Instituto Colombiano de Aprendizaje

Regional Chapinero
Área de Secretariado y Auxiliar
NOTA
NOTA administrativo
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CONSECUTIVO: 003
OBJETIVO: Conocer y realizar ejercicio FECHA:
Práctico sobre el manejo de la Caja Menor. TEMA: CAJA MENOR
SUBTEMA: FORMATOS DE APLICACIÓN

NOMBRE:__________________________________________CÓDIGO: _____________

FECHA DE ENTREGA:_____________________________________________________

Apreciados estudiantes:

Este taller práctico, está diseñado para practicar el proceso de

Caja Menor.

Recuerde diligenciar los formatos en Word y excel.

Roles:
Auxiliar de Tesorería: Estudiante
Tesorero (a): Formadora
Director Financiero: Fernando Herrera

Por cada error presentado, se baja una décima.

I PARTE

Empresa: El Ahorro Poderoso LTDA, Nit. 800.456.908-4, dirección calle 8B N. 98-43,

teléfono 234 45 65, Bogotá D.C.

ARQUEO INICIAL EFECTIVO: $400.0000

BILLETES CANTIDAD TOTAL MONEDAS CANTIDAD TOTAL

100.000 1.000

50.000 500

20.000 200

10.000 100

5.000 50

2.000

1.000
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TOTAL TOTAL

GRAN
TOTAL

2. Acta de Apertura de la Caja Menor

ACTA DE CAJA MENOR N._____

Siendo hoy ________________________________ a las ________________ en

la ciudad de___________, se hace inicio a la presente reunión en la sala de juntas
de nuestra empresa ________________________________________ubicada
en__________________________.

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Apertura de caja menor
4. Monto de la caja menor
5. Responsable del manejo de la caja menor
6. Valor máximo a pagar por caja menor
7. Base mínima para el reembolso de la caja menor

1. Verificación del quórum

Se hace llamado a lista y se verifica que todos los convocados están presentes.

2. Lectura y aprobación del acta anterior

Se hace lectura al acta anterior y se aprueba por unanimidad.

3. Apertura de caja menor

Se inicia la reunión para hacer apertura a la caja menor de la empresa la cual

estará vigente a partir del ______________________________ hasta el
_______________________; los arqueos serán sorpresivos, para verificar su
correcto funcionamiento.

4. Monto de la caja menor

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La
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caja
menor tendrá un monto total de $_________________
(___________________________________________________________)

5. Responsable de la caja menor

La caja menor será manejada por el Auxiliar del Departamento de Tesorería;

_____________________________________________ llegado el caso que esta
primera responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia,
incapacidad o por cualquier otro motivo que no permita hacerse cargo de esta, la
caja pasará a manos del/la tesorero/a:___________________________________.

6. Valor máximo a pagar por caja menor

Se ha acordado que el valor máximo a pagar por caja menor corresponde al 25%
del monto total de la misma, es decir $_________________________; es decir, no
se pueden pagar vales de caja menor que superen el tope aquí especificado.

7. Base mínima para el reembolso de la caja menor

Se convino que el reembolso tendrá que ser exigido al haber utilizado el 70% del
monto total de la caja menor, es decir al poseer tan solo $____________.

8. Arqueo de la caja menor

Se debe dar por entendido que el valor del reembolso de la caja menor + el valor
que se tenga en dinero en efectivo + los vales provisionales, deberán totalizar el
100% del fondo total de la caja menor. Estos son los valores que se tendrán en
cuenta al momento de realizar un arqueo.

Se convoca para próxima reunión en el momento de ser requerido por algún

cambio en los responsables de la caja menor, por cambio del monto establecido
en esta acta o por cambios o decisiones directas de la Gerencia Financiera o
Gerencia General y que de una u otra forma afecten el normal desarrollo de dicha
caja menor.

Se da por terminada la reunión en la ciudad de Bogotá D.C., siendo las ______

horas, del día ________________________, para lo cual firman los asistentes.
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_________________ ____________ _________________________

Auxiliar de Tesorería Tesorero (a) Gerente Financiero o General

3. Elaborar el reembolso de la caja menor, teniendo en cuenta la siguiente

información:

FECHA DETALLE PROVEEDOR VALOR OBSERVACIONES

La Gran Manzana RECIBO DE CAJA
Compra una caja de Nit. 800.987.098-3 001
26/08/202 $92.50
resmas de papel, Dirección: Calle 78B N. Iva Incluido FACTURA 750
0 0
referencia VTY-89 8-98
Teléfono: 234 52 89
Floristería Amor Amor RECIBO DE CAJA
Un arreglo floral para
26/08/202 Nit. 852. 230. 123-8 $30.00 002
Oficina Más IVA
0 Calle 67 N. 8-98 0 FACTURA 850
Referencia AA-258
Teléfono: 2 56 87 58
Compra de RECIBO DE CAJA
Texaco SA
Combustible 003
26/08/202 Nit. 800.140.240-4 $80.00
1 Galón Más IVA FACTURA 895
0 Avenida 68 N. 8-98 0
Referencia
Teléfono: 254 89 78
TX898

Recuerde que todos los documentos deben estar debidamente soportados con su
factura; los provisionales si se presentan, serán legalizados una vez las personas
hayan hecho sus respectivas diligencias y tengan claro cuánto fue el valor que
realmente gastaron.
”
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4. Formato de Reembolso de Caja Menor

EMPRESA REEMBOLSO DE CAJA MENOR

_______________________________ No. _____________

PAGOS EFECTUADOS FONDO FIJO……………. ………..

DEL ___ AL ____DE MENOS GASTOS…….………. ….

______________
MENOS VALES……………………
DEL AÑO ______
TOTAL EN CAJA…………………..

VALOR REEMBOLSO….…………
(Fondo fijo-total en caja)

PAGADO A: CC. NIT CONCEPTO VALOR CODIGO

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SON: $

Sección o Depto. Elaboró Revisó Aprobó

5. ARQUEO DE CAJA MENOR

  NOMBRE DE LA EMPRESA:  
  NIT DE LA EMPRESA:  
  DIRECCIÓN DE LA EMPRESA:  
       
  ACTA DE ARQUEO CAJA
       
  NOMBRE RESPONSABLE:
FECHA Y HORA DE
  REALIZACIÓN:
  SALDO SEGÚN LIBRO DE CAJA:
       
  EFECTIVO $
    UNIDADES TOTAL
       
  BILLETES DE $50.000
  BILLETES DE $20.000
  BILLETES DE $10.000
  BILLETES DE $5.000
  BILLETES DE $2.000
  BILLETES DE $1.000
  MONEDAS DE $1.000
  MONEDAS DE $500
  MONEDAS DE $200
  MONEDAS DE $100
  MONEDAS DE $500
       
  TOTAL ARQUEO
TOTAL EN CAJA SEGÚN
  REEMBOLSO
 
  FALTANTE
  SOBRANTE
 
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CERTIFICO: Que el efectivo y justificantes de caja mencionados, fueron
verificados en mi presencia y devueltos. No existiendo otros fondos,
valores o documentos en poder que no hayan sido mostrados en el
  arqueo.
       
  Observaciones:    
       
       
       
       
  FIRMA RESPONSABLE  
 

     

FIRMA SUPERVISOR