OBJETIVO #4 LA PLANIFICACION ESTRATEGICA DE UN EVENTO.

2- Estrategia de promoción.
Cuando hablamos de una estrategia de promoción estamos haciendo referencia a un plan
factible en el que se usa la publicidad para influenciar a un público objetivo sobre un
producto o servicio, con el objetivo de generar más compradores y fidelizar a los clientes.
Para lograr este objetivo en el mundo de la mercadotecnia, es necesario que se estudie el
mercado así como a los posibles compradores, es decir, que crear dicho plan requiere de
un estudio previo para que pueda llamar la atención de clientes.
Cabe destacar, que las estrategias de promoción forman parte de los elementos del
marketing mix y la razón de ser del marketing directo. Pero si bien, No importa que tan
bien hayas planeado y organizado un evento, estará condenado al fracaso si no aseguras
la cantidad suficiente de asistentes que visitarán el evento, por lo que es crucial tener una
estrategia de promoción de evento para que el evento sea exitoso.
El marketing de eventos se trata de diferentes técnicas a través de varios canales de
marketing para promocionar tu evento a tu audiencia objetivo. Se trata de hacerle saber a
tu audiencia objetivo que estás organizando un evento y transformar esta audiencia en
tus asistentes.
En otro concepto:
El marketing de eventos es la promoción de un producto, marca o servicio a través de
interacciones en persona. Hay muchas formas de comercialización de eventos y cada una
puede ser atendida para abordar los objetivos específicos de un vendedor. Una empresa
puede organizar su propio evento y construir relaciones más sólidas con sus prospectos y
clientes. Una empresa puede asistir a un evento como expositor e introducir su producto a
clientes potenciales.
Los eventos en línea, como seminarios web o talleres transmitidos en vivo, varían en
alcance y demuestran ser tan impactantes como los eventos en vivo. Cualquiera que sea el
formato, el marketing de eventos es una estrategia versátil e increíblemente efectiva que
genera valor a largo plazo en las relaciones con clientes y socios por igual.
El marketing de eventos puede ser de naturaleza B2C o B2B.
B2C, cuando promocionas tu evento directamente con tu audiencia objetivo con la
esperanza de conseguir que se registren como asistentes y/o compren un tiquete, así
como también, de que inviten a sus amigos y colegas a asistir.
El marketing de eventos B2B sucede cuando ofreces tu evento a otros negocios, ya sea
para convencer a sus empleados de que asistan al evento, conseguir que el negocio
participe como expositor, o incluso como patrocinador.
Mientras que puedes usar las mismas técnicas de marketing de eventos para ambos, el
tono del mensaje y el valor de la propuesta que puede ofrecer, a menudo debe ser
diferente.
En el marketing de eventos B2C donde tu objetivo es atraer asistentes, puedes usar
técnicas de marketing que se centren más en comunicar beneficios personales y generen
emociones positivas.
En el marketing de eventos B2B (por ejemplo, consiguiendo patrocinadores), por otra
parte, necesitas ofrecer un USP (Unique Selling Point) más tangible, como la forma en la
que tu evento puede ayudar a los negocios a vender más de sus productos.
Estrategia de marketing de eventos: ¿quién es tu audiencia objetivo?
La clave de cualquier estrategia de marketing efectiva es saber y entender a tu audiencia
objetivo. En el marketing de eventos, esto es un poco más específico, y para conocer a tu
audiencia ideal, primero necesitas definir el objetivo o la meta de tu evento. Entre mejor
entiendas las necesidades, comportamientos y puntos débiles de tu audiencia objetivo,
más efectivas serán tus estrategias de marketing de eventos.
En general podemos desglosar las mayorías de las estrategias de marketing de eventos,
en cuatro fases:

 Registro pre-evento: Esta fase sucede antes de que abras la venta de

entradas/registro para el evento, y el principal objetivo de esta fase es hacer ruido.
 Registro y lanzamiento del evento: Esta fase impulsa bastante la visibilidad de la
marca, es aquí donde trabajarás con la prensa y los influencers para presentar el
evento a los asistentes objetivos.
 Marketing día-a-día: Esta fase va desde el lanzamiento del evento hasta que el
registro se cierre. Es aquí donde tus estrategias principales de marketing serán
ejecutadas.
 Cierre de registro: Es una fase muy importante para cualquier marketing de
eventos, donde usarás varias estrategias para maximizar la venta de
entradas/registro.
A continuación se definen algunas de las estrategias más efectivas que deberás aplicar en
la planificación de tu evento:
 1. Comparte un comunicado de prensa con los medios
Fase de marketing del evento: fase primaria del lanzamiento del evento, pero también
pre-registro y a lo largo de la fase día-a-día.
Esta es bastante autoexplicativa. Al compartir tu comunicado de prensa formal con los
medios, puedes ampliar tu alcance para hacer correr la voz entre tus asistentes objetivo.
Además, un comunicado de prensa formal será importante para asegurar tus
patrocinadores y podría ayudar a obtener la atención de los influencers, los que a su vez
podrían ayudar a promocionar tu evento.
2. Registros Early Bird
Fase de marketing del evento: fase de lanzamiento del evento
Vender entradas tipo early bird a un precio más bajo es una táctica de marketing de
eventos muy popular, sencillamente porque todavía es muy efectiva de dos formas:
Estás construyendo una sensación de urgencia: “consíguelo antes de que se acabe”, lo cual
es muy efectivo para atraer conversiones.vender entradas tipo early bird también puede
ayudarte con el flujo de caja del evento.
La gente hablará de ello, y por eso es muy efectivo hacer ruido y ampliar tu alcance.
La idea de los registros early bird es bastante simple: aumentarás el precio de la entrada
cuando se acerque el evento, y puedes crear varias etapas o fases dependiendo del
timeline y los propósitos del evento.
3. Promociones pre-evento efectivas
Muy a menudo la gente se enfoca en el lanzamiento del evento y la venta de las entradas,
pero la fase de registro pre-evento también es muy importante.
Puedes crear una página pre-evento (por ejem, en Facebook o en tu propio sitio web), que
puede ser muy efectiva para generar un interés temprano. Puedes usar la página para
capturar leads que puedes contactar de nuevo una vez el evento sea lanzado oficialmente,
y también puedes realizar concursos y giveaways para ayudar a construir el awareness del
evento.
Una buena página pre-evento también puede ayudar con el rendimiento de SEO del sitio
de tu evento. Así que, esta debería ser una consideración importante si planeas construir
un website/blog a largo plazo.
 4. Marketing de redes sociales
Fase de marketing del evento: todas
De nuevo, esta es bastante obvia: en la era de las redes sociales, solo tiene sentido
promocionar tu evento en las plataformas de redes sociales donde tu audiencia objetivo
sea más prevalente.
El marketing de redes sociales es útil en todas las fases del marketing de eventos: para
hacer ruido e impulsar el lanzamiento de tu evento, para atraer a tu audiencia objetivo y
en última instancia, para construir comunidad.
Un enfoque importante en el marketing de eventos en redes sociales es crear un hashtag
del evento. El hashtag debe ser lo suficientemente único para que no se pierda en medio
de todo el ruido, pero al mismo tiempo debe ser lo suficientemente familiar para que tu
audiencia objetivo lo encuentre con facilidad.
5. Marketing de contenido
Fase de marketing del evento: todas
Escribir en tu propio sitio, así como publicar como invitado en blogs y sitios relevantes en
tu nicho puede ser una gran forma de establecer tu liderazgo intelectual, lo que de hecho,
puede ayudar a atraer a más personas a que se registren.
El principio más importante aquí no es solamente usar tu contenido para promover tu
evento, sino también intentar brindar valor a tu audiencia objetivo y establecer tu
credibilidad. También debes impulsar tu contenido con estrategias de SEO para atraer a
más gente a que consuma este contenido.
6. Canales pagos
Fase de marketing del evento: principalmente marketing día-a-día
No es un secreto: no siempre podemos confiar en el marketing gratuito y orgánico si
realmente queremos optimizar nuestro alcance y conversiones. Probablemente
necesitarás invertir algún dinero en opciones de anuncios pagos: ads en redes sociales,
Google Ads, retargeting ads, publicaciones patrocinadas, marketing de influencers, entre
otros. Cuando invertimos en estos canales pagos, es crucial entender estos roles en
comparación a las opciones orgánicas:
Los canales orgánicos son muy económicos, incluso gratuitos, pero probablemente
necesitarás pasar una cantidad significativa de tiempo antes de que obtengas los
resultados deseados. Los canales pagos, por otra parte, pueden garantizar resultados a
corto plazo mientras tengas el dinero, pero pueden volverse realmente caros si no eres
cuidadoso. Es importante encontrar el balance entre los dos en tu estrategia general de
marketing del evento.
 7. Marketing por correo electrónico
Fase de marketing del evento: principalmente marketing día-a-día, pero también todas las
fases.
El correo electrónico sigue siendo un canal de mercadeo bastante efectivo y es
especialmente poderoso en el marketing de eventos.
Puedes enviar un “email blast” a los asistentes potenciales que se han registrado sus
intereses en la página pre-evento, y también puedes enviar emails periódicos para
promocionar las etapas early bird y también generar más tráfico a tu contenido.

3- El mercado.
Antes de organizar un evento, debe averiguar si existe un mercado (es decir, la audiencia)
para su evento. Por ejemplo, si desea organizar un desfile de moda en Omán, donde las
personas no tienen interés en los desfiles de moda, entonces no es una buena idea
organizarlo ahí. El evento con mucha seguridad sería un fracaso. Aquí es donde entra en
juego la investigación de mercado.
Análisis de mercado
Si hay un mercado (audiencia) interesado para su evento, que le ha sido arrojado después
de hacer el análisis de mercado, es a él a quien debe dirigir todo su esfuerzo en marketing
y promoción para que asistan a su evento.
Análisis de mercado, significa encontrar información acerca de su público objetivo (¿Quién
es?), es decir, grupos de edad, sexo, titulación, profesión, nivel de conocimiento, ingresos,
estado civil, aficiones, aversión, la personalidad, las costumbres, las tradiciones, la
religión, el estilo de vida, entre otras.
Conocer las costumbres, tradiciones y religión de su público objetivo es muy importante
por lo que así evitará cometer errores (claro sin saberlo) en cuanto a sus costumbres y
religión en su evento.