Apunte Académico

Clase: 14 Planificación del tiempo con el uso de la Carta Gantt

Unidad: II
Asignatura: ING1207 Taller fundamentos de la ingeniería
Escuela: Ingeniería Industrial
Introducción

En esta clase se dará término a la unidad dos del curso Taller Fundamentos de la
Ingeniería. Durante esta unidad has revisado contenidos y herramientas que van
más allá de crear una solución y has podido abordar un método que, de forma
integral, responde a las necesidades de un problema.

Para dar término a estos contenidos, en esta clase conocerás los procesos
asociados a la gestión del cronograma de un proyecto. En la primera parte de este
apunte, aprenderás que la planificación de un proyecto no está sujeta solo al
tiempo, sino que hay otras áreas que se deben gestionar, no obstante, solo se
revisará la gestión del cronograma.

En la segunda parte del apunte conocerás todos los procesos que define la guía
del PMBOK para poder realizar una gestión eficaz del cronograma, los cuales son:

• Planificar la gestión del tiempo.

• Definir las actividades.
• Secuenciar las actividades.
• Estimar la duración de las actividades.
• Desarrollar el cronograma.

En la última parte de este documento aprenderás a desarrollar una Carta Gantt, la

cual es la herramienta más utilizada para la planificación de proyectos y
comprenderás cómo se utiliza para realizar monitoreo y seguimiento a los
proyectos.
Primera parte: La planificación de proyectos

La planificación es clave para el éxito de los proyectos. Según González (2004)

“La planificación es el proceso de preparación de un conjunto de decisiones
respecto a la actividad en el futuro, basándose en investigación, reflexión y
pensamientos sistemáticos”.

La planificación abarca múltiples áreas. Según la guía del PMBOK en su sexta

edición (2018), las áreas de gestión de planificación son:

• Alcance.
• Cronograma.
• Costos.
• Calidad.
• Recursos.
• Comunicaciones.
• Riesgos.
• Adquisiciones.
• Interesados (stakeholders).

A las áreas de gestión indicadas se agrega la de integración, en la cual se revisan

los procesos asociados a la gestión en conjunto.

Probablemente, una de las áreas más importantes es la gestión del cronograma,

es por lo que en esta clase aprenderemos los procesos que permiten realizar una
gestión eficaz del tiempo.
Segunda parte: Procesos de planificación del cronograma

Si bien existen distintos métodos para poder planificar el cronograma, en este

curso revisaremos los procesos que define el PMBOK en su 6ta edición, sin
intención de realizar un análisis profundo de cada uno de ellos.

La gestión del cronograma incluye los procesos requeridos para administrar que
un proyecto finalice en el tiempo correcto. La gestión de esta área es importante
para la comunicación y gestión de expectativas de los interesados y es una base
para informar el desempeño. Puesto que los procesos de planificación que
presenta el PMBOK están muy estrechamente vinculados, en proyectos
pequeños, pareciera que fuesen un único proceso que podría realizar una persona
en un tiempo relativamente corto; sin embargo, esto no significa en ningún caso
que son procesos sencillos ni de poco impacto.

Los procesos del grupo de procesos de planificación son:

• Planificar la gestión del tiempo.

• Definir las actividades.
• Secuenciar las actividades.
• Estimar la duración de las actividades.
• Desarrollar el cronograma.

Planificar la gestión del tiempo

El PMBOK en su 6ta edición (2017) define “Planificar la Gestión del Cronograma

es el proceso de establecer las políticas, los procedimientos y la documentación
para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del
proyecto”. El principal resultado es que propone la guía y dirección de cómo se
gestionará el cronograma a lo largo de todo el proyecto. Esto último implica, entre
otras, definir cómo se gestionarán las contingencias y cambios en el cronograma y
cómo se va a actualizar los cambios.

La salida de este proceso es el Plan de Gestión del Cronograma. Este no incluye

solamente los procesos que se utilizarán en la gestión, sino que también responde
a las preguntas de ¿Quién será el responsable de la gestión del cronograma?
¿Qué herramientas se utilizarán para realizar el cronograma? ¿Cuál será el nivel
precisión al estimar el tiempo de las actividades? ¿Cuál será el nivel de tolerancia
de desvíos del cronograma? ¿Qué metodología se utilizará para reportar
avances? Entre otras.
Definir las actividades

Previo a definir plazos se deben detallar cada una de las actividades que se
requieren realizar. Para poder lograr esto de forma más eficaz, se requiere que
previo hayas reconocido cuáles son los entregables en cada una de las fases del
proyecto. La salida de este proceso es la lista de actividades del proyecto, atributo
de ellas y lista de hitos.

Los hitos son puntos o eventos importantes y significativos dentro del proyecto. Se
caracterizan por tener una duración de tiempo 0. Se utilizan principalmente para
comunicar eventos a la alta gerencia u otros interesados y su función es aprobar el
entregable dentro del proyecto.

Secuenciar actividades.

En este proceso se pretende identificar y documentar las relaciones que tienen las
actividades del proyecto. El principal beneficio de este proceso es la definición de
la secuencia del trabajo reconociendo las restricciones propias del proyecto y la
naturaleza de las actividades. En términos simples busca reconocer la
dependencia de las actividades, cuál va primero y cuál le sigue.

El resultado final de este proceso es el diagrama de red del cronograma, en la cual

se presentan todas las actividades definidas de inicio a fin.

Ilustración 1 - Ejemplo de Diagrama de red del cronograma. Fuente: Elaboración propia.

Estimar la duración de las actividades

Estimar la duración de actividades es el proceso en el cual se realiza una

estimación de la cantidad de tiempo (definidos por la unidad de periodos
establecidos en el Plan de gestión del cronograma) necesario para terminar las
actividades con los recursos estimados. La estimación tiene un alto riesgo de no
ser acertado.
La duración del tiempo de cada actividad dependerá de la cantidad de recursos
utilizados (monetarios, maquinarias, equipos de persona, etc.). Es por lo que, al
momento de estimar el tiempo, consideres los recursos que serán asignados a
cada actividad. Técnicas que se utilizan para estimar el tiempo de una actividad
son:

• Estimación análoga: se realiza la estimación en función de otras actividades

similares realizadas antes por la empresa. Se le llama también estimación
descendente, es rápida y económica, pero suele ser también la más
imprecisa.
• Estimación paramétrica: utiliza información histórica para estimar la
duración de una actividad. Se diferencia de la estimación análoga pues
utiliza métodos matemáticos como lo es la regresión lineal.
• Estimación por 3 valores (PERT): se calcula el tiempo mediante una
fórmula que utiliza 3 valores de tiempo el pesimista, el más probable y el
optimista. La fórmula es la siguiente:
•
Ecuación 1 - Estimación de 3 valores (PERT). Fuente: Elaboración propia.

Dónde:

Te = tiempo estimado.

Tmp = tiempo más probable.

To = tiempo optimista

Desarrollar el cronograma

El desarrollo del cronograma es el proceso de secuenciar las actividades con sus

respectivas estimaciones de tiempo, requisitos de recursos y restricciones del
cronograma, para crear un modelo de programación del proyecto. Es en
consecuencia, la integración de todos los procesos vistos en esta clase.
La salida de este proceso es el cronograma del proyecto el cual es un modelo que
presenta las actividades vinculadas con fechas, duraciones, hitos y recursos.
Aunque el cronograma del proyecto podría presentarse en una tabla, lo común es
la utilización de formas gráficas. En este curso revisaremos el diagrama de barras
(comúnmente conocido como carta Gantt o diagrama de barras) aunque existen
otros como la malla CPM y el burndown chart.
Tercera parte: Diagrama Gantt

Como se indicó en la sección anterior, el desarrollo del cronograma es el término

de los procesos de planificación del tiempo y consiste en la integración de todos
los procesos anteriores. La carta Gantt es probablemente la herramienta más
utilizada en la gestión de proyectos por su simplicidad y beneficios. Esta es un
registro cronológico gráfico, donde se describen tareas y cuánto tiempo se
requerirá para completarlas.

Los pasos para diseñar una carta Gantt son:

1. Definir un listado con las actividades, tareas o eventos que se requieren

para la realización del proyecto.
2. Identificar el tiempo que se requerirá para cada una de las tareas e
identificar el responsable.
3. Crea un cuadro el cual se debe completar con tareas, responsables y
tiempos. Por tarea debes utilizar una fila del cuadro.
4. Completa la tabla con registros de barras indicando el inicio y término de
cada actividad.

A continuación, se presenta el ejemplo de un cuadro con la información y el

Diagrama Gantt generado a partir de él.

Tabla 1 - Tabla de datos del proyecto. Fuente: Elaboración propia.

Tarea Precedencia Duración Responsable

(días)
A -
B -
C A
D B
E C-D
F C
G D
H E-F
I E
J H-I
K J-G
L K
4 A.L.
3 A.V.
2 J.C.
1 J.C.
4 A.L.
2 A.L.
8 A.V.
3 J.C.
4 A.O.
2 A.O.
4 A.L.
2 A.V.

Con esta información es posible crear la carta Gantt. Como puedes reconocer, las
actividades A y B no tienen precedencia, lo que se denominan tareas o actividades
de inicio. Cada una de ellas parte en el día 1 del proyecto. En este caso,
supondremos que el proyecto da inicio el día 1 de abril del año 2021, terminando
en así la tarea A el día 4 de abril y la B el día 3 del mismo mes. La tarea C que
tiene como precedencia la tarea A, debe esperar a que termine esta última para
poder dar inicio el día 5 de abril. Para el caso de la tarea E, debe esperar que
terminen las tareas C y D para poder iniciar y así sucesivamente.

El diagrama Gantt resultante se presenta a continuación:

01-04-2021
02-04-2021
03-04-2021
04-04-2021
05-04-2021
06-04-2021
07-04-2021
08-04-2021
09-04-2021
10-04-2021
11-04-2021
12-04-2021
13-04-2021
14-04-2021
15-04-2021
16-04-2021
17-04-2021
18-04-2021
19-04-2021
20-04-2021
21-04-2021
22-04-2021
PROYECTO XYZ
Tarea Precedencia Duración
A - 4
B - 3
C A 2
D B 1
E C-D 4
F C 2
G D 8
H E-F 3
I E 4
J H-I 2
K J-G 4
L K 2

Ilustración 2 - Ejemplo Diagrama Gantt. Fuente: Elaboración propia.

Esta planificación permite también realizar monitoreo una vez que se esté en la
fase de ejecución. Así es como para la fecha del 8 de abril del 2021, según
cronograma, se deberían estar realizando las tareas E, F y G. Esta herramienta
permite reconocer de forma rápida y de forma visual aquellas actividades que
están avanzando según la planificación, o bien, presentan desviaciones.

Debes tener presente que, para la planificación, debes considerar los días no
laborales en caso de que no se trabajen. En el ejemplo anterior, al definir como no
laborales solo los sábados y domingos (sin considerar festivos), la carta Gantt
cambia de la siguiente forma.
 01-04-2021
02-04-2021
03-04-2021
04-04-2021
05-04-2021
06-04-2021
07-04-2021
08-04-2021
09-04-2021
10-04-2021
11-04-2021
12-04-2021
13-04-2021
14-04-2021
15-04-2021
16-04-2021
17-04-2021
18-04-2021
19-04-2021
20-04-2021
21-04-2021
22-04-2021
23-04-2021
24-04-2021
25-04-2021
26-04-2021
27-04-2021
28-04-2021
29-04-2021
30-04-2021
PROYECTO XYZ
Tarea
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L

Ilustración 3 - Ejemplo Diagrama Gantt días no laborales. Fuente: Elaboración propia

Existen programas especializados para el desarrollo y seguimiento de proyectos

como lo es Microsoft Project, Primavera, entre otros.

Para que puedas profundizar en el diseño de una Carta Gantt, te dejamos invitado
a que revises la cápsula de aprendizaje que la Facultad de Ingeniería y Negocios
ha diseñado en el siguiente enlace:

https://prezi.com/csgwdzqqsxec/carta-
gantt/?utm_campaign=share&utm_medium=copy
Conclusiones

En esta clase dimos por finalizada la segunda unidad el curso Taller Fundamentos
de la Ingeniería, en la cual se revisó la gestión del cronograma en los proyectos.

Aprendiste que si bien, es muy habitual pensar que la gestión de un proyecto

radica en solo definir la duración de este, lo cierto es que existen otras ocho áreas
de conocimiento según lo que define el PMBOK en su 6ta edición. Todas estas se
trabajan en forma conjunta en un área de gestión llamada Gestión de la
integración.

Al profundizar en la gestión del cronograma, aprendiste que existen 5 procesos

asociados a la gestionar el tiempo, estas son planificar la gestión del tiempo,
definir las actividades, secuenciar las actividades, estimar la duración de las
actividades y desarrollar el cronograma. Puesto que están muy relacionadas entre
sí, en proyectos de menor envergadura suelen solaparse y realizarse como un
único proceso todas estas actividades, no obstante, en proyectos de mayor
tamaño, se debe ser riguroso en ir pasando por cada uno de ellos en orden y con
su respectiva rigurosidad.

El último proceso, desarrollar el cronograma, recopila los resultados de todos los

procesos anteriores y como resultado se representa con alguna herramienta de
gestión del tiempo. Si bien hay varias y se utilizan en ocasiones en conjunto, en
esta clase se revisó la más utilizada de ellas: la carta Gantt. Esta es una
representación gráfica que permite reconocer en qué fechas debe iniciar y
terminar una tarea según la planificación. Esta herramienta permite también
realizar seguimiento a los avances del proyecto y así, en caso de encontrar
desviaciones según la planificación, tomar acciones correctivas que permitan
regularizar la situación.
Bibliografía

▪ Lledo, P. (2015). Administración de Proyectos: El ABC para un Director de

proyectos exitoso. Pablo Lledo.

▪ López Calvajar, G. A. Mata Varela, M. D. L. C. y Becerra Lois, F. Á. (2018).

Planificación de empresas. Editorial Universo Sur.

▪ Project Management Institute. (2018). Guía del PMBOK (6ta edición) y Guía
Práctica de Ágil (6th ed.). Project Management Institute.