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Julio 5, 2017

Trabajo Estandarizado
Permoda Ltda.
Kaizen Institute Consulting Group
Qué es un estándar?

LA MÁS FÁCIL, SIMPLE Y SEGURA MANERA HASTA AHORA CONOCIDA

DE HACER EL TRABAJO.
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 Qué es un estándar?

• RAE: “Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia”

• Taichi Onho:

• “Acabar con el desperdicio debe ser siempre el primer objetivo empresarial. No es exagerado decir que en
un período de bajo crecimiento, el desperdicio es un delito contra la sociedad más que una pérdida de
negocio.”

• “ A algunas personas les gusta hacer las cosas complicadas, pero la clave es simplificar”

• Taichi Onho increpó un día a un responsable de área porque los estándares que tenía colgados bien
visibles habían amarillado con el tiempo. Onho le dijo: “Su trabajo es mejorar los estándares
constantemente y estos estándares tienen por lo menos un año y medio, para qué le pagamos a usted?

• “No hay mejora sin estándares. El inicio de toda mejora es saber exactamente donde está usted”

• “Donde no hay estándar no puede haber Kaizen”

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Trabajo Estandarizado

Objetivo: Eliminar Muda y regular el trabajo para:

- Incrementar la productividad
- Mejorar los resultados
- Evitar cuellos de botella
- Mejorar la motivación de los trabajadores

ENFOQUE
• Flujo continuo del
trabajo;
• Eliminación de
Muda;
• Calidad excelente;
• Gestión visual

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El significado de Kaizen-Lean
Eliminar el Desperdicio y Creación de Flujo

Eliminar Actividades Que No Agregan Valor

Proveedores Cadena de Valor Clientes

Más Menos Más Menos Menos Más

 Flexibilidad  Stocks 
Servicio  Complejidad  Coste  Calidad

Tiempo de Proceso Productividad Costes

150%

100% 100%
80%
t 50% 50%
1/4 1/2 3/4 1

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Presentación
Trabajo Estandarizado
Metodología
1. Definir el proceso y Objetivos de mejora
2. Observar cuidadosamente los movimientos del trabajador
y el tiempo que requieren;
3. Observar detenidamente las anormalidades y dificultades a
las que se enfrente el trabajador;
4. Observar detenidamente los siguientes Mudas:
1. Movimientos del trabajador con ningún valor añadido; Movimientos
Muda de materiales o información a la espera entre operaciones (WIP –
2.
Trabajo en Curso); trabajador,
3. Muda por defectos de calidad y retrabajo. tiempo (TC) y
5. Planificar e implementar ideas de mejora para eliminar
WIP
Muda;
6. Implementar Prototipo
7. Estandarizar el trabajo, hacerlo visual y expandir:
1. Movimientos del trabajador / Flujo de información
2. Tiempo del proceso
3. WIP

8. Lograr que se mantengan y respeten los estándares

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Paso 1: Definir el proceso y objetivos de mejora

• El proceso a mejorar puede seleccionarse desde las

oportunidades de mejora del mapeo.
• Se recomienda que sea un proceso corto y concreto.
• Puede tratarse de una sola operación con un
trabajador o un proceso con múltiples operaciones.

• Dibujar el proceso seleccionado

• Definir el objetivo de mejora : Medible, alcanzable, en
un periodo de tiempo

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Paso 2: Observar los movimientos

Ir al Gemba y a través del formato de “Análisis de Creacion de Valor” observar cada uno de los
movimientos del o de los trabajadores
Utilice la forma más adecuada para obtener tiempos y observar MUDA;
Se puede utilizar una cámara de vídeo o cronómetro.

75 25

50

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Paso 3: Observar anormalidades y dificultades

Paso 4: Observar Mudas

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Modelo 7 MUDAS

MUDA en Producción
Esperas
CUAL ES EL
MUDA en Logística Movimiento
Sobre
MODELO MÁS
Producción

APROPIADO DE
MUDA en Oficinas MUDA DESPERDICIOS
PARA SU GEMBA?
Sobre
Inventario Procesos

MUDA en Mantenimiento

Transporte Defectos

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Modelo 7 MUDAS

Producción Logística Mantenimiento Oficinas

Producción en Exceso Logística en Exceso Mantenimiento de más Información de más

Transporte de materiales Transporte de información

Transporte de materiales Transporte de Materiales
y equipos (o materiales)
Materiales y equipos Información (o materiales
Materiales Detenidos Materiales Detenidos
detenidos y equipos) detenidos
(Stocks) (Stocks)
(Stocks) (Stocks)

Movimiento de personas Movimiento de personas Movimiento de personas Movimiento de personas

Personas Detenidas Personas Detenidas Personas Detenidas Personas Detenidas

Sobreprocesamiento Sobreprocesamiento Sobreprocesamiento Procesos complicados

Defectos y Errores Defectos y Errores Defectos y Errores Errores

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Exceso de Información / Producción en Exceso
• Creación de más información de la necesaria (más de la que el cliente necesita);
• Más Información genera desperdicio de tiempo, de trabajo y genera inventario de información.
Ejemplos:
• Entregar copias y mails;
• Entrada de datos en múltiples lugares y varias veces;
• Enviar más información a los clientes de la que solicitan.
• Imprimir formularios electrónicos y luego diligenciar a mano.
• Distribuir información a personas que no la necesitan;
• Solicitar múltiples firmas que no sirven de nada
• Hacer informes que nadie va a leer en detalle.

• Producir más de lo que se necesita;

• Producir materiales antes de que sea necesario.
• Es el mayor desperdicio porque origina todos los
otros…

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Transporte de Información o Equipos / Materiales

• Transferencia de Información o transporte entre procesos;

• Incremento de costos, pérdida de información, tiempo de búsqueda.
Ejemplos:
• Transporte entre diferentes pisos y departamentos (Correo Interno);
• Transporte entre producción y áreas administrativas;
• Transporte de/a máquinas de oficina;
• Transporte vacío (Vehículos vacíos, muebles vacíos,…);
• Sobre Transporte (Distancias Excesivas).

• Recorrer grandes distancias

• Capacidad de Carga libre o ineficiente;
• El único transporte que agrega valor es el realizado hacia el Cliente.
Desventajas:
• Costos de Movimiento;
• Ocupación de Personas y Equipos;
• Pérdida de Tiempo;
• Áreas Ocupadas;
• Inversión en métodos de movimiento;
• Riesgo de Accidente.
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Esperando Información / Materiales

• No uso de la información almacenada;

• Excesivas existencias de trabajo en curso (incremento de espacios utilizados, clientes en
espera y grandes problemas ocultos);
• Equipo innecesario o raramente usado;
• Exceso de material obsoleto.
Ejemplos:
• Entrada/ Salida archivos de papel;
• Exceso de suministros de oficina;
• Montones de hojas impresas;
• Archivadores llenos de copias (Almacenados en diferentes épocas);
• Trabajos en lotes.

Desventajas:
• Espacios Ocupados.
• Capital Invertido
• Deterioro.
• Problemas Ocultos / Ineficiencias

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Movimientos
• Empleados buscando información;
• Transporte de Información entre departamentos;
• Movimientos excesivos durante las operaciones.
Ejemplos:
• Distancias no centralizadas de los equipos (fax/fotocopiadoras);
• Información física (Archivadores) distante de las personas que la usan;
• Diseños (Layout) incorrectos de oficinas;
• Diseños incorrectos de estaciones de trabajo;
• Búsqueda de datos innecesarios.

• Secuencia de Trabajo Incorrecta;

• Layout (Diseño) Incorrectos;
• Búsqueda de Herramientas;
• Falta de Ergonomía.

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Personal Esperando
• Esperando autorización del Jefe/ Supervisor;
• Esperando a que un equipo sea reparado debido a mal
funcionamiento (oficina o almacén);
• Esperando por información acerca de llegada de materiales;
• Tiempos lentos de respuesta de computadores.
• Esperando por la entrega de cartas, fax o correos;
• Esperando el inicio de sesión en el computador;
• Exceso de estrés o fatiga.

• Esperando por detención de Máquina;

• Esperando por materiales;
• Equipo micro-paradas;
• Inspecciones de Calidad;
• Arranque de máquinas;
• Cambios de Referencia.

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Sobre Procesamiento

• Procesos que consumen tiempo en exceso (Ej.

Procesos escritos a mano);
• Organización deficiente y gran cantidad de actividad
de búsqueda;
• Tareas que no son requeridas para satisfacer las
necesidades de los clientes;
• Dificultad para acceder a la información almacenada;
• Software desactualizados en hardware nuevos (o
viceversa).

• Reparación / Retrabajos;
• Limpieza;
• Inspección;
• Mantenimiento;
• Tiempo excesivo de Calentamiento, enfriamiento y secado.
Ejemplos:
• Búsqueda de material o información;
• Gran ritmo y máquinas costosas para tareas simples.
• Limpiar y restregar;
• Múltiples inspecciones

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Errores
• Documentos Erróneos;
• Envío de archivos en cuarentena como si se
encontraran correctos;
• Fotocopias o documentos ilegibles;
• Archivos con formatos incorrectos (en el
computador);
• Falta de Información dada a un empleado especifico
(importante para el cliente final);
• Información/ direcciones incorrectas.

• Desperdicios.
• Descalificación;
• Segundos Controles de Calidad;
• Rechazos.

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Paso 5: Mejorar el proceso

JUEGO DE LA PIZZA

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Paso 5: Mejorar el proceso

JUEGO DE LA PIZZA

 Dividir los participantes en grupos de 4 a 5 personas

 Usar:
 Papel de base para armar el flujo
 Post it de dos colores: rojo y amarillo, tamaño pequeño
 Montar el flujograma de proceso de produción de la pizza.

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Paso 5: Mejorar el proceso

JUEGO DE LA PIZZA
 Hervir el agua – 8 minutos
 Manual – 2 minutos
 Calentar la salsa – 6 minutos  Proceso - 6 minutos
 Manual – 2 minutos  Cocinar camarón – 6 minutos
 Proceso – 4 minutos  Manual – 2 minutos
 Colocar la salsa - 2 minutos  Proceso – 4 minutos
 Manual – 2 minutos  Colocar camarón – 2 minutos
 Manual – 2 minutos

Descongelar el camarón – 6 48 Minutos


 Calentar el horno – 12 minutos
minutos  Manual – 2 minutos
 Manual – 2 minutos  Processo – 10 minutos
 Proceso – 4 minutos  Hornear - 6 minutos
 Manual – 2 minutos
 Proceso – 4 minutos

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Paso 5: Mejorar el proceso

JUEGO DE LA PIZZA

Mover las operaciones buscando el

menor tiempo total

Anotar el nombre de la operación de

tal forma que el primer “ Post –it” de
la operación es el rojo

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Paso 5: Mejorar el proceso
Sobre el proceso, coloque las oportunidades de mejora de acuerdo con la Observación
realizada.
Pregunte ¿por qué? Cinco veces;
Concentre los movimientos del trabajador en la Zona VA;
Defina el prototipo según las oportunidades encontradas
Realice la matriz de Facilidad /Impacto
Realice el plan de acción

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Paso 5: Mejorar el proceso
Muda de movimiento debido a:

Revisa Firma

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Paso 5: Mejorar el proceso
Muda de movimiento debido a:

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Paso 5: Mejorar el proceso
Mejoras adicionales

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Paso 5: Mejorar el proceso
Mejoras adicionales

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Paso 5: Mejorar el proceso

5S

Presentation name, date © Kaizen Institute page 29

5S
Organización Básica de la estación de trabajo.

1. 2. 3. 4. 5.
SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE
Clasifique que es Ordene lo que Limpie para Estandarice Disciplina
necesario y que necesita de una restablecer las Para mantener en Para cumplir y
no. manera sencilla y condiciones de la buenas mejorar.
visual. zona y equipos. condiciones.

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Paso 5: Mejorar el proceso

Porqué 5S?

• Organizar el espacio de trabajo para

minimizar los desperdicios;
5S PERMITE: • Incrementa la productividad y motivación de
los empleados, a través de una mejor
organización y estandarización;
• Optimiza el uso de los puestos de trabajo;
• Hace visible las irregularidades.

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 1 Clasificar

5S

• Clasifique todos los artículos

• Abrir gabinetes, cajones,
mesas y estanterías.
CLASIFICAR/
• Ubique todos los elementos
REMOVER ARTÍCULOS innecesarios en una locación
específica.
INÚTILES • Delimite una zona con color
rojo para los artículos a la
espera de una decisión.

ELIMINE LO INNECESARIO

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 1 Clasificar

5S

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 2 Ordene

5S

• Establezca el diseño del

lugar de trabajo.
• Ubique cada elemento en
ORDENE LOS ELEMENTOS un lugar de acuerdo a la
NECESARIOS EN UN LUGAR
frecuencia de uso.
• Realice ajustes para una
ADECUADO. mayor ergonomía.
• Delimite los espacios. de
• Defina los materiales y la
cantidad de productos.

UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR.

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 2 Ordene

5S

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 3 Limpiar

5S

• Limpie y revise todos los

LIMPIE LOS
elementos, pisos y
MATERIALES, paredes.
MÁQUINAS Y ENTORNO. • Identifique cada problema,
daño o deterioro.
• Restaure todos los
elementos.

CLEANING IS INSPECTING

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 3 Limpiar

5S

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 4 Estandarizar

5S

ESTANDARICE • Establezca estándares

para asegurar que la
INVOLUCRANDO A TODOS nueva organización se
LOS EMPLEADOS mantendrá.
• Comparta y practique con
todos los involucrados.
• Hacer que los estándares
sean accesibles y visibles.

ESTANDARICE LA CLASIFICACIÓN, EL ORDEN Y LA LIMPIEZA.

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 4 Estandarizar

5S

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Paso 5: Mejorar el proceso
Paso 5 Disciplina (Práctica Diaria)

5S

PRACTICAR LOS • Conocer los estándares y

aplicarlos todos los días.
ESTANDARES • Asegurar que las
DIARIAMENTE PARA auditorías de seguimiento
se realizan con frecuencia.
CREAR HABITOS • Mejorar los estándares.
• Equipo de entrenamiento
continuo.

TODOS LOS DÍAS, TODOS LADOS, TODAS LAS PERSONAS

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Paso 5: Mejorar el proceso

Como Iniciar

AHORA CONOZCA SU PUNTO • Involucrar a todos los empleados del área

DE PARTIDA. • Realizar las Auditorias
• Analizar los Resultados
• Tomar Fotografías
• Identificar Oportunidades de Mejora.

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Paso 5: Mejorar el proceso
5S

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Paso 5: Mejorar el proceso
5S

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Paso 5: Mejorar el proceso

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Paso 5: Mejorar el proceso

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Paso 5: Mejorar el proceso

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Paso 5: Mejorar el proceso

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Paso 5: Mejorar el proceso

JUEGO

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Paso 6: Implementar prototipo
De acuerdo a las actividades del Plan de Acción, implementar el prototipo de mejora
Tomar nuevamente medidas y video en los mismos formatos usados para la situación actual
Medir y verificar que cumple con los Objetivos

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Paso 5. Nivel de calidad

Mejorar el
proceso
OPº 1
Paso 6. OPº 2
Implementar OPº 3
Prototipo

Prototipo NO
OK? Tiempo

SI
La variabilidad de resultados de un proceso se debe a
Paso 7. diferencias en el rendimiento del trabajador, quien a menudo no
Estandarizar, lo reconoce;
Expandir

La estandarización reduce la variabilidad en la operación;

Los estándares son la base para la formación de trabajadores.

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

• Bases para la formación;

• Preservación del
conocimiento;
LOS ESTANDARES • Estabilidad de los Procesos
GARANTIZAN: y Procedimientos;
• Prevención de errores
recurrentes;
• Guías que permiten la
delegación;
• Base para auditorías y
diagnósticos.

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Características de la Estandarización

SIMPLE

VISUAL CLARO UNICO

ACCESIBLE

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Desarrollo de Estándares

• Identificar las actividades desarrolladas en cada área

• Establecer estándares de desarrollo prioritarias

• Establecer quien participa en el desarrollo de cada estándar

• Verifique la situación actual (Verificar en el Gemba)

• Construir un estándar visual y validar en el gemba

• Capacitar a las personas en los nuevos estándares

• Hacer seguimiento y mejorar el estándar.

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Ejemplos de Estándares

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión
Ejemplos de Estándares.

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Ejemplos de Estándares

LOS ESTANDARES DEBEN SER UBICADOS CERCA DEL LUGAR DONDE

SE REALIZA LA ACTIVIDAD.

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión
Ejemplos de Estándares

DEBE HABER UNA AGENDA DE LA REUNIÓN!

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión
Ejemplos de Estándares

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Ventana de Oportunidades de
Estandarización

LIDERAZGO YES NO

Hacerlo
“EXISTE UN Mejorar
Oficial SI USTES ESTA

NO YES
ESTANDAR?” ENFRENTANDOSE CON
UN PROBLEMA O UNA
EMPLEADOS
OPORTUNIDAD DE
Aprender
y Entrenar Crear MEJORA…
“ESTAN USANDO EL PREGUNTE
ESTANDAR?”

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión
Entrenamiento
Formar a los trabajadores de
acuerdo con un Plan de
Formación, usando:
Hoja de desglose de tareas;
Hoja de estándar de operación.
Siga el método de instrucción de
trabajo TWI (Entrenamiento en la
industria) para asegurar que el
trabajador sea capaz de realizar las
tareas dentro del tiempo ciclo;
Coloque la hoja de trabajo
normalizado en el cuadro de
gestión visual;
Verifique los puestos de trabajo en
el Gemba para asegurar que todo
marcha según los nuevos
estándares;
Ponga al día y verifique los
resultados para asegurar que se
están alcanzando los objetivos.
INSTRUCCIÓN DE TAREAS
CÓMO PREPARARSE PARA INSTRUIR
Paso 1 – PREPARAR AL TRABAJADOR
Antes de instruir a la gente sobre cómo realizar un
trabajo:
1. ELABORE UN HORARIO PARA LA
INSTRUCCIÓN
Paso 2 – PRESENTAR LA OPERACIÓN
A quién formar …
Para qué trabajo …
En qué fecha …
2. HAGA UN DESGLOSE DEL TRABAJO
Liste los pasos importantes
Seleccione los puntos claves
Factores de seguridad siempre son claves
3. PREPÁRELO TODO
El equipo, las herramientas y las materiales
adecuados así como cualquier cosa que vaya a
necesitar como ayuda a la instrucción
4. ORGANICE EL PUESTO DE TRABAJO
Ordenadamente, igual que las condiciones de
trabajo reales
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4 PASOS PARA INSTRUCCIÓN DE
TAREAS
• Haga que se sienta cómodo
• Digale cuál es el trabajo
• Averigüe qué es lo que ya sabe
• Consiga que tenga interés por aprender el trabajo
• Coloque a la persona en la posición correcta
• Describa, demuestre e ilustre un paso importante cada
vez
• Repítalo, poniendo énfasis en los puntos claves
De instrucciones completas y claras, con paciencia,
pero sólo la cantidad de información que la persona
pueda asimilar de una vez.
Paso 3 – APLICACIÓN
• Que la persona haga el trabajo– corrija errores
• Que la persona explique cada paso importante
conforme repita la tarea
• Que la persona explique cada punto clave conforme
repita la tarea
Asegurese que lo ha comprendido.
Continúe hasta que sepa que la persona lo sabe
Paso 4 – SEGUIMIENTO
• Deje a la persona sola
• Designe a quien debe acudir en caso de necesitar ayuda
• Compruebe con frecuencia cómo va
• Anímele a preguntar
• Termine paulatinamente la formación extra y cierre el
seguimiento
SI EL TRABAJADOR NO HA APRENDIDO,
EL INSTRUCTOR NO HA ENSEÑADO
Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Porqué Gestión Visual?

• Comunicación más eficiente

con los empleados;
GESTIÓN VISUAL PERMITE:
• Hacer las irregularidades
visibles.

• Prevenir riesgos

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Gestión Visual

Los humanos recopilan

TODA LA INFORMACIÓN información a través:
83% VISION
DIARIA RELEVANTE 11% AUDICIÓN
DEBE SER EXHIBIDA 3,5% OLFATO
1,5% TACTO
VISUALMENTE 1% GUSTO

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

Gestión Visual

• Cuál es la función del equipo/área ?

LA GESTIÓN VISUAL PUEDE • Qué actividades son desarrolladas por el equipo/área?

AYUDAR CON LAS SIGUIENTES • Como saben los empleados que hacer y cómo
PREGUNTAS: hacerlo?

• Cuáles son los objetivos del equipo?

• Se están Cumpliendo?

• Como detectar irregularidades?

LA GESTIÓN VISUAL MEJORA LA COMUNICACIÓN

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

…Presentar: …Indicadores y …identificar y hacer

• Parámetros procesos de seguimiento:
• Graficas Control • Riesgos
• Datos • Puntos de Referencia
LA GESTIÓN • Patrones

VISUAL PUEDE
AYUDAR A..

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

• Motivar
Por ejemplo: Dar retroalimentación • Inculcar el Orgullo
• Altas eficiencias de.. “estamos en el • Aumentar la
• Buena Calidad camino correcto” Confianza
DATOS POSITIVOS • Ausentismo bajo

provocar...
... Sensibilización
DATOS NEGATIVOS Por ejemplo: Dar una señal que.. ... Cambios de curso
• Alta tasa de rechazo “Tenemos que tomar … Cambios de actitud
• Pérdidas medidas"
• Altas quejas

ES IMPORTANTE PARA DAR A CONOCER TANTO DATOS

POSITIVOS COMO NEGATIVOS

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión

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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión
Gestión Visual – Ejemplos
Gestión Visual Indicadores

Gestión Visual Estrategia

ANDON: Señalización visual de

un problema / parada de línea
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Paso 7: Estandarizar, Gestión Visual y Expansión
Gestión Visual – Ejemplos

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Paso 8: Mantener y respetar el estándar
• El ejemplo viene del Jefe, es el primero que debe respetar el estándar
• Nunca el Jefe debe negociar el estándar, es la mejor forma de formar credibilidad
• Generar Auditorias de manera que varios niveles de jerarquía las ejecuten, incluyendo a los mismos
trabajadores dueños del proceso
• Hacer visuales los resultados

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