MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
CONTABLES

EJEMPLO, S.A. DE C.V.

 INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del departamento de ventas las políticas y los
procedimientos de ventas al crédito, presentándolos simplificados, mejorados y actualizados a las realidades de
la empresa y de su entorno. De tal forma que el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia
en el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa. Este manual de procedimientos para ventas de
crédito debe servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas específicas que se involucran
en las transacciones de venta al crédito que se realicen en el departamento de ventas, brindando no solo
eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo además al alcance de los objetivos
organizacionales.

OBJETIVOS
 Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal manera que se cumplan
las políticas administrativas y financieras de la empresa.

ALCANCE
 El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta del producto que
ofrece la empresa, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos
involucrados en el proceso.

FIRMAS AUTORIZADAS DE VENTAS AL CREDITO

 Gerente propietario.
 Jefe del departamento de venta
SIMBOLOGÍA EN LOS FLUJOGRAMAS

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Terminal, inicio o fin: representa el inicio o terminación del flujo, es decir que el proceso
que se va a realizar inicio o está finalizando.

Operación: representa la realización de una actividad u operación relativa a un

procedimiento.

Documento: representa la utilización de folletos, hojas, entre otros. Es decir que para
poder ejecutar el trabajo que está realizando es necesario la utilización de dichos
documentos, este debe ir antes de la acción.

Multi-documento: representa cuando se utilizan varias copias de un documento o

diferentes documentos en el procedimiento a ejecutar.

Decisión o alternativa: representa la decisión o alternativa, es decir que será necesario

evaluar una condición y plantear la selección de una alternativa en la actividad que se
está ejecutando

Conector de actividad: representa la conexión de dos puestos de la misma área

administrativa, es decir el vínculo que se dará entre ambos puestos de trabajo debido a la
intervención necesaria en el trabajo que se está ejecutando.

Archivo: indica que se guarda uno o varios documentos.

Conector de área o página: representa la conexión que se dará con otra área
administrativa del mismo flujo, es decir el vínculo que se dará en ambas áreas de trabajo
debido a que es necesario que estas intervengan en el trabajo que está ejecutando.
INSTRUCCIONES GENERALES DE USO
 El presente Manual de Procedimientos Contables se aplicará en la empresa EJEMPLO, S.A. DE C.V.
 El Manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del personal que labora en la entidad, para
que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo establecido en el presente documento.
 Que el personal del Departamento de Contabilidad cumpla y ejecute todas las normas, políticas y
procedimientos establecidos en el Manual, con el objetivo de realizar de forma eficiente y eficaz el
trabajo.
 La estructura de codificación utilizada en el Manual es flexible, permite la incorporación de nuevas
cuentas conforme a las necesidades de información.
 La información debe servir de instrumento para la toma de decisiones de la empresa EJEMPLO, S.A. DE
C.V.

NORMAS GENERALES
Las normas generales del presente Manual constituyen la guía que permitirá a cada empleado desarrollar su
trabajo en una forma ordenada, efectiva y de acuerdo con las disposiciones generales de la empresa, es decir
que se deberá cumplir con las políticas de cada uno de los procedimientos contables. Las normas para
observar son las siguientes:
 El Manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del personal que labora en la Empresa, para
que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo establecido en el presente documento.
 Que el personal cumpla todas las políticas y procedimientos establecidos en el Manual, con el objetivo de
realizar de forma eficiente y eficaz el trabajo.
 Las políticas y procedimientos del Manual deben revisarse cada 6 meses para su corrección y
actualización.
 Todos los responsables de cada Departamento deben participar y lograr acuerdos en cualquier
modificación de procesos establecidos en este Manual.
 Toda implementación o modificación que se realice en el Manual de Procedimientos Contables deberá
seguir la estructura establecida en este documento.
 Cuando se haga reestructuración a un procedimiento determinado en el presente manual, deberá
solicitarse la participación de cada uno de los titulares de los puestos que en el mismo aparecen como
responsables de su ejecución.
PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE VENTAS

Los procedimientos del departamento de ventas son un conjunto de operaciones que definen en forma
detallada la sucesión cronológica y la manera de llevar a cabo el registro de las transacciones u operaciones
que realiza las empresas, de esta manera los departamentos dependientes de ellos como Contabilidad y
Crédito no se ven en la necesidad de andar buscando información externa, puesto que toda estará
documentada por cada cliente que mantenga un crédito con la empresa. Para este proceso de se debe
involucrar y hacer conciencia al asesor de ventas que es su responsabilidad alimentar todos los canales
informativos sobre los procesos a seguir para dejar debidamente documentada toda la información de los
clientes.

OBJETIVO

Establecer las políticas y el procedimiento a seguir para la adecuada ejecución del proceso de inventario físico,
así como definir las funciones y responsabilidades del personal involucrado en dicho proceso.

POLÍTICA DE APLICACIÓN

• El plazo del crédito será de 60 y 90 días de plazo sin intereses.

• Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son: copia DUI del
Representante Legal de la Sociedad, NIT de la Sociedad, RUC y razón social, breve informe sobre la
situación económica actual de la empresa, solicitud y 2 referencias comerciales y personales, un
listado de los artículos que desee comprar a crédito.
• El pago del crédito se realizará en dos abonos. El 25 % al momento de la transacción de venta a
crédito y el restante 25 % antes de finalizado los primeros 30 días calendario y el resto 50% al cumplir
los 60 días calendario contados a partir del día en que concedió el crédito.
• El monto del crédito deberá ser mayor a $30,000.00 dólares, para montos superiores a los $80,000.00
dólares, es necesario la autorización del gerente propietario.
• Si el plazo del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no podrá solicitar otro crédito
hasta que haya cancelado el anterior.
• Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo del último
abono del crédito.
• Para efectos del abono al crédito por parte del cliente, se emitirá un recibo de abono, del cual
quedará copia en la empresa.
• Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un archivo con los datos de la venta, los datos
del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia del jefe del
departamento de ventas.
• Los agentes de ventas deben proporcionar la información correspondiente a los clientes para optar a
un crédito.
• Los prestamos serán aprobados por el departamento crediticio, será el departamento de ventas
 quien también evaluara al cliente.

PROCEDIMIENTO

Con el objeto de documentar y proporcionar una guía clara para el personal del Departamento de Bodega y
Departamento de Contabilidad, a continuación, se proporciona el procedimiento para la realización del
inventario físico:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
Se establece el contacto del cliente con la empresa a través del agente de Asesor de
1
ventas. Ventas.

El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece QUIMICA, Asesor de Ventas
2
S.A. DE C.V., y sobre las diferentes escalas de compras al crédito.
El cliente especifica el pedido que realizará y cuál será la modalidad de pagos Asesor de Ventas
3
que tomará.
Cuando el cliente solicita un crédito, el agente de venta comprueba que el Asesor de Ventas y
4
cliente cumpla con los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del Jefe de
Departamento de
departamento de venta y al jefe de ventas crediticias.
Análisis y crédito.
El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa
5 e n e l a r c h i v o d e listado de clientes, si el cliente ya ha realizado Jefe del
transacciones con la empresa., para que esta información forme parte del departamento
archivo del cliente de Ventas
El jefe del departamento de venta envía el archivo del cliente junto con la Jefe del
6
orden de pedido al departamento de Crédito, para que este autorice el crédito. departamento
de ventas y
propietario
Si el gerente propietario aprueba el crédito, envía la orden de pedido al jefe del Propietario
7
departamento de ventas para que este apruebe el crédito.
El agente de ventas realiza la factura de crédito acorde a la orden de pedido Asesor de ventas
8

Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del Asesor de
9
valor de venta de la mercancía. ventas

El cliente recibe la copia de la factura de crédito, quedando una copia en Departamento de

10
contabilidad y el original en el departamento de venta. Contabilidad y
Departamento de
Ventas
 El cliente con la copia de la factura de crédito se dirige al departamento de Jefe del
11
bodega para el retiro de la mercadería. Departamento
de Bodega y
Asesor de
Ventas
El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del local. Departamento
12
de Bodega

Al pasar los primeros 60 días se gestiona el cobro y se solicita al departamento

13 Gestor de
Crediticio un estado de cuenta de los créditos mayores a ese plazo
Cobros

El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el crédito Cajero del
14
después del tiempo pactado, según las políticas de venta a crédito de la Departamento
empresa. de Ventas
15 Se traslada una copia al departamento contable para darle apertura a la cuenta Departamento
por cobrar de crédito y
Departamento
Contable
Cuando se cancela en su totalidad el departamento de créditos entrega el
15 Contador
archivo completo del cliente al departamento de contabilidad para realizar la
General
recuperación total del crédito.

Resguardo del reporte este se archiva con todos los anexos correspondientes,
16 solicitud crediticia, aprobación, copia del primer pago recibido, así como la Auxiliar
cancelación total. Contable
FLUJOGRAMA
N DEPARTAMENTOS
ACTIVIDAD Departamento Departamento Departamento Departamento de
° de Ventas de Crédito de Bodega Contabilidad

INICIO

 Se establece el contacto del

cliente 1

 1

El agente de ventas asesora 2

 2 al cliente
Cuando el cliente solicita un
crédito
3

 3
 Cuando el cliente solicita un
crédito 4
4

 4
 E l j e f e d e l
departamento de
5
venta

 5
El jefe del departamento
6

 6
Si el gerente departamento
de Crédito aprueba el crédito 7

 7
El agente de ventas realiza la
factura de crédito 8

 8
Se dirige el cliente hacia el
custodio de caja 9

 9
 El cliente recibe la copia de la
factura de crédito

 10
El cliente con la copia de la
factura de crédito 11

 11

N DEPARTAMENTOS
ACTIVIDAD Departamento Departamento Departamento Departamento de
° de Ventas de Crédito de Bodega Contabilidad
 El cliente revisar la
12
mercancía antes

 12

Al pasar los primeros 60 días 13

se gestiona el cobro

13
El cliente realiza el pago del
50% restante de la factura 14

14
Cuando se cancela en su
totalidad
15
15
Resguardo del reporte este
se archiva 16

16

FIN