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UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS


PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

TRABAJO SOBRE LAS SOLUCIONES ERP

KAREN JOHANNA MARTINEZ PAYARES


ESTUDIANTE

CARTAGENA DE INDIAS, 29 DE MAYO DE 2018


1. ¿Qué es un Sistema ERP? ¿Para qué se utiliza?
Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de
Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la
integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con
la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.
El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos
de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la
toma de decisiones y minimizar los costes.
Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de factores como el
tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc.

2. ¿Qué beneficios aportan los sistemas ERP a las empresas?


1. Mejora el proceso de toma de decisiones.
Tal y como adelantábamos al principio del artículo, los sistemas ERP permiten crear una base
de datos compartida con más información y de mayor calidad que los responsables podrán
visualizar en su pantalla en tiempo real agilizando y mejorando el proceso de toma de
decisiones.
2. Planificación realista de los escenarios futuros.
Al disponer de información de mayor calidad es posible realizar estimaciones y previsiones
realistas anticipándonos a los escenarios futuros.
3. Las mínimas duplicidades.
En las empresas que todavía no cuentan con una solución ERP es fácil comprobar que sus
departamentos actúan con cierta independencia unos de otros, por lo que acaban generando
registros e informes por duplicado. La integración que supone el ERP permitirá disminuir
drásticamente estas duplicidades.
4. Los sistemas ERP son modulares.
Los ERP están formados por módulos. De esta manera podrás implantar los módulos que tu
empresa necesite en cada momento. Si en el futuro tu empresa evoluciona y crece tu ERP lo
hará con ella si incorporas nuevas funcionalidades.
5. Total adaptación a las necesidades de tu empresa.
Todas las empresas son diferentes. Por ello el proveedor de tu sistema ERP deberá realizar
un análisis previo sobre las necesidades de tu organización para garantizar que la aplicación
se adapta perfectamente a ella. La solución ERP debe adaptarse a tu negocio, no al revés.
6. Mayor control y trazabilidad.
Los sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la organización, desde
que entra la materia prima hasta la entrega del producto acabado a los clientes.
7. Integración con el resto de los miembros de la cadena de valor.
El nuevo concepto ERP II supera los límites de la empresa añadiendo a otros integrantes de
la cadena de valor: clientes y proveedores.
Así el proveedor pasa a ser un socio estratégico del que podemos extraer una ventaja
competitiva al participar activamente en el diseño y desarrollo de nuevos productos
aportando su experiencia.
Respecto a los clientes, los ERP permiten contar con más información y de mayor calidad
que permitirá ajustar las órdenes de producción y de compra a sus necesidades. Por otro lado
dispondremos de una base de datos sobre nuestros clientes segmentada que nos permitirá
realizar campañas de marketing orientadas a segmentos específicos.
8. Mejor comunicación interna.
El ERP suprime las barreras a la información entre los distintos departamentos integrándolos
y mejorando la comunicación interna.
9. Automatización de tareas.
Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que anteriormente se
realizaban a mano (generación de albaranes, facturas etcétera).
De ese modo nuestros operarios podrán dedicarse a tareas más productivas que realmente
son las que nos aportan valor. Pero es más, al reducirse el componente humano, caerá el
número de errores (aunque no se eliminará del todo dado que seguirán siendo necesarias
ciertas acciones manuales como la introducción de datos).
10. Menos costes, más competitividad.
La mayor eficiencia conseguida, la disminución en el número de errores y la reducción de
tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La reducción de costes nos va
a permitir aumentar nuestro margen de beneficios al caer el coste unitario.
11. Aumento del rendimiento y del retorno de la inversión en el largo plazo.
Gracias a todas las ventajas anteriores se podrá conseguir un incremento de la rentabilidad y
de los beneficios. En otras palabras, el aumento del rendimiento conseguido con la
implantación del ERP compensa, en el largo plazo, la inversión inicial realizada.
En conclusión, si bien es cierto que implantar un ERP es un proceso complejo, no
necesariamente debe ser doloroso si se gestiona adecuadamente y se dispone del equipo
adecuado para líder el cambio. La recompensa la encontraremos en las enormes ventajas que
reportará a la empresa que incorpore esta solución
3. ¿Qué criterios deben ser tenidos en cuenta para poder decir si las empresas
necesitan o no un Sistema ERP?
Dispone de varios software para diversos procesos de gestión
Se debe analizar detenidamente sobre cómo los empleados registran y procesan la
información de la empresa. Cuando utilizan programas diferentes para gestionar cobros,
pagos y pedidos de clientes, realizan estos procesos manualmente.
Cuando se utilizan varios programas por separado, la gestión de la empresa puede presentar
problemas. Sin datos precisos de contabilidad, inventarios, ventas, etc., es muy difícil tener
una visión del estado en el que se encuentra su negocio. Además, la gestión de todas sus áreas
se convierte en una tarea que requiere más esfuerzo y tiempo.
Un software ERP integra todos los procesos de gestión en una misma plataforma y base de
datos. Al ofrecer datos precisos en tiempo real, mejora la toma de decisiones y el crecimiento
de su negocio.
Tiene difícil acceso a la información de la empresa
Hoy en día, el ritmo al que trabajan las empresas es más rápido que nunca, lo que significa
que los empleados necesitan acceso inmediato a la información y datos. Con un software
ERP, gerentes y ejecutivos pueden obtener una visión más clara de las operaciones
comerciales en cualquier momento, mientras que sus empleados pueden obtener la
información que necesitan para realizar sus trabajos de manera más rápida y eficaz.
La contabilidad de la empresa ocupa mucho tiempo
Generalmente, las primeras señales evidentes de que las empresas necesitan una solución
ERP vendrán desde su departamento de contabilidad. Si sus empleados dependen de facturas
y órdenes de venta basadas en papel, y pasan horas a la semana introduciendo datos
manualmente en diferentes programas contables y de ventas, se debe considerar seriamente
cuánto tiempo está perdiendo en tareas donde un ERP puede gestionarlo en un instante.
Las ventas están bajando y la experiencia del cliente no es buena
Desde el momento en que una empresa empieza a crecer, uno de sus mayores desafíos es
garantizar una gestión correcta de inventario. Saber en todo momento la cantidad exacta de
productos y su ubicación es una parte vital de las operaciones comerciales.
Cuando las ventas, el inventario y los datos de clientes se gestionan por separado, se pueden
ocasionar graves problemas en la empresa. Si no dispone de stock de un producto muy
demandado, las ventas se pararán hasta la próxima recepción de mercancía. Mientras tanto,
si un cliente llama para preguntar sobre su compra y los empleados no pueden rastrear para
ver si se ha enviado el producto o si hay existencias, el cliente desarrollará una mala imagen
de su negocio.
Su sistema de gestión es demasiado complejo
Disponer de varios software para la gestión de su empresa puede convertirse en una pesadilla.
Personalizar estos sistemas, integrarlos y tenerlos actualizados puede ser complejo, costoso
y llevarle mucho tiempo.

4. ¿Cuáles son las soluciones ERP que se encuentran actualmente en el mercado y


en qué se diferencian unas de otras? Haga un cuadro comparativo para resaltar
las características que se diferencian unas de otras.
SAGE ERP X3 MICROSOFT DYNAMICS MICROSOFT SAP ORACLE
DYNAMICS
NAV

Este ERP integra todas las Las soluciones de Microsoft El software ERP El paquete del sistema Por último, otro
funcionalidades de la Dynamics incluyen Navision es una ERP SAP, es uno de los sistema ERP que
empresa en las áreas de aplicaciones y servicios para solución de más frecuentes y encontramos es el
finanzas, ventas, compras, minoristas, fabricantes, gestión fácilmente también está dirigido a ERP Oracle. Este
CRM, producción, logística mayoristas y empresas de personalizable y las Pymes. Fue paquete ERP consiste
y comercio electrónico. servicios en el ámbito local o diseñada para diseñado en una colección de
Gracias a ello, permite una internacional. Este sistema responder a las principalmente para más de 70
gestión consistente de los ERP ofrece grandes ventajas necesidades mejorar la gestión de aplicaciones de
datos y un control global de en el área de gestión específicas de las ventas, relaciones con negocios modulares,
la actividad a tiempo real. financiera, gestión de PYMES. Algunas los clientes, finanzas y pre-integradas y
El sistema ERP Sage X3, relaciones con los clientes y de las funciones operaciones de la específicas para
dispone de una de las en la cadena de suministro. que incluye compañía. ciertas industrias y
arquitecturas más fáciles y Las soluciones de Microsoft integradas están Gracias a sus diseñadas para una
rápidas de implantar. Dynamics ayudan a mantener relacionadas con funcionalidades, podrá implantación rápida y
Además, no requiere el control de las finanzas y a la gestión obtener un mayor una fácil
recursos dedicados por lo administrarlas con un alto financiera, la control sobre su pyme y administración.
que la empresa puede nivel de eficacia. También colaboración en la controlar toda la
centrarse en sus actividades sirve para mantener un cadena de información que se En definitiva,
estratégicas. contacto cercano con los suministro, el registre en el negocio encontramos una gran
Por otra parte, se puede clientes y mejorar las CRM y el en un sistema único y cantidad de ERPs en
acceder a todas las acciones de marketing. Por comercio escalable. el mercado actual.
funcionalidades de Sage ERP último, puede dotar a toda la electrónico. Cada uno de ellos
X3 desde un simple cadena de suministro de un De esta forma, puede aportar
navegador web que tenga flujo rápido y productivo. todos sus módulos diferentes ventajas a
acceso a internet. De esta están conectados las empresas. Por este
forma, permite que la entre sí para poder motivo, si estas
compañía se extienda de solucionar las deseando implantar
manera segura y controlada necesidades de un sistema ERP es
con todas las posibilidades cada departamento importante conocer
del comercio electrónico. de la empresa y todas las opciones y
mantener escoger el que mejor
conectada toda la se adapte a lo que
organización. estás buscando.
5. ¿Cuánto tiempo tarda una empresa en instalar una Solución ERP y qué pasos
debe seguir para hacerlo?
Dependiendo del tipo de software ERP que hayamos elegido depende también el tiempo de
implantación. Las soluciones verticalizadas muchas veces no tenemos que ni adaptarlo la
configuración es muy simple, por ello los tiempos son muy cortos o prácticamente
inexistentes. Instalar y listo.
En el caso de que hayamos elegido una solución modular, que es lo más común, el tiempo
suele ser de unos 6 meses en adelante. Debemos tener en cuenta la cantidad de módulos
elegidos, el número de adaptaciones, el número de licencias, la cantidad de usuarios,
desplazamientos... etc. Aquí influyen muchos factores.
El peor caso es el de sistemas ERP a medida. Aquí los tiempos se cuentan en años y no en
meses. Como en cualquier desarrollo de software un plazo de aproximadamente 2 o 3 años
es lo normal. Solo tenéis que ver cuánto tardan en desarrollar nuevas versiones de software
completamente desde 0. Lógicamente depende de la complejidad del sistema a desarrollar
asi como influyen todos los factores que hemos enumerado en el ERP modular.

Pasos para implementar un ERP


Organizar el proyecto
Los sistemas ERP se podrían catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser
implementados por algunas empresas, ya que los costos que éstos representan son muy altos.
Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la
disposición de personal para la implementación de este tipo de sistema, se puede decir que
se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto
que dará una nueva funcionalidad y visión de los recursos y procesos de la organización a
cada área de la empresa.

Definir las medidas de desempeño


Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para
poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el más mínimo detalle para la
implementación del sistema ERP.

Crear un plan inicial detallado del proyecto


Como todo proyecto, la implementación de un Sistema ERP implica una adecuada
distribución de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia
que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya
una bitácora que guíe cada uno de los pasos a seguir.
Capacitar al equipo para el proyecto
Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitación en la cual se incluyan
cada uno de los empleados que posteriormente ante éste se van a desenvolver. Esta
implantación se torna en una situación nueva que revoluciona el quehacer diario del talento
humano.
Para la implementación de sistemas tan avanzados como éste, muchas veces se debe enseñar
a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre
todo, en algunos puestos de trabajo específico, este tipo de tareas no son muy conocidas por
las personas.

Revisar la integridad de la base de datos


La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos más importantes en la
implementación de cualquier sistema de información, pero en especial de los sistemas ERP.
La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar,
distribuir y reportar la información que se va a manejar en los distintos niveles de la
organización.

Instalar el nuevo hardware


El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se
deben abolir la vieja tecnología utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que
puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.

Instalar el nuevo Software (montar sala piloto)


El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual será
utilizada en todo el proceso de instalación del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de
cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema.

Capacitar masa crítica


La masa crítica se refiere al personal de la empresa. Se define como crítica ya que se refiere
al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va
a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulación del mismo.
Entrenamiento sala piloto
Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilización de la misma, por medio del
entrenamiento que al personal se le dará en ella.

Integración de datos
La integración de datos consiste en la recopilación de la información proveniente de
diferentes fuentes o áreas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados.
Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

Ejecución
Poner en marcha el Sistema ERP no es fácil, se debe pasar por todas las etapas anteriores
teniendo en cuenta que el éxito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecución del
sistema.

Mejoramiento continúo
Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentación de éste e
implementar un mejoramiento continuo son las características de las compañías que han sido
victoriosas en la implementación de este tipo de sistemas.

6. Investigue acerca de empresas colombianas que ya hayan instalado o estén


instalando Soluciones ERP y qué experiencias han obtenido.
A continuación algunas de las empresas en Colombia que usan ERP

El sitio web de Bancolombia en su afán de hacer


negocios en línea, administra la información de la
siguiente manera: a través de FACTURA NET, el
usuario soluciona problemas de pago de servicios
(agua, luz, teléfono, celular y matriculas de
universidades y colegios)

De la misma forma, ante el surgimiento de


consumidores exigentes, Bancolombia da soluciones de
compra, por medio de un mercado digital
llamado TODO 1, donde aparecen una variedad de
www.bancolombia.com almacenes, soluciones de financiamiento y accesoria de
comercio electrónico tanto para personas como para
empresas.
ÉXITO VIRTUAL es la manera más fácil de
comprar con calidad y en poco tiempo. Con la base de
datos sobre los usuarios que utilicen éste servicio se
podrán pronosticar y mantener una mejor organización
de las preferencias de los consumidores. A la vez
,mejorar el futuro de procesos de ventas, publicidad,
mercadotecnia etc.

www.exito.com
La manera de hacer negocios para CANAL RCN,
básicamente se limita en como se difunde la
información. La Organización Ardilla Lulle presenta
todas sus empresas y la manera como otros
empresarios pueden estar en contacto con ellos. Un
ejemplo de esto, es como el CANAL RCN con el
apoyo de otras organizaciones promueve actividades
de búsqueda de empleo, accesorias en el campo de la
educación y la salud entre otras
www.canalrcn.com

Al administrar de manera integral la información de la


empresa el CORRAL, se puede convertir en
conocimiento, para aplicarlo en la toma de decisiones.
Las sugerencias de los usuarios depositadas en los
sondeos de opinión del sitio web, ayudaron a crear
nuevos productos como: tu fiesta en Corral y el
apetecido Corral Gourmet. Lo anterior
conforma estrategias de comercio que otorgan
productividad a la empresa y una gran ventaja
competitiva.

www.elcorral.com
La expansión mundial de Grupo Empresarial
Bavaria muestra como el almacenamiento y el
procesamiento de información sobre los integrantes ha
logrado obtener una gran de información útil a través
de las diferentes franquicias instaladas en Sur
América.

El sitio web demuestra que la manera de negociar es


demostrar que son grandes en el campo cervecero y
flexible para trabajar en red; porque están a la
vanguardia en tecnología, en procesos de producción,
en información relevante y en un mejor servicio al
cliente.
www.bavaria.com.co

Bibliografía

 https://www.dinero.com/e-conomia/edicion-impresa/articulo/la-revolucion-
erp/13140

 http://www.angelfire.com/ult/crm_erp/ColombianasERP.htm