ASIGNATURA

INFORMATICA EMPRESARIAL

PRESENTADO POR:

JUAN CASTAÑEDA NEIRA

ADRIANA RODELO

DOCENTE

JOSE GREGORIO CARRILLO

ADMINISTRACION FINANCIERA
Concepto Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise
General ERP. Resource Planning – Planificación de Recursos
Empresariales) es un conjunto de sistemas de
información que permite la integración de ciertas
operaciones de una empresa, especialmente las que
tienen que ver con la producción, la logística, el
inventario, los envíos y la contabilidad.
El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque
pueda tener menús modulares, es un todo. Es decir, es un
único programa con acceso a una base de datos
centralizada. Un ejemplo claro lo tenemos en ONYX
ERP, que además de ser un programa de gestión para
PYMEs, está integrado con el programa de
contabilidad ONYX FINANCIALS, con el programa de
control de procesos de calidad ONYX CALIDAD, etc.
Los datos se dan de alta sólo una vez y son consistentes,
completos y comunes.

Contexto histórico. El ERP o software de gestión nace en 1960, entonces los

desarrolladores informáticos del sector productivo
desarrollaron programas básicos para monitorizar
inventarios, balances… el origen era gestionar y
controlar el inventario.

1. Optimización de los procesos de gestión

Beneficios. La coherencia, homogeneidad de los datos e interacción
entre las distintas áreas de la empresa desde una única
herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y
eficacia) de la organización.
2. Mejora el proceso de toma de decisiones
La centralización de la información, aumento de su
calidad y disponibilidad en tiempo real, agilizan y
mejoran extraordinariamente los tiempos de respuesta.
3. Seguridad de datos
Todos los datos de la empresa se encuentran en un único
contenedor (base de datos) y su acceso protegido y
restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de
mantenimiento y backup.

4. Modularidad y Escalabilidad
El uso de cualquier herramienta de gestión no debe
suponer nunca un freno al crecimiento o evolución de la
empresa. Un buen software ERP debe de cubrir las
necesidades actuales y disponer de módulos adicionales
para ser desplegados o incorporados en cualquier
momento.
5. Adaptación a las necesidades reales
Mediante una consultoría previa donde se definen los
requerimientos y necesidades de la empresa, el ERP debe
configurarse y adaptarse totalmente a ella, si bien es
cierto que durante esta fase deben cuestionarse y
revisarse los principales procesos desencadenantes de la
actividad principal de la empresa.
6. Mayor control y trazabilidad
Cualquier interacción en el ERP queda registrada,
permitiendo realizar un seguimiento exhaustivo o
auditoría del dato, proceso o documento.
7. Automatización de tareas
Las tareas periódicas o repetitivas (informes,
seguimientos, comunicaciones, reclamaciones, etc.)
pueden automatizarse para reducir al mínimo la
dedicación de recursos y centrarse en aquellas más
productivas.
El aumento de eficiencia conseguida, la disminución
de errores y la reducción de tareas, permiten
disminuir los costes empresariales y ganar en
competitividad.

Fundamentalmente porque no se puede seguir trabajando «como

siempre» con la única excusa de que «así se ha hecho toda la vida
y funciona». No ponemos en duda que así sea, pero sí que se pueda
competir en igualdad de condiciones con la competencia.
El objetivo primordial de un software ERP no es tanto el cambiar
la forma de trabajar como el poder responder a los clientes en poco
tiempo. Poder informar de dónde está un pedido o de qué ha
sucedido con la mercancía que se esperaba es una virtud
Contribución y imprescindible para ambas partes del proceso de venta.
fines para la Quizá muchos se pregunten si esta inversión merece o no la pena.
La respuesta es un rotundo sí ya que:
compañía.
 A mayor rapidez de trabajo, mejor opinión sobre tu
empresa y mayor volumen de pedidos.
 La inversión se recupera en unos meses.
 El ahorro de tiempo arriba comentado es directamente
proporcional a una mejora en la eficacia de cada trabajador.
 Su uso es muy sencillo y fácil de entender.
Conclusión:
La digitalización de los procesos estratégicos empresariales
comprende una de las áreas fundamentales de la transformación
digital. El uso de un software ERP en una empresa significará el
inicio de una nueva etapa en la que se podrá anticiparse a los
problemas que puedan ir surgiendo en la actividad comercial. Con
su ayuda, será mucho más sencillo hacer planificaciones para el
futuro, potenciar aquellos departamentos que podrían ofrecer
mejores resultados y marcar una línea a seguir que termine en el
éxito.
Un programa ERP puede, y debe, convertirse en el esqueleto de
nuestro negocio. Confiando en sus prestaciones se pueden lograr
buenos resultados y allanar el camino para convertir una empresa
en más competitiva y flexible. El negocio comenzará a adaptarse a
los clientes y no al revés. El más de lo mismo y las obsoletas
formas de trabajar quedan atrás para nunca volver a lastrar el
desarrollo de la empresa.
 Un CRM es una solución de gestión de las relaciones con
clientes, orientada normalmente a gestionar tres áreas básicas: la
gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de
atención al cliente.
El uso de un CRM forma parte de una estrategia orientada al
CONCEPTO
cliente en la cual todas las acciones tienen el objetivo final de
GENERAL CRM
mejorar la atención y las relaciones con clientes y potenciales.
La herramienta CRM y la orientación al cliente proporcionan
resultados demostrables, tanto por disponer de una gestión
comercial estructurada y que potencia la productividad en las
ventas como por ofrecer un conocimiento profundo del cliente
que permite plantear campañas de marketing más efectivas.
Las funciones de atención al cliente de una herramienta CRM
potencian además la fidelización y satisfacción de los clientes,
lo que tiene un impacto muy positivo en términos de ventas
recurrentes y cruzadas.

CONTEXTO En los años 90, la relación de las empresas con sus clientes eran
HOISTORICO más estrechas y el contacto personal permitía incrementar
la efectividad de las ventas a la vez que se ofrecía servicios de
calidad. Estas interacciones fueron acuñadas con el
término Customer Relationship Management (CRM) por el
Sr. Tom Siebel. Los programas CRM empezaron a ser posibles
gracias a la creación de bases de datos pero su implantación
requería la inversión de mucho tiempo y dinero por parte de las
empresas.
En la década de los 2000 comenzaron a proliferar CRM a
medida más pequeños y económicos dirigidos a las medianas
empresas. Fue en esta época donde el término de CRM adquiere
popularidad y al que está vinculado el nacimiento del
concepto software CRM. No obstante, los programas CRM aún
necesitaban consolidarse sobre unas bases prácticas.
Con la masificación de Internet y la aparición de las nuevas
tecnologías se empezó a digitalizar las bases de datos con el
almacenamiento de perfiles detallados de cada uno de los
clientes. Más adelante, apareció el término de ‘Nube’, un
sistema en la red donde reside toda la información sobre los
clientes y a la que se puede acceder desde cualquier ordenador.

Beneficios
CENTRALIZA TODA LA INFORMACIÓN DE LOS
CLIENTES EN UNA ÚNICA BASE DE DATOS
El uso de esta herramienta nos facilita la inserción de
registros de una forma organizada y común a toda la
empresa lo que nos permite poder obtener una visión
completa y global de nuestras bases de datos, ya sea
clientes actuales, pasados o potenciales.

MEJORA LA PRODUCTIVIDAD
Esta herramienta te facilita tanto el introducir como el
gestionar o recuperar la información.

CONVIERTE LOS DATOS EN INFORMACIÓN ÚTIL

Un CRM nos proporciona no solo toda la información referente
al cliente sino también toda la que tiene que ver con las
políticas, estrategias y departamento comercial. Esto nos
permitirá establecer desde rutinas de trabajo hasta tomar
decisiones relacionadas directamente con la venta,
independiente de los diferentes agentes que estén
implicados.

POSIBILITA LA SEGMENTACIÓN DE CLIENTES

Al introducir la información como registro podemos
estudiar y analizar los datos de compra y venta
segmentados para poder especializar aún más las
promociones y la comunicación dirigida al cliente.

MAYOR PERSONALIZACIÓN
La disposición de la información en los CRM permite
conocer a nuestros clientes de un solo vistazo y de esta
forma tratarlo de forma específica, adecuando nuestras
políticas comerciales a sus gustos.

GESTIÓN MÁS CONTROLADA

Conocer el estado de los pedidos, el stock, los presupuestos, los
tiempos de servicio, permite dirigir de forma más efectiva y
 adecuada.

INCREMENTA LA PROBABILIDAD DE RETENER

CLIENTES O INCREMENTAR SU CONSUMO
Al conocer el ciclo de compra de los clientes, sus gustos,
hábitos o medios en los que participa, podemos crear
promociones especiales para incrementar sus compras.

AUMENTA LA POSIBILIDAD DE CAPTAR CLIENTES

Un seguimiento detallado con la información clave permitirá
programar nuevos contactos sin ser repetitivos ni descuidados
con nuestro cliente potencia.

FIDELIZA A TUS CLIENTES

Toda la información generada y comentada lo que logra es
afianzar los vínculos de los clientes con nuestra marca o
productos al sentirse tratados de forma personal y única.

ANALÍTICA DE RESULTADOS
Disponer de un CRM permite tener acceso inmediato a
estadísticas, campañas, resultados y status del
comportamiento de los clientes y analizar como los giros
y cambios en las estrategias comerciales inciden en el
comportamiento en las ventas.

Contribución y Tú, como propietario de una empresa, tienes como meta

fines para la alcanzar grandes logros con tu negocio; llevarlo a un sitio en el
que el crecimiento es notable, y digno de orgullo para ti que
compañía.
lograrás llevarlo hasta ese lugar que deseas. Este crecimiento
será más pronto y efectivo si cuentas con la ayuda de un
software CRM, que le dará a tu empresa los aportes necesarios
que conducirán a tu empresa a ese lugar que siempre has
deseado.

Un CRM le ofrece a tu empresa las herramientas necesarias para

aumentar tus ventas, a la vez que baja los costos y brinda la
información necesaria para la satisfacción de los clientes. Y
cómo si fuera poco lo anterior, un CRM te ayudará a mejorar la
gestión de tu negocio.
Aumenta tus ventas

Un CRM, es un programa que existe para que tu crecimiento sea

más ameno con la ayuda de las diferentes herramientas que te
ofrece. El crecimiento de cualquier negocio,
independientemente de su tamaño, dependerá siempre de la
calidad de las ventas.

Para contar con un buen porcentaje de ventas, es necesario,

además te tener un personal adecuado para desempeñar esta
actividad, un software CRM que te brindará la posibilidad de
administrar de manera efectiva los diferentes procesos de
ventas, siendo de gran ayuda para tus empleados.

Baja los costos

Una de las ventajas más destacables que encontrarás en un CRM

es la de la reducción de costos. Esto se presenta luego del ahorro
que te haces, por ejemplo, en el área de la publicidad, en la que
al conocer los intereses individuales de tus clientes, no tendrás
que hacer como antes, que la publicidad era generalizada. Ahora
puedes ser más concreto con lo que ofreces, lo que representará
costos menores a los acostumbrados en publicidad.

Logra la satisfacción de tus clientes

Unos de los principales propósitos de un CRM, es ayudarte a

mejorar gestión de la relación con tus clientes, especialmente
con aquellos que representan una gran entrada de utilidades para
tu empresa.

Para lograr esto, el CRM te ayuda a identificar sus diversos

gustos, teniendo en cuenta los diferentes datos que te
proporcionará, tales como edad, género, direcciones,
teléfonos… mejor dicho, todos los datos necesarios que te
permitirán determinar un cliente entre los otros.

Lo mejor es que contarás con un conocimiento más preciso

sobre sus intereses, pues, gracias a la base de datos que te
informará sobre sus diferentes compras, podrás recomendarle un
producto nuevo relacionado con el último que adquirió en tu
negocio.

Mejora la gestión de tu negocio

Con las diferentes y vastas herramientas que te ofrece un CRM,

y con la ayuda de una buena administración que pueda dirigir
correctamente el desarrollo de un proyecto, podrás mejorar de
manera considerable la gestión de tu negocio.

Esto se logra teniendo satisfechos a tus clientes, y con un

personal comprometido con la estrategia CRM y, por supuesto,
con tu empresa.

Como puedes ver, en un CRM está todo lo que necesitas para

llegar hasta donde quieres con tu empresa.

Esta aplicación pertenece al área de ventas.

Concepto El BSC, Balanced Scorecard o Cuadro de mando integral es  una
general BSC metodología estratégica para el logro de los objetivos y metas
organizacionales. Representados en una estructura coherente y
dinámica dentro de la estrategia del negocio, sus objetivos y metas,
son puestos a prueba a través de indicadores que medirán su
desempeño en el cumplimiento de iniciativas y proyectos
programados. El BSC, es sin duda, la mejor forma de comunicar su
estrategia dentro de la organización para lograr el cumplimiento de
sus metas.

Ideado en 1992 por los economistas norteamericanos Robert Kaplan

Contexto y David Norton, como sistema de medición del desempeño, se ha
histórico desarrollado exitosamente a través del aprendizaje de muchas
organizaciones alrededor del mundo en el que implantaron su tesis.

BENEFICIOS 1. Transformación de la visión en objetivos medibles

Una de las funciones principales de metodología BSC consiste en
traducir la visión de la organización en acciones concretas que
puedan desarrollarse y medirse. Con este fin, una de las herramientas
más importantes que introduce el Cuadro de Mando Integral son los
indicadores (KPI’s) que ayudan a ligar la estrategia de una
organización con los planes de acción. Es decir, son los indicadores
los que ayudan a monitorear de forma concreta el desempeño de los
objetivos de la organización. Los indicadores ayudan a medir la
gestión, de modo que ayudan también en la optimización de esta,
pues apoyan la implementación de las estrategias correctas para el
cumplimiento de las metas. Los indicadores miden y ayudan a
corregir errores en la estrategia.
Esto quiere decir que una de las principales cualidades de la
metodología consistirá en dejar de lado la abstracción de la visión de
una organización y convertirla en iniciativas estratégicas o planes de
acción que podrán ser medidas y ajustadas según las necesidades que
se vayan creando.
Desde el punto de vista de medición, el BSC implementa
indicadores para cada una de las iniciativas estratégicas. Los
indicadores son una herramienta de medición que permite tener
claridad sobre aspectos específicos de la ejecución de las iniciativas
y del cumplimiento de metas. la revisión periódica de los
indicadores es fundamental para reajustes en la estrategia y
optimización de la gestión.
2. Alineación de toda la estrategia
Como mencionamos anteriormente, el BSC permite traducir la
visión de una organización en acciones concretas que ayudan al
cumplimiento de metas. La metodología alínea todos los elementos
que componen la planeación estratégica: Los indicadores están
alineados con las iniciativas estratégicas, del mismo modo que las
iniciativas lo están con los objetivos y las líneas estratégicas. ¿Qué
quiere decir esto? que los esfuerzos de toda la organización están
debidamente concentrados y alineados hacia la misma búsqueda de
cumplimiento de metas. La configuración de un mapa estratégico
organiza la estrategia de una organización en relaciones causa-efecto
lo que fortalece el trabajo conjunto de todos los miembros pues
evidencia las relaciones entre los esfuerzos de unos y otros.

3. Optimización de la comunicación entre miembros de la

organización
La implementación de la metodología Balanced Scorecard está
acompañada de la creación de un mapa estratégico que permite una
representación visual de toda la estrategia de la organización. ¿Por
qué el mapa estratégico es beneficioso desde el punto de vista de
medición? Porque permite la comunicación de forma sencilla de la
estrategia con todos los miembros de la organización, lo que implica
que todos tendrán claridad sobre la visión. Asimismo, si la
comunicación interna se optimiza, cada miembro podrá transmitir de
forma más eficiente el avance que ha tenido en sus labores en
relación con el cumplimiento de metas. En este sentido, el
seguimiento de actividades es mucho más efectivo y se puede tener
certeza de cuáles son específicamente las actividades que están
retrasando el desempeño de la organización.

4. Estimulación de transformaciones estratégicas

Uno de los beneficios más importantes del BSC, y al que no suele
dársele mucha relevancia, es la capacidad de aprendizaje que
promueve. La metodología del Cuadro de Mando Integral fortalece
el aprendizaje por medio de lo que se conoce como el “double-loop
learning” o aprendizaje de doble bucle en español. Usualmente,
cuando una organización detecta un error en alguna de sus
operaciones la corrige inmediatamente, pero no suele investigar por
qué ha existido esta falla, es decir, no se remite a lo estructural sino
que únicamente soluciona lo operacional. El aprendizaje de doble
bucle promueve la reflexión basada en las experiencias previas, por
lo que su resultado será realizar cambios, incluso, a los mismos
pilares estratégicos para optimizar el funcionamiento global de la
organización.

5. Da estructura a su estrategia
Las organizaciones con frecuencia hablan sobre el desempeño
organizacional (y la estrategia) de maneras muy variadas, algo que
contrasta con lo que ocurre en otros ámbitos de gerencia como lo es
la gestión de recursos humanos o financiera. En consonancia con
ello, existen muchos enfoques diferentes para la gestión y la
ejecución estratégica. El Balanced Scorecard es una forma
estructurada y lógica de ayudar a los líderes de su organización a
garantizar que todas las áreas de la organización estén cubiertas de
una manera fácil de entender. Esta metodología ayuda a mantener
sus objetivos en el centro, usa mediciones específicas para seguir el
progreso y hace seguimiento a las iniciativas estratégicas para
rastrear acciones, esta es una estructura que los que usan el BSC
conocen y aman.

6. Mantiene su estrategia a la vista y como foco de la generación

de estadísticas
Todos hemos vivido la frustrante circunstancia en que nuestra
organización construye un minucioso plan estratégico, para luego
imprimirlo, encuadernarlo, y luego nunca volverlo a ver. Dentro del
BSC es esencial realizar la revisión periódica de su estrategia, y esto
solo puede hacerlo si su estrategia está organizada como lo
mencionamos arriba. Las reuniones de análisis estratégico o
RAEs en forma mensual o trimestral, combinadas con una
actualización anual de la estrategia, le garantizarán que vuelva a
referenciar su estrategia con regularidad y la vuelva el foco de su
proceso de generación de estadísticas e indicadores clave. El proceso
de revisión de la estrategia le dará vida a la misma y hará que ella
haga parte de la forma en que administra su organización.
Además, sabrá cuál es el estado actual de cumplimiento en la
ejecución de la misma, con lo cual estará en una mejor posición para
cumplir sus objetivos.

7. Mejor gestión de la información

 El Balanced Scorecard ayuda a las organizaciones a diseñar
indicadores clave de desempeño para cada uno de los objetivos
estratégicos. Esto asegura que la organización y cada una de sus
áreas están midiendo lo realmente importante. Con base en nuestra
experiencia, hemos encontrado que las organizaciones que aplican el
BSC tienden a tienen procesos de gestión de la información de alta
calidad y presentan un mejor proceso de toma de decisiones.


Según el método estratégico del Cuadro de Mando Integral, la

planeación estratégica de una organización debe construirse teniendo
CONTRIBUCIO en cuenta cuatro perspectivas. Estas cuatro perspectivas pueden
N Y FINES A adaptarse para el análisis de diferentes organizaciones.
LA EMPRESA  
 Perspectiva financiera
La perspectiva financiera ha sido históricamente la más usada para
medir el desempeño de las compañías. Esta perspectiva consiste en
conocer los ingresos reales de la organización y su capacidad
presupuestal. Los indicadores de la perspectiva financiera permiten
hacer un análisis real del comportamiento económico de la
organización.Los aspectos financieros de una organización son
fundamentales, no obstante, esta perspectiva no es suficiente para
comprender su desempeño. Un análisis sobre otras perspectivas
permitirá entender, por ejemplo, en qué áreas debería invertirse más
presupuesto. En este sentido, todas las acciones que se tomen dentro
de la organización deberán tener impacto en la perspectiva
financiera.
 Perspectiva del cliente
Uno de los aspectos más importantes a la hora de medir el éxito de
una organización es conocer el nivel de satisfacción que están
teniendo los clientes con el servicio o producto que la organización
ofrece. La perspectiva del cliente evalúa varios factores que influyen
en la experiencia del cliente. Por ejemplo, los indicadores de esta
perspectiva estarán en función de medir tiempos de respuesta,
calidad del servicio o producto, reclamos que se efectúen, etc.
Además de este tipo de indicadores la perspectiva del cliente debe
 tener en cuenta también el mercado. Es decir, esta perspectiva
permite analizar el mercado en el que se incrusta la organización y
así comprender qué ajustes debe efectuar para adquirir nuevos
clientes, retenerlos y satisfacerlos. Finalmente, esto impactará en un
mejor desempeño financiero de la organización.
 Perspectiva de los procesos
El buen desempeño de los procesos internos de una organización es
crucial para su éxito. El análisis de esta perspectiva permite
optimizar el

 funcionamiento en internos para garantizar agilidad y
eficacia. Del mismo modo este análisis permitirá comprender qué
procesos si están en función del cumplimiento de los objetivos
estratégicos y que otros procesos podrían obviarse por esta misma
razón. Para hacer un análisis de esta perspectiva se puede usar
Business Inteligencie con el objetivo de obtener datos sobre la
ejecución de los procesos internos de la organización.
 Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
Esta perspectiva permite analizar la manera de crear una estructura
sólida que garantice resultados a largo plazo. La perspectiva de
aprendizaje y crecimiento permite analizar la infraestructura de la
organización y así crear valor futuro. Aquí se analizan tres áreas
fundamentales de la organización: El clima organizacional, las
personas y los sistemas. Cuando se habla de clima organizacional se
hace referencia a la satisfacción de los empleados, su rendimiento y
su retención. La perspectiva permite analizar de qué manera las
acciones y comportamiento de los miembros de la organización
están optimizando el desempeño con miras al cumplimiento de
metas. El área de personas analiza los niveles de capacitación de los
empleados y las capacidades de la organización para lograr esa
capacitación en términos de inversión en programas de capacitación,
costo de capacitación para cada empleado, presupuesto disponible,
 Esta aplicación se aplica específicamente en el área de  las
 necesidades de los accionistas.

Concepto  Software de gestión documental (en inglés, Documento

General Management System) son todos aquellos programas de ordenador
creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, que
SGD
rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de
documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización
clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la
información almacenada en una base de datos.”
Como vemos aquí se ha traducido la palabra “System” por
“Software”. Normalmente un sistema de gestión documental se
compone de software (herramientas / programas) más o menos
integrados. La elección de utilizar herramientas individuales o un
sistema integrado, depende realmente de la complejidad del proceso
que se quiera gestionar y el nivel de integración de los programas
con los procesos administrativos.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la

Contexto
práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas,
Histórico
la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y
la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas
de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable
Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se
comienza también a usar registros computarizados para inventariar
documentación administrativa en soporte papel.

Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se

hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de
las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y
otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo
electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también
documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico.
Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y
exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de
los administradores y archiveros.
Beneficios
1- CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN: acabamos de
explicar que toda la documentación, queda localizada o ubicada en
un mismo sitio central. Gracias a ello, evitamos la búsqueda
interminable de la información por las redes de capetas de la
organización, agilizando de esta manera el flujo de trabajo.
2- SEGURIDAD Y PERMISOS DE ACCESO: es
responsabilidad de la empresa decidir que empleados tendrán
acceso a los documentos centralizados gracias al mecanismo de
concesión de permisos. Asimismo, la información confidencial está
segura dentro del sistema y en caso de pérdida, se pueden recuperar
los datos fácilmente sin conexión o en la nube.
3- DOCUMENTOS COMPARTIDOS: la información interna y
externa de la empresa (clientes, proveedores,…) puede ser
distribuida y compartida a través de la creación de grupos dentro
del sistema.
4- MEJORA DE PROCESOS Y PRODUCTIVIDAD: se
reducen los tiempos de los procesos al automatizar y garantizar la
entrega y el acceso rápido de la información. Nos olvidamos de
archivar, imprimir, fotocopiar y buscar la información en discos
duros compartidos, ficheros, correos electrónicos, etc.
5- REDUCCIÓN DE COSTES Y AUMENTO DE LA
EFICACIA DEL TRABAJADOR: debido a que la información
está estructurada, se consigue reducir entre un 10 y un 20% los
costes económicos. Gracias al almacenamiento de los documentos
de forma digitalizada, conseguimos eliminar archivos físicos llenos
de papel que ocupan espacio en nuestras oficinas, y por lo tanto,
además de ahorrar en costes, desarrollamos nuestras tareas en un
ambiente de trabajo cómodo y ágil.
6- AHORRO EN TIEMPO: En vez de dedicar el tiempo a buscar
 documentos, nos centramos en tareas más importantes para la
mejora de los resultados finales de la empresa.
7-HOMOLOGACIÓN: se pueden unificar los procedimientos
para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para
toda la empresa.

Contribució En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o

n y fines en empresa que necesite:
la empresa.
Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente
del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan
importante como el poder archivar y recuperar documentos. La
gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen que
guardarse, por si acaso, y los archivos en papel pueden llegar a
ocupar grandes espacios. Mantener un sistema de control de los
documentos que se incorporan al archivo, especialmente un
registro de entrada y salida de documentos Realizar búsquedas
rápidas y flexibles dentro del archivo Mantener una estructura
única, independientemente de las personas que acceden Asegurar
la información con un sistema de copias de seguridad sencillo y
cómodo

Y, especialmente, si necesita:

Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los documentos

Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa
Asignación de documentos a diferente destinatario.

Esta aplicación se especializa en el área administrativa.