Qué es proceso administrativo.
Origen, fases y etapas
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de
planeación, organización, dirección y control, desarrolladas con el objetivo de
aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de otro tipo, con los que
cuenta la organización, para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.
Al finalizar la lectura podrás definir qué es el proceso administrativo, identificarás
quién y cuándo dio origen al término, conocerás sus fases, discernirás sus etapas,
de qué se trata cada una y apreciarás los beneficios que su aplicación trae a una
organización.
Proceso Administrativo, definición
En primer lugar cabe preguntar ¿qué es proceso?
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una
operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)
Y ¿qué se entiende por administración?
Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano
coordinado. (Fernández, p.3)
Entendido esto, se tiene entonces que:
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las
organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización
realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es
mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se
puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir
de acuerdo con el grado en que estos cumplan con el proceso
administrativo. (Hurtado, p.47)
La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo,
nótese la interrelación y la continuidad de las actividades:
Qué es proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
Origen del proceso administrativo
El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue
desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la
administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva
funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica,
es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro.
Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal,
requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades
administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar. (Zapata y otros, p.64)
Fases del proceso administrativo
Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.
En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la
estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y
organización.
La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social
que se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.
A través del siguiente videotutorial aprenderás más sobre qué es el proceso
administrativo, cuáles son sus fases y cuáles sus etapas: planeación,
organización, dirección y control. (5 videos, 28 minutos, Educatina)
Etapas del proceso administrativo
Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consta de 4 etapas o
funciones básicas: planeación, organización, dirección y control. A continuación
una breve introducción a cada una.
1. Planeación
La planeación o planificación, en el contexto del proceso administrativo, consiste
en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a
tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea
conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va
a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro
deseado.
Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas
de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar
esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar
y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el
trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención
en las cosas más importantes.
2. Organización
La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los
recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo
debe ejecutar. Es un proceso en sí mismo (dentro del proceso administrativo) en
donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad
establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando
los recursos.
Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las
metas de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer,
quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman
las decisiones.
3. Dirección
La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de
lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus
objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la
comunicación.
Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e
influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera,
con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
4. Control
El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos
comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora
continua.
Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de
seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a
los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la
comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes
realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los
objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido para
desencadenar las acciones correctoras, que mantengan el sistema regulado, es
decir, orientado a sus objetivos.
Existen algunas otras actividades o funciones que han sido adicionadas por
diversos autores, entre ellas se tienen:
5. Integración
Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los
recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la
integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos
humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal.
6. Previsión
Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y los
datos disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o
construcción del contexto en el que la organización se encontrará.
Beneficios de aplicar el proceso
administrativo
Hernández (p. 194), señala como beneficios de la aplicación del proceso
administrativo, las siguientes:
1. Es una guía práctica y metodológica para la administración de empresas.
2. Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.
3. Sienta las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en
departamentos y jerarquías conforme a las necesidades y los recursos de
las empresas.
4. Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde con las
necesidades de la empresa.
5. Facilita el desarrollo de capacidades y competencias laborales.
6. Posibilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.
7. Faculta el análisis de problemas para su solución.
8. Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la
empresa o su replanteamiento.
9. Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.
El proceso administrativo
es un flujo continuo e interrelacionado de las actividades que se desarrollan dentro
de una organización, que son de vital importancia para la toma de decisiones y
están orientados al logro del objetivo común y aprovechar los recursos humanos,
técnicos, materiales, etc. De esta manera, la organización es efectiva tanto para los
stakeholders como para la sociedad.
Planeación
Antes de empezar cualquier proceso es necesario saber a dónde se quiere llegar,
esto es lo que se define durante la fase de planeación: fijar el curso concreto de
acción, estableciendo los principios, los recursos necesarios, la secuencia de
operaciones y la determinación de tiempos.
-Investigación del entorno y competencia
-Investigación interna
-Planeamiento de estrategias, políticas y propósitos
-Acciones para el corto, mediano y largo plazo.
Etapas:
-Estratégico: determina a dónde se quiere ir.
-Operativo: Comprende planes más específicos que corresponden a cada
una de las áreas de la empresa y se subordinan a los planes estratégicos.
Generalmente estas acciones están presupuestadas.
Podemos concluir que la planeación es un proceso de proyección al futuro que se
inicia desde la generación de ideas, diseño de objetivos, metas, estrategias,
políticas y programas, hasta los procedimientos.
Organización
Luego de que se tienen los objetivos definidos, es momento de preguntarse: ¿cuál
será la división del trabajo?, ¿cuáles son las competencias que tiene cada persona y
área para realizar las funciones?
La organización es el grupo de reglas, cargos y comportamientos que deben de
seguir todas las personas dentro de la empresa. El propósito es coordinar todos los
recursos ya sean humanos, materiales o financieros.
Es muy importante la relación que se establece entre los recursos humanos y los
recursos económicos que designe la empresa para alcanzar los objetivos definidos
en la fase de planeación.
La fase de organización requiere que se implemente una estructura de funciones y
determinación de actividades para cada departamento de la empresa. Requiere
también de delegación de autoridad y coordinación horizontal y vertical dentro de
la empresa.
Dirección
La dirección es también esencial. La persona que dirige una organización debe
cumplir dos aspectos: la armonía y el equilibrio en un equipo, ya que en esta fase
se involucran el liderazgo, la comunicación, la motivación y las necesidades.
La fase de dirección comprende la ejecución de los planes ya asignados a un
equipo. Y esta depende de la influencia del jefe y de su motivación, comunicación y
supervisión a su equipo para que este logre los objetivos. En conclusión, es poner
en acción a los recursos humanos.
La dirección tiene los siguientes elementos para el logro de objetivos:
-Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
-Motivación.
-Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
-Comunicación
-Supervisión.
-Lograr las metas de la organización.
Control
No se puede alcanzar los objetivos sin un plan, y para que el plan funcione es
necesario el control. Este ayuda a verificar el avance de las acciones a través de
indicadores, medidas y resultados. Y esto le sirve a la organización de forma
permanente, ya que así podemos saber cómo estamos avanzando en el proceso
administrativo.
El control mide el desempeño en relación a las metas para así detectar las
desviaciones negativas o estancamientos. Plantea también las correcciones
necesarias para poder cumplir con los planes.
Algunos de los instrumentos de control son los presupuestos para gastos
controlables, los registros de inspección y los indicadores.
Como puedes ver el proceso administrativo es la herramienta clave para que la
empresa logre sus objetivos. Si buscas desarrollar tus herramientas de gestión y
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