INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

CASO DE ESTUDIO :

La gerencia en la corporación de productos químicos agrícolas que usted

dirige no está satisfecha con la planeación de la producción. Los planes de
producción se crean mediante el uso de las mejores aproximaciones sobre la
demanda de cada producto, las cuales se basan en la cantidad de productos que
se han ordenado en el pasado. Si un cliente hace un pedido inesperado o solicita
una modificación en un pedido existente después de haberlo realizado, no hay forma
de ajustar los planes de producción. Tal vez la compañía tenga que decir a los
clientes que no puede surtir sus pedidos, o tal vez se generen costos adicionales
por el mantenimiento del inventario adicional para evitar que se agoten las
existencias. Al final de cada mes, se calcula el total de los pedidos y se introducen
en forma manual en el sistema de planeación de la producción de la compañía. Los
datos de los sistemas de producción e inventario del mes pasado se introducen en
forma manual en el sistema de administración de pedidos de la firma.
Todo el proceso de planeación de la producción tarda 17 días hábiles en
completarse. Se requieren nueve de estos días para introducir y validar los datos.
Los días restantes se invierten en desarrollar y reconciliar los objetivos de
producción y ventas.

NOTA: Teniendo en cuenta el caso de estudio, analiza y considera las siguientes

preguntas:

• ¿QUÉ CAMBIOS SE PODRÍAN HACER PARA QUE ESTE PROCESO FUERA

MÁS EFICIENTE?

Para obtener eficiencia se necesita, Implementar un sistema de información

empresarial y dejar de meter datos manualmente ya que son demasiados días que
con lleva este trabajo. Así optimizamos mejor los tiempos, mejoramos los planes de
producción y generamos una respuesta inmediata ante cualquier evento o
información que se nos pida. Ya que es el mecanismo para: procesar entradas,
 mantener archivos de datos relacionados con la organización para producir
información, reportes y otras salidas. Nos daría un buen crédito como empresa dar
un salto tecnológico.

En otro sentido podríamos tomar en cuenta lo siguiente:

1. Planificar muy bien todo lo que vamos a hacer y lógicamente calcular, lo más exacto
posible, la cantidad y tipo de insumos que vamos a gastar.
2. Comprar únicamente lo necesario, ya que, si compramos más de la cuenta,
corremos el riesgo de que el producto llegue a estar vencido y entonces tendremos
que desecharlo.
3. Es fundamental llevar registros de todo lo que se compra y se gasta en la empresa
y tanto para la bodega de plaguicidas, como para la bodega de fertilizantes, se debe
tener un listado de los productos existentes y de las cantidades disponibles.

Es muy común que los productores, por falta de orden, tengan en bodega productos
vencidos, los cuales no solo son un desperdicio, sino que además se vuelven un
serio problema.

¿CÓMO PODRÍA UN SISTEMA EMPRESARIAL RESOLVER ESTOS

PROBLEMAS?

Ayudaría de la siguiente manera:

• Automatizar los procesos de planeación.
• Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Además de ayudar
al desempeño de las actividades que desarrolla la empresa, suministrando
información adecuada, con calidad, a la persona o dpto. que lo solicita, en el
momento y lugar específico con un formato útil para el receptor

El objetivo de toda empresa es conseguir una mejora constante de su productividad,

y los recursos que ha utilizado para conseguirlos. Para lograrlo, se necesita un
intenso trabajo previo que se plasma en el Plan de Producción de la Empresa.
 Los sistemas básicos para planificar y controlar los procesos de producción,
abordan el problema de la ordenación del flujo de materiales en la empresa para
alcanzar eficientemente los objetivos marcados.

¿QUÉ TECNOLOGÍA UTILIZARÍAS PARA MEJORAR EL SISTEMA?

En si utilizaría las siguientes tecnologías:

• La tecnología de la información del procesamiento de datos que está destinada a la
decisión de problemas bien estructurados, cuyos algoritmos de decisión son bien
conocidos y para cuya decisión se dispone de todos los datos de entrada
necesarios. Esta tecnología se aplica al nivel de rendimiento del personal de baja
calificación con el fin de automatizar algunas operaciones rutinarias y
constantemente repetidas del trabajo administrativo.

• La tecnología de la información de la oficina automatizada tiene por objeto

complementar el sistema de comunicación existente del personal de la empresa. La
automatización de las oficinas implica la organización y el apoyo de los procesos de
comunicación tanto dentro de la empresa como con el entorno externo, basados en
redes informáticas y otros medios modernos de transmisión y trabajo con la
información.

• ¿EN QUÉ FORMAS PODRÍA REDUCIR LOS COSTOS? ELABORE UN

DIAGRAMA DE LA POSIBLE APARIENCIA QUE TENDRÍA EL PROCESO DE
PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN SI LA COMPAÑÍA IMPLEMENTARA
SOFTWARE EMPRESARIAL.

Diagramas en la cual una se trata sobre la solicitud de un producto y otra la llegada

de materia prima. En si para evitar esos tipos de acontecimiento en la corporación
de productos químicos agrícolas.
DIAGRAMA 1

LLEGADA DE LA
MATERIA
PRIMA

VERIFICACION Y ENTRADA AL TRANSFORMACION DEL PRODUCTO

SISTEMA DE LOS PRODUCTOS QUE MANO DE OBRA DE ACUERDO A
LLEGARON PEDIDO DEL CLIENTE

VERIFICACION SI CUMPLE CON LOS

CUMPLE CON
ESTANDARES DE CALIDAD DE LA
REQUIRIMIENTO
DE CALIDAD EMPRESA

METER DATOS DE LOS PRODUCTOS

TERMINADOS AL SISTEMA DE
INVENTARIO PARA SU CONTROL
SE DEVUELVE AL PROVEEDOR

CADA PRODUCTO QUE SALE AL

CLIENTE FINAL SE DA DE BAJA EN
ALMACEN VIA SISTEMA

CLIENTE FINAL
 DIAGRAMA 2

SOLICITUD DE PRODUCTO

COMPRAS RECIBE LA
SOLICITUD

¿OK? INFORMAR AL
CLIENTE

ORDEN PARA SURTIR

LA COMPRA

INFORMAR ENVIO AL
CLIENTE

¿OK?

FIN

• ¿CÓMO PODRÍAN APOYAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTOS

CAMBIOS?
Los Sistemas de información, apoyan la toma de decisiones empresariales, la
coordinación y el control en los diferentes niveles de la estructura organizativa, así
como también son considerados de utilidad para el análisis de problemas,
visualización de asuntos complejos y para la creación de nuevos productos,
conteniendo información sobre personas, lugares y aspectos importantes tanto en
el interior de la organización como en el entorno en que se desenvuelve. Los
 adelantos y el avance tecnológico obligan a la empresa al uso de la información
para el desarrollo de sus actividades de manera global.

Cómo se mencionaba en el caso, cualquier dato que manejaba en el área de la

producción se hacía manual ya sea ventas o inventarios , eliminamos eso y al
momento que nos llega la materia prima, lo registramos vía sistema así llevamos un
control de la cantidad de materia prima que tenemos para poder procesar nuestros
productos, por otra parte ya cuando nuestros productos estén terminados podemos
meter al sistema de inventario, es decir tener un inventario sistematizado sin meter
a mano ningún dato, así tener disponible la información de forma rápida y detalla si
es requerida.

A su vez al tener registrada cuanta materia prima tenemos, podemos adecuarnos y

saber que tan viable es tomar un pedido extraordinario para un cliente ya que vamos
a tener registrada la cantidad y el tipo de materia prima, y poder cumplir con
cualquier pedido del cliente sin generar costos extras. Esto genera una respuesta
inmediata de las organizaciones ante cualquier evento que se presente en el medio
ambiente en el cual está inmersa.

• ¿CUÁL ES EL IMPACTO DEL PROCESO EXISTENTE EN LA EFICIENCIA

OPERACIONAL DE LA EMPRESA Y LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES?

El impacto del proceso causa que el procedimiento actual que gasta energía y
tiempo, con lleva a que la experiencia que existe sea desagradable, prolongada y
extenuante. Lo que con lleva el deterioro de los vínculos con los clientes y perjudica
de manera inminente el prestigio de la compañía en medio de los clientes.

Esto también desanima a más de un cliente a adquirir un producto, debido a que

habrá más estimación negativa en medio de los clientes que realmente eficientes o
efectivas
• ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE ENTRADA, PROCESO, SALIDA Y
ALMACENAMIENTO ASOCIADOS CON ESTE SISTEMA DE INFORMACIÓN?
(DESCRIBA BREVEMENTE EL PROCESO ASOCIADO CON ESTE SISTEMA DE
INFORMACIÓN).

Entrada de Información:

Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las unidades típicas de entrada
de datos a las computadoras son las estaciones de trabajo, los dispositivos de
almacenamiento, lector de código de barras, los escáner, la voz, los monitores
sensibles al tacto, teclado y mouse entre otras.

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que

requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por
el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o
son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases
automáticas. Aquí se ingresa datos como:

• Datos generales del cliente: Nombre, dirección, tipo.

• Políticas de crédito: Límite, plazo de pago.

• Facturas: interface automática, Pagos, depuraciones.

Procesamiento de Información:

Permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada
para la toma de decisiones.

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con

una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse
con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de
datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo
que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o
un balance general de un año base.
Podemos obtener lo siguiente:

✓ Cálculo de antigüedad de saldos.

✓ Cálculo de intereses moratorios.
✓ Cálculo de saldo de un cliente.

Salida de Información:

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información

procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son
las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y
los plotters, entre otros aquí obtenemos informaciones tales como:

✓ Reporte de pagos
✓ Estado de cuenta
✓ Póliza contable
✓ Consultas de saldos

Así cualquier nivel gerencial puede tener a mano esta información para la toma de
decisiones.

Almacenamiento de información:

Puede hacerse por computadora o archivos físicos para conservar la información.

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que

tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar
la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele
ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad
típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos
flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). Aquí podemos obtener:

✓ Cálculo de antigüedad de saldos.

✓ Cálculo de intereses moratorios.
✓ Cálculo de saldo de un cliente.
• ¿QUÉ OTROS PRODUCTOS O SERVICIOS PODRÍA OFRECER LA EMPRESA
UTILIZANDO LAS TECNOLOGÍAS DE INTERNET?

Tener una base de datos de clientes y manejar recursos o programas de marketing.

tales como los CRM han permitido a muchas pymes llevar un registro de los
movimientos realizados con todos los clientes reales o potenciales, y a la vez
compartir toda esa información entre los empleados.

• Página web
con catálogos de los productos agrícolas disponibles en tiempo real, donde el cliente
pueda ver, hacer pedido y pasar a recoger su producto.

• App móvil
para hacer pedidos o ventas por catálogos.

• Correo corporativo
para poder recibir pedidos, consultas o mejoras.

• WhatsApp
para poder recibir requerimientos, consultas y sugerencias de clientes.

ANEXOS