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La planificación: primera fase del proceso administrativo

Katherine Salazar 30.785.158

Universidad de Oriente

Programa de Contaduría pública

Administración de empresas I

Michell Patiño

05 de febrero 2024
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A la hora de iniciar cualquier proyecto empresarial se requiere unos pasos debidamente

establecidos que permitan fijar prioridades, definir estrategias y garantizar la toma de decisiones en

torno a un objetivo común. Esto es lo que llamamos planificación de un proyecto. Los procesos de

planificación son la base que sustenta cualquier idea o iniciativa; es decir, dotan de método y estructura a

una serie de acciones conjuntas. Su polo opuesto es la improvisación, que se refiere a aquellas

situaciones en las que no existe ninguna hoja de ruta, y en las que dejan el buen desarrollo de un

proyecto en las manos de la empresa.

Debido a la importancia de la planificación no es una sorpresa que está sea la primera etapas del

proceso administrativo y esto se debe principalmente a qué la planificación determina los objetivos y las

estrategias que se van a seguir para lograrlos. La planificación permite anticipar los posibles cambios y

riesgos que puedan afectar a la organización y tomar las medidas necesarias para enfrentarlos. Además,

la planificación facilita la coordinación y el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y

financieros de la organización. La planificación es la base para las demás etapas del proceso

administrativo, como la organización, la dirección y el control. Sin una buena planificación, la

organización no tendría una dirección clara ni un propósito definido. Por lo que es esencial para el éxito

de cualquier organización.

En un proceso de planificación hay definida una serie de fases para realizarlo de forma óptima y

conseguir así sacar el máximo partido, los cuáles son los siguientes:

1. Analizar la situación

La primera fase de toda planificación requiere conocer cuál es la situación real, tanto de la propia

empresa y de sus procesos internos como del mercado, clientes y competencia. Por lo que este paso se
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recomienda hacer un análisis del mercado mediante un estudio de debilidades, amenazas , fortalezas y

oportunidades (DAFO) todo con el fin de disponer de datos valiosos para poder conseguir la mejor

planificación empresarial. Por lo que es fundamental antes de planificar tomar en cuenta las cosas que

puedo aprovechar, mis oportunidades, las fortalezas que puedo ratificar , las amenazas que puedan surgir

y que afecten de manera directa a nuestro objetivo y las debilidades o las cosas en las que estamos

fallando y debemos corregir o tomar en cuenta para poder materializar nuestro plan.

2. Definir objetivos

Con información valiosa y fiable, proporcionada en la etapa anterior, se deben establecer cuáles

son los objetivos que se quieren conseguir en el proyecto o empresa. Se trata de definir los objetivos

principales y secundarios que se quieren alcanzar, bien sean a corto, medio y largo plazo. A la hora de

establecer estas metas, es muy importante tener en cuenta que los siguientes criterios: las metas tienen

que ser específicos deben ser objetivos claros y puntuales, a su vez tienen que ser medibles es decir

cuantificables para poder llevar un control mediante la medición de sus resultados, alcanzables es decir

que los objetivos deben ser fáciles de lograr con los planes de acción trazados y con los recursos

disponibles para el mismo y limitados al tiempo establecido. Está es una fase fundamental, ya que aquí

se va a establecer lo que queremos lograr con el plan de acción que queremos implementar , es decir, el

motivo en común por el cual estamos planificando.

3. Desarrollar el plan de acción

En la etapa del plan de acción se deben enumerar cada una de las acciones específicas y

concretas que se van a llevar a cabo para alcanzar los objetivos previamente establecidos y se deben
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establecer los tiempos en los que se realizarán. Es recomendable en este paso diseñar un calendario

con el plan de acción para ayudar a que los equipos de trabajo puedan desarrollar sus tareas de

forma mucho más eficiente. Este es básicamente una esquematización de las diversas tareas a

desarrollar para para poder lograr el fin que tiene la empresa en conjunto.

4. Detallar recursos necesarios

Para poder llevar a cabo cada una de las acciones enumeradas en el desarrollo del plan de

acción, es necesario asignarles los recursos necesarios, tanto materiales como humanos. Esta fase

está muy ligada con la anterior etapa, pues se trata de dotar a cada acción de los recursos necesarios

para poder ser desarrollada de forma adecuada. Si en el desarrollo del plan de acción se atienden a

aspectos más técnicos y operativos, en esta etapa se establecen los aspectos económicos de la

planificación. En esta fase también tomamos el factor económico que es muy importante en los

planes, ya que el plan que queremos llevar a cabo necesita recursos tanto humanos como

monetarios para poder ser llevados a la realidad.

5. Ejecutar el plan

La última fase de esta serie de pasos es la ejecución de la planificación, momento en el que

se lleva a la realidad todas las acciones y tácticas establecidas para alcanzar los distintos objetivos.

Se trata de una etapa crucial donde se lleva a un entorno real todo lo planificado previamente.

Por lo que en esta etapa se procede a tomar acción y comenzar a desarrollarse en la empresa,

ya que todos los empleados conocen los objetivos comunes previamente establecidos, conocen los

pasos y las tareas esquematizadas en el plan de acción y por supuesto cuentan con los recursos

monetarios necesarios para desarrollar el plan.

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En conclusión el proceso de planificación está anudado a accesorios, ya que nos permite

determinar el curso de acción de la empresa, nos permita analizar ell futuro mediante resultados y

retroalimentación, otra cosa importante de mencionar es que la planificación comienza desde un

estado de quietud mental, para que así surjan las mejores ideas de una manera práctica. En la

planificación también se utiliza de manera exponencial el pensamiento crítico, para así ir a la acción

e identificar cual es el primer paso para lograr las ideas en equipo y coordinación de los aportes de

los diversos miembros de la empresa. Ya que la planificación supone y plantea a un equipo, se

necesita del recurso humano para lograr los objetivos de la empresa.

Ejemplo de planificación de una empresa de helados artesanales

 Definición de objetivos

La empresa se llama Helados del Espinal y se dedica a producir y vender helados artesanales

de sabores variados y originales, utilizando ingredientes naturales y de calidad. Su misión es ofrecer

a sus clientes una experiencia deliciosa, refrescante y saludable, y su visión es convertirse en la

marca líder de helados artesanales en el país.

Los objetivos de la empresa son los siguientes:

 Aumentar las ventas en un 20% para el próximo año.

 Ampliar la variedad de sabores y productos, incluyendo opciones veganas y sin

gluten.
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 Mejorar la satisfacción y fidelización de los clientes, ofreciendo un servicio excelente

y promociones atractivas.

 Expandir la presencia de la empresa en el mercado, abriendo nuevas sucursales y

puntos de venta.

 Fortalecer la imagen y reputación de la empresa, destacando sus valores de calidad,

innovación y responsabilidad social.

Una vez establecido los objetivos de mi empresa procedo con a establecer mi plan de trabajo y por

supuesto ejecutarlo para lograr mis objetivos previamente establecidos.

 Para lograr los objetivos planteados, la empresa ha diseñado el siguiente plan de

acción:

 Realizar un estudio de mercado para identificar las preferencias, necesidades y

expectativas de los clientes potenciales y actuales, así como las oportunidades y

amenazas del entorno.

 Desarrollar nuevos sabores y productos, basados en los resultados del estudio de

mercado y en la creatividad del equipo de producción. Algunos ejemplos son: helado

de mango con chile, helado de chocolate con almendras y naranja, helado de coco con

piña y ron, etc.

 Implementar una estrategia de marketing y comunicación, que incluya acciones

como: crear una página web y redes sociales, diseñar un logo y un slogan, realizar

campañas publicitarias en medios digitales y tradicionales, participar en ferias y

eventos, etc.
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 Establecer un sistema de atención al cliente, que permita recibir y resolver las

consultas, sugerencias y reclamos de los clientes, así como medir su nivel de

satisfacción y fidelidad. Además, crear un programa de fidelización, que ofrezca

beneficios como descuentos, regalos, sorteos, etc.

 Buscar y seleccionar los mejores proveedores de materias primas e insumos, que

garanticen la calidad, el precio y la disponibilidad de los productos. Asimismo,

negociar las condiciones de compra y pago, y establecer una relación de confianza y

colaboración.

 Analizar la viabilidad financiera y legal de abrir nuevas sucursales y puntos de venta,

considerando aspectos como: la demanda, la competencia, la ubicación, el tamaño, el

personal, los permisos, los impuestos, etc.

 Capacitar y motivar al personal, brindando las herramientas y los recursos necesarios

para el desempeño de sus funciones, así como incentivos y reconocimientos por su

trabajo. Además, fomentar un clima laboral positivo y una cultura organizacional

basada en los valores de la empresa.