MANUAL DE PROCEDIMIENTOS XIMENA RUBIO LIFE

MASTER

GESTION HUMANA:
INGRESO DE UN EMPLEADO POR PRESTACION DE SERVICIO A LA EMPRESA

 Entrega de propuestas comerciales u hojas de vida

 Entrevista inicial
 Verificación de referencias de la hoja de vida
 Segunda entrevista en caso de ser un cargo directivo.
 Contratación
 Documentos para contratación: Hoja de vida, Fotocopia de la cedula al 150%, certificación
bancaria.
 Enviar un correo al área jurídica solicitando elaboración del contrato, con la información del
empleado tal como nombre completo, cedula, honorarios, tipo de contrato y tiempo, y si hay
indicaciones adicionales. julianpalacio@hernandezypalacio.com
 fotocopia del Rut, Fotocopia de la afiliación a seguridad social como independiente

INGRESO DE UN PROVEEDOR

 Entrega de propuestas comercial

 Fotocopia del certificado de cámara y comercio no mayor a 30 días
 Fotocopia de la cedula del representante legal
 Fotocopia del RUT
 Certificado de cuenta bancaria
 En caso de no ser persona jurídica (empresa), anexar pago de seguridad social.
 Según el tiempo contratado y la labor, debe de firmarse contrato, el cual debe ser revisado por
el área jurídica. julianpalacio@hernandezypalacio.com

INGRESO DE UN CLIENTE

CURSOS BASICOS VIRTUALES (FINANCIERO, SALUD, LOGRO DE OBJETIVOS E

INTELIGENCIA FEMENINA)

 Revisar cronograma ADM-FO-018

 publicar en redes sociales, mínimo 1 mes antes, pero en general 2 meses antes,
Pieza gráfica con descripción del tema y la fecha del mismo
 Video historia para enganchar al tema.
 Pautar en redes Facebook, Instagram, y otras
 armar estrategia de historias con Ximena y lo que se hablara en redes
 implementar el producto en la tienda online
  responder todos los mensajes en redes sociales, bajar estos con la información completa para
seguimiento al ADM-FO-019, para hacer seguimiento.
 Javier parra resuelve dudas de ventas online y envía botón de pago.
 Estar pendiente de descargar informes de la tienda online de compras, revisar las personas
inscritas. Este informe debe enviárselo a la administradora.
 Enviar correo de bienvenida al curso a las personas inscritas.

El 85% de las ventas de estos eventos la gente lo hace sola...

CURSOS VIRTUALES AVANZADOS (FINANCIERO, INTELIGENCIA FEMENINA,

LOGRO DE OBJETIVOS)

 Revisar cronograma ADM-FO-018

 publicar en redes sociales, mínimo 1 mes antes, pero en general 2 meses antes
 elaborar Pieza grafica con descripción del tema y la fecha.
 Hacer video historia para enganchar al tema
 Pautar en redes sociales el video y la imagen.
 armar estrategia de historias con Ximena y lo que hablara en redes.
 implementar el producto en la tienda online
 Estar pendiente de responderse los mensajes en redes sociales, bajar estos con la información
completa para seguimiento al ADM-FO-019, para hacer seguimiento.
 Javier parra resuelve dudas de ventas online y envía botón de pago.
 Estar pendiente de descargar informes de la tienda online de compras, revisar las personas
inscritas. Este informe debe enviárselo a la administradora.
 Enviar correo de bienvenida al curso a las personas inscritas.

PRESENCIAL MISION DE VIDA Y ENTRENADOR MASTER

 Revisar cronograma ADM-FO-018

 publicar en redes sociales, mínimo 4 meses antes, pero no debe pasar de 2 meses antes
 implementar el producto en la tienda online
 elaborar Pieza gráfica con descripción del tema y la fecha.
 Hacer Video historia para enganchar al tema
 Pautar en redes el video y la imagen
 Reunión del equipo por tardar 10 días antes para revisar programación y reunión 2 días después
del entrenamiento para retroalimentación.
 Se capturan datos (Nombre / email / WhatsApp) ADM-FO-019
 armar estrategia de historias con Ximena y lo que va a hablar en redes
 Estar pendiente de responderse los mensajes en redes sociales, bajar estos con la información
completa para seguimiento al ADM-FO-019, para hacer seguimiento y hacer llamadas
telefónicas de ventas, se envía link para pago y se firman formularios.
 Enviar correo de bienvenida al curso, confirmando la fecha y lugar del evento.

INGRESO DE UN CLIENTE CORPORATIVO

  Presentación de propuesta
 Aceptación de propuesta
 Una persona encargada del equipo debe pasar por correo la información del lugar, precio,
especificaciones, forma de pago, fechas y entrenamiento, no se acepta información verbal.
 Copia de cámara de comercio no mayor a 30 días.
 Fotocopia del RUT
 Fotocopia de la cedula de representante legal.
 Se hace entrega de la factura por parte de Fundarte (hasta nueva fecha)
 El cliente deberá realizar pago del anticipo del 50% o la totalidad del costo del entrenamiento
 Envío de un correo informándole las especificaciones logísticas para un cliente corporativo.
 Verificación de cumplimiento por parte del cliente.

MIERCOLES DE CONEXIÓN.
 Se escoge el tema a tratar 10 días antes.
 Se envía a elaboración de pieza gráfica
 8 días antes cuando ya se tiene la pieza grafica se elabora video para history y se sube el jueves.
 La pieza gráfica se sube por tardar el día lunes, dos días antes del miércoles de conexión.
 Alguien del equipo debe acompañar a Ximena en las noches cuando realice la conexión, para
responder inquietudes, escribir quienes son los interesados en algún programa y al siguiente día
enviar la información.

RECAUDO DE CARTERA
La asistente administrativa (Francy) todos los días en lo posible horas de la mañana, debe de filtrar las
personas pendientes de pagos y así elaborar el respectivo cobro, generando una llamada de control,
envío de link de pago con los valores estimados.
El procedimiento a seguir para cobro es el informado en ADM-FO-020

CONTABILIDAD

El proceso de contabilidad esta especificado en el manual de proceso ADM-MN-001

La administradora debe estar en coherencia todo el tiempo con los procesos de contabilidad.

FUNCIONES ADMINISTRADOR –ADM-MN-003

 Velar por la adecuada conservación, manejo de los recursos financieros de la empresa.

 Orientar, evaluar y controlar al equipo de trabajo, que cada una de las personas que lo integran
cumplan con todas sus responsabilidades, compromisos laborales y de seguridad de acuerdo
con las funciones definidas para cada cargo.
 Implementar estrategias comerciales dirigidas a mantener los clientes actuales, cautivar nuevos
clientes y aumentar el volumen de negocios.
 Establecer y mantener contacto permanente con los clientes, escuchar sus comentarios, acatar
las sugerencias y orientar los esfuerzos para cumplir con sus expectativas y necesidades
 Procesar, analizar y organizar toda la información financiera del negocio, con el fin de obtener
una información contable comprensible, útil, comparable y oportuna
  Emprender modelos o esquemas administrativos y comerciales que estén encaminados a
mejorar procesos, aumentar la eficiencia y a generar valor agregado.
 Presentar mensualmente un informe administrativo, de ventas y contable a Ximena Rubio, que
permitan medir y evaluar la gestión realizada.
 Realizar reunión con el equipo de trabajo 1 semana antes del entrenamiento y dos días después
como máximo para revisar que hay que mejorar, cambiar y que fue ganador.
 Estar pendiente de revisar las redes sociales, que los mensajes si sean contestados.
 El día 2 de cada mes debe enviar flujo de caja proyectado al correo xrubio77@gmail.com.
ADM-FO-004
 Elaboración y entrega de documentos a contabilidad, hacer un paquete quincenal con los
comprobantes de ingreso y egreso, facturas recibidas y otros, entregándolo así a contabilidad.
 Entregar a contabilidad el extracto bancario en PDF, también el extracto del mes sacado de
Payu, paypal, y cada una de las plataformas que se utilicen.
 Se debe tener una proyección de mínimo 3 meses de todos los gastos de la empresa ADM-FO-
005, en donde se vea reflejado las ventas y el recaudo proyectado.
 Se debe de tener actualizado el archivo de cuentas por pagar proveedores ADM-FO-021, en
donde cada que llegue una factura de un proveedor se relaciona allí, y en el momento de su
pago se elimina, esto permite tener claridad de las cuentas a pagar.
 Todos los 2 de cada mes, debe de liquidar la planilla del pago de seguridad social, ingresa a
www.nuevosoi.com en el formato ADM-FO-022 se encuentra la información para ingreso, al
liquidar la planilla debe de guardarla y relacionar el valor a pagar en el formato de flujo de caja
ADM-FO-004 y estar pendiente de que su pago se realice, a más tardar el 5to día hábil del mes.
 Con respecto a cada evento, taller virtual, o entrenamiento corporativo, se deben de liquidar las
horas de entrenador, estas se liquidan en el formato ADM-FO-009, y se debe de programar
pago de estas una vez al mes, en lo posible los días 25. Cada hora de entrenador cuesta $250 us.

FUNCIONES ASISTENTE
 Pago de cuentas y relación cuentas personales de Ximena Rubio.
 Responder todos los mensajes de seguidores en redes ADM-FO-019
 Programación de citas de coaching de Ximena Rubio ADM-FO-012, ADM-FO13, ADM-FO-
014, ADM-FO-015
 Ordenar y reportar los recibos de pagos realizados por Ximena, pasarlos a la administradora
semanalmente
 Relación de gastos y pagos del apartamento de oclock.
 Cobro de arriendo los 4 primeros días del mes de oclock
 Solicitar las piezas gráficas, y en caso tal cubrir al diseñador gráfico.
 Edición sencilla de algunos videos.
 Estar pendiente de las personas que tienen inconvenientes con los links de pago, guiarlos.
 Recaudo de cartera ADM-FO-020
 Apoyo en el montaje de los eventos presenciales.
JAVIER PARRA
 Envío del material y bienvenida de las personas que se inscriben a los talleres
 Ventas virtuales
 Actualización de información en la tienda nube
 Links de compras y medios de pago
 Montaje de los eventos presenciales
  Manejo de la tienda nube
 Manejo de las plataformas virtuales
 Promoción y venta en redes.

CAJA MENOR

 Siempre debe de haber $100.000 en caja menor. El formato a utilizar es ADM-FO-016 allí se
deben relacionar los costos y compras realizadas por caja menor, cada que se consuman los
$100.000 se debe hacer reembolso en comprobante de egreso ADM-FO-001, y solicitar
desembolso. Es importante que contabilidad haga arqueos a caja menor ADM-FO-023

VENTAS

 Se verifica el cumplimiento de ventas semanalmente en lo posible, a más tardar mes a mes

ADM-FO-008.
 Cada que se programe evento se deben de supervisar las ventas comparando el punto de
equilibrio de los programas, informando así si hay cumplimiento de las ventas estimadas para
llevar a cabo el evento ADM-FO-007
 Elaborar una lluvia de ideas con nuevas formas de promoción y ventas para los programas.
 Poner fotos en la tienda nube. Y los links para venta de los programas con minimo2 meses de
antelación. Manteniendo en firme el cronograma, el ideal sería reflejar el cronograma por 6
meses.
 Se debe enviar informe de ventas los días lunes, miércoles y viernes al correo de Ximena rubio.

PENDIENTES

Los pendientes están establecidos en el Gant de actividades ADM-FO-017

JURIDICO

 Creación de la empresa
 Elaboración de contratos por prestación de servicios de Carolina, Francy y Javier parra.

CONTABILIDAD

 Cierre de ciclo de Ximena Rubio con Facturación pendiente con Fundarte

 Contabilidad personal de Ximena Rubio versus declaración de renta persona natural
 Migración de Ximena Rubio persona natural a Ximena Rubio SAS.
 Inscribir a Ximena Rubio a seguridad social como empleada de la empresa.
 Entrega de informes contables cada mes

ADMINISTRATIVO

 Creación de cuenta empresarial Bancolombia

 Averiguar datafono virtual de Bancolombia, costos y beneficios
 Lluvia de ideas para ventas.
 Revisión de las plataformas usadas
  Revisión de los correos corporativos, dominio y hosting.
 Actualización de la tienda nube.
 Elaboración e implementación de una nueva tabla de comisiones.
 Elementos de trabajo entregados a la administradora, tales como celular e impresora.

FORMATOS A USAR

ADM-FO-001 Comprobante de Egreso

ADM-FO-002 Relación Comprobantes de egreso

ADM-FO-003 Comprobante de ingreso

ADM-FO-004 Flujo de caja

ADM-FO-005 Proyección de gastos por 3 meses
ADM-FO-006 Arqueo de caja menor
ADM-FO-008 Análisis y punto de equilibrio programas

ADM-FO-009 Liquidación horas entrenador

ADM-FO-010 Acuerdo general de propiedad intelectual y no competencia y confidencialidad
ADM-FO-011 Disclaimer Ximena Rubio

ADM-FO-012 Dialogo sesiones de coaching

ADM-FO-013 Preparativo de sesión coaching

ADM-FO-014 Tabla de sesiones coaching

ADM-FO-015 Instructivo para sesiones de coaching

ADM-FO-016 Caja menor

ADM-FO-017 Gant de actividades

ADM-FO-018 Cronograma de actividades

ADM-FO-019 Seguimiento comentarios en redes

ADM-FO-020 Procedimiento de recaudo en cartera

ADM-FO-021 Pago de proveedores
ADM-FO-022 Ingresos y claves

ADM-FO-023 Liquidación de comisiones

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Natasha Pérez Carolina Vásquez