MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
AGRO COMERCIALIZADORA AGRICOLA JJ C.A
R.I.F: J500303483
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMERCIALIZADORA AGRICOLA JJ C.A.

INDICE

INTRODUCCION

Quienes Somos.

Visión.

Misión.

Políticas Generales.

Manual de Procedimientos:

A. Especificaciones del Manual de Procedimiento.

1. Concepto.
2. Utilidad o Usos de un Manual de Procedimientos.

Manual de Procedimientos:

1. Introducción.

2. Objetivo.

Objetivo general.

Objetivos específicos.

3. Alcance.
4. Personal que Interviene.
5. Definiciones y Conceptos.
6. Documentación Utilizada.
7. Entradas, Transformación y Salidas del Proceso.
8. Descripción de las Actividades.
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Manual de Procedimientos:

Toma Física del Inventario de Insumos.

1. Introducción.

2. Objetivo.

Objetivo general.

Objetivos específicos.

3. Alcance.
4. Personal que Interviene.
5. Definiciones y Conceptos.
6. Documentación Utilizada.
7. Entradas, Transformación y Salidas del Proceso.
8. Descripción de las Actividades.
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INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos se desarrolló para la Empresa;

COMERCIALIZADORA AGRICOLA JJ C.A RIFJ500303483 específicamente en
el área de almacén. El principal objetivo en el cual se basó el manual fue en
describir los principales procesos que se desarrollan en dicha áreas, con el fin de
mejorar la productividad y eficiencia de los colaboradores que ejecutan dichas
funciones.

Un aspecto a destacar es que el área de almacén se divide en dos Unidades

interdependientes las cuales son: Almacén de Insumos agrícolas y pecuarios, y el
área de almacenamiento, para el resguardo de los productos que comercializa la
empresa.
El manual de Procedimientos se realizó bajo el formato de las Normas de Calidad
ISO 9000, con el fin de brindarle a la empresa un documento formal y útil, que se
adapte a los procedimientos y formularios de la normativa internacional con el
propósito de llegar a certificar los procedimientos en un futuro cercano.
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QUIENES SOMOS:
COMERCIALIZADORA AGRICOLA JJ C.A RIFJ500303483, es una empresa con
personalidad jurídica propia; se encuentra constituida bajo la forma de derecho
privado, disciplinado por el Código de comercio; ubicada en la Calle 8 Local N°
S/N Sector Punto Mérida Municipio Valera, del Estado Trujillo. Motivado a la
actividad que realiza y por su figura jurídica, con un Capital social constituido
mayoritariamente por recursos propios, de cuyo dueño: Jorge Luis Vásquez CI:
10.912.363
MISION:
Participar activamente en la seguridad alimentaria del país, a través de la
prestación de servicios agrícolas, pecuarios, así como la comercialización y
distribución de insumos, productos y sub productos de origen vegetal y animal,
cumpliendo con los estándares de calidad, la conservación del medio ambiente y
promoviendo la producción general del sector, mediante el impulso de las
empresas de producción social.

VISIÓN:
Posicionar la empresa como líder del Estado Trujillo en la comercialización de
insumos productos y sub productos de origen vegetal y animal, garantizando
calidad y eficiencia en sus servicios y productos dentro del mercado regional; así
como también, reconocida por el compromiso y la participación en actividades y
proyectos sociales.

POLITICAS GENERALES:
Para orientar con éxito la gestión de la Gerencia de Procesos, la empresa define
como política general alcanzar la plena productividad de todas las unidades de
producción agrícola del Estado Trujillo.
Manual de Procedimientos
A. Especificaciones del Manual de Procedimientos
1. Concepto
Un manual de procedimientos, específica de manera detallada cada una de las
tareas que se deben realizar, con el fin de efectuar los objetivos organizacionales
trazados por la Empresa, generalmente indica en su descripción; quién, cómo,
dónde, cuándo y para qué han de realizarse las operaciones.
El manual debe reunir información específica y certificada sobre la naturaleza y los
fines de una serie de procedimientos de operaciones de la organización, con sus
respectivos flujogramas y perfil de productos resultantes de cada proceso, y de
sus instrumentos de apoyo, como los formularios.
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2. Utilidad o Usos de un Manual de Procedimientos.

a) Ilustrar cómo se debe de realizar el trabajo a los nuevos colaboradores.

b) Aprovechar al máximo los recursos humanos y materiales, con los que
cuenta la organización.
c) Que la información sea suficiente, oportuna y veraz.
d) Evitar que exista duplicidad en la ejecución de las funciones y ayudar a la
coordinación del trabajo.
e) Delimitar responsabilidades por fallas o errores.
f) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
g) Reducir los costos al aumentar la eficiencia general.
h) Aumentar la eficiencia de los colaboradores, indicándoles lo qué deben
hacer y cómo deben hacerlo.

1. Introducción
El presente procedimiento a documentar se caracteriza por realizar el ingreso de
Suministros a la empresa; COMERCIALIZADORA AGRICOLA JJ C.A
trasladando el producto desde su punto de venta hasta la compañía.
En síntesis este procedimiento se basa en ingresar y almacenar de forma
adecuada los nuevos productos hacia el almacén de Suministros, por lo cual se
deberá de diseñar un documento que controle dicha actividad.
2. Objetivos

Objetivo General
 Controlar el ingreso de Mercancía al Almacén de Suministros de la empresa
COMERCIALIZADORA AGRICOLA JJ C.A por medio del Proveedor.

Objetivos Específicos

 Verificar que el producto llegue en buen estado y en las cantidades

solicitadas.
 Realizar labores de descarga del producto.
 Almacenar los productos en los anaqueles correspondientes.

3. Alcance: Este proceso es aplicable para la Unidad de Almacén de Suministros,

en dicho procedimiento intervienen:
 Encargado de Almacén
 Asistente de Almacén.
 Transportista.
 Auxiliar de operaciones.
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4. Personal que interviene

 Encargado de Almacén: Responsable de controlar el ingreso de los
suministros al Almacén, y verificar que la mercancía que se haya pedido
llegue físicamente. Dicho procedimiento debe ejecutarse utilizando el
documento diseñado para tal tarea.
 Asistente de Almacén: Es el encargado de realizar el conteo físico y
acomodo de mercancía. También debe de ingresar los productos al sistema
de cómputo y realizar el inventario físico de los productos que se
encuentran en el Almacén de Suministros. Además de procesar y archivar
documentos.
 Transportista: Es el encargado de entregar la mercancía a tiempo, sin
daños y con la respectiva documentación.
 Auxiliar de Operaciones: Colaborador encargado de revisar y decidir la
aprobación de mercancía, con algún tipo de inconsistencia o irregularidad
en la documentación.
5. Definiciones y Conceptos: Camión: Vehículo de cuatro o más ruedas que se
usa para transportar grandes cargas.

6. Documentación Utilizada.

 Documentos Internos
 Orden de Compra de Suministros entrantes.
Documento generado por la Empresa COMERCIALIZADORA AGRICOLA JJ C.A
para solicitar mercancía. Este documento es enviado por fax al proveedor para
que aliste el pedido, dicho documento debe ser entregado al Encargado de
Almacén.

 Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo.

Documento generado en el Almacén de Suministros para revalidar el ingreso de la
mercancía.

Documentos Externos.

 Factura: Documento generado por el Proveedor para ser entregado al

responsable del Almacén, en tal documento se detalla las especificaciones
de la compra de insumos que realizo la Empresa.
 Boleta Trámite de Cobro: Documento elaborado por el proveedor con la
finalidad de tramitar el cobro de la factura.
 Nota de Crédito: Documento generado por la Empresa proveedora de
suministros, cuando hay un faltante o sobrante de mercancía conforme a lo
solicitado en la orden de compra.
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7. Entradas, Transformación y Salidas del Proceso

TRANSFORMACION

•Notificación telefónica •Encargado de Almacén

•Encargado de Almacén •Auxiliar de Operaciones
• Auxiliar de Operaciones •Recibe Notificación •Orden de Compra de
•Orden de Compra de •Recibe Documentos Suministros Entrantes al
Suministros Entrantes al •Coordina Almacén.
Almacén. •Chequea •Recibo de Compras por
• Recibo de Compras por •Informa Proveedor con Precio Costo
Proveedor con Precio Costo •Anota detalles •Factura
•Estiva o acomoda •Boleta Trámite de Cobro
•Factura
productos •Nota de Crédito
•Boleta Trámite de Cobro
•Traslada y acomoda •Mercadería acomodada
• Nota de Crédito productos •Lapicero
•Lapicero •Adjunta documentos •Computadora
•Computadora •Envía documentos •Sistema (sofware)
•Sistema (software) •Comunica vía Radio que le
producto está disponible

ENTRADAS SALIDAS
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8. Descripción de Actividades

Secuencia Actividad Responsable

Inicio del Procedimiento
1. Recibe una llamada vía telefónica en la cual se Encargado de Almacén
indica que la mercancía está por llegar al
Almacén de Suministros.

2. Le indica al transportista donde se debe Asistente de Almacén

estacionar
3. Quita el manteado que protege la mercancía. Transportista

4. Entrega Orden de Compra. Factura y Boleta Transportista

Trámite de Cobro.

5. Se pregunta: ¿La Factura del proveedor coincide Encargado de Almacén

con las especificaciones de la Orden de Compra?
Sí: Continúa con el procedimiento
No: Fin del procedimiento

6. Revisa que la mercancía este en perfectas Asistente de Almacén

condiciones.

7. Se pregunta: ¿El producto se encuentra en buen Asistente de Almacén

estado?
Sí: Continúa con el procedimiento
No: Fin del procedimiento

8. Chequea y cuenta el producto físicamente. Encargado de Almacén

9. Se pregunta: ¿hay faltantes o sobrantes de Encargado de Almacén

mercadería, conforme a lo solicitado en el pedido
de la Orden de Compra?
Sí: Continúa con el procedimiento.
No: Continúa con el paso # 16

10. Comunica al Auxiliar de Operaciones la situación. Encargado de Almacén

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Secuencia Actividad Responsable

11. Se pregunta: ¿Se acepta la mercancía para que Encargado de Almacén
el transportista realice el trámite
correspondiente?
Sí: Continua con el procedimiento
No: Fin del Procedimiento
12. Le Comunica al Encargado de Almacén que
acepte la mercancía. Encargado de Almacén

13. Acepta la mercancía. Encargado de Almacén

14 Realiza una Nota de Crédito detallando el faltante Transportista

o sobrante de mercancía.

15. Entrega Nota de Crédito Original al Encargo de Transportista

Almacén.

16. Guarda Copia de la Nota de Crédito Transportista

Transportista
17. Se pregunta: ¿para descargar el producto se Auxiliar de Almacén
necesita Montacargas?
Sí: Continúa con el procedimiento.
No: Continúa con el paso # 19

18. Descarga el producto y lo almacena en su Obreros.

anaquel correspondiente.

19. Descarga el producto de forma manual o Asistente de Almacén

utilizando una “perra” y lo almacena en su
anaquel correspondiente.

20. Ingresa al sistema los suministros, utilizando la Asistente de Almacén

Orden de Compra

21. Codifica el producto. Asistente de Almacén

22. Actualiza en el sistema, el archivo inventario de Asistente de Almacén

Suministros.
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Secuencia Actividad Responsable

23 Genera Recibo de Compras por Proveedor con Asistente de Almacén
Precio Costo, para ratificar el ingreso de la
Mercancía

24 Adjunta: Orden de Compra, Recibo de Compras Asistente de Almacén

por Proveedor con Precio Costo, Factura, Boleta
Trámite de Cobro, y Nota de Crédito

25 Envía la documentación respectiva al Asistente de Almacén

Departamento de Proveeduría.

Fin del Procedimiento.

TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO DE INSUMOS

1. Introducción
Para la Gerencia de Operaciones es de suma importancia llevar un control exacto
de las existencias de productos que hay en el Almacén, con el fin de coordinar de
forma eficiente los pedidos de mercancía que se deben realizar periódicamente
por el Departamento de Servicios Técnicos en conjunto con la Gerencia de
Producción. También permite controlar si existe algún tipo de inconsistencia entre
las existencias reales y los registros del inventario generados por el sistema.

2. Objetivos
Objetivo General

 Mantener un conteo exacto de las existencias físicas de insumos que hay

en el Almacén.
 Objetivos Específicos
 Comparar niveles reales de inventario con lo registrado en el sistema.
 Identificar y eliminar diferencias entre el inventario físico y el registrado por
el sistema.
 Mantener un nivel óptimo del inventario.

3. Alcance
 Este procedimiento se aplica conjuntamente para los colaboradores en el
Almacén de insumos y Suministros e intervienen:
 Encargado de Almacén.
 Asistente de Almacén.
 Auxiliar de Almacén.
 Supervisor de Almacén.
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4. Personal que interviene

Encargado de Almacén.
Encargado de controlar y supervisar el proceso de toma física del inventario.
También debe completar la Boleta de Control de Toma Física del Inventario.
Asistente de Almacén.
Encargado de imprimir la Lista de Inventario Interno y entregárselo al Auxiliar de
Almacén.
Auxiliar de Almacén.
Responsable de registrar las existencias reales que hay en el Almacén. También
debe ubicar, revisar y contar los suministros de forma física. Además debe
corroborar si hay o no diferencias en el inventario.
Supervisor de Almacén.
Colaborador de la Empresa, encargado de inspeccionar y supervisar el proceso de
la toma física del inventario.
5. Definiciones y Conceptos
Producto dañado.
Producto que se encuentra sucio o roto.
6. Documentación utilizada.
Documentos Internos.
Lista de Inventario Interno.
Listado que contiene todos los productos existentes en el Almacén, con sus
respectivas especificaciones según lo registrado en el sistema.
Boleta de Control de Toma Física del Inventario
 Documento utilizado por el supervisor para revalidar el proceso de la toma
física del inventario.
Documentos Externos
 N/A
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7. Entradas, Transformación y Salidas del Proceso
•Encargado de Almacén
•Asistente de Almacén
•Auxiliar de Almacén
•Supervisor de Almacén
• Lista de Inventario Interno
•Boleta de Control de Toma
Física del Inventario
•Archivo de Inventario
•Lapicero
•Computadora
•Sistema (software)
ENTRADAS
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•Encargado de Almacén
• Asistente de Almacén
•Recibe listado •Auxiliar de Almacén
•Ubica •Supervisor de Almacén
•Busca •Lista de Inventario Interno
• Cuenta producto •Boleta de Control de Toma
•Autoriza Física del Inventario
• Verifica •Archivo de Inventario
• Anota actualizado
•Ajusta •Lapicero
• Completa Boleta •Computadora
•Adjunta documentos •Sistema (Software
•Archiva documentos
SALIDAS
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8. Descripción de Actividades

Secuencia Actividad Responsable

Inicio del Procedimiento
1 Recibe notificación de que se debe realizar la Encargado de Almacén
toma Física del inventario por parte del
Gerente de Operaciones.
2 Se pregunta: ¿El supervisor va a realizar la toma Encargado de Almacén
física del inventario?
Sí: Continua con el paso # 18
No: Continua con el procedimiento
3 Imprime la Lista de Inventario Interno Asistente de Almacén
4 Ubica por familias los productos. Auxiliar de Almacén
5 Se pregunta: ¿El producto a contabilizar es un Auxiliar de Almacén
saco abierto?
Sí: Continua con el procedimiento
No: Continua con el paso # 9
6 Ubica en donde se encuentra la romana. Auxiliar de Almacén
7 Traslada la romana hasta donde está el saco. Auxiliar de Almacén
8 Pesa el producto. Auxiliar de Almacén
9 Anota en la Lista de Inventario Interno lo que Auxiliar de Almacén
está pesando el saco.
10 Se pregunta: ¿El producto a contabilizar es un Auxiliar de Almacén
recipiente abierto?
Sí: Continua con el procedimiento
No: Continua con el paso # 15
11 Ubica en donde se encuentra la Probeta Auxiliar de Almacén
12 Traslada la Probeta hasta donde está el Auxiliar de Almacén
recipiente.

13 Vierte el líquido en un balde. Auxiliar de Almacén

14 Mide el volumen del líquido. Auxiliar de Almacén

15 Anota en la Lista de Inventario Interno, el Auxiliar de Almacén

volumen del líquido medido.

16 Entrega la Lista Inventario Interno, al Auxiliar de Almacén

encargado de Almacén.
17 Recibe la Lista de Inventario Interno. Encargado de Almacén
18 Solicita la Boleta de Control de Toma Física Supervisor de Almacén
del Inventario, para realizar el conteo físico
de los productos.
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19 Imprime la Boleta de Control de Toma Física Asistente de Almacén

del Inventario, y se la entrega al supervisor
de Almacén.
20 Realiza el conteo de la toma física del Supervisor de Almacén
inventario.
21 Se pregunta: ¿Hay producto dañado? Supervisor de Almacén
Sí: Continua con el procedimiento
No: Continua con el paso # 24
22 Anota la cantidad de mercancía dañada Supervisor de Almacén
utilizando la Boleta de Control de Toma
Física l de Inventario.
23 Separa la Mercancía dañada y la ubica en el Auxiliar de Almacén
anaquel de agroquímicos dañados.
24 Se pregunta: ¿Las existencias de productos Supervisor de Almacén
físicos concuerdan con la cantidad de
insumos reales detallados en la Boleta de
Control de Toma Física del Inventario?
Sí: Continua con el paso # 33
No: Continua con el procedimiento
25 Comunica al Encargado de Almacén la Supervisor de Almacén
situación.

26 Solicita la impresión de registros, tanto de Supervisor de Almacén

las órdenes de compras ingresadas al
Almacén como de las requisiciones de
insumos.
27 Imprime los registros tanto de las órdenes Asistente de Almacén
de compras ingresadas al Almacén como
de las requisiciones de insumos y se las
entrega al supervisor de Almacén.

28 Recibe los registros y corrobora Supervisor de Almacén

diferencias comparando ambos
documentos.

29 Identifica en donde se encuentran las Supervisor de Almacén

diferencias.

30 Consulta con el Gerente de Operaciones la Supervisor de Almacén

situación.
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Secuencia Actividad Responsable

31 Le pregunta: ¿Se realiza la conciliación del Supervisor de Almacén
inventario para que las cantidades de los
productos coincidan?
Sí: Continua con el procedimiento
No: Termina el procedimiento
32 Realiza los ajustes necesarios para que las Asistente de Almacén
cantidades de productos físicos coincidan
con las que hay en el sistema.

33 Adjunta: Lista de Inventario Interno, Boleta Asistente de Almacén

de Control de Toma Física del Inventario y el
Registro de Ordenes de Compras y
Requisiciones de Suministros.

34 Archiva documentos adjuntos. Asistente de Almacén

Fin del Procedimientos