Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Gestión de la Integración del Proyecto

Tema 3. Dirigir y Gestionar

Tema 4: Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
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que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho
ejercicio se deriven.

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Índice del tema

Introducción al curso ..................................................................................................................................... 4
Logros de aprendizaje .................................................................................................................................. 5
Mapa conceptual........................................................................................................................................... 6
Dirigir y Gestionar; Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto .............................................................. 7
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto ............................................................................... 7
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto ...................................................................... 11
Bibliografía .................................................................................................................................................. 15

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Introducción al curso
Un proyecto requiere la Coordinación de grupos y equipos de trabajo, y por lo tanto, de los
diferentes grupos de procesos para lograr los objetivos del proyecto, por esta razón vamos a
centrarnos en la revisión de seis procesos que se convierten en los ejes que permiten articular el
resto de procesos de las otras áreas de conocimiento.

Así, pues, el Gerente de proyecto puede y debe fijar el rumbo de los proyectos a su cargo.
Tengamos en cuenta que los proyectos tienen un inicio y un fin, y por el camino habrá que
desarrollar un plan coherente y viable que lo conduzca y facilite la gestión y el control del mismo.

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Logros de aprendizaje

Al finalizar la semana los alumnos serán capaces de:

 Definir el proyecto en función de los objetivos de la organización que la ejecuta.
 Integrar la planificación de los diferentes componentes del proyecto e implementar un
enfoque de gestión, liderazgo, seguimiento y control en el cumplimiento de los objetivos
del proyecto.

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Mapa conceptual

Integración y Gestión; el Acta de Constitución

del Proyecto
Desarrollar el Plan para la Dirección del
Proyecto

Gestión de la Integración del Dirigir y Gestionar; Monitorear y Controlar el

Proyecto Trabajo del Proyecto

Realizar el Control Integrado de cambios;

Cerrar Proyecto o Fase

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Dirigir y Gestionar; Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso clave, dentro del Grupo de Procesos de
Ejecución que más tiempo le demanda al Gerente del Proyecto.

Ejemplos de Escenarios de estado de un proyecto

Recordemos el Análisis del valor ganado gráficamente y observemos estos ejemplos de cuatro
escenarios de estados de un proyecto. En ellos podemos apreciar las relaciones entre el costo
presupuestado, el costo real y el valor ganado.
Estas situaciones medidas con el valor ganado se pueden presentar en cualquier momento y el
Gerente de Proyecto debe estar preparado para redirigir el curso del proyecto.
Escenario superior izquierdo: El valor ganado se encuentra en el mismo punto que el valor
planeado por lo tanto podemos decir que el cronograma está alineado; sin embargo el costo real
está muy por encima del valor ganado por lo tanto estamos con un sobrecosto. Debemos tomar
medidas correctivas para corregir el costo.

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Escenario inferior izquierdo: El valor ganado se encuentra casi al centro entre el costo real que
está por encima y el valor planeado que está por debajo. Ante esta situación concluimos que hay
sobrecosto pero estamos adelantados en cronograma. En este escenario es claro que podemos
recuperar sobrecosto a costa del cronograma.

Escenario superior derecho: El valor ganado está por encima del valor planeado y del costo
real por lo tanto estamos bien en costo y cronograma, situación que normalmente se presenta
al comienzo de un proyecto.

Escenario inferior derecho: El valor ganado se encuentra por debajo del costo real y del valor
planeado por lo tanto podemos decir que hay sobrecosto y atraso en el proyecto.

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En definitiva, estos ejemplos de estado de un proyecto solo pueden ser obtenidos recolectando
los datos de desempeño del trabajo como el avance real (valor ganado) y costo actual, lo que se
realiza durante el proceso de dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.

¿Qué es Dirigir y Gestionar el trabajo del Proyecto?

Este proceso, especificado por la guía del PMBOK consiste en ejecutar el trabajo definido en el
Plan para la dirección del Proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

Entradas, técnicas y herramientas y salidas

Al igual que con cualquier proceso establecido por la guía del PMBOK, contamos con unas
entradas que mediante el empleo de técnicas y herramientas proporcionarán las salidas
adecuadas.
Las entradas a las que nos referimos son:
1. Plan para la Dirección del Proyecto.
2. Solicitudes de cambios aprobadas
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la organización
En cuanto a las técnicas y herramientas disponemos de juicios de expertos; Sistemas de
información para la Dirección de Proyectos (PIMIS) y Reuniones.
Finalmente, las salidas que obtenemos pueden ser:
1. Entregables
2. Datos de desempeño del trabajo
3. Solicitudes de cambio
4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
5. Actualizaciones a los Documentos del proyecto

Para dirigir y gestionar el trabajo del Proyecto se debe ejecutar el trabajo definido en el Plan
para la Dirección del Proyecto para lograr cubrir los requisitos definidos en la declaración del
alcance e implementar los cambios aprobados en el proyecto, ya que la mayor parte del tiempo
y costo del proyecto es consumido en este proceso.

Solicitudes de cambio
A continuación se comenta la segunda fuente o entrada en el proceso de estudio,
correspondiente a la implementación de los cambios aprobados en el Proyecto. Hablamos de las
solicitudes de cambios aprobadas.
Estas constan de: acciones correctivas, acciones preventivas, reparación de defecto y
actualizaciones.
• Acción correctiva: una actividad intencionada para realinear el desempeño del
trabajo con el plan
• Acción preventiva: una actividad intencionada que asegura que el desempeño
futuro del trabajo está alineado con el plan
• Reparación de defectos: una actividad intencionada. Para modificar un producto
o componente no conforme
• Actualizaciones: cambios en los elementos formalmente controlados del
proyecto (planes, documentos, etc.)

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PIMIS
En este proceso ya es necesario contar con una herramienta de Gestión de Proyectos
ilustrándose más de 35 herramientas de software tanto libre como licenciado y en ambiente web,
cada una de las cuales con distintas funcionalidades.
A más funcionalidades, el software es más pesado, costoso y con mayores grados de dificultad
en su uso, por lo que es importante evaluar una herramienta acorde con el tipo de proyecto que
se maneja.

Salidas
Se señalan tres de las salidas claves del proceso en estudio: entregables, datos de desempeño
del trabajo y las solicitudes de cambio.
 Entregables: son el producto o resultado elaborado y aprobado producido en un
proceso, fase o proyecto. Componentes tangibles (del producto y del proyecto) para
cumplir con objetivos del proyecto.
 Datos de desempeño del trabajo: hablamos de las mediciones y observaciones
identificadas durante la ejecución del trabajo. Se recopilan en la ejecución de los
trabajos:
o Trabajo completado
o Indicadores de desempeño técnico.
o Fechas de comienzo y fin de actividades planificadas
o Número de Solicitudes de cambio.
o Número de defectos, costos reales, duraciones reales, etc.
 Solicitudes de cambio: cuando lo ejecutado no está relacionado con lo planificado, se
proponen los cambios respectivos. (documento, entregable, cambio a línea base u otras
partes del plan de dirección)
o Las solicitudes de cambio aprobadas pueden acompañar
o Acciones correctivas: realinear desempeño con el plan
o Acciones preventivas: asegurar desempeño alineado

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o Reparación del defecto: modificar producto no conforme

o Actualizaciones: cambios en elementos controlados del proyecto (documentos,
planes) para reflejar contenidos que se han modificado o añadido

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el primer proceso dentro de los Procesos de
Seguimiento y Control, perteneciente a la Gestión de la Integración del Proyecto. A través de
éste, el Gerente del proyecto supervisa el avance del trabajo planificado y toma las acciones.

¿Qué es Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto?

Es el proceso que consiste en dar seguimiento, revisar e informar sobre el avance del proyecto;
a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del
proyecto.
Los interesados comprenden el estado actual del Proyecto.
Para Monitorear y Controlar el Trabajo de un Proyecto se debe tener en cuenta que el
seguimiento es un aspecto de la gerencia de proyectos y que este seguimiento se realiza a lo
largo de la duración del proyecto; por tanto este proceso de seguimiento y control se realiza

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desde el grupo de procesos de inicio, hasta el cierre del proyecto. Además, proporciona
conocimientos al equipo sobre la salud del proyecto.

Monitorear (supervisar)
En este punto describiremos el proceso de monitoreo, como una forma de supervisión del
proyecto.
Las acciones clave para monitorear el proyecto son los siguientes. Haga clic en cada imagen
para descubrir la información.
• Observar y recopilar la información relativa al desempeño.
• Analizar tendencias futuras que puedan perjudicar el proyecto.
• Efectuar mejoras al proyecto para evitar el perjuicio.
• Identificar áreas que requieran atención especial.
Este proceso se resume en que no solo involucra supervisar el avance, sino analizar la
información de los períodos de medición anteriores para ver tendencias, prevenir con acciones
tendientes a mejorar el proyecto y así identificar áreas que requieran atención.

Control del Proyecto

Detallemos cuáles son los procesos que implican controlar el Proyecto.
 Comparar el rendimiento ejecutado con el rendimiento planificado.
• Evaluar desempeño
• Determinar acciones preventivas, correctivas y reparación de defectos.
• Solicitar los cambios respectivos
• Identificar nuevos riesgos; revisar riesgos existentes e implementar planes de respuesta
• Modificar el plan para la dirección del proyecto.
• Hacer seguimiento a la implementación de modificaciones.
• Determinar si las acciones permitieron resolver el problema de desempeño.

A continuación, les mostramos, de forma gráfica, la representación de estas dos actividades que
juntas conforman el proceso de MONITOREAR y CONTROLAR el trabajo del proyecto.
LA ACTIVIDAD DE monitorear se inicia con la recopilación de información del período actual
(mensual, bisemanal, semanal, etc.) para así analizarla con el fin de proyectar las tendencias
futuras que nos permitan Mejorar y finalmente identificar problemas.
Si el monitoreo nos identifica problemas debemos de comparar lo planificado contra lo real para
medir su incidencia, luego generar y evaluar alternativas factibles seleccionando las acciones
preventivas (que son las que más debemos desarrollar) o correctivas (si tenemos que enfrentar
el problema) o reparar defectos (si no cumplimos con los criterios de aceptación de algún
entregable rechazado por el cliente; lo más grave). Esto se debe plasmar formalmente a través
de una solicitud de cambio, que de aprobarse modificará una o más secciones (planes
subsidiarios o líneas base) del plan de dirección del proyecto.
Las modificaciones deben ser seguidas y revisadas con el fin de determinar que las acciones
propuestas fueron efectivas.

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Entradas
Una o más de las entradas mostradas deben de usarse junto con técnicas y herramientas como
las mostradas para generar principalmente los informes de desempeño del trabajo, y si fuera
necesario las solicitudes de cambio.
De las entradas existentes, explicaremos:
• Pronósticos del Cronograma
• Pronósticos de Costos.
• Cambios Validados
• Información de desempeño del Trabajo

¿Qué información nos brinda el Plan para la Dirección del Proyecto?

El Plan para la Dirección del Proyecto contiene información sobre la planificación del trabajo a
realizar, esta información es importante para las actividades de control del proyecto y se utiliza
para comparar lo planificado con lo ejecutado.
La siguiente entrada hace referencia al pronóstico del cronograma, éste se deriva del progreso
realizado respecto a la Línea Base. Se expresa en términos de variación (Schedule Variance) e
índice de desempeño (Schedule Performance Index). En proyectos que no usan el Valor Ganado
se proporcionan valores de desviaciones respecto a fechas de finalización planificadas.
Sirve para determinar si el proyecto se encuentra dentro de Tolerancia definida o es necesaria
una solicitud de cambio.
Los Pronósticos de costos se derivan del progreso realizado respecto a la Línea base y se
expresa en términos de variación (Cost Variance) e índice de desempeño (Cost Performance
Index)
Se puede comparar el Estimate At Complete (estimado hasta la conclusión) con el Budget At
Complete (presupuesto hasta la conclusión) para ver si proyecto está en nivel de tolerancia o es
necesaria solicitud de cambio.
En proyectos que no usan el valor ganado se proporcionan valores de desviaciones respecto a
gastos planificados versus reales y a los costos finales previstos.

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¿Qué son los cambios validados?

Son los cambios aprobados resultantes de Realizar el Control Integrado de cambios que
requieren validación para confirmar si fueron implementados correctamente.
Por último la Información de desempeño del Trabajo, son datos recopilados de varios procesos
de control, analizados en contexto e integrados sobre base de relaciones entre áreas, que se
transforman en información. Ésta conlleva la realización de correlaciones y contexto,
proporcionando una base sólida para decisiones del proyecto.
Los datos dan información sobre:
• Estado de Entregables
• Estado de implementación de solicitudes de cambios
• Estimaciones hasta la conclusión (ETC) pronosticadas

Técnicas y herramientas
Las técnicas y herramientas que se describen a continuación, permitirán la obtención de las
salidas correctas de este proceso. Las más empleadas para monitorear y controlar el Trabajo del
Proyecto son:
• Juicio Experto: El Director y el equipo, determinan las acciones necesarias para asegurar
que el desempeño del proyecto está a la altura de expectativas.
• Técnicas Analíticas. Las técnicas analíticas se utilizan para pronosticar resultados
potenciales sobre variaciones en variables del proyecto. Estas son:
- El Análisis de regresión; la causa raíz; análisis causal…
- Los Métodos de clasificación, pronóstico…
- El Análisis de tendencias, el valor ganado
• Sistemas para la dirección del proyecto o Pe-eme-ís. Los Pe-eme-ís dan acceso a
herramientas de programación, costos, recursos, registros, indicadores de desempeño,
etc.
• Reuniones: Pueden ser cara a cara, virtuales, etc. Además pueden realizarse con un
grupo de usuarios y realizar el seguimiento de las mismas.

Salidas
Para concluir el proceso, nos centraremos en las salidas obtenidas. Explicaremos dos de ellas:
las solicitudes de cambio y los Informes de Desempeño de trabajo.
Como consecuencia de la comparación entre lo planificado y lo real se generan solicitudes de
cambio para ampliar, reducir o modificar los objetivos del proyecto (alcance, tiempos, costos y
calidad).
Puede implicar la elaboración de:
• Acciones correctivas.
• Acciones preventivas.
• Reparación de defectos.
Los Informes de desempeño del trabajo constituyen una representación física o electrónica de
información sobre el desempeño del trabajo para generar decisiones, acciones o conocimiento.
Se puede comunicar verbalmente, pero es preferible emplear los documentos del proyecto
indicados para ello (informes de estado).

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Bibliografía
- PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2013) Guía de los fundamentos para la
dirección de proyectos (guía del PMBOK) 5a ed. Newton Square, Pennsylvania: Project
Management Institute.
- VILLAR, Víctor (2010) Integrando los proyectos con la estrategia organizacional
En: Cuadernos de Investigación, Escuela de Postgrado de la UPC, edición N° 10, Abril
2010

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