Escuela de Educación

GUÍA N° 6: Elaboración carta gantt y presupuesto para una investigación.

Introducción.

¿Qué es una Carta Gantt?

El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo
objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado.

La carta Gantt o gráfica de Gantt, fue desarrollada por Henry Gantt a fines del siglo XIX, durante la
primera guerra mundial. Esta consiste, esencialmente, en relacionar el tiempo de la actividad planificada con
el tiempo que realmente se demoró en su ejecución. Comenzó aplicándose en el área de producción de las
empresas, y desde ahí se extendió a todo tipo de actividades. Gantt procuró resolver el problema de la
programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de manera tal que se
pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e
igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.
Por su parte, el presupuesto corresponde al instrumento o herramienta que permite planificar los
gastos que deban ser realizados para ejecutar un proyecto cualquiera. En este sentido, el presupuesto debe
estar directamente vinculado con las actividades descritas en la carta Gantt, y es considerado como un apoyo
fundamental para el correcto funcionamiento de un proyecto de investigación.

Diseño de cartas Gantt para la organización de proyectos.

Una gráfica de Gantt es una forma fácil para calendarizar tareas. Es esencialmente una gráfica donde
las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la
tarea. Este instrumento permite también que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar información
del tiempo ejecutado en cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo
previsto.
El graficarla consiste simplemente en un sistema de coordenadas en que se indica (figura Nº1):

• En el eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al
trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
• En el eje Vertical: las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace
corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración, en la cual la medición efectúa
con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra (la altura carece de significado).

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Figura Nº1:

Una de sus ventajas es que es fácil de dibujar y de entender, obliga a programar las actividades con
precisión y facilita el control de ellas. Otra ventaja del uso de una gráfica de Gantt, es que las barras que
representan actividades o tareas son trazadas a escala, esto es, el tamaño de la barra indica la longitud
relativa del tiempo que llevará terminar la tarea (figura Nº2). Su desventaja radica en que fija un solo lapso de
tiempo para realizar cada actividad, y no indica en forma clara la secuencia entre actividades.

Figura Nº2:

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Figura Nº 3

Aquí se observa una distribución de las tareas divididas por ámbitos, lo que sería perfectamente
aplicable al trabajo de investigación.

Ejemplo:

Fases ENERO FEBRERO

1. Recogida de información
Observación directa del contexto
Diseño de pautas de observación
Validación de pautas

Software para la elaboración de cartas Gantt

En la construcción de esta herramienta, existe un programa computacional desarrollado por Microsoft
denominado Project. Dicho software está diseñado para apoyar la administración de proyectos en el
desarrollo de planes, asignación de tareas, y realizar seguimiento al progreso del trabajo. Resulta una
herramienta útil y de uso intuitivo, por lo que es posible explorar sus aplicaciones en forma práctica.
Está disponible para Windows 7 y 8 y es posible descargarlo en el sitio web: http://microsoft-project-
professional.softonic.com/descargar.

Pasos a seguir para la elaboración de una carta Gantt

Para efectos de cada uno de los proyectos de investigación que están desarrollando, se deben
considerar de 4 a 6 meses de duración, organizando la carta Gantt en dos etapas. En la 1º etapa se
consideran las tareas o actividades realizadas durante este 1º semestre, y en la 2º etapa proyectar las tareas
o actividades necesarias para finalizar el proyecto de investigación. Por ejemplo:

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Figura Nº 4:
Carta Gantt para Proyecto de Investigación estudiantes UST.

ETAPA I
Registro de actividades Mes1: Mes2: Mes 3: Mes 4:
Fase1

Fase 2

ETAPA II
Registro de actividades Mes1: Mes2: Mes 3: Mes 4:
Fase1

Fase 2

Observaciones:

 Para las fases y actividades puede incluir las filas necesarias.

 Ejemplos de fases: “Recogida de información”, “Análisis de datos”.

Elaboración del presupuesto para un proyecto de investigación.

Dentro de las actividades relacionadas con el diseño y ejecución de proyectos, la planificación del
presupuesto constituye un elemento básico y primordial para garantizar su sustentabilidad, financiar los
recursos humanos, materiales y de equipamiento necesario, y con ello alcanzar el cumplimiento de los
objetivos planteados por el proyecto de investigación.
El presupuesto de un proyecto de investigación consta de dos partidas fundamentales:
a) los gastos directos, que como su nombre lo indica, están completamente relacionados con su
ejecución y constituyen el mayor peso del valor total, y en términos generales corresponden a
todos los gastos derivados de los Recursos Humanos y Recursos Materiales necesarios para
poder llevar a cabo el proyecto; y
b) los gastos indirectos, donde se incorporan los costos complementarios de las tareas de dirección,
apoyo, servicios y otras que se consideren necesarias para el cumplimiento de los objetivos
trazados. En innumerables casos, se considera dentro de este ámbito los llamados Recursos
Institucionales.
Adicionalmente, y en virtud de que en el presupuesto se da cuenta de los costos de la investigación,
por lo general este se presenta en una tabla, semejante a la siguiente (puede ser una planilla de cálculo
electrónica: excel u otra).
En el siguiente ejemplo, se aprecia que el ítem 1 corresponde a la suma de todos los valores
asociados al costo de cada uno de los profesionales y ayudantes adscritos a un proyecto de investigación, los

4
 que deben ser calculados a un valor mensual determinado, y ello multiplicado por el número de meses
necesarios (en el ejemplo, por años).
El ítem 2 representa todos los gastos derivados de los viajes que deberán llevarse a cabo durante el
desarrollo del proyecto, para poder lograr los objetivos propuestos en el mismo. Esta tarea se debe realizar
con sumo cuidado pues implica que previamente el equipo investigador estime los lugares que deberá visitar,
la cantidad de días que estará en los lugares planificados y luego proyecte los costos que tendrá movilizarse
de un lugar a otro.
El ítem 4 considera todos los gastos operacionales, o en otras palabras, todos los gastos asociados a
los ítem 1 y 2 que son necesarios realizar con el fin de dar cumplimiento a los objetivos inicialmente trazados.
INSTITUCIÓN PATROCINANTE (Universidad/Facultad/Departamento)

ITEM PRESUPUESTARIO MONTOS (m$)

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 TOTAL

(15 Marzo 2014 a 15 (15 Marzo 2015 a 15 de (15 Marzo 2016 a 15 (15 Marzo 2017 a
de Marzo 2015) Marzo 2016) de Marzo 2017) 15 de Marzo 2018)

PERSONAL
Investigador(a) Responsable:
<NombreApellido>

Coinvestigador(a): <NombreApellido>

Coinvestigador(a): <NombreApellido>

Becas para tesistas y/o memoristas

Personal Técnico y/o apoyo

1. SUBTOTAL PERSONAL

VIAJES DEL PROYECTO

Total Viáticos Nacionales

Total Viáticos Extranjero

Total Pasajes Nacionales

Total Pasajes Extranjero

2. SUBTOTAL VIAJES DEL PROYECTO

VIAJES PARA COOP. INTERNAC.** Solo puede solicitar recursos en este ítem para la Unidad Ejecutora del Investigador Responsable.
Total Viáticos Cooperación

Total Pasajes Cooperación

3. SUBTOTAL VIAJES COOP. INT.

4. GASTOS DE OPERACIÓN

5. BIENES DE CAPITAL

TOTAL SOLICITADO (1+2+3+4+5)*

(Ejemplo tomado de “Bases Concurso Nacional de Proyectos FONDECYT Regular 2014”)

5
 Con respecto a los gastos relacionados al ámbito 4, podemos señalar que allí deben estar presentes
gastos referidos a la papelería, fotocopias, telefonía y otros insumos que se puedan requerir para el correcto
cumplimiento de los objetivos trazados en el proyecto. Ejemplo de ello puede ser:

GASTOS DE OPERACIÓN:

Indique en la siguiente tabla, el costo anual estimado para cada uno de los subítem
necesarios para una exitosa ejecución del proyecto. Inserte tantas filas como requiera.
Justifique su solicitud en el espacio provisto. Para mayor información consulte las
“Bases Concurso Nacional de Proyectos FONDECYT Regular 2014”.

Total (miles de $)
Subítem
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4

Artículos de Oficina

Insumos Computacionales

Reactivos e Insumos de laboratorio

Adquisición de libros, revistas, suscripciones y membresías

Inscripciones en congresos

Compra de servicios

Contratación de personal auxiliar ocasional y obrero

Costo publicaciones científicas

Software y licencias

Costo de Encuestas

Costo Focus Group

Actividad(es) de Difusión a público general

Otros: Especificar

TOTAL:

(Ejemplo tomado de “Bases Concurso Nacional de Proyectos FONDECYT Regular 2014”)

Consideraciones en torno a la elaboración del presupuesto:

1. Debe existir claridad en lo que se desea realizar. Esta acción sucederá sí y sólo si previamente
existe claridad en los objetivos y tareas por llevar a cabo. Por lo tanto, debe construirse una vez
que el proyecto de investigación presenta todos sus componentes elaborados.
2. Estrecha vinculación con el cronograma o Carta Gantt. Será el cumplimiento del cronograma el
que indique cuándo se deba incurrir en un gasto determinado, especialmente si este es de
operación.
3. Incluir un porcentaje para imprevistos.
4. No suponer los montos a fijar en el presupuesto. Para ello se deben realizar cotizaciones que
permitan acercar el gasto a la realidad existente.
5. Se debe verificar mensualmente el grado de avance a través del cumplimiento del cronograma y
presupuesto.
6. Hay que recordar que es posible modificar el cronograma y presupuesto en función de la
realidad del proyecto

Por último, y para efectos de la construcción del presupuesto requerido en los proyectos de
investigación que elaborarán los alumnos de la Escuela de Educación de la UST, será necesario incluir
solamente los aspectos referidos a Recursos Humanos (Personal), Viajes del Proyecto y Gastos de

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Operación, permitiendo en esta oportunidad que los ítems Viajes de Cooperación Internacional y Bienes de
Capital no sean considerados.

Bibliografía

DUOC-UC (2011). Apuntes Administración de Recursos Informáticos. Escuela de Ingeniería. Disponible en

http://apuntesduoc.pbworks.com/f/10

FONDECYT (2014). Bases Concurso Nacional de Proyectos FONDECYT Regular 2014.

Hernández J.S., Almirall P.J. & Gravalosa A.J. (2011). Caracterización del presupuesto para los proyectos de
investigación. Revista Cubana de Salud y Trabajo 56.