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Seguimiento y Control de Proyectos con Microsoft Project

El objetivo de esta práctica es que los alumnos conozcan las posibilidades que ofrece Microsoft
Project para realizar un detallado seguimiento y control de los proyectos en ejecución.

Llamamos seguimiento al proceso de recopilación de datos sobre el funcionamiento real del

proyecto y su incorporación al programa, así como la obtención de los informes pertinentes para
que el director y el personal implicado esté informado de los cambios ocurridos frente a la
programación de trabajos inicial. Llamamos control a la función que utiliza los datos
proporcionados por el seguimiento para llevar la ejecución real del proyecto de acuerdo con los
planes previstos.

En esta práctica vamos a introducir los datos referentes a un proyecto determinado y una vez
obtenido el calendario definitivo, simularemos que comienza la ejecución del mismo, y
paralelamente a ella, comenzará el seguimiento del proyecto, introduciendo los datos “reales de
ejecución”. Los datos del proyecto se muestran a continuación:

Técnicos Auxiliares
Duración(d
Actividad Siguientes (personas/ (personas/
ías)
día) día)
A 2 B, C 2 1
B 3 E - 2
C 2 G, H 3 1
D 4 E, F 3 -
E 5 - 6 2
F 1 I 2 3
G 5 J - 1
H 4 I, J 3 2
I 3 K 4 2
J 6 K 3 -
K 3 - 2 2

Se supone que para la realización de este proyecto disponemos de un total de 6 técnicos y 4

auxiliares. El coste por hora estándar para los técnicos es de 45 € y para los auxiliares de 25
€. Las horas extra se cobran a 55 y 30 € respectivamente.

Además, vamos a introducir otros tipos de costes. En concreto vamos a suponer un coste
fijo para algunas de las actividades del proyecto, que son los que se muestran a
continuación:
 Coste fijo
Actividad
(euros)

A 200
B -
C 275
D -
E -
F 155
G 235
H 1500
I 2750
J 60
K 25

Para la introducción de estos costes fijos debemos estar situados en la pantalla Diagrama de
Gantt y seleccionar en el menú Ver/Tabla/Costo. En la columna Costo fijo podemos
introducir los costes fijos de las diferentes actividades. Supongamos que el coste fijo de
todas las actividades se imputa por prorrateo, excepto el de las actividades J y K. El coste
fijo de J se imputa al comenzar dicha actividad y el de K al finalizar la misma. Además, se
puede introducir un Costo fijo general para el proyecto en esta misma tabla. Para ello debe
aparecer la tarea resumen del proyecto (Herramientas/Opciones y en la
pestaña General,  activar la casilla Mostrar tarea resumen del proyecto). Supongamos un
costo fijo general para el proyecto de 650 €. Para volver a la vista
anterior Ver/Tabla/Entrada.

Supongamos que queremos comenzar la ejecución del proyecto el primer Lunes del mes de
Junio.

1. ¿Cuál es la duración inicial del proyecto? ¿Cuál es su fecha prevista de finalización?

2. ¿Cuál es el coste total del proyecto?

3. ¿Es el calendario actual factible desde el punto de vista de los recursos?

Resolver de forma automática el problema de la programación de proyectos con recursos

limitados utilizando la opción Redistribuir recursos de Microsoft Project, estableciendo
como Orden de Redistribución “Estándar”.

4. ¿Cuál es ahora la duración del proyecto? ¿Ha variado su coste?

Una vez tenemos el calendario de ejecución definitivo debemos realizar una serie de pasos
previos al comienzo de la ejecución, necesarios para poder llevar a cabo el seguimiento y
control del mismo.
Cinco tipos de información permiten analizar el progreso al realizar el seguimiento de las
tareas de un proyecto: duración, trabajo, fecha de comienzo, fecha de fin y costo. Los
cambios en cada uno de estos campos permiten comparar y evaluar el progreso: planeado,
programado, real y restante.

Por ejemplo, para una tarea puede haber campos de información que contengan
la información planeada, programada, real y restante. El contenido de estos campos
puede coincidir o ser diferente. Las variaciones entre determinados campos puede
examinarse para obtener información útil para el seguimiento. Es por ello que se hace
referencia a estos campos como campos de seguimiento.

La información planeada o prevista también se conoce como de línea de base. Algunos

ejemplos de campos que contienen información de línea de base son Trabajo previsto,
Comienzo previsto, Costo previsto, etc. Cuando, tras la fase de programación obtengamos
el calendario de ejecución definitivo, éste debe ser guardado como línea de base. Al guardar
una línea de base, se guardan los cinco campos de información (trabajo, costo, duración,
fecha de comienzo y fecha de fin) de cada una de las tareas del proyecto. Posteriormente,
cuando realice el seguimiento de una tarea concreta, se podrá ver rápidamente si se está
utilizando más o menos trabajo o costo del que se había planeado originalmente, o bien si la
tarea va a comenzar o finalizar antes o después de lo previsto.

La información programada es la información actual más actualizada acerca de las tareas.

Los campos que contienen información programada son Duración, Trabajo, Comienzo, Fin
y Costo. Los campos de Duración, Trabajo, Comienzo, Fin y Costo programados
representan las cantidades totales de la tarea.

Al comenzar un proyecto, la información programada suele ser idéntica a la información de

línea de base planificada. No obstante, a medida que se van completando las tareas, se
podrán realizar ajustes e introducir información real. Es posible que nos demos cuenta de
que una tarea necesitará tres días más de lo que se había planeado en principio o que otra
tarea pueda comenzar un día antes. Otra tarea puede haber producido un costo adicional.
Con estos ajustes, la información programada se vuelve a calcular para proporcionar la
imagen general del proyecto más actualizada.

Al comenzar a introducir la información real acerca de las tareas en curso, la información

programada la tiene en cuenta y vuelve a realizar los cálculos en consecuencia. Por
ejemplo, el trabajo programado se calcula como la suma del trabajo real y el trabajo
restante. En el caso de las tareas finalizadas, la información programada es la misma que la
información real.

La información real refleja el modo en el que las tareas se llevan a cabo finalmente. Al

principio existe una proyección planeada de duración, trabajo, costo y fechas de comienzo
y fin. La información de progreso (real) de las tareas se va introduciendo, de modo que al
final exista un reflejo real del estado de la tarea. La información real permite saber el costo
real de la tarea, el número de días de trabajo que se han empleado en ella realmente, así
como las fechas reales de comienzo y fin.
La información real se introduce en campos como Trabajo real, Duración real, Comienzo
real, Fin real y Costo real. Si introduce la información real en uno o dos campos, el resto de
la información real puede calcularse automáticamente. Por ejemplo, si introduce la fecha de
Comienzo y Fin real, el campo Duración real y otros podrán calcularse automáticamente.
Lo mismo ocurre si introduce otro tipo de información de seguimiento, como el porcentaje
completado.

La información restante es útil para aquellas tareas que aún no hayan empezado o las
tareas en curso, existen campos de trabajo restante, costo restante y duración restante. Estos
campos calculan la cantidad de tiempo y costo que queda antes de que la tarea esté
completada. Los campos de este tipo son una previsión del futuro.

Para las tareas que aún no han comenzado, el contenido del campo Trabajo restante es el
mismo que el del campo Trabajo programado. Para las tareas en curso, el trabajo restante se
calcula restando el trabajo real al trabajo programado. Lo mismo ocurre con los campos
Costo restante y Duración restante. El campo Trabajo restante puede modificarse, del
mismo modo que ocurre con los campos Trabajo real y Trabajo programado.

Para llevar a cabo el seguimiento, pueden sernos de utilidad los campos referentes a
la información de variación, que comparan la información programada actual con la
información planeada original. Por ejemplo, el campo Variación de trabajo muestra la
diferencia entre los campos Trabajo previsto y Trabajo programado. Algunos ejemplos son
Variación de trabajo, Variación de costo, Variación de duración, Variación de comienzo y
Variación de fin.

Como ya sabemos, se puede agregar cualquier campo a cualquier vista de hoja. Por
ejemplo, es posible que se desee insertar la columna Duración prevista junto al campo
Duración programada en el diagrama de Gantt. Para ello, en el menú Insertar, haríamos
clic en Columna y seleccionaríamos el campo que deseáramos mostrar en la vista.
También se puede aplicar una tabla de las ya diseñadas con varios campos de seguimiento.
Algunas de ellas son las tablas de seguimiento, trabajo, costo y variación. Otra posibilidad
es crear una tabla personalizada que contenga los campos de seguimiento que necesite.

Así pues, en primer lugar vamos a guardar la información de línea de base. Para ello se
debe seleccionar en el menú Herramientas/Seguimiento  y hacer clic en Establecer línea de
base. No se debe confundir línea de base con plan provisional. Al guardar una línea de
base, Project se limita a copiar la información de tareas, recursos, asignaciones y costos de
los campos programados a los campos de línea de base. Si seleccionamos ahora en el
menú Ver/Tabla/Seguimiento podemos observar algunos de los datos reales, que
inicialmente están todos vacíos.

Vamos a continuación a simular que comienza el proyecto y comenzamos al mismo tiempo

a introducir los datos reales sobre su ejecución. Puesto que el proyecto debe comenzar el
primer Lunes de Junio, vamos a suponer que hoy es ya el Lunes siguiente. Para simular esto
seleccionamos en el menú Proyecto/Información del Proyecto y en el campo Fecha de
hoy  seleccionamos la fecha correspondiente. Como vemos, los datos reales siguen sin
variar, puesto que nosotros todavía, a fecha de hoy, no hemos introducido ningún dato real.
Podemos también seleccionar en el menú Ver/Gantt de seguimiento, con lo que aparece un
diagrama de Gantt útil para comprobar el progreso del proyecto y poder compararlo de
forma sencilla con el plan previsto. Así pues, para cada actividad aparecen dos barras, una
superior y otra inferior. La superior combina la información real y la programada a partir de
ésta. La inferior indica la información prevista inicialmente para la tarea.

 Supongamos que la actividad A empezó y finalizó cuando debía. Para indicar esto,
podemos introducir directamente las fechas de comienzo y fin real o simplemente
en el campo %Completado escribir 100, con lo que el programa asume que la
actividad se ha ejecutado conforme al plan previsto. Como vemos los campos reales
de costo, duración y trabajo, se actualizan automáticamente conforme a lo previsto.
Comprobar cómo en el Gantt de seguimiento se refleja esta situación.

 Supongamos que la actividad D empezó un día más tarde de lo debido pero que su
duración fue la prevista inicialmente. Para ello escribimos su fecha de comienzo
correspondiente. Vemos que en el diagrama de Gantt de seguimiento la actividad se
reprograma para empezar un día más tarde, lo que no afecta a otras actividades. Si
ahora indicamos que a día de hoy esta 100% completada, MS-Project asume que el
único cambio es que la actividad empezó un día más tarde, pero el resto ha ido
conforme al plan inicial. En el Gantt de seguimiento queda reflejado este hecho.

 Supongamos ahora que la actividad B empezó un día más tarde de lo previsto.

Escribimos en Comienzo real esta fecha. Sin embargo, finalmente conseguimos
ejecutarla en un día menos, finalizando cuando debía. Para reflejar esto, escribimos
su fecha de finalización real el día correspondiente. Seleccionando en el
menú Ver/Tabla/Variación podemos comparar algunos datos reales con los
inicialmente previstos. También podemos ver el progreso de los costes
seleccionando en el menú Ver/Tabla/Costo. ¿Por qué la variación del coste para la
actividad B es negativo? Para volver a la vista anterior Ver/Tabla/Seguimiento.

 Reflejemos ahora que la actividad C empezó con un día de retraso. Al hacer esto,
fijémonos que si su duración es la prevista inicialmente, esto afectará a otras
actividades, que deberán empezar más tarde. Supongamos que su duración final fue
la prevista inicialmente (para ello escribimos su duración prevista en el campo
duración real o escribimos 100 en el campo %completado). Fijémonos que las
actividades F, G, H y J se reprograman para que se cumplan las relaciones de
precedencia. Supongamos además que la actividad C ha gastado 350 euros de costes
fijos en lugar de los 275 previstos inicialmente. Para ello seleccionamos en el
menú Ver/Tabla/Costo y en el coste fijo de C escribimos 350. Podemos observar
que el coste real de la actividad se recalcula pero no el previsto inicialmente, y esta
diferencia de 75 euros queda reflejada en el campo variación.

Teniendo en cuenta la situación actual del proyecto, ¿crees que podremos finalizarlo en la
fecha prevista inicialmente? Esto podemos verlo directamente en el diagrama de Gantt o
seleccionando en el menú Ver/Tabla/Variación.
Ahora el alumno puede cambiar de nuevo la Fecha de hoy y seguir simulando la
introducción de datos reales…