ACTIVA S.A.C.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
I. INTRODUCCIÓN:

La elaboración de extractos naturales logra bastante acogida en los mercados

nacionales; por su calidad, presentación y facilidad para poder realizarlos lo más
sano y nutritivo de manera rápida y eficiente. El Manual de Procedimientos que se
presenta, es un documento administrativo que orienta la operación de la estructura
organizacional y de las actividades de la empresa ACTIVA SAC. Como la compra,
gasto, cobro, pago, inversión y producción que ésta realiza. La finalidad de este
Manual es lograr mayor eficiencia, optimización de recursos, coordinación de
acciones y esfuerzos para el logro de los objetivos y metas que la empresa ha
proyectado en el corto, mediano y largo plazo. En este documento se describen las
actividades que desarrolla la empresa; las cuales se complementan con los
diagramas de organización que describen de forma esquemática su estructura.
La implementación de un Manual de Procedimientos para los distintos procesos es
de gran importancia para nuestro crecimiento y desarrollo diario. Permitirá llevar un
mejor control de cada una de las actividades realizadas.
Este Manual proporcionará fortaleza administrativa a ACTIVA SAC. Y brindará las
herramientas necesarias para que actividades relacionadas con todo nuestro giro
de negocio sean más efectivas y la relación con sus principales contactos, como
sus proveedores y sus clientes.
Para que nuestra empresa logre el crecimiento y desarrollo como lo hemos
planeado siempre estaremos vigilando los cambios que se producen en el entorno;
bajo un análisis contante tanto interno como externo. Consiste en identificar
condiciones o elementos que forman parte del proceso. Los procesos deben
documentarse en función de la naturaleza de sus actividades, los requisitos del
cliente y los requisitos reglamentarios que apliquen.
El Manual de Procedimientos estará sujeto a los cambios que se realicen en un
futuro en la empresa ACTIVA SAC para mejoramiento de sus actividades diarias.

II. OBJETIVO GENERAL:

Lograr mayor eficiencia, optimizar las actividades diarias siguiendo los

procedimientos correspondientes en cada ejecución y que de esta manera sigan un
proceso lógico para permitir llevar un mejor control de cada una de las actividades
realizadas y obtener excelentes resultados.

III. ALCANCE:
 El presente Manual de Procedimientos será puesto en práctica por los distintos
departamentos de la organización centrándose en actividades diarias en las que
incurre la empresa. Todas estas actividades están controladas por el Manual.
Se aplica básicamente en 6 procesos: la adquisición o compra, el pago, el proceso
de producción, las ventas, el cobro, el gasto y la inversión.

COMPRA

OBJETIVO:

Establecer los procedimientos que se deben seguir para la adquisición o compra, recepción y
pago de los insumos garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.

ALCANCE:
Los procedimientos que se describen en este documento alcanzan al proveedor, almacén,
contabilidad, producción y gerencia de la empresa ACTIVA SAC.

RESPONSABILIDADES:

Producción:

o Solicita los productos que son necesarios para preparar los extractos.
o Prepara el listado del pedido.
o Elabora orden de pedido.

Almacén:

o Realiza toma física de inventario

o Elabora orden de pedido.
o Recibir la mercadería y/o insumos.

Gerente:

o Revisar el informe de toma física.

o Aprobar la orden de pedido.
o Emitir la orden de compra de insumos y/o mercaderías.
o Aprobar el pago al proveedor.

Proveedor:

o Despachar la mercadería y/o insumos solicitados.

o Emitir los documentos por la compra.

Contabilidad:

o Observa la toma física.

o Ingresa al sistema contable las facturas de compra.
 INICIO

LISTADO DE PRODUCTOS

MANUAL DE
SOLICITUD DE PEDIDO
PROCEDIMIENTO DE
COTIZACIÓN DE COMPRA
PRODUCTOS

ELECCIÓN DE
PROVEEDOR

REALIZAR PEDIDO

SI INTRODUCCIÓN AL
RECEPCIÓN DE VERIFICACIÓN CANCELACIÓN DE DESINFECCIÓN ALMACENAMIENTO
DE PEDIDO SISTEMA DE
PEDIDO FACTURA DE INSUMOS INVENTARIOS

NO

NOTIFICACIÓN DE CONTABILIDAD
PEDIDO DE REGISTRA FACTURA
INCONFORMIDAD DE COMPRA

FIN
PAGO

OBJETIVO:

Establecer los procedimientos que se deben seguir para el pago por la compra de los insumos y/
materia prima garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.

ALCANCE:

Los procedimientos que se describen en este documento alcanzan al proveedor, contabilidad de la

empresa ACTIVA SAC.

RESPONSABILIDADES:

Proveedor:

o Emitir la factura por la compra con el monto respectivo.

o Entrega la factura.
o Si hay algún error o inconsistencia, modifica la factura.
o Recibe por medido de su departamento correspondiente el pago dado Activa SAC.

Contabilidad:

o Recibe y verifica la factura física o electrónica.

o Emite pago y cancela el monto.
o Registra el pago en el sistema contable.
 INICIO

PROVEEDOR

ENTREGA DE FACTURA

RECIBIMOS FACTURA
FÍSICA O ELECTRÓNICA

MANUAL DE VERIFICACIÓN

PROCEDIMIENTO DE DE FACTURA

PAGO ¿ERROR?
SI RECLAMO Y
MODIFICACIÓN

NO

EMITIR PAGO

CANCELACIÓN

DTO. CONTABILIDAD
REGISTRA EL PAGO

FIN
PRODUCCIÓN

OBJETIVO:

Establecer los procedimientos que se deben seguir para la producción de extractos nutritivos,
desde la selección de los insumos hasta el producto terminado; garantizando el cumplimiento
de las políticas de la empresa.

ALCANCE:

Los procedimientos que se describen en este documento alcanzan al almacén y área de

producción de la empresa ACTIVA SAC.

RESPONSABILIDADES:

Almacén:
o Se realiza la selección de los insumos para la preparación.
o Clasificación de insumos.
Producción:
o Le proporciona almacén los insumos.
o Lavado de insumos.
o Cortar y/o pelar frutas y/o verduras.
o Licuado en extractora.
o Colar el licuado.
o Envasar.
o Producto final.
 MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DE
PRODUCCIÓN

SELECCIÓN DE CLASIFICACIÓN CORTAR Y/O PELAR LICUADO EN

LAVADO DE COLAR EL ENVASADO PRODUCTO
INSUMOS DEL DE INSUMOS FRUTAS Y/O EXTRACTORA LICUADO
INSUMOS FINAL
ALMACÉN VERDURAS
VENTA

OBJETIVO:

Establecer los procedimientos que se deben seguir para la venta de extractos nutritivos,
recaudación de clientes y análisis de cartera, garantizando el cumplimiento de las políticas de
la empresa.

ALCANCE:

El presente manual será puesto en práctica diariamente que participa en las actividades que se
realizan dentro del flujo de venta de extractos saludables. Los procedimientos que se describen
en el documento alcanzan a departamento de ventas y marketing, contabilidad, al área de
producción que lleva el control del almacén, nuestro operario que se encarga del envío a
domicilio y gerencia.

RESPONSABILIDADES:

Ventas y marketing:

o Revisar en nuestra web o redes sociales los pedidos de los clientes.

o Realizar toma de pedidos.
o Solicitar el pago.
o Verificar el pago en nuestra cuenta bancaria.
o Coordinar con el cliente si nuestro producto será enviado a su domicilio o entregado en
nuestro local.
o Enviar a nuestro operario para que envíe el producto a la dirección indicada.
o Verificar la entrega y si el cliente quedó satisfecho con nuestro extracto nutritivo.

Área de producción: Como esta encargada del almacén e inventarios.

o Verificar los insumos disponibles.

o Entregar el extracto envasado y listo para la entrega.

Contabilidad:

o Facturación física o electrónica.

o Registra la venta en el sistema contable.

Gerencia:
o Si el cliente no queda satisfecho con nuestro producto evaluar las estrategias.
 INICIO

REVISAR EN NUESTRA WEB O

REDES SOCIALES LOS PEDIDOS
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DE
DEL CLIENTE

RECIBIR PEDIDO DEL CLIENTE

VENTA
VERIFICAR DISPONIBILIDAD DE
INSUMOS

¿TODOS LOS SI FACTURACIÓN ¿ENVÍO A NO

INSUMOS SOLICITAR PAGO VERIFICAR PAGO DOMICILIO? ENTREGA EN EL LOCAL
DISPONIBLES? Y REGISTRO

SI
NO
DELIVERY
SOLICITAR INSUMOS

ENTREGA DEL PRODUCTO

¿CLIENTE NO
VERIFICACIÓN DE ENTREGA SATISFECHO? ESTRATEGIAS

SI PONER EN PRÁCTICA

FIN LOGRO
COBRO

OBJETIVO:

Establecer los procedimientos que se deben seguir para el cobro por la venta de los extractos
garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.

ALCANCE:

Los procedimientos que se describen en este documento alcanzan al cliente, ventas y

marketing y contabilidad de la empresa ACTIVA SAC.

RESPONSABILIDADES:

Ventas y marketing:

o Cobrar al cliente el precio correspondiente al extracto.

o Verifica el pago en nuestras cuentas bancarias.

Cliente:

o Pagar el precio del extracto solicitado.

o Recibir la factura.
o Verificar la factura.
o Si hay algún error en la factura nos hace el reclamo respectivo para su modificación.

Contabilidad:

o Emitimos la factura con el monto cobrado.

o Registra el pago en el sistema contable

 INICIO

VERIFICAR EN NUESTRA
WEB LA VENTA AL CLIENTE

CONFIRMACIÓN DE LA
VENTA

COBRAR AL CLIENTE

CLIENTE REALIZA EL PAGO

MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DE
VERIFICAR PAGO EN
NUESTRA CUENTA

COBRO EMITIR FACTURA

ENTREGA DE FACTURA

SI
¿ERROR? MODIFICAR

NO

DTO. CONTABILIDAD
REGISTRA EL COBRO

FIN
INVERSIÓN

OBJETIVO:

Establecer los procedimientos que se deben seguir para alguna inversión en cualquier proyecto
o área solicitante, garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.

ALCANCE:

Los procedimientos que se describen en este documento alcanzan a Gerencia, Contabilidad,

Ventas y Marketing y Área de Producción de la empresa ACTIVA SAC.

RESPONSABILIDADES:

Ventas y marketing:

o Puede solicitar alguna inversión para su área.

o Formula inversión.

Producción:

o Puede solicitar alguna inversión para su área.

o Formular inversión.

Contabilidad:

o Puede solicitar alguna inversión para su área.

o Proporciona la información financiera a Gerencia.

Gerencia:

o Recibe formulación de inversión.

o Solicita la información financiera al área de Contabilidad.
o Verifica si existe disponibilidad de recursos.
o Evalúa inversión.
o Aprueba o no la inversión.
o Ejecuta tan inversión.
 MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DE
INVERSIÓN
INICIO

FORMULAR INVERSIÓN
DE DPTO. SOLICITANTE

ENVIAR A
GERENCIA

SOLICITA CONTABILIDAD VERIFICAR SI

INFORMACIÓN PROPORCIONA EXISTE ¿ESTÁ
EVALUAR
DISPONIBILIDAD APROBADA? EJECUTAR FIN
FINANCIERA A INFORMACIÓN A DE RECURSOS INVERSIÓN
CONTABILIDAD GERENCIA

REFORMULAR
REPROGRAMAR
GASTO

OBJETIVO:

Establecer los procedimientos que se deben seguir para algún gasto que incurre en la
empresa, garantizando el cumplimiento de las políticas de ACTIVA SAC.

ALCANCE:

Los procedimientos que se describen en este documento alcanzan a Gerencia, Contabilidad,

Ventas y Marketing y Área de Producción de la empresa ACTIVA SAC.

RESPONSABILIDADES:

Ventas y marketing:

o Gastos en esta área como: Publicidad.

o Requerimiento del servicio o bien.
o Presentar a Contabilidad.
Producción:

o Gastos en esta área como: Mantenimiento.

o Presentar sobre el gasto a contabilidad.

Contabilidad:

o Gastos en esta área como: Seguros.

o Verificar disponibilidad de presupuesto o recursos.

o Proporciona la información a Gerencia.

o Pago del servicio.

Gerencia:

o Gastos en esta área como: Seguros, alquiler de instalaciones.

o Pide a Contabilidad la información financiera.
o Verifica la disponibilidad de presupuesto.
o Aprueba la realización del servicio.
o Compromiso con empresa de servicio.
o Emitir conformidad para firma de contrato.
o Formaliza el contrato
 MANUAL DE
INICIO
PROCEDIMIENTO DE
ÁREA USUARIA GASTO
REQUERIMIENTO
DEL SERVICIO

PRESENTAR A DTO.
CONTABILIDAD

DISPONIBILIDAD GERENCIA APRUEBA LA COMPROMISO CON EMITIR PAGO DEL

CONFORMIDAD PARA FORMALIZA UN SERVICIO
DE PRESUPUESTO REALIZACIÓN DEL EMPRESA ( SERVICIO) FIN
FIRMA DE CONTRATO CONTRATO BRINDADO
GASTO

APLAZAR SI
NO