supuestos de la Organización y Ambientales

[Los supuestos o suposiciones son factores que, para los propósitos de la planeación, se
consideran verdaderos, reales o ciertos, sin necesidad de contar con evidencias o demostración.
Los equipos del proyecto frecuentemente identifican, documentan y validan las premisas o
suposiciones como parte de su proceso de planeación.]

DE LA ORGANIZACIÓN:

El material de los cursos será elaborado con anterioridad a la fecha programada para su
exposición.

Se cuenta con el apoyo de los consultores para el desarrollo de las capacitaciones ofrecidas en la
propuesta.

Se cuenta con el total compromiso del consultor asignado al proyecto.

Se presentará un informe mensual sobre los avances del programa de capacitación, el cual estará
sujeto a revisión y aprobación por el Sponsor del Proyecto Metodología del Clima Organizacional.

El proyecto contará con una reunión de apertura y otra de cierre.

AMBIENTALES:

El cliente respetará el cronograma de capacitación presentado en la propuesta.

El cliente suministrará un espacio de trabajo adecuado para la estadía de la consultora de PL

designada como Project Manager durante el desarrollo del proyecto.

Los informes presentados serán revisados y aprobados por el cliente, pudiéndose realizar el cobro
del servicio de capacitación.

El cliente comprará los elementos necesarios oportunamente para llevar a cabo las actividades
programadas.

El equipo de trabajo de la empresa cliente, tiene total disposición para aprender y para apoyar la
normal ejecución del Proyecto Implementación de la Metodología de las 5S.

Restricciones de la Organización y Ambientales

[En esta sección se relacionarán las restricciones o limitaciones aplicable, ya sea interna o
externamente al proyecto, que afectará el rendimiento del proyecto o de un proceso. ]
DE LA ORGANIZACIÓN:

La ejecución del Proyecto Implementación de la Metodología de las 5S depende, directamente, de

la cooperación por parte de los involucrados; de su diligencia, interés, y su cumplimiento de los
compromisos adquiridos en la ejecución del proyecto.

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El cumplimiento en los entregables por parte de la empresa de consultoría PL depende de los

recursos invertidos en cada etapa del proyecto por parte de su cliente TODO A MITAD DE
PRECIO.

AMBIENTALES:

El presupuesto del proyecto no debe exceder lo presentado en la propuesta a TODO A MITAD DE

PRECIO, exceptuando las fases que dependen directamente de proveedores ajenos a la empresa
consultora PL.

Los pagos mensuales al proveedor de consultoría empresarial PL, estarán sujetos al cumplimiento
en los entregables que dependan directamente de la empresa consultora PL, de acuerdo con la
planeación realizada.

Los entregables que dependen exclusivamente del cumplimiento de proveedores externos, no

podrán de ninguna manera afectar el pago de los honorarios a la empresa consultora PL.

Factores Críticos de Éxito

[Provea una lista de por lo menos cinco (5) factores críticos de éxito. Los factores críticos de éxito
son resultados que deben ser alcanzados para que el proyecto sea considerado un éxito. Estas
factores deben correlacionarse con los Objetivos del Proyecto descritos en una sección arriba.]
1. Aprobación de un presupuesto para la compra de estanterías y aplicación de la metodología de
las 5S.
2. Contratación de personal idóneo.
3. El equipo de trabajo siga las instrucciones dadas por el consultor de PL.
4. Disponibilidad de las instalaciones, equipos de cómputo y de telecomunicaciones.
5. Mantener la metodología de las 5S después de ser implementada.
6. Compromiso de la alta dirección.
7. Comunicación asertiva y respeto entre todos los involucrados del proyecto.
8. Liderazgo y motivación al equipo de trabajo por parte del Sponsor/Patrocinador.
9. Establecimiento de un plan de mejora.

Nota 1: Los proyectos están llenos de incertidumbre. De tal manera, es aconsejable, como parte de
esta Acta de Constitución, desarrollar una evaluación inicial de riesgo para identificar, cuantificar, y
establecer respuestas de mitigación para eventos de alto riesgo que podrían afectar de manera
adversa el resultado del proyecto.

El desarrollo del plan de gestión del proyecto será resultado de esta Acta de Constitución del
Proyecto:
 Desarrollar un plan de medición de desempeño del proyecto para medir el desempeño
contra estos objetivos.
 Proveer un reporte de desempeño del proyecto para documentar los resultados

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO.

NOMBRE EMPRESA CARGO
Fabián Vergara Todo a Mitad de Precio Gerente Propietario

Firmas
Nombre del proyecto Implementación de la metodología de las 5S.

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Firmas
Gerente del proyecto Martin Duque
Yo he revisado la información contenida en esta Acta de constitución y estoy de acuerdo.
Nombre Rol Firma Fecha

Fabián Vergara Sponsor y Patrocinador 14/03/2019

Martin Duque Project Manager 14/03/2019
Juan Pérez Documentalista Técnica y 14/03/2019
Jefe de Bodega

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