10 Indicadores Imprescindibles En Tu

Departamento De Compras (Control Y

Gestión)
Con la crisis, los departamentos de compras y gestión del gasto han creado un sinfín de
mecanismos para controlar y optimizar sus costes. Algunos por medio de proyectos
aislados y en otros casos por medio de sistemas complejos de seguimiento de indicadores
(en cuadros de mando).
Incluso un mismo indicador puede tener muchas interpretaciones y generar diferentes
decisiones y acciones. Depende del sector de la empresa, de la evolución del negocio y los
objetivos y alcance que persigan se pueden obtener diferentes resultados.
Aunque esta variedad de indicadores y su interpretación es muy amplia, en este post
mencionamos algunos indicadores básicos que debes tener implantado en tu
departamento de compras:
1.- Desviación Presupuestaria y Real (DPR o DPE)
El seguimiento presupuestario por lo general lo recibimos mes a mes del área financiera.
Pero es recomendable que la propia dirección de compras tenga sus indicadores globales
e individuales (por partida de gasto). ¿Por qué?, porque muchas veces los escenarios que
se tomaron en cuenta en el momento de confeccionar y aprobar un presupuesto anual
cambia conforme avanzan los meses y esa información la conoce y controla el área de
compras mucho más que la dirección financiera o el departamento de control y gestión.
Para determinar este indicador se requieren tres datos: Presupuesto, Real
y Estimados (LE).
Los Estimados (LE) son datos que predicen, en función de información histórica (de gasto
y consumo interno) los importes (en € y cantidad) que pueden presentarse en los
próximos 6 meses.
Estar por debajo del presupuesto que mes a mes te envía tu dirección financiera no
necesariamente significa que estés realizando una buena gestión, por ello los indicadores
de Estimados (LE) son clave en el establecimiento y oscilación de este indicador DPR.
2.- Inteligencia Acumulada (IA).
Este indicador se basa, principalmente, en los resultados del Negocio.
Desde Compras no sólo se deben controlar indicadores de gasto y consumo, también es
importante (por no decir vital para la efectividad de tu área) que controles y conozcas los
indicadores que controlan la evolución del negocio (enfocados en ventas, margen, EBIT,
etc).
La evolución del negocio marcará e influirá en tus indicadores relevantes de gestión y
evolución.
Un ejemplo claro es el indicador de Ventas sobre Gasto (V/G), donde debes conocer,
establecer y permanentemente actualizar el dato: Por cada 1€ de Venta, puedo gastar
X€. Esos X€ son un indicador (absoluto y relativo) muy importante, porque en caso de
caída en ventas tendrás claro cuánto debes ajustar tus partidas de consumo y gasto (por
medio de proyectos, procesos o tareas específicas muy concretas). Este indicador se cruza
con otros, como el de Margen por Gasto. Si las ventas caen, pero el margen se mantiene o
sube, tendrás un tercer indicador que determinará tu toma de decisión.
Aunque la evolución de todos los indicadores que gestiona tu departamento de compras
debe ser guardado (para tener un histórico de conocimiento que mejore tu efectividad
futura) los IA son probablemente uno de los principales indicadores que debes tener a
mano y mantener 100% actualizados.
3.- Scouting (EP – Estudio de Precios).
En un post anterior hablamos del Scouting y la importancia que tiene en la gestión de las
compras. Ahora nos centramos en los indicadores que mide esta tarea.
Evidentemente no es necesario tener EP’s de todas las partidas que gestiona tu área, pero
sí en aquellas partidas de gasto y consumo crítico y estratégico.
Los indicadores EP son flexibles y varían constantemente, por ello, dependiendo de la
frecuencia con que realices el Scouting tendrás que actualizar este tipo de indicador en tu
cuadro de mando para tener un control sobre estas partidas críticas y estratégicas.Los
indicadores EP son los que sustentan el iniciar o no procesos de optimización de costes.
Realizar un proceso sin este dato da resultados, pero con este indicador claro y medido da
resultados realmente notables.
4.- Tiempo Total del Proceso (TTP)
Existen diferentes procesos dentro del área de compras y en todos ellos se puede medir el
TTP. En este post nos centraremos en el indicador TTP de la transacción de pedidos.
En algunos casos este análisis se centra únicamente en las transacciones que relacionan a
los proveedores y la propia área de compras, pero en otros (los más efectivos y que
aportan mejores resultados) analizan todo el flujo incluyendo información del cliente final.
Ciclo básico que debe marcar tu indicador nace en la necesidad del cliente final, pasando
por el proceso de pedido (incluidas validaciones internas), recepción del pedido,
preparación, entrega y feedback final (incluidas incidencias de pedidos).
Los indicadores TTP por lo general son relativos (%) y sirven para mercar SLA’s en tus
acuerdos con proveedores.

5.- Cantidad de Pedidos Rechazados (CPR o CSR)

En muchos servicios que gestiona el departamento de compras se presentar rechazos y/o
devoluciones. Sobre todo en aquellos que hay un control de stock o compra de materiales.
Al inicio de este tipo de servicio es importante medir y establecer el ratio de devoluciones
o pedidos rechazados que genere eficiencia (cuantitativa y cualitativamente) para contar
con un indicador aceptable de SLA’s y sobre todo KPI’s transferible al proveedor.
Es un indicador que se incluye en políticas de penalizaciones/bonificaciones y resulta muy
efectivo para mejorar la calidad y seguridad del servicio.
Controlar este indicador es fundamental, tanto en compras indirectas como de costes
directos que impactan en negocio. También es importante porque superar el indicador
aceptable daña la imagen de tu departamento, genera desconfianza interna, poca
efectividad e ineficiencias, sin dejar de lado la posible sobrecarga de trabajo que generará
en tu departamento.
Las fórmulas para establecer los indicadores (€ y %) son muchas, “Total Rechazos / Total
Pedidos”, “Total Rechazos Tipo “X” / Total Rechazos”, “Total Rechazos Tipo “X” / Total
Pedidos”, “Efecto € en Negocio / Gasto Total Mes”, etc. etc. En todo caso, lo importante es
un estudio que determine el indicador que genere eficiencia en tu empresa.
6.- Transparencia de Procesos (TPs)
Los procesos del área de compra son, por lo general, cuestionados permanentemente. En
las empresas siempre hay alguien que compra mejor que tú, que negociaría mejor que tú
y que cerraría contratos muchos mejor que tú.
Al ser un área que brinda servicios a clientes internos (el cliente más difícil que existe) es y
será objeto constante de críticas.
El indicador TPs sirve para medir la eficacia y legalidad de los procesos que realizas desde
tu área de compras y te permite controlar y mostrar tus resultados de gestión. En este
post nos centraremos en los de Homologación de Proveedores.
Los procesos de un concurso (RFi, RFp y RFq) deben contar con este indicador objetivo
(cuantitativo) que evidencia la transparencia del proceso. Los indicadores TPs se fijan en
variables como: Tiempo, Legalidad, Responsabilidad Social Corporativa, Poderes,
Interlocución, entre otros.
También se establecen indicadores TPs en procesos de pedidos, negociaciones, cambios
de proveedor, cambios en canasta de compras (productos), etc.
Por lo general estos indicadores son datos absolutos y no relativos y se asocian a otro tipo
de indicadores, como los de Verificación de Aspectos Legales en Compras (VAL o FVL).
7.- Ahorros y Descuentos en precios preferenciales (ADP)
No siempre se cierran acuerdos para la reducción de tarifas o precios de forma
permanente. En esta crisis, después de varios ajustes en precios y procesos de negociación
muy duros, muchos proveedores han llegado al límite y no aceptan más reducción en
precio. No porque no quieran, sino porque simplemente ya no es posible.
Esta situación ha generado que se incrementen los acuerdos de ahorro o descuentos
preferentes y temporales. Los ADP son indicadores que permiten controlar la evolución de
estos acuerdos especiales con los resultados anteriores y el mercado. Aportan
información para posteriores actuaciones con el proveedor activo o si sales al mercado.
8.- Incentivos de Negociación (IN).
En artículos anteriores ya comenté que un negociador de compras puede tener objetivos
muy similares (en la forma y fondo) que un comercial o vendedor.
Un negociador es un experto en cerrar acuerdos que aporten beneficios a la empresa, por
lo que establecer una tabla de comisiones por negociación no es una idea descabellada. Es
más, muchas empresas ya empiezan a implantar este sistema como una herramienta de
objetivos normal en el área de compras.
El indicador IN mide el rendimiento de acuerdos de negociación pero no sólo desde el
punto de vista económico (que también), sino que incluye otros aspectos como
el incremento de calidad, seguridad y mejora en el tiempo de respuesta de los servicios
negociados.
Es un indicador de productividad profesional y aunque no define el KPI para el pago de
comisiones, si permite medir el rendimiento del profesional y su efectividad en la
empresa. Este indicador se puede (y debe) cruzar con otros como el IA o EP para controlar
mejor sus resultados.
9.- Retorno de Inversión (RSI o ROI)
El ROI, por lo general lo enfocamos o centramos en factores económicos. Es correcto
porque medimos el rendimiento de los procesos de compras desde un enfoque financiero,
pero es importante saber que no es el único enfoque que debemos utilizar desde el área
de compras (no estamos analizando el ROI del negocio). Este indicador marca sobre todo
el tiempo en el que recuperaremos la inversión o gasto realizado en proyectos o procesos
de racionalización, optimización y/o ahorro.
Dependiendo del alcance de tu departamento, el análisis de este indicador lo puedes
realizar desde múltiples enfoques: Por proyecto, por procesos, por técnico o miembro de
tu equipo, etc. Lo importante es que la fórmula para determinar este indicador sea en
absoluto y relativo y desde enfoques económicos y temporales. Esto te dará una visión
global para tomar decisiones acertadas.
10.- Cobros y Facturación
En muchos departamentos de compras se lleva la gestión de facturación. En cierta forma
es normal, ya que la factura es el documento con el que podemos confirmar que los
pedidos emitidos y pagados son correctos.
Existen diferentes indicadores que debemos tener implantados si esta tarea recae en
nosotros, aquí menciono las 3 más destacadas:
-Calidad de facturación (CFs).Este indicador mide los errores en facturación (con origen en
proveedor o en el pedido interno) sobre el total de facturas recibidas. Los retrasos en
pagos y descuadres son el efecto que se enlaza al indicador. Principalmente ayuda a medir
la sobre carga administrativa (que no aporta valor) y los ratios de retrasos en pagos y
paralización de servicios.
-Causales de Notas de Crédito (CNC). Indicador poco utilizado si el volumen de facturas es
baja o controlada (automatizada por un ERP, por ejemplo). Mide los errores en la
generación de facturas pero generalmente sin sustento u origen en el pedido o servicio.
Independientemente del indicador de control, si este proceso no se realiza puede
impactar en los resultados de tu empresa.
-Pendientes de Facturar. Este indicador es el total de pedidos pendientes (generalmente
por retraso debido a incidencias) sobre el total de pedidos generados. Mide la eficiencia
en el proceso administrativo de facturación del proveedor. Si el indicador evidencia
eficiencia, se puede plantear la externalización del proceso, lo que conlleva ahorros
relevantes y traslado de riesgos.
Otros indicadores que te pueden ser de utilidad:
-Costes Logísticos (En caso de tener internamente estos procesos de gestión, mide los
costes entre las ventas principalmente).
-Comparativo del Transporte (si el servicio es interno, donde controlas el coste propio
entre externo y puedes hacer seguimiento con la rentabilidad y los gastos). También existe
el indicador de control sobre la utilización de los medios de transporte, donde controlas la
capacidad real utilizada versus la capacidad de cada vehículo.
– Almacenamiento. Si cuentas con almacenes propios, hay diferentes indicadores (Coste
de almacenamiento sobre unidades almacenadas, Costes operativos sobre unidades
despachadas, despachos realizados sobre requeridos, etc).
–Inventarios.
– Abastecimiento.
– Etc.

Indicadores de eficiencia.

Índice de control de la función de compras.

 Índice de compras.
Significación de las compras respecto a las ventas en términos porcentuales.
 Índice de coste del departamento de compras.
Significado del coste del departamento de compras (coste de gestión) en relación
al valor de las compras.
 Coste de un pedido de compras.
Se determinará por el cociente entre el coste del departamento de compras y el
número de pedidos emitidos.
 Índice de concentración de compras.
Revela el importe medio de compra por pedido.
 Índice de carga de trabajo.
Cantidad media de compras por empleado.
Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el número de
empleados del departamento de compras.
 Índice de concentración de proveedores.
Recoge el número medio de pedidos que se adjudica a cada proveedor.
Se obtiene dividiendo el número de pedidos entre el número de proveedores.
 Cifra de negocios por proveedor.
Indica el volumen de compras por proveedor.
Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el número de
proveedores.
 Índice de rotación de stocks de materias primas.
Indica el número de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de
materias primas (materiales) comprados..
Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stock medio
anual.
 Índice de rechazos.
Relación entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras, expresado
en términos porcentuales.
Se obtiene dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las Compras y
multiplicado por 100.
  Índice de financiación de las compras por proveedores.
Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por los
proveedores.
Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de las compras
y multiplicado por 100.
 Días de crédito por parte de los proveedores.
Si el período de análisis es el año, se puede determinar por la relación entre el
valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales y multiplicado por
los 360 días del año.
 Rentabilidad de las compras.
Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las compras,
dividido entre el coste anual del departamento de compras y multiplicado por 100.
(García Fernández, Nazario. 2002)

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior

2. Total de compras/Número de compras.
3. Porcentaje de compras rechazadas.
4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima.
5. Inventario/Ventas.
6. Costo promedio de Orden de compra.
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos.
8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior.

Un departamento de compras tiene cinco grandes grupos de indicadores que miden su correcto
funcionamiento:

 Indicadores de innovación, que miden los nuevos materiales o servicios utilizados y los

nuevos proveedores.

 Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el tiempo de entrega.

 Indicadores de coste, que miden el coste de los productos y servicios comprados, así como

las evoluciones históricas de los costes y las causas que provocan alteraciones.

 Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio comprado.

 Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los productos o servicios

comprados se integran en el flujo de materiales propios de la empresa (tiempos de las entregas,

flexibilidad de repuesta a los cambios de plan, etc.).

 Por otra parte, estos cinco grupos de indicadores tienen dos versiones diferentes según las
visiones que persiguen:

 Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la función de compras desde el

punto de vista de sus clientes, que seguramente son los más importantes.
 Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la función de compras desde el

punto de vista interno del departamento.