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2-PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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1 OBJETIVO Y ALCANCE

Adquirir los bienes y servicios requeridos por Bavaria S. A., para el desarrollo normal de sus
actividades.

Este procedimiento define las condiciones que rigen todas las Compras de bienes y servicios
efectuadas por el Bavaria S.A. y modifica a partir de la fecha, todas las circulares normativas
anteriores sobre el tema.

2 POLITICAS Y NORMAS GENERALES DE COMPRAS

2.1 Los proveedores que hagan parte del Procedimiento de Compras deben haber
cumplido los requisitos necesarios y/o haber sido seleccionados/recomendado por
Compras y aprobados en Comité Estratégico de proveedores (Ver 2-
PROCEDIMIENTO GESTIÓN PROVEEDORES, Capitulo 12.1). Compras se encarga de
asesorar y acompañar a las áreas usuarias en los procesos de compra de bienes y
contratación de servicios, de acuerdo con los planes de trabajo de cada planta o
regional de ventas. Para el caso de compras centralizadas, la asesoría y
acompañamiento se dará en los procesos de compra de bienes y contratación de
servicios superiores a 30 millones de pesos. En cuanto a las compras de materias
primas y materiales de producción se realizan las negociaciones directamente con
los proveedores seleccionados sin importar el monto de la misma, con o sin el
acompañamiento del área usuaria de acuerdo al procedimiento de Negociaciones y
a la estrategia definida. Los terceros que pretenden suministrar bienes o servicios a
Bavaria S.A., deberán estar inscritos en el Maestro de Proveedores (SAP) una vez se
le haya asignado la compra.

2.2 El usuario debe generar la Solicitud de pedido de los bienes utilizando el código del
Catálogo del Maestro de Materiales que tenga correctas todas las especificaciones,
no se debe utilizar un código que no correspondan al material haciendo
modificaciones en las notas (como por ejemplo cambio de tamaño, color, etc.). En
caso que el material exacto no exista en el maestro, el usuario es el encargado de
tramitar la creación del código con el usuario “Codificación” quien debe hacer los
ajustes necesarios.

Se prohíbe la compra de bienes con códigos de servicios o de servicios con

códigos de materiales.

En caso de tratarse de un código para Cervecería del Valle el área usuaria debe
comunicarse previamente con el área de tributaria para establecer el indicador de
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IVA que debe llevar el material en el registro de condición, e indicarlo a codificación

al momento de la creación.

2.3 El monto de la compra es el total antes del I.V.A para OPEX, para CAPEX el monto
de la compra incluye I.V.A y se prohíbe el fraccionamiento de compras o gastos.

Se entenderá como fraccionamiento la acción deliberada de “partir” la cantidad de

compra o un negocio de bienes, insumos o servicios que tengan naturaleza afín, en
forma forzada, para evitar las mayores formalidades del proceso de selección que
correspondería a la compra de la cantidad total.

2.4 MONTOS DE AUTORIZACIÓN: Esta matriz determina la instancia de aprobación de

todas las compras, ya sean locales o regionales (HUB), según el monto de las
mismas.

9 Matriz de Aprobación Compra de OPEX:

Monto presupuestado COP

Nivel de autorización
Desde Hasta

$ - $ 5.000.000 GERENTE

$ 5.000.001 $ 50.000.000 DIRECTOR DE PLANTA O DIVISÓN

$ 50.000.001 $ 433.700.000 VICEPRESIDENTE FUNCIONAL

$ 433.700.001 $ 1.200.000.000 VICEPRESIDENTE FUNCIONAL, BANKER Y VICEPRESIDENTE FINANCIERO

$ 1.200.000.001 $ 12.000.000.000 PRESIDENTE Y/O COMITÉ DE ADQUISICIONES BAVARIA S. A. Y BANKER

$ 12.000.000.001 JUNTA DIRECTIVA Y BANKER

Notas: Los montos de aprobación para OPEX, aplican antes de IVA.

Los Niveles de autorización corresponden a los llamados “dueños” o “bankers” de
la Política para Presupuesto Base Cero.
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9 Matriz de Aprobación Compra de CAPEX:

Nivel de autorización COP USD

GERENTE $ 5.000.000 $ 2.500

DIRECTOR $ 50.000.000 $ 25.000

VICEPRESIDENTE FUNCIONAL $ 433.700.000 $ 216.850

VICEPRESIDENTE FUNCIONAL, Y VICEPRESIDENTE FINANCIERO $ 1.200.000.000 $ 600.000

VICEPRESIDENTE FUNCIONAL, VICEPRESIDENTE FINANCIERO Y PRESIDENTE O CRC $ 2.000.000.000 $ 1.000.000

VICEPRESIDENTE FUNCIONAL, VICEPRESIDENTE FINANCIERO Y PRESIDENTE O CRC

$ 10.000.000.000 $ 5.000.000
(Incluyendo caso de negocio)

JUNTA DIRECTIVA En adelante En adelante

Notas: Los montos de aprobación para CAPEX, incluyen el IVA.

Los Niveles de autorización corresponden a los llamados “dueños” o “bankers” de
la Política para Presupuesto Base Cero.

El usuario es el responsable de las cantidades asignadas para el negocio, en caso de

requerirse justificación de cantidades ante la instancia que se requiera, el usuario tiene la
responsabilidad de asistir y argumentar el detalle de la información. Todo aumento en las
necesidades debe quedar documentado por parte del área usuaria.

2.5 Las negociaciones de materia prima y material de producción con vigencias

inferiores a 6 meses, deben llevar la justificación adecuada.

2.6 Todo negocio que ha sido aprobado y presente cambios relacionados en el volumen
de compra dentro de la vigencia aprobada inicialmente, no necesitará segunda
aprobación desde que no cambie de nivel de autorización.
En el caso de la extensión de precio para compras puntuales, la vigencia máxima de
la aprobación será de seis meses a partir de la primera compra puntual y la suma
total de todas las compras de un mismo elemento, dentro de este periodo, no
deberá exceder el monto de un vicepresidente.

2.7 Todos los negocios que tengan ajuste de precio por fórmula deben regresar a la
instancia aprobadora para ratificar los precios ajustados. A excepción de los
negocios de renting, leasing financiero y operativo.

2.8 Para ampliar la vigencia de un negocio cuando el precio se mantiene, se debe

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aprobar por la instancia correspondiente al nuevo monto de la vigencia adicional, se

establecen estas condiciones:

o Si la vigencia inicial fue aprobada para un máximo de 12 meses, se podrá

ampliar hasta por 3 meses.

o Si la vigencia inicial fue aprobada para un periodo superior a 12 meses, se

podrá ampliar hasta por 6 meses.

2.9 En el caso en que el precio se aumente dentro de la vigencia establecida, se debe

manejar como una nueva licitación. Cuando se presente una disminución de precio
dentro de la vigencia aprobada no será necesario tramitar nuevamente la
aprobación.

2.10 Las compras Internacionales que no superen el monto de aprobación para

Gerentes, serán direccionadas y tratadas como Compra Local, siempre y cuando
exista un representante nacional del proveedor internacional.

2.11 Toda negociación que se lleve a cabo regionalmente debe cumplir con el
procedimiento propio establecido y aprobado en el HUB.

2.12 Se excluye de este procedimiento el trámite de la contratación de asesorías

especializadas, pero deben cumplir con los montos de aprobación establecidos.

3 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

3.1 Determinar y consolidar requerimientos

El área usuaria determina y consolida sus requerimientos, verificando las existencias de

material en stock. Los cuales deben corresponder a un plan: estratégico, de producción, de
mantenimiento, a una política de stock, a consumos proyectados o atender a una necesidad
plenamente justificada. Estos requerimientos deben estar incluidos en el presupuesto y por lo
tanto tener garantizada la disponibilidad presupuestal para la adquisición.

Materias primas y materiales de producción

El Área de Planeación Logística entrega sistemáticamente los planes de producción a

través del PCSI, donde se encuentra la planeación producto terminado. A partir de este
documento se realiza una explosión del material (MRP) para obtener los requerimientos
de un periodo determinado. Así mismo, las áreas Productivas elaboran planes de
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requerimientos específicos de los materiales directos e indirectos de producción.

Repuestos

Las gerencias de mantenimiento definen la planeación del mantenimiento rutinario y la

reparación de los equipos productivos.

CAPEX

La División de Ingeniería planea y consolida todos los proyectos de obras civiles,

maquinarias y equipos los cuales deben ser incluidos como parte del presupuesto anual
de inversiones.

El área usuaria se encarga de planear las cantidades necesarias de botellas, canastas,

botellones, estibas y otros materiales de empaque retornable. El presupuesto de estas
compras se debe incluir en el presupuesto anual.

POP y activos promociónales

La Vicepresidencia de Mercadeo, y la Vicepresidencia de Ventas, planean los

requerimientos de dichos materiales en función de sus planes de mercadeo, ventas,
lanzamientos y eventos.

Servicios y consumibles

Las Áreas Usuarias planean los requerimientos de bienes y servicios en función de los
consumos y presupuestos previamente aprobados.

3.2 Definir especificaciones básicas estándar

El área usuaria en coordinación con las áreas respectivas tiene que definir expresamente las
condiciones técnicas (fichas técnicas), logísticas, de calidad y ambientales de los términos de
referencia, del bien y/o servicio que se requiere. La División de la Planeación de Materiales en
ningún caso podrá definir las condiciones logísticas de entrega (Ver Formato términos de
referencia en 2- PROCEDIMIENTO GESTIÓN PROVEEDORES).

3.3 Etapa exploratoria

Las especificaciones técnicas deben definirse por el área usuaria y aprobarse por el Comité de
Homologaciones que preside la División de Calidad. En este sentido, la División de Compras
solo hará adquisiciones de bienes o servicios que solo estén aprobados por el comité en
mención y que se encuentren en la Matriz de Abastecimiento Estratégico de Proveedores que
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administra la División de Gestión de Proveedores (Ver 2- PROCEDIMIENTO GESTIÓN

PROVEEDORES, Capitulo 12.3).

En el evento en que el área usuaria solicite un bien o servicio que no cumpla con la anterior
condición, el área usuaria y/o la División de Compras deben presentar al Comité Técnico de
Homologaciones el formato (denominado Control de Cambios) estipulando las razones para
utilizar el bien o servicio propuesto. Así mismo, deben presentar las especificaciones técnicas
del material o servicio a evaluar y/o las muestras de producto necesarias para pruebas de
laboratorio y/o industriales.

En este último caso, la División de Gestión de Proveedores, deberá como paso previo al Comité
Técnico de Homologaciones, emitir la Evaluación de Procesos realizada al proveedor del
material y/o servicio (Ver 2- PROCEDIMIENTO GESTIÓN PROVEEDORES, Capitulo 3). Una
vez se realice este proceso, el Comité Técnico de Homologaciones podrá iniciar pruebas de
laboratorio e industriales para hacer la homologación. En el caso de materiales químicos, la
verificación y comparación de la ficha técnica de Bavaria, con la ficha técnica del producto del
proveedor alternativo, es paso previo para iniciar la Evaluación de Procesos; esto último a fin de
evitar que el proveedor quede autorizado y que el producto no cumpla con las especificaciones
requeridas por el área usuaria.

Los resultados de la Evaluación de Procesos deben ser presentados en el Comité Estratégico

de Proveedores, con el objetivo de aprobar o rechazar el proveedor.

Cuando el Comité Técnico de Homologaciones emita concepto favorable para el uso del
material o servicio, este comité debe redactar la ficha técnica de Bavaria y, cuya publicación en
SAP y en los portales Corporativo y de Proveedores (Ver 2- PROCEDIMIENTO GESTIÓN
PROVEEDORES, Capitulo 12.4.1), debe ser verificada por la División de Gestión de
Proveedores.

Cumplidas todas las condiciones anteriores, la División de Compras puede dar inicio a la
adquisición del bien o servicio.

3.4 Validar el código en el maestro de materiales y/o servicios

El área usuaria verifica que el código del bien o servicio exista en el Maestro de Materiales y/o
Servicios y que tenga correctas todas las especificaciones.

En el caso que el código no exista, el área usuaria debe solicitar al codificador su creación. (Ver
procedimiento de codificación; en ventas el área encargada de la creación de códigos es POSM
logistics).
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3.5 Analizar requerimientos

El área usuaria debe consolidar los requerimientos y establecer en coordinación con el área de
compras si la compra se va a hacer mediante:

Contratos marco o licitaciones globales: Las cantidades son estimadas para el objeto del
contrato y el precio se mantiene durante la vigencia del negocio. La ejecución de estos
contratos se hará con base en las necesidades de los usuarios de Bavaria, la disponibilidad de
inventarios y la capacidad de almacenamiento.

Negociaciones puntuales: Corresponde a compras para un solo evento y corresponden a una

sola entrega en cada una de las plantas y/o dependencias de Bavaria.

Subcontratación (maquila): El proveedor es quien elabora el producto con los componentes que
recibe de la empresa, éstos pueden ser determinados por el proveedor mediante una lista de
materiales y la empresa hace un pedido de este producto terminado.

3.6 Requisición

Para servicios y proyectos ingeniería el proceso iniciará con el envío de los términos de
referencia vía correo electrónico, al área de la división de compras correspondiente. Para los
requerimientos bajo el área de compras, la División de compras es la única autorizada para el
envío de los requerimientos a los proveedores.

Para bienes el área usuaria procede a la elaboración de una solicitud de pedido (SOLP) en
SAP, a través de la transacción ME51N. Esta SOLP debe tener diligenciados los siguientes
campos:

Presupuesto: En la cabecera del documento se debe incluir la Orden interna o centro de

costo y el monto disponible para dicho requerimiento.
Justificación del requerimiento: Soporta la necesidad del requerimiento.
Tipo de Imputación (I): Define la cuenta contable en la cual se hace el registro en el momento
de recibir la mercancía. Puede utilizar:
K ó F: Cuenta de gasto
K: Centro de costo
F: Orden interna, bajo control presupuestal
U (Desconocida): Si no se conoce con certeza la imputación adecuada y se pospone su
definición para el momento de crear el pedido.
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En blanco: Si la mercancía debe ingresar directamente al inventario.

Código del Material: número que identifica el bien o servicio que que se va a adquirir.

Cantidad solicitada: cantidad exacta que se va a solicitar.

Fecha de entrega: fecha en la cual el usuario requiere el material. (no aplica para planes de
entrega)
Centro: código de la planta o dependencia para la cual se realiza la solicitud.
Solicitante: nombre del usuario, este campo es obligatorio.
Especificaciones básicas estándar: son las condiciones técnicas, logísticas, de calidad y
ambientales, las cuales se encuentran en la casilla del texto de posición.
Debe venir el nombre del responsable, número de contacto y dirección de entrega del
material y de la factura.

3.7 Liberación de la solicitud de pedido

Para bienes el área usuaria es la responsable de aprobar las solicitudes creadas mediante la
liberación. El usuario autorizado libera la Solicitud de Pedido (SOLP) en SAP mediante la
transacción ME54. El responsable no deberá liberar solicitudes de pedido que no tengan
debidamente diligenciado el campo de “justificación del requerimiento”

3.8 Analizar la requisición.

El comprador recibe los requerimientos consolida y analiza para lograr una mejor negociación.

3.9 Seleccionar proveedores

Conjuntamente con el área usuaria el comprador puede elegir del Maestro de Proveedores
(SAP) de BAVARIA S.A., los proveedores inscritos que se invitarán a cotizar, de acuerdo con el
Procedimiento de Inscripción y Clasificación de Proveedores (Ver 2- PROCEDIMIENTO
GESTIÓN PROVEEDORES, Capitulo 4).

En el caso de ser proveedor único debe ser incluido dentro del listado relacionado (7-
FORMATO DE PROVEEDORES EXLUSIVOS) y ser validado ante el CEP. Seleccionado bajo
los siguientes criterios:

1. El área especializada homologó o desarrolló el producto con un solo proveedor por la

complejidad del proceso de fabricación o por la prestación del servicio; además, se
encontró la buena disposición del proveedor para invertir en el proyecto tanto tecnológica
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como económicamente.

2. Tiene carta de exclusividad del fabricante para representación en Colombia.

3. Es propietario intelectual ó tiene patentado el bien o servicio ante la autoridad

competente.

4. Es el único proveedor cuyo bien o servicio se ajusta a los requerimientos del área
especializada.

5. El HUB lo determinó como único.

6. Cuando es único proveedor nacional y ayuda a cumplir con la estrategia de la empresa y

los costos logísticos son favorables para Bavaria S.A. ej.: Crown, Peldar. El área de
compras, revaluara este status anualmente mediante cuadro comparativo con
proveedores del extranjero.

7. Cuando se presente contrato de exclusividad.

8. Porque es una decisión sustentada y documentada por el comité de proveedores.

9. Proveedor único temporal: el área especializada homologó o desarrollo el producto con

un solo proveedor sin embargo hay otros proveedores que pueden cumplir con el
producto pero aún no están homologados, mientras se realiza el proceso de
homologación el proveedor será considerado único (el periodo en el cual el proveedor se
considerara único no debe exceder de 1 año).

10. El costo del proceso de homologación es mayor al spend total de la compra.

11. Tecnología exclusiva: capabilidad técnica, experiencia desarrollada con el producto y

dificultad en la homologación de producto

12. Empresas conformadas por Población Vulnerable (Ver instructivo Desarrollo Sostenible
en 2- PROCEDIMIENTO GESTIÓN PROVEEDORES).

Para las compras que requieren ser realizadas a un proveedor de una marca específica, se
debe tener la sustentación aprobada por el Vicepresidente funcional antes de iniciar la
negociación, sin este visto bueno, se licitaran con varios proveedores (marcas). Si el monto de
la compra es igual o superior al nivel de autorización de Vicepresidente, el proveedor debe ser
presentado en el comite de proveedores como proveedor único bajo los criterios definidos para
ser incluido dentro del listado de proveedores únicos (7- FORMATO DE PROVEEDORES
EXLUSIVOS).
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Adicionalmente, cuando se presenten proveedores únicos temporales en los términos de

referencia, el área de compras debe colocar cláusulas en donde indiquen al proveedor que al
final del periodo como proveedor único temporal, documentara las especificaciones técnicas,
materiales y pruebas que se deben realizar para su posterior homologación.

Después del cierre de la negociación, si no se afectan cláusulas legales de derechos de autor,

el proveedor deberá entregar Planos y Especificaciones del bien o servicio a Bavaria S.A., para
que el área usuaria realice la homologación con otro proveedor.

Cuando se presente el caso de proveedores únicos, la negociación con el proveedor deberá ser
autorizada por una instancia superior al área que solicita negociar con él.

3.10 Elaborar los términos de referencia

El área usuaria en coordinación con las áreas respectivas tiene que definir como mínimo las
condiciones técnicas, logísticas y de calidad del bien y/o servicio que requiere.

La elaboración de los términos de referencia tomará lugar una vez el material haya sido
aprobado u homologado. Para el desarrollo de las pruebas, ensayos o desarrollos, el área de
Compras deberá ser informada con la parametrización de cantidades y tiempos que se
requieran para la ejecución de las pruebas.

3.11 Gestionar la petición de oferta

El Comprador de bienes debe gestionar para cada Proveedor una Petición de Oferta en SAP,
con base en la Solicitud de Pedido. Esta Petición de Oferta debe tener los términos de
Referencia establecidos de acuerdo con el tipo de compra.

Los medios de envío de la Petición de Oferta están estipulados en el cuadro de Montos y Vías
de Recibo:
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Montos antes # Mínimo de invitaciones

Tipo de petición Tipo de recepción Registros generados
de IVA (hasta) a cotizar
CORREO ELECTRÓNICO Elementos enviados y recibidos en
CORREO ELECTRÓNICO
PORTAL PROVEEDORES correo electrónico y/o SAP
$ 4.337.000 1 FAX
FAX-CARTA Número de Fax o Teléfono y persona
(en caso necesario) de contacto
(en caso necesario)

CORREO ELECTRÓNICO Elementos enviados y recibidos en

CORREO ELECTRÓNICO
PORTAL PROVEEDORES correo electrónico y/o SAP
$ 8.674.000 2 FAX
FAX-CARTA Número de Fax o Teléfono y persona
(en caso necesario) de contacto
(en caso necesario)

CORREO ELECTRÓNICO CORREO ELECTRÓNICO

Elementos enviados y recibidos en
PORTAL PROVEEDORES PORTAL PROVEEDORES
EN ADELANTE 3 correo electrónico y/o SAP
FAX-CARTA FAX-CARTA Número de Fax y persona de contacto
(en caso necesario) (en caso necesario)

Cualquier cambio relacionado con el número mínimo de cotizaciones debe ser aprobado por la
instancia correspondiente a la compra y quedar justificado en el documento de aprobación.

3.12 Recibir ofertas

El Comprador y/o el Responsable de la compra recibirá las ofertas físicas o electrónicas del
proveedor. Así mismo, el comprador y/o el Responsable de la compra debe garantizar un
archivo electrónico con las diferentes ofertas.

Para los bienes las cotizaciones de todos los proveedores queden registradas en SAP y
anexarle la cotización o pegar el correo en la cabecera de la petición de oferta. Para los
servicios se manejará una carpeta común en donde se organizará la información (las peticiones
de oferta, ofertas y aprobaciones) de manera estándar y mensualmente se hará un backup en
un disco extraíble.

3.13 Analizar ofertas

Una vez se han recibido las ofertas de los proveedores, se debe hacer un cuadro comparativo
donde se analizan las ofertas.

El Comprador o Responsable de la compra debe determinar si desea o no negociar con los

proveedores y puede hacerlo las veces que quiera con el proveedor(es) que consideré. En los
casos en que decida hacerlo deberá actualizar la información en SAP y/o guardar el soporte por
escrito de la nueva negociación. En caso que no quiera negociar más o no lo considere
necesario debe seguir con el procedimiento.

3.14 Escoger mejor oferta

El comprador y/o el responsable de la compra de acuerdo con el cuadro comparativo y la

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negociación final a la que se llegue con los proveedores, escoge la oferta que más se ajuste a
las necesidades de la compañía en criterios como calidad y/o costo y/o plazo.

En caso que se realice una matriz de evaluación con diferentes criterios, el costo deberá ser
mínimo 40% del total de calificación.

3.15 Solicitar aprobación

El comprador y/o el responsable de la compra envía la información soporte del negocio al nivel
jerárquico correspondiente de acuerdo con el cuadro de aprobaciones (Matriz de Aprobación).
El procedimiento para la aprobación depende de la instancia a la que se deba presentar el
negocio.

Toda compra debe seguir el proceso de aprobación establecido sin importar si fue negociada de
manera local, regional o global.
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9 Matriz de Aprobación Compra de OPEX:

Monto presupuestado COP

Nivel de autorización
Desde Hasta

$ - $ 5.000.000 GERENTE

$ 5.000.001 $ 50.000.000 DIRECTOR DE PLANTA O DIVISÓN

$ 50.000.001 $ 433.700.000 VICEPRESIDENTE FUNCIONAL

$ 433.700.001 $ 1.200.000.000 VICEPRESIDENTE FUNCIONAL, BANKER Y VICEPRESIDENTE FINANCIERO

$ 1.200.000.001 $ 12.000.000.000 PRESIDENTE Y/O COMITÉ DE ADQUISICIONES BAVARIA S. A. Y BANKER

$ 12.000.000.001 JUNTA DIRECTIVA Y BANKER

Nota: Los montos de aprobación para OPEX, aplican antes de IVA.

Los Niveles de autorización corresponden a los llamados “dueños” o “bankers” de
la Política para Presupuesto Base Cero.

9 Matriz de Aprobación Compra de CAPEX:

Nivel de autorización COP USD

GERENTE $ 5.000.000 $ 2.500

DIRECTOR $ 50.000.000 $ 25.000

VICEPRESIDENTE FUNCIONAL $ 433.700.000 $ 216.850

VICEPRESIDENTE FUNCIONAL, Y VICEPRESIDENTE FINANCIERO $ 1.200.000.000 $ 600.000

VICEPRESIDENTE FUNCIONAL, VICEPRESIDENTE FINANCIERO Y PRESIDENTE O CRC $ 2.000.000.000 $ 1.000.000

VICEPRESIDENTE FUNCIONAL, VICEPRESIDENTE FINANCIERO Y PRESIDENTE O CRC

$ 10.000.000.000 $ 5.000.000
(Incluyendo caso de negocio)

JUNTA DIRECTIVA En adelante En adelante

Nota: Los montos de aprobación para CAPEX, incluyen el IVA.

Los Niveles de autorización corresponden a los llamados “dueños” o “bankers” de
la Política para Presupuesto Base Cero.
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3.16 Aprobación

El Nivel Jerárquico Autorizado da el visto bueno o el rechazo a la adjudicación del negocio en

un medio electrónico (correo electrónico, Work Flow en el portal SAP) o físicamente, anexando
sus comentarios o recomendaciones. Si el negocio es rechazado se debe indicar el motivo de
rechazo ya sea vía correo electrónico o en el Workflow.

3.17 Generar pedido

Una vez el negocio ha sido aprobado por la instancia correspondiente, el comprador establece
el acuerdo comercial con el Proveedor y genera el pedido en SAP. En caso de ser necesaria la
inscripción de un proveedor nuevo, el usuario debe remitirse al Procedimiento de Inscripción y
Clasificación de Proveedores.

El usuario es el encargado de tramitar, en coordinación con el área jurídica, el tipo de contrato

que se va a manejar con el proveedor. Así como hacer seguimiento e interventoría al mismo.

La Gerencia de Contabilidad Financiera ha definido un listado de excepciones para elaboración

de pedidos, ya que existen adquisiciones de servicios o materiales que por su naturaleza no
pueden ser planificadas con exactitud, y no es posible crear el pedido previamente a recibir la
factura. Para ver el detalle del listado, revisar el documento 6- LISTADO DE EXCEPCIONES
PARA ELABORACION DE PEDIDOS.

Para toda adquisición de servicios o materiales que no esté incluida en el listado de

excepciones citado anteriormente, es de carácter obligatorio la existencia del pedido previo a la
recepción de la factura.

3.18 Liberar pedido

El nivel jerárquico que aprobó la compra debe liberar el pedido en SAP o en Workflow, en el
caso de las compras manejadas por la División de Compras, los gerentes de esta área pueden
liberar todos los pedidos hasta monto de dos vicepresidentes. Con esta liberación se genera un
correo electrónico automático (orden de pedido) en donde se le avisa al proveedor que se le fue
asignado el negocio. Con el propósito de dar cumplimiento a las normas vigentes, el
responsable de esta liberación debe corresponder con la Matriz de Aprobación a excepción de
los Gerentes de Compras. Dicha excepción se rige por la Política Delegación de Estrategia de
Liberación (Ver 1- POLITICA DELEGACION DE ESTRATEGIA DE LIBERACION).

El área usuaria es la encargada de tramitar la elaboración del contrato* con el área de

jurídica, el ingreso de la mercancía, la verificación de factura, el pago al proveedor, la
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interventoría al contrato y en el caso de servicios el almacenamiento la documentación

que soporta el negocio.

*Para la elaboración del contrato con Jurídica se tienen diferentes opciones según el bien o
servicio requerido, y según el monto de la compra. Las posibles opciones son: Contrato, Carta
Contrato u Orden de Compra con textos legales en SAP. Así mismo, se tienen establecidos los
criterios para los cuales aplica la utilización de Pólizas con el proveedor (Ver Anexo 6.2 Matriz
de Contratos).

En el caso de los pedidos u órdenes de compra que sean creados con referencia a un
contrato marco, éstos pueden ser liberados por un Gerente o Director de la Compañía,
sin importar el monto. En todos los casos, el Contrato Marco debe ser creado y liberado
por la División de Compras.

Toda excepción al procedimiento debe estar aprobada por la vicepresidencia respectiva

la cual se encargara de manejar los controles compensatorios.

4 INSTANCIAS

4.1 Comité Estratégico de Proveedores

Instancia de la Vicepresidencia de cadena de Abastecimiento, en donde se definen las políticas

de seguimiento, permanencia, ingreso y salida de los proveedores de Bavaria.

Las principales actividades del comité son:

• Seguimiento de proveedores de bajo desempeño (A, B) y reclamaciones.

• Verificar el cumplimiento de los requerimientos para ingreso y salida de proveedores.
• Validar Proveedores únicos permanentes
• Generar actividades de mejoramiento interno para el tratamiento de proveedores.

4.1.1 Integrantes
Los integrantes que participan en las decisiones y análisis del comité son:

ƒ Vicepresidencia Supply Chain.

ƒ Dirección de Compras y gerentes.
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ƒ Dirección Gestión Proveedores

ƒ Dirección de Gestión de calidad.
ƒ Dirección de planeación de materiales.
ƒ Gerencia de contabilidad Financiera.

4.2 Comité De Compras

El Comité de Compras es un Organismo Asesor de la Presidencia de Bavaria, su función

principal es la de evaluar y recomendar la adquisición de bienes, las importaciones, los
contratos de fabricación, de obra, de prestación de servicios, suscripciones y afiliaciones e
igualmente, contrato de arrendamiento de inmuebles para vivienda o locales comerciales, así
como la adquisición de los mismos y en general todo lo que implique erogaciones y/o
compromiso mayores. Estipulados en la circular 2- NIVELES DE AUTORIZACION PARA
GASTOS.

El Comité de Compras está conformado de la siguiente forma:

Presidente

Vicepresidentes

Dirección de Compras

Deberá abstenerse de participar en las deliberaciones y decisiones del Comité, el integrante del
mismo que posea intereses como copropietario o socio con algún proponente, o cuando existan
nexos familiares de consaguinidad o de afinidad.

Funciones del Comité de Compras

• Analizar y evaluar las propuestas presentadas por las áreas interesadas. Realizar
observaciones y seleccionar el proveedor fabricante o contratista más adecuado para
suministrar los bienes o servicios para celebrar el contrato.

• La División de Compras, será quien coordine el Comité de Compras con las siguientes
funciones:

• Recibir información con destino al Comité procedente de las plantas y la Dirección.

• Informar al Comité sobre los principales aspectos de cada una de las propuestas,
detectar riesgos y oportunidades; recomendando la mejor opción.
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• Una vez finalizada la reunión del Comité, proceder a comunicar a los interesados las
decisiones adoptadas.

• Cuando se trate de adjudicación de Contratos, se dará traslado a la División de

Coordinación Jurídica de todos los documentos enviados por las Dependencias
interesadas, indicando el nombre del proponente seleccionado, el monto del Contrato
y las condiciones de pago.

Reglas generales para la presentación de un negocio ante el comité

Los negocios que se vayan a presentar a Comité deben seguir las siguientes reglas:

Exigente

• Resultados: buenos & constantes.

• A tiempo, en el costo, alineados con los objetivos.
• De alta calidad entregada y reconocida.

Sondear
• Hacer las preguntas difíciles / buscar completa comprensión.
• Verificar y cuestionar lógica a prueba de balas!
• ¡Investiga profundamente! ¡y más profundo!
• Pide / comprueba las fuentes de información, suposiciones , interpretaciones

Pensador crítico
• No tomar las cosas como vienen / preguntar.
• Buscar las alternativas / los puntos de vista alternativos.
• Observar falencias / exponerlas.
• Incorpora el contexto de la compañía y el contexto externo.
• Construye una línea de pensamiento / cuenta una historia verdadera.
• Provoca pensamiento y estimula la discusión.

El No-acomodar
• Establecer bien las expectativas, después exigir los resultados.
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• ¡Tomarse el tiempo, mirar el detalle!

• ¡No aceptar menos que la perfección!

Referencia externa
• ¡El Benchmark está afuera!
• ¡Esforzarse por ser el mejor! ¡por cualquier estándar!
• El montaje de los negocios se realizara mediante el sistema interno Workflow, todos los
negocios van revisados previamente con la vicepresidencia respectiva.
• Todo negocio debe estar acompañado por los términos de referencia concernientes.
• Todos los negocios deben incluir el presupuesto respectivo, variaciones vs presupuesto,
histórico de precios y consumos. Monto de aprobación, duración del contrato,
preferiblemente Benchmark de precios, tendencia del mercado y commodities. Además
de la orden interna respectiva.
• Los negocios deben ser publicados 24 hrs. antes del comité.
• Los archivos anexos deberán ser ESTANDARIZADOS para las compras estratégicas.
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5 GLOSARIO

Área usuaria: Todas aquellas gerencias, divisiones, vicepresidencias o sociedades que

ameritan que se gestione la compra de materiales directos, materiales de empaque, bienes y
servicios y capex.

Banker: Persona encargada de liderar el proceso de análisis y coordinar las revisiones con los
usuarios de los diferentes centros de costo.

Benchmark: Es una herramienta que permite que una compañía determine si su desempeño
de procesos y de actividades organizacionales representan las mejores prácticas del sector.

CAPEX: Erogaciones de capital que crean beneficios; comprar o agregar valor a un activo fijo.

Código del catalogo del maestro de materiales: Código por el cual un material se identifica.

Comité estratégico de proveedores (CEP): Equipo conformado por La Vicepresidencia de

Abastecimiento, las Divisiones de Compras, Gestión Proveedores, Gestión de Calidad,
Gerencia de Contabilidad Financiera, Planeación de Materiales, Manufactura y la División de
Calidad, sus Gerencias (Dirección y plantas) y profesionales de Gestión Proveedores.; las
principales funciones son: Definir o evaluar la estrategia con los proveedores que tengan que
ver con: Evaluación, segmentación, desarrollo y productividad; Aprobar el ingreso y exclusión
de un proveedor estratégico del registro de proveedores; Aprobar proveedores únicos.

Comité de compras: Equipo conformado por el Presidente, Vicepresidente, Dirección de

compras y su principal función es analizar y evaluar las propuestas presentadas, realizar
observaciones y seleccionar el proveedor más adecuado.

Commodities: Término inglés que se utiliza para calificar a las diferentes materias primas o
servicios para los cuales existe una demanda y son objeto de negociación en un mercado.

Contrato de exclusividad: Cuando un proveedor es único, este firma un contrato que incluye
una cláusula es una cláusula mediante la cual se compromete a no suministrar el objeto del
contrato a otros.

Contrato marco: Un contrato marco es un contrato a más largo plazo entre una organización
de compras y un proveedor relativo al suministro de materiales o a la prestación de servicios
dentro de un período determinado según unas condiciones y unos términos predefinidos. En el
Sistema R/3 de SAP, estos contratos se dividen en Pedidos Abiertos y Planes de Entrega.

Explosión del material (MRP): Es el programa que explosiona las necesidades de materiales
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de producción de acuerdo al plan de producción (PCSI).

HUB: Oficina regional de SABMiller Latinoamérica.

Maestro de materiales: Registro en SAP de las características y propiedades de los

materiales; estas pueden ser técnicas, logísticas, comerciales o de calidad.

Matriz de aprobación: Contiene los niveles de aprobación con base a los diferentes montos.

PCSI: Es un sistema optimizador para la generación del plan de producción, traslados de

productos terminados y manejo de inventario de productos terminados en depósitos.

Pedido abierto: Es una clase de contrato marco según el cual se emiten órdenes de entrega
de materiales y servicios, en la fecha y forma establecida durante un período determinado. Los
pedidos abiertos pueden ser pedidos abiertos de cantidad o pedidos abiertos de valor.

Plan de entregas: Forma de contrato marco en la que los materiales se suministran en fechas
predeterminadas dentro de un período de tiempo determinado. La entrega de la cantidad total
de material especificada en una posición del plan de entregas se extiende durante un cierto
período de tiempo en un reparto, que consta de posiciones que indican las cantidades
individuales con sus correspondientes fechas de entrega planificadas.

Petición de oferta: Documento en SAP que se envía a los proveedores homologados para que
coticen precio y condiciones con base en la solicitud de pedido.

POP: Materiales de publicidad puestos en el punto de compra.

Procedimiento de negociaciones: Todas las pautas que se requieren para que un negocio
quede aprobado y legalizado, y cumpla todos los requerimientos de auditoria.

Procedimiento gestión proveedores: Tiene por objeto establecer las políticas, procesos y
criterios para la evaluación de procesos, inscripción y clasificación de proveedores,
evaluaciones de desempeño, análisis de capacidad, CIPRES, desarrollo sostenible, programa
espigas y demás procesos para el monitoreo, desarrollo y mejoramiento de los proveedores de
Bavaria.

Procedimiento de aprobación: Pautas para que un negocio quede legalizado y aprobado.

Proveedor único: Proveedor único: Aquella empresa, persona natural o persona jurídica que
cumple con las políticas de proveedores únicos de Bavaria (Ver 2- PROCEDIMIENTO
GESTIÓN PROVEEDORES, Capitulo 2).

Maestro de proveedores (SAP): Es la base de datos en SAP donde se registran los

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proveedores de Bavaria. Los proveedores registrados allí son aquellos aprobados por la
compañía para suministrar productos y/o servicios con las especificaciones requeridas por la
División de Calidad y áreas usuarias según sus necesidades (Ver 2- PROCEDIMIENTO
GESTIÓN PROVEEDORES, Capítulo 12.3).

SAP: Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se
llevan a cabo en un empresa, a través de módulos. En la compañía se tienen implementados
los módulos de: FI – Finanzas, SD – Ventas y Distribución, MM – Gestión de Materiales, PP –
Planificación de la Producción, BW – Business Warehouse y Portales.

Servicios BTL: Servicios con destino a apoyar la gestión de ventas y mercadeo, tales como
eventos, promociones y activaciones.

Solicitud de pedido: Documento en SAP que contiene las características y volúmenes del
material a comprar. Con este documento se inicia el procedimiento de compras. Para
materiales directos este documento lo crea la División de Planeación de Materiales con base en
el plan de producción. Para los demás materiales y servicios lo puede crear cualquier empleado
de la compañía que tenga un usuario en SAP (previa asignación de los permisos requeridos).

Workflow: Plataforma que trabaja en SAP Portales, la cual fue creada para soportar el flujo de
aprobación de negocios gestionados por la División de Compras.
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6 ANEXOS

6.1 Cuadro de condiciones de Términos de Referencia

Ubicación en documentos
Condiciones Definición Área responsable Origen de la información
de compras

Gerencias de la Dirección de
Información general de personas de contacto y
Generales Compras, y/o Gerencia de Plantilla de texto estándar en SAP Cabecera
representantes de las partes.
Planeación de Materiales.

Características físicas, químicas, fichas técnicas,

Maestro de Materiales (Texto
Técnicas catálogos, especificaciones del bien o servicio, Área usuaria y/o área especializada. Posición
pedido de compras)
etc.

Precio, descuento, plazo y forma de pago, tráfico Documentos de Compras SAP

Gerencias de la Dirección de
Comerciales de documentos, Costo de Pólizas, anticipo, (solicitud de pedido, petición de Posición
Compras.
Impuestos y gastos inherentes al contrato, etc. oferta, licitación global, pedido)

Cantidades de entrega, fechas de cumplimiento,

Maestro de Materiales (Datos
niveles de stock, frecuencia de entrega, embalaje,
Logísticas Área usuaria. adicionales - texto de datos básicos) Posición
transporte, lugar de entrega del bien o servicio,
y plantilla de texto estándar.
etc.

Maestro de Materiales (Datos

Niveles de calidad del material o servicio, plan de
Calidad División de Calidad y/o área usuaria. adicionales - texto de control) y Posición
muestreo, variables a evaluar.
Módulo de Calidad QM de SAP.

Garantías, mantenimiento, materiales o servicios

Postventa adicionales, reparaciones, actualizaciones Área usuaria. Plantilla de texto estándar en SAP Cabecera
técnicas, etc.

Divisiones Médica, Operaciones Maestro de Materiales (Datos

Ambientales y Requisitos ambientales a cumplir, certificaciones,
Industriales y/o Gerencia de Gestión adicionales - texto de datos básicos) Posición
salud ocupacional procesos, riesgos, etc.
Ambiental. y plantilla de texto estándar.

Características de contratos, obras, prestación de

Jurídicas servicios, Incidencias legales, clausulas Gerencia de Contratos Plantilla de texto estándar en SAP Cabecera
especiales.
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6.2 Matriz de Contratos

**Nota: Para ver el instructivo de digitalizar y cargar cartas contrato en Onbase, ir al

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siguiente link: 5- INSTRUCTIVO DIGITALIZAR Y SUBIR CARTAS-CONTRATOS

ONBASE.