La administración es una actividad que se divide en etapas que conocemos

como proceso administrativo, el cual contiene cuatro etapas: planeación,

organización, dirección y control. Comencemos hablando de la planeación.

1. ¿Qué es la planeación?
La planeación es la primera etapa del proceso administrativo. Su
finalidad es anticipar el futuro y determinar las estrategias y líneas de
acción necesarias para el logro de las metas de una organización.

La planeación es importante en las empresas porque por medio de

ella se diseña una visión, se analiza el entorno de la organización y se
seleccionan estrategias y tácticas para lograr el objetivo general de la
empresa

1.2 Importancia de la planeación en las

organizaciones
Es un hecho que la administración en las empresas vive un proceso
de cambios originado por diversos aspectos, los cuales son muchas
veces, ajenos a la organización. Debido a ello, la importancia de la
planeación cada vez es más grande.

Antiguamente se iniciaba una empresa partiendo de lo que el

empresario sabía hacer; hoy en día es importante planear cuestiones
como éstas antes de iniciar un negocio: ¿qué es lo que el cliente
pide?, ¿cuánto está dispuesto a pagar por el producto?, ¿qué calidad
busca en el producto?

Una vez identificadas las necesidades del cliente, se puede analizar

¿qué estoy dispuesto a producir?, ¿qué recursos tengo para iniciar el
proyecto o cuáles necesito adquirir?

Algunos de los puntos importantes de la planeación son:

 el desarrollo de la empresa,
 la reducción de los niveles de incertidumbre,
 identifica las condiciones del medio ambiente,
 establece esquemas de trabajo (planes),
 se toman decisiones basadas en hechos y no en emociones.

2. Toma de decisiones
Dentro de la planeación se toman decisiones, por ello es importante
que conozcamos el proceso, la detección de problemas y los criterios
 en la de la toma de decisiones. Para ello te invito a que realices la
lectura propuesta que contempla los siguientes tópicos:

 Importancia de la toma de decisiones

 Detección de problemas y oportunidades
 Criterios para la toma de decisiones
 Naturaleza de la toma de decisiones
 Modelo racional para la toma de decisiones

Ahora estudiarás los diferentes métodos y técnicas que se utilizan en

las etapas de planeación, organización, dirección y control.

3. Métodos y técnicas utilizados en la

planeación y control
¿El administrador cómo lleva a cabo su trabajo?, ¿cuáles son los
medios con los que se auxilia para tomar decisiones?, ¿qué facilita el
trabajo y aumenta la productividad? Para que un administrador haga
su labor existen diferentes métodos y técnicas que se aplican en una
organización. Puede utilizar estas herramientas no sólo en la etapa de
planeación, también en todas las etapas del proceso administrativo.
Entre las más conocidos están:

 Gráfica de Gantt: sirve para mostrar gráficamente los tiempos y actividades

que se realizarán a lo largo de un proyecto; es aplicable en todos los procesos
de la organización, pero cobra mayor importancia en el área de producción.
 Herramientas para la toma de decisiones:
1. a)Cuantitativas: investigación de operaciones, redes CPM, PERT, RAMPS,
Modelos de inventarios, teoría de juegos, árboles de decisión.
2. b)Técnicas de ingeniería económica: Valor presente neto, Taza Interna de
Retorno, (ROI), Valor presente neto, Análisis de recuperación, punto de
equilibrio, son técnicas que nos ayudan a tomar decisiones en las finanzas de la
empresa, sobre todo dónde invertir o cuántos días se le darán a los clientes
para que paguen sus facturas.
3. c)Métodos cualitativos: Delfo, lluvia de ideas, técnicas de grupo.
 El benchmarking es un análisis comparativo en el cual una empresa analiza a
sus principales competidores para detectar aquellas estrategias que están
siguiendo y que les resultan exitosas.
 Las herramientas de calidad, como el diagrama de Pareto, la gráfica de
Ishikawa, el diagrama de dispersión, la hoja de verificación, el histograma, el
muestreo estratificado, son útiles en los procesos normales de la organización y
ayudan a tomar decisiones en la producción para determinar la calidad.

Como te pudiste dar cuenta, la planeación se aplica en todas las

actividades que realiza una empresa, aunque también se puede
implementar en nuestra vida cotidiana.

Proceso de planeación
 El proceso de planeación contiene los siguientes elementos:
propósitos, investigación, premisas, políticas, objetivos,
procedimientos y presupuestos. Cada uno de ellos tiene una finalidad
y características propias que orientan al administrador a tomar
decisiones.

1. Propósitos. Son los deseos o fines necesarios para la empresa que ayudan a
formar las bases de la misma. Constituyen la base para formular un plan y son
esenciales porque proporcionan las pautas para el diseño de un plan
estratégico.

Características de los propósitos: ser básicos, genéricos o cualitativos (no

se expresan en cantidad) y permanentes.

2. Investigación. Es el proceso que mediante métodos científicos obtiene

información relevante de la conducta de fenómenos que pueden afectar o
beneficiar a la organización.

Proceso de la investigación:

1. a)Definición del problema

2. b)Obtención del problema mediante la observación, experimentación, encuesta
y muestreo.
3. c)Determinación de la hipótesis
4. d)Comprobación de la hipótesis
5. e)Presentación del informe
3. Premisas. Son lo que puede suceder en situaciones futuras que seguramente
afectarán el curso de acción de la empresa. Debemos tener presente que si
queremos realizar un plan, puede haber eventos que cambien el rumbo de
acción de la organización.

Tipos de premisas. Internas (dentro de la organización) externas (factores del

medio ambiente que pueden afectar o beneficiar a la organización).

4. Objetivos. Los objetivos representan los resultados que la organización espera

obtener. Son metas por alcanzar.

Características de los objetivos. Deben ser cuantitativos, temporales, reales

y alcanzables. Es importante que al redactarlos contestemos estas preguntas
¿qué?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿quién?, ¿cuándo?, y ¿por qué?

5. Estrategias. Son el camino que habrá de seguirse para llegar a la meta,

tomando en cuenta los recursos, tiempo y esfuerzos para realizarlos de manera
más favorable.

Características de las estrategias. Su vigencia está relacionada con los

objetivos de la organización, se establecen por áreas funcionales de la
organización y por niveles jerárquicos.

6. Políticas. Son una guía de acción que nos ayuda a tomar decisiones en
situaciones que se dan constantemente en la empresa.
 Características e importancia: facilitan la delegación de autoridad, motivan y
estimulan al personal, evitan pérdidas de tiempo, otorgan márgenes de libertad
en la toma de decisiones, indican al personal cómo actuar en sus operaciones.

7. Programas. Son la cuantificación del tiempo en cada uno de los procesos

necesarios para lograr un objetivo.

Características de los programas: son tácticos (para un área de actividad) y

operativos (en cada sección de un área de actividad).

8. Procedimientos. Münch y García (2004, p. 99) los definen como “el orden
cronológico y las secuencias de actividades que deben seguirse en la realización
de un trabajo repetitivo”. Por lo tanto, gracias a ellos se pueden definir tiempos
y acciones a seguir para lograr un proceso de la empresa.

Características e importancia: son específicos y detallados, además de

importantes porque determinan un orden cronológico para realizar las
actividades, promueven la eficacia y la especialización, delimitan
responsabilidades, evitan duplicidad y determinan la manera en que deben
ejecutarse las actividades, asimismo cuándo y quién es el responsable.

9. Presupuestos. Es el conjunto de actividades que deberán realizarse para

alcanzar la meta, expresado en términos económicos.

Importancia y tipos: son un elemento necesario para planear porque de esta

manera se hacen proyecciones de manera cuantificable, ayudan a evaluar el
desempeño de las áreas administrativas y es un tipo de control. Entre los
principales tipos de presupuestos están los estratégicos o corporativos, los
tácticos o departamentales y los operativos.

La planeación también tiene principios que ayudan a tomar decisiones

de manera racional:

 Factibilidad. Los planes deben ser realizables.

 Objetividad y cuantificación. La planeación debe basarse en hechos reales,
razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas,
especulaciones o cálculos arbitrarios. La confianza de la planeación debe ser
expresada en tiempo-dinero, resaltando las cantidades.
 Flexibilidad. Se debe mantener un margen de holgura para afrontar
situaciones imprevistas.
 Unidad. Todos los planes específicos deben nacer del plan general de la
organización.
 Del cambio de estrategias. Cuando un plan abarca más tiempo de lo
planeado, se deben hacer ajustes para evitar gastos a la organización.

Las organizaciones están en un ambiente global de negocios y como

tal deben evolucionar. Ahora que conoces las diferentes etapas,
principios y técnicas del proceso de planeación, es importante que
analices la primera parte del proceso de la planeación estratégica,
que es un modelo vanguardista muy semejante al proceso de
planeación, pero mucho más completo
 5. El proceso de la planeación estratégica
La planeación estrategia es la determinación de las metas y objetivos
básicos a largo plazo en una empresa, junto con la adopción de
cursos de acción y la distribución de acciones necesarias para lograr
los propósitos.

El proceso de planeación estratégica se divide en dos fases:

1. Formular estrategias. En esta fase la empresa debe definir su misión y

visión, así como diagnosticar el medio ambiente interno y externo de la
organización, con la finalidad de establecer objetivos a largo plazo y definir
estrategias para alcanzarlos.
2. Implementar las estrategias. En esta de fase se definen objetivos anuales,
se diseñan políticas y procesos además, se debe adaptar la estructura
organizacional a la estrategia seleccionada. En este punto es importante
motivar al personal haciéndolo parte del proceso con la finalidad de crear una
cultura organizacional que ayude a alcanzar el objetivo de la empresa.

En este Curso sólo estudiarás estudiarás la fase de formular

estrategias, que tiene como finalidad definir con claridad la misión, la
visión, la filosofía y hacer un análisis del medio ambiente interno y
externo de la empresa, conocido como FODA. A continuación se
describirán con mayor detalle cada uno de estos elementos.

¿Qué es la misión?

Consiste en una definición que señala cuál es la razón de ser o de

existir de la organización. En ella se establece la filosofía, los valores
y los principales objetivos organizacionales, así como la necesidad
social que se desea satisfacer.

Una guía primordial para redactar la misión de cualquier organización

es contestar estas preguntas: ¿qué hace la empresa?, ¿cómo lo hace?
y ¿para qué lo hace?

Empresa productora de botanas (papas fritas)

¿Qué hace la empresa?

En la empresa Sonrisas somos fabricantes de botanas saludables
para toda la familia.
¿Cómo lo hace?
Con materia prima de la mejor calidad y bajo un estricto control
de calidad.
¿Para qué lo hace?
Para contribuir al bienestar y a la salud del consumidor.
Es importante que al preguntar el para qué, se conteste algo
 relacionado con el bienestar social, porque con ello se resalta una
misión más humana de la empresa; en contraposición a intereses
de empresarios que sólo buscan generar beneficios personales.
Cuando se apuesta por un bienestar social se demuestra que la
organización piensa en los demás (en el caso de la empresa
Sonrisas, se busca contribuir al bienestar y la salud del
consumidor) y no sólo en los beneficios propios.

Misión completa:

En la empresa Sonrisas somos fabricantes de botanas

saludables para toda la familia, con materia prima de
calidad y bajo un estricto proceso de control de calidad,
con la finalidad de contribuir al bienestar y a la salud del
consumidor.

¿Qué es la visión?

Se refiere al enunciado del principal objetivo o meta de la

organización. La visión esclarece la dirección de la organización a
largo plazo y muestra su intención estratégica.

A continuación te comparto la visión de PepsiCo que aparece en

la página oficial de dicha empresa:

“Deleitar al consumidor y ser la compañía líder en

alimentos y bebidas deliciosos y que vayan en línea con las
preferencias de los consumidores de las localidades en
donde estamos presentes” (PepsiCo, 2010, párr. 1).

Como te diste cuenta, esta empresa busca el liderazgo en su industria

y contar con la preferencia de los consumidores.

¿Qué es la filosofía de una empresa?

Es el conjunto de creencias o valores de una organización. Entre los

principales valores institucionales se encuentran la puntualidad, el
respeto, la tolerancia y el trabajo en equipo, por mencionar algunos.

Los valores son importantes porque determinan la conducta de la

empresa en el entorno, es decir, son el respeto que la empresa debe
tener para con sus consumidores, medio ambiente y sociedad en
general.

Después de definir la misión, visión y filosofía, se debe analizar el

medio ambiente de la organización y determinar si éste traerá
beneficios o perjuicios. Por lo tanto, a continuación se describirán los
aspectos a considerar para un análisis del medio ambiente, lo cual se
representa a través de una técnica muy útil, conocida como FODA.

Análisis del medio ambiente interno y externo:

diagnóstico FODA

FODA son las siglas de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y

Amenazas que puede tener una empresa, tal como se describe a
continuación:

fortalezas son las cualidades o áreas fuertes que la empresa tiene

muy bien desarrolladas; por lo tanto, son aspectos que distinguen a
una o más de las áreas funcionales de la empresa. Es importante
señalar que la empresa tiene injerencia sobre estos aspectos, por lo
que puede hacer cambios en el momento que así lo desee.

Debilidades son actividades que se desarrollan dentro de las áreas

funcionales de la empresa y que se deben mejorar. Se dan dentro de
las actividades normales de la organización.

Cabe señalar que en el medio ambiente externo de la empresa,

también existen factores como la economía, el clima, la política, la
demografía y la cultura, en donde ésta no tiene injerencia (es decir,
no puede cambiarlos), pero sí puede aprovecharlos o evitarlos. De
esos factores surge el análisis de las Oportunidades y las Amenazas:

Oportunidades son factores del medio ambiente que nos afectan

positivamente.

Amenazas son factores del medio ambiente que nos afectan

negativamente.

Por lo tanto, las Fortalezas y Debilidades son aspectos internos

(propios de la empresa), mientras que las Oportunidades y Amenazas
son aspectos externos.

Una de las principales matrices de las que se sirven las

organizaciones para analizar su competitividad es la matriz
FODA; principalmente porque su análisis facilita
el apareamiento entre los factores externos (amenazas y
oportunidades) y los factores internos (debilidades y fortalezas) que
han logrado detectar. Al realizar éste apareamiento o relación,
surgen las denominadas estrategias o decisiones estratégicas que
buscarán dar respuesta a las necesidades encontradas. Así
entonces, se entiende FO como la relación de Fortalezas-
Oportunidades, DO como la relación Debilidades-Oportunidades, FA
como la relación Fortalezas-Amenazas, y DA como la relación
Debilidades-Amenazas.
Para una mejor comprensión, se presenta el siguiente cuadro con la
relación existente entre los factores y la manera cómo deben
interpretarse:
Factores internos
Fortalezas
Factores externos
FO (maxi-maxi: estrategias
más exitosas porque se
sirven de las fortalezas de la
organización para
aprovechar las
oportunidades. Por supuesto
que el propósito máximo es
pasar de las demás
ubicaciones de la matriz a
Oportunidades
esta; así, si resienten
debilidades, se empeñarán
en vencerlas para
convertirlas en fortalezas; si
enfrentan amenazas, las
sortearán para concentrarse
en las oportunidades).
FA (maxi-mini: estrategias
de desarrollo que
aprovechan las fortalezas de
la organización para
enfrentar o evitar las
amenazas del entorno; por
Amenazas
ejemplo, una organización
puede servirse de sus
virtudes tecnológicas,
financieras, administrativas
o de comercialización para
vencer las amenazas de la
Debilidades
DO (mini-maxi: estrategias
de desarrollo que buscan
superar debilidades
aprovechándose de las
oportunidades con que
cuenta su entorno; por
ejemplo, una organización
con debilidades en su
personal por cuestiones de
falta de motivación y
compromiso, puede buscar
en el entorno a la mejor
persona o empresa que
apoye a superar ésta
debilidad, con consultorías,
asesorías, cursos, talleres, e
inclusive cambios radicales
internos).
DA (mini-mini: estrategias
que persiguen la reducción
al mínimo tanto de
debilidades como de
amenazas, lo que puede
implicar la formación de
sociedades con otras
organizaciones, el
atrincheramiento – retirar
productos o servicios del
mercado-, e inclusive la
liquidación).
 introducción de un nuevo
producto de la competencia).

Notas

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