Modelo de

organizació de
n
eventos profesionale
una revisión delsbusiness model canvas

whitepaper
Las claves de la planificación

Cuando decides organizar un evento profesional es

necesario
planearlo bien desde el principio y no dejar nada al azar.
Para ayudarte, hemos trasladado al mundo de los eventos
el famoso
para Business Model
conceptualizar Canvas
y entender - una metodología
los componentes claveque
de
un
sirve
negocio y centrar esfuerzos en las áreas que requieren
una mayor atención-.
Seguir la metodología que marcamos en nuestro
Modelo de de Eventos te ayudará a visualizar las
Organización
áreas
clave de la organización de tu evento. Verás dónde
necesitas
poner más esfuerzos y podrás decidir, por ejemplo, qué
hacer para obtener ingresos extra o tratar de ahorrarte
dinero en marketing.
El modelo es útil tanto para grandes eventos
profesionales
como para organizar tu primera conferencia.
 ¡hola!

¿Tienes una idea de evento profesional? Antes de lanzarte a

su
organización, es importante que la valides para conocer si es
viable, si cumple con los objetivos que te hayas marcado y, en
su
caso, si es rentable.
En ticketea llevamos 6 años ayudando a todo tipo de
Javier Andrés organizadores de eventos en su trabajo, no sólo a través de
CEO y Fundador nuestra tecnología sino también compartiendo nuestra
Fundador de ticketea.com experiencia.
Apasionado por aprender Nos hemos dado cuenta de que aplicar una metodología
sobre tecnología y personas. sencilla
Buscando soluciones sencillas es una muy buena manera de enfrentarse al momento de “folio
en cada cosa que hago. en
blanco” cuando
Es así cómo alguienadecide
llegamos comenzar
adaptar un Business
el famosos nuevo evento.
Model
Canvas al mundo de los eventos. El resultado es una
herramienta
que permite sintetizar los 9 aspectos clave de todo evento, ver
qué áreas necesitan más empuje y entender las relaciones
que
existen
A entre
lo largo ellas.
de las siguientes páginas analizaremos la
interrelación
entre tu target, la propuesta de valor que les vas a ofrecer y
de
qué forma te vas a relacionar con ellos (es decir, cómo les
vas a
comunicar la existencia y conveniencia de tu evento).
Además,
veremos qué actividades son claves para que sea un éxito,
qué
recursos tienes para llevarlas a cabo, qué fuentes de
ingresos
Un agradecimiento especial a Lourdes Rodríguez, Events Manager de
tienes para costearlas, qué costes has de tener en cuenta y
Womenalia.
con
qué empresas puedes establecer alianzas para que te
ayuden a
conseguirlo.
Los objetivos
Antes de lanzarte a la organización de tu evento profesional debes saber qué objetivos quieres
conseguir con él. En función de ellos, planificarás y organizarás todas tus acciones posteriores.
Todo
evento profesional persigue, al menos, uno de estos tres:

Fuente de ingresos Notoriedad de marca Generar leads

Tal vez estés pensando en En este caso, el objetivo En el ámbito profesional B2B
organizar eventos como fundamental no es muchos eventos se organizan
trabajo económico. para generar leads
habitual o conseguir ingresos Imagina que tu empresa (potenciales
extra vendiendo entradas de lanza clientes interesados). Por
cursos, talleres, seminarios, un nuevo producto destinado ejemplo, Google organiza
jornadas de networking o a Directores de Marketing y seminarios gratuitos sobre
congresos. decides hacer un cocktail sus
De hecho, es el único objetivo para productos para profesionales
que persiguen muchos presentarlo. del marketing; tras la
promotores y organizadores Se trata de generar formación
de presencia la compañía depura esos
eventos profesionales. de marca, aunque, a la datos
larga, y contacta
Una vez tengas claros los objetivos, la adaptación del Business Model Canvas cona los potenciales
eventos te
eso se puede transformar en clientes.
ayudará a analizar y definir las áreas clave para conseguirlos. Vamos a guiarte por cada uno de
los 9 ingresos.
módulos que componen el modelo para que, al final, puedas desarrollar tú mismo tu propio
Canvas.
De un solo vistazo podrás tener el análisis más completo de cada uno de esos apartados y saber
qué
estás haciendo bien, dónde puedes mejorar o cómo puedes obtener nuevos ingresos.

4 Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales

Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales 5
Segmento de clientes
¿A quién va dirigido tu evento? Tómate tu tiempo. Esta decisión marcará el resto de las acciones
de
planificación de tu evento. Piensa que cuando organizas un evento para todo el mundo, corres el
riesgo de no llegar realmente a nadie. A medida que tu evento sea más grande, se irán
incorporando
distintas audiencias. ¿Cómo es cada una de ellas? ¿Cuál de todas ellas es la más importante?
Imaginemos que vas a organizar una feria de marketing online (como el famoso evento e-
· Asistentes
show).
En este caso, podemos diferenciar
Independientemente cuatro
del tamaño tipo
de tu de audiencias:
evento, es importante que identifiques las
caracterísitcas
de tu público es: edad, profesión, dónde viven, qué medios utilizan para informarse...

· Expositores

En caso de que decidas organizar una feria profesional, también es imprescindible

localizar
a quienes pueden ser los expositores de la misma. En nuestro ejemplo de feria de
marketing
online, podrían ser proveedores de emailing, agencias de SEO, de marketing de
· Marcas / Patrocinadores
contenido...
¿Son tus asistentes interesantes para las marcas? No es necesario que sean proveedores
propiamente dichos. En nuestro ejemplo, una marca de telefonía o gigantes del mundo
online
podrían estar interesados en patrocinar tu evento si con ello consiguen conectar con un
target
atractivo.
· Administraciones públicas

Este es un arquetipo de audiencia muy relevante en los eventos profesionales.

Muchos
ayuntamientos deciden ser inversores o patrocinadores de estos eventos porque
les interesa
mejorar su imagen de cara al exterior y traer inversión a su localidad (que lo
eventos generan
riqueza es obvio: transporte, alojamiento, restauración..)

6 Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales

Propuesta de valor
Una vez que has identificado a tus clientes tienes que tener clara tu propuesta de valor, la
experiencia
que le vas a ofrecer a cada uno de ellos en tu evento:
· Asistentes
Tu propuesta debería centrarse en ofrecer experiencias de aprendizaje, networking e
incluso
potencial comercial. Cuando tengas claro el tema de tu evento profesional, a través de
qué contenido vas a cubrirlo (mesas redondas, ponencias etc) y quién te va a dotar de
ese
contenido, deberás decidir dónde lo vas a celebrar e, igual de importante, cuándo.
· Expositores
Este público estará interesado en establecer relaciones comerciales con los
asistentes.
¿Cómo lo van a conseguir? En nucestro ejemplo, además de presencia física en la
feria
puede que les interese que les hagas promoción. ¿Tendrás acceso a la base de
datos?
· Marcas
¿Podrán encartar algún material profesionales?
Tu propuesta de valor para las marcas también está directamente relacionada con el
target
de tu evento. ¿Es el público sobre el que quieren posicionarse? ¿Cómo van a hacerlo?
En
nuestro ejemplo, puede ser interesante para empresas tecnológicas. Además, la
marca
puede impactar no sólo a través de logos o cartelería, sino que puede aportar valor al
· Administraciones públicas
ofrecer experimentar con el producto durante el evento.
Un ayuntamiento valorará que vayas a poner en marcha un evento que va a generar
ingresos en la ciudad y alrededores, además de darles proyección internacional.
¿Dará
que hablar tu evento? ¿Saldrá en la prensa? Tu propuesta de valor puede incluir
además el
posicionamiento de la ciudad en un concepto de innovación, tecnología, etc.

Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales 7

Relación con los clientes
¿Cómo vas a conectar con tus distintas audiencias? En este punto es necesario definir tu
estrategia
de marketing y comunicación. Es decir, cómo vas a hacer llegar tu propuesta de valor a cada
público
y qué canales
Aunque hay unvas a utilizar.
sinfín de modelos que explican el marketing, en ticketea creemos en el modelo
en
forma de embudo Get-Keep-Grow (Conseguir-Mantener-Crecer). Básicamente lo que debes
decidir
es cómo conseguir clientes, cómo conservarlos y fidelizarlos y cómo lograr que esos clientes te
ayuden a conseguir nuevos clientes. En cada una de las fases del embudo hay diferentes
subfases
y para cada una de ellas dispones de diferentes herramientas que te ayudarán a conseguir tus
objetivos. Por ejemplo, para conseguir asistentes puedes desarrollar acciones de branding y
marketing que generen interés y lleven tráfico a tu web. Para conservar a asistentes de años
anteriores, puedes ofrecerles descuentos o abrirles una ventana de tiempo para que sus
entradas
Hablaremos más detenidamente sobre técnicas de marketing para captar, retener y hacer crecer
sean
a más económicas. Y, para hacerles crecer, puedes llevar a cabo estrategias de cross-
selling o
tus clientes más adelante. Por ahora, adelantaremos que ese embudo es diferente para cada
up-selling.
uno ·deEn B2C (dirigido a Asistentes) tiene sentido hacer una inversión en marketing
online o
imagen de marca para suscitar interés y cerrar la venta.
· En B2B (para Expositores, marcas e incluso administraciones) es más útil el
marketing
directo (fuerza comercial), el marketing de contenidos y relaciones públicas.

Get > Conseguir clientes Keep > Conservar clientes Grow > Desarrollar clientes

8 Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales

Distribución
Una peculiaridad de los eventos es su intangibilidad. A diferencia de otros negocios, se venden
experiencias, no productos físicos. La entrada al evento es la representación tangible de esa
experiencia. En la fase de distribución hay que decidir qué canales de venta utilizaremos para
que los
asistentes compren (o adquieran en caso de ser gratuitos) finalmente sus entradas.
Debes definir una estrategia de distribución afín al público del evento, que puede depender de la
ciudad, el tema de tu evento o la edad de los asistentes. Los mayores de 50 años preferirán
probablemente comprar sus entradas en puntos de venta físicos, mientras que el público más
joven y
urbano utilizará sobre todo los canales online.
· Canales online

Puedes utilizar tu propia web, con contenidos sobre el evento y tus cuentas en
Facebook o
LinkedIn, que te ayudarán a contactar con los interesados en acudir a tu evento y
comprar
una entrada a través de la plataforma de ticketing como la de ticketea.
· Canales offline

Son los puntos físicos de venta de entradas, ya sea la venta en la taquilla del propio
recinto
donde se va a celebrar el evento o en otros puntos de la ciudad. Puedes usar la
aplicación
para iPad Box Office, que te permite vender entradas en taquilla el día de tu evento.

Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales 9

Fuentes de ingresos
¿Qué ingresos generará el evento? Aquí debes señalar de dónde van a provenir los ingresos
para
llevar a cabo (o capitalizar) el evento.
Cada uno de los tres públicos que hemos definido te puede dar ingresos por vías
diferentes:
· Venta de entradas

Si tu evento no es gratuito, los asistentes comprarán la entrada con antelación. Existen

algunas
técnicas que puedes utilizar para conseguir maximizar la venta anticipada. Hemos
recogido
algunas en nuestro whitepaper “Consejos para vender más entradas anticipadas”
· Patrocinios

¿Cuánto presupuesto has conseguido a través de patrocinios? En algunos eventos de

entrada
gratuita, el patrocinio puede alcanzar el 100% de los ingresos.
· Subvenciones

Las administraciones públicas pueden generar ingresos económicos a través de

subvenciones
o en especie (que te dejen un teatro o un recinto gratis para desarrollar allí el evento).
· Otras fuentes de ingreso

Aparte de las entradas, puede haber otra fuente de ingresos: la venta de bebida y
comida
(en un gran recinto de congresos, por ejemplo) y la venta de merchandising (más
habitual en
eventos musicales, pero que empieza a ser una fuente de ingresos en determinados
eventos
profesionales).

10 Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales

Actividades clave
El contenido y la producción del evento, la selección de los ponentes, que el lugar escogido
sea el
correcto… Todas estas actividades son fundamentales para lograr planificar y desarrollar con
éxito
tu evento profesional. Y también hay una actividad esencial para el asistente, que es la parte
de
Es esencial identificar las actividades clave que requiere la puesta en marcha de tu propuesta de
marketing.
valor
y que van a ocupar gran parte de tu trabajo durante toda la organización del evento, desde que
surge
la idea de ponerlo en marcha hasta que se va el último asistente. Estas son las actividades clave
que
· Booking
suelen estar presentes en todos los eventos profesionales:
Es la contratación de los ponentes que van a participar en el congreso, ponencia o
mesa
redonda. De esa contratación –especialmente si hay nombres de relevancia
nacional e
internacional- puede depender el éxito del evento.
· Pre-producción, producción y logística

La producción de un evento es un factor decisivo y se compone a su vez de

varias
actividades críticas, desde los requerimientos de montaje y desmontaje del
espacio
· destinado
Marketingal evento, hasta la organización, traslados y hospedaje de los
ponentes.
Es fundamental que el público objetivo al que quieres dirigirte conozca la existencia
de tu
evento. Y no sólo que lo conozca, sino que lo prefiera a otros de la competencia y
que,
finalmente, decida acudir.

“ Ticketea nos ayuda en la gestión de venta de entradas y nos

da
un importante soporte técnico y logístico. Llevamos cuatro
años
organizando con ellos el Womenalia Inspiration Day, que
reúne
a más de 1.500 personas. Con su apoyo podemos tener los
“
datos de los asistentes, hacer paquetes de entradas,
facturas
individuales, etc. También hemos hecho descuentos por
Lourdes Rodríguez (Events Manager en
compra
Womenalia)
anticipada de entradas, lo que nos ha ayudado a financiar
el
evento. Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales 11
Recursos clave
En este módulo hay que enumerar los principales activos con los que dispones para llevar a
cabo la
propuesta de valor en la que se basa tu evento profesional. Hay recursos intangibles, como la
marca
o el know-how, económicos y, por supuesto, humanos.

· Recursos económicos

¿Qué presupuesto tienes para organizar el evento? ¿Podrías conseguir algún

adelanto o
préstamo? Es necesario que te hagas estas preguntas para saber cómo vas a
financiar
todas las actividades clave que te has planteado llevar a cabo. Y necesitas dinero
para
· Los
pagarrecursos intangibles
a tu equipo.

¿Tu empresa es de reciente creación tu marca ya está consolidada entre tu público?

Hay
organizadores tan consolidados que abren la venta de su próximo evento sin tener si
quiera
el programa cerrado.
· Equipo humano

¿Con cuántas personas cuentas en el equipo? ¿Quiénes son? ¿Qué bagaje

aportan
a tu evento? El factor humano y la compenetración entre los miembros del
equipo es
fundamental para determinar el éxito de un proyecto de este tipo.

12 Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales

Alianzas
Además de los proveedores que contrates para organizar tu evento, es posible encontrar
alianzas
con otros actores que te ayuden a desarrollar tu actividad. Normalmente se basará (a
diferencia de
la relación puramente comercial con los proveedores) en una situación de win-win en la que
ambos
ganéis. Por ejemplo, puedes firmar un acuerdo de media partner con una emisora local por el
Por eso es importante que te hagas algunas preguntas: ¿qué alianzas tienes con otras marcas /
que
empresas y qué beneficios obtienes? Se trata de poder ofrecer, gracias a ellas, algún valor
obtengas
añadido difusión y ellos puedan ofrecer descuentos exclusivos a sus oyentes.
a tus clientes. ¿Quiénes son tus proveedores? Es imprescindible tener localizados a todo
aquellos
de los que depende tu propuesta de valor. ¿Qué recursos y actividades clave puedes obtener
de tus

Estructura de costes
alianzas?

La estructura de costes viene derivada de los recursos clave. Necesitarás dinero para alquilar el
local
donde se celebra el evento y costear los gastos del equipamiento técnico para una proyección,
por
ejemplo. En esencia, tus costes van a ser:
· Salarios. El dinero que vas a pagar al equipo
profesional.
· Inversión en marca. Publicidad, marketing,
etc.
· Producción. Pagar a los ponentes, viajes y/o alojamiento, alquiler del local, seguros,
etc.

Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales 13

 El modelo de gestión aplicado a un evento profesional

Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales

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¿Te ayudamos con tu evento?
En ticketea.com queremos ser tu socio a la hora de organizar tu
evento. Echa un vistazo a todo en lo que podemos ayudarte.

Distribucion de
entradas
Venta desde tu propia web
Puedes vender las entradas para tu evento desde tu propia web. En solo 5 minutos y sin
conocimientos técnicos, gracias a nuestro software de venta de entradas.
Venta desde tu Facebook
Crear tu propia taquilla en tu fanpage de Facebook y vender las entradas o realizar las inscripciones de
tu evento directamente en esta red social ahora es fácil y, lo mejor, gratis con ticketea. Solo necesitas
tener una fanpage, y descargar nuestra app, para que la venta de entradas en Facebook sea una
realidad.
Venta física de entradas con BoxOffice
Box Office es una aplicación gratuita para iPad que te permite vender entradas de tus eventos creados
en ticketea.com en un entorno físico, como la taquilla de un teatro, sala de exposiciones o de
conciertos.
Promoción &
Marketing
Promoción viral en redes sociales Llega a millones de usuarios cualificados
Tus fans pueden convertirse en los Ticketea será un gran escaparate para tu evento ya
mejores relaciones públicas de tu que contamos con millones de usuarios cualificados.
evento. Solo tienes que ponérselo Además contamos con una red de cientos de
fácil. Nosotros te damos gratis las afiliados que dan a conocer los eventos más
herramientas para que lo consigas. interesantes
Posicionamiento en buscadores Campañas de emailing segmentadas
Los asistentes encontrarán tu evento con facilidad Tu evento puede aparecer en la newsletter
en Google y otros buscadores, gracias a las temática de ticketea. Se envía todas las semanas
estrategias de posicionamiento SEO que utilizamos a miles
en nuestra web. Y para ti no tiene coste. de potenciales asistentes, deseosos de
recibir información sobre nuevos eventos.

Generación de BBDD: tus datos son

tuyos
Te damos la posibilidad de crear y controlar tu propia base de datos e integrarla de manera sencilla en tu
software de gestión de clientes (CRM). Esto te ayudará a conocer y a fidelizar tu audiencia y a promocionar
tus próximos eventos de manera más exitosa.

Control de accesos con Ticketea

CheckPoint
Nuestras entradas llevan un código de barras y un código QR únicos que garantizan un control de
accesos a
tu evento ágil, rápido y seguro. Para eventos pequeños (de hasta 1000 personas) ponemos a tu
disposición ticketa checkpoint, una app gratuita para Android y iOs; para mayores, disponemos de PDAs
y y lectores de códigos de barras.

Tiene buena pinta, ¿verdad? Visita features.ticketea.com para ver todo lo

que podemos hacer por ti.

15 Whitepaper | Modelo de organización de eventos profesionales

 pro
· www
.ticketea.com
·
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