TRABAJO COLABORATIVO 1

FASE MOMENTO 2

CESAR AUGUSTO RODRIGUEZ MEJIA

COD: 1019053246
EMAIL: CESAR_ESTUDIANTE52089UNAD@HOTMAIL.COM
SKIPE: CESAR52089
EDWIN EDUARDO RIVERA
C.C. 80.920.694

DIRECTOR DEL CURSO

TUTOR: ANDRES JULIAN BOLAÑOS
TECNOLOGIA EN LOGISTICA INDUSTRIAL

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y DISTANCIA

PROCESOS LOGISTICOS DE APROVISIONAMIENTO 242004_02
BOGOTA D.C SEPTIEMBRE 06 2016
CEAD: JOSE ACEVEDO Y GOMEZ
 INTRODUCCION

La Gestión de Aprovisionamiento es un tema que reviste cada vez mayor

importancia en las empresas a nivel mundial y de Angola en particular, esto es
debido a que la competencia se hace más ardua y solo las empresas que
logran importantes diferencias con respecto a sus competidores aspiran a
aumentar su participación en el mercado o simplemente a sobrevivir en él. En
las empresas cada día toma más importancia en un mundo tan competitivo
como el actual, los procesos deben ser eficaces, confiables para permitir una
respuesta en tiempo real ante una demanda que surge tan rápidamente como
la oportunidad de sacar ventaja competitiva en el sector que nos
desempeñamos, tener lo necesario en el preciso momento puede marcar la
diferencia entre satisfacer a un cliente o adquirir una queja de su parte. La
buena administración o gestión de los recursos materiales ayuda a lograr este
propósito, sin embargo no es una tarea fácil, ya que este proceso abarca
muchas y diversas actividades, pues de la calidad de los productos que provee
depende la calidad de los servicios que presta el hotel, de su puntualidad y
servicio se determina la disponibilidad y oferta del establecimiento y por
supuesto los precios van influir en la rentabilidad, por lo tanto lo que un
establecimiento va a ofrecer a sus clientes en servicio tiene mucho que ver con
lo que está recibiendo de sus proveedores.
En esta actividad el estudiante se encontrara con la oportunidad de aplicar lo
aprendido en la unidad 1 del curso, la aplicación de este conocimiento será
expuesta en la descripción de los procesos de aprovisionamiento de una
empresa cualquiera, allí mostrara su manejo del tema y fortalecerá su
aprendizaje
El Hotel Marriott Bogotá, tiene entre sus prioridades lograr un alto nivel de
satisfacción de sus clientes y ha considerado que uno de los aspectos
importantes a mejorar es la gestión de aprovisionamiento, por lo que se plantea
como problema científico de esta investigación: Necesidad de diseñar un
procedimiento para el Sistema de Gestión de Aprovisionamiento que favorezca
la toma de decisiones de la organización.
Propuesta Proceso de aprovisionamiento
CESAR AUGUSTO RODRIGUEZ
Hotel Marriott Bogotá
Marriott International, Inc. es una empresa hotelera líder en el sector con más
de 4.200 propiedades y 19 marcas de hoteles, y se ha asociado a más de
4.200 hoteles franquiciados y gestionados en todo el mundo. Esta empresa,
fundada por J. Willard y Alice Marriott y dirigida por la familia Marriott durante
más de 90 años, tiene su sede en Bethesda, Maryland, EE. UU., y obtuvo unos
beneficios de casi 14.000 millones de dólares en el año fiscal de 2015. Para
ello se fomentara el proceso de aprovisionamiento que se lleva a cabo en cada
uno de las sedes a nivel nacional e internacional, es importante sumar  la
planificación y gestión de compras, el almacenaje de los productos y la
aplicación de técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de
cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y
al menor coste posible, a través de una buena gestión de stock, adquirir los
materiales necesarios para la elaboración de productos e insumos de las
instalaciones, y de contralar los inventarios mensualmente con el fin de
mantener un control adecuado y estable.
En particular la Logística aborda el estudio del conjunto de actividades que se
desarrollan sobre los flujos materiales, informativos y financieros desde un
origen hasta un destino con una visión sistémica e integrada con el objetivo de
brindar a los clientes internos o externos de la organización un servicio de
calidad en el momento oportuno con un mínimo de gastos.
La evaluación del marco teórico y práctico de la logística y en específico de la
gestión de aprovisionamiento, las experiencias de investigaciones precedentes
validadas en este campo y el conocimiento de las condiciones concretas en
que se desarrolla la economía y en específico el sector del turismo, han
permitido en el contexto de esta investigación proponer un modelo operacional
y sistemas computacionales para la gestión de aprovisionamiento en las
empresas hoteleras.
Responsabilidades
• Personal de almacén: -Conocer el contenido de las presentes normas y
recibir formación sobre el modo de aplicarlas en el establecimiento. -
Recepción de material y archivo de documentación.
• Responsable de almacén: - Asegurar que en los servicios de
aprovisionamiento y almacenamiento se respetan las instrucciones previstas
para alcanzar los niveles de calidad definidos en este procedimiento. - Resolver
las incidencias con el proveedor que tengan lugar durante la recepción de la
mercancía.
• Gerencia: - Designar al responsable de almacén. - Aprobación de pedidos y
supervisión del trabajo del Responsable de Almacén.
La gestión de aprovisionamiento debe enmarcarse dentro de una visión de un
modelo de calidad total dirigido a los clientes y a la calidad del servicio como un
proceso de mejora continua, la calidad es la medida en que la organización es
capaz de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Aunque las
expectativas son una cuestión individual, se centran básicamente en los
aspectos materiales y funcionales del servicio. Por consiguiente constituye un
reto para la empresa hotelera desarrollar una gestión de aprovisionamientos
integrada que asegure productos y servicios que sean percibidos por los
clientes internos y externos conforme a las necesidades que desea satisfacer,
con tomas de decisiones apuestas y contribuir a la elevación de la eficiencia y
la calidad del servicio a los clientes.
Los elementos operacionales del modelo son los siguientes:
1. Análisis de la demanda de los aprovisionamientos.
2. Clasificación de los productos en inventario.
3. Gestión de Inventario.
4. Análisis de los Proveedores.
5. Gestión de Transporte.
6. Gestión de Almacenamiento.
7. Control de Stock
En la concepción del modelo se ha considerado que el punto de partida es el
cliente y las valoraciones de diferentes autores que coinciden en afirmar que la
planificación estratégica proporciona la dirección que guiará la misión, los
objetivos y las estrategias de la empresa al facilitar el desarrollo de los planes
para cada una de sus áreas funcionales.
En el modelo operacional se representan los principales clientes internos que
interactúan con aprovisionamientos: Bebidas y Alimentos, Regiduría de Pisos,
Comercialización y Economía – Finanza
.• Definir técnicamente los productos y materiales que se necesitan.
• Buscar y mantener relación con proveedores competentes.
• Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible,
sin renunciar a una calidad mínima establecida. En definitiva, necesitamos
abastecernos, tener existencias para operar con normalidad, pero debemos
conseguir hacerlo procurando que los costos administrativos sean los más
bajos posibles. En este departamento se realizan todos los pedidos a los
proveedores, se reciben todas las mercancías compradas por el hotel y desde
el mismo se distribuyen a los demás departamentos. Las existencias se
almacenan hasta que algún departamento las reclama. El nunca consume
nada, sólo encarga y recibe las compras, guarda, custodia y distribuye cuando
los productos o materiales son requeridos por otros departamentos del hotel.
El almacén
Para organizar el espacio dentro del almacén no debemos olvidar las funciones
que haremos en él:
• Recepción de mercancías
• Identificación y codificación
• Almacenamiento ordenado
• Preparación de pedidos de otras áreas para uso o venta de mercancías y
• Despacho de mercancías: La organización del espacio dependerá de
nuestras posibilidades, de la forma, tamaño y distribución de nuestro
establecimiento,... Seguiremos las normas básicas de seguridad e higiene tanto
en lo que respecta a: separar los diferentes tipos de mercancías, organizar las
entradas y salidas, mantenerlo en un estado limpio y ordenado, garantizar su
seguridad,... Deben poderse cumplir los cuatro principios que mencionábamos
antes. Normalmente se distinguen:
• Zona de carga y descarga: Tiene acceso directo a la calle, o en su defecto
zonas de entrada lo suficientemente anchas para poder recorrerlo con
carretillas. • Zona de registro y entrada: Zona ubicada lo más próxima posible a
la zona de carga y descarga, para el almacenaje provisional y la retirada de
cascos o cajas vacías.
• Zona de Almacenaje: Con estanterías o cajas apilables, según los tipos de
producto. • Zona de Cámaras de refrigeración: Para el mantenimiento de
alimentos y bebidas que necesitan especial temperatura para su correcta
conservación.
• Zona de despacho: ubicada lo más cerca posible del lugar donde se usan o
exponen las mercancías, para disminuir en lo posible roturas o pérdidas en el
movimiento de mercancías. Tipos de almacenes Dependiendo de las
operaciones a realizar los almacenes pueden estar centralizados (toda la
mercancía en un lugar) o descentralizados (diferentes almacenes para
diferentes mercancías). Dependiendo del espacio disponible, los almacenes
pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales
separados o secciones comunicadas. Dependiendo de las mercancías que
contiene podemos encontrar diferentes tipos de almacén:
• Almacén general: en un solo lugar tenemos todo tipo de mercancías,
separando, por secciones, cada grupo de materiales, según sus necesidades
de conservación y de utilización
• Almacén de materia prima y partes componentes: Este almacén tiene
como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes
componentes a los departamentos de producción.
• Almacén de Materiales Auxiliares: Los materiales auxiliares o también
llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un
producto pero que se requieren envasarlo o empacarlo. Ejemplos: lubricantes,
grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
• Almacén de Productos en Proceso: Si los materiales o artículos semi-
terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos
por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en
proceso.
Control de stocks:

Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad

exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la
capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los
artículos de abastecimiento. Utilización de desperdicios y otros, esto con el fin
de tomar las medidas más ventajosas para la empresa.
APROVISIONAMIENTO DE INSUMOS
Habitualmente, las categorías de productos almacenados en el establecimiento
son las siguientes, productos alimenticios perecederos, productos alimenticios
no perecederos, productos alimenticios congelados, bebidas de elevada
rotación bebidas de baja rotación, productos de limpieza y productos de
piscina, artículos técnicos de elevada rotación, material de oficina, mantelería y
lencería, vajilla, cristalería, cubertería, etc. productos higiénicos y de acogida. l)
Gasóleo Combustibles (en algunos casos el aprovisionamiento lo realiza el
área de mantenimiento).
La Gerencia y cuerpo administrativo define los requisitos exigibles a las
materias primas y productos que sea necesario adquirir. Así mismo, debe
asegurarse de que todas las materias primas y productos nuevos se
comprueban antes de su aceptación y sean llevados a su destino final y que
cumpla con las exigencias para el servicio. Se definirán también las cantidades
mínimas necesarias que debe haber disponibles de productos críticos, con el
fin de asegurar que se puedan ofrecer los diferentes platos y bebidas que
aparecen en los soportes de venta, esta decisión está ligada a la jefatura de
alimentos y almacén. Así mismo se definirán las cantidades mínimas de
menaje, vajilla y repuestos, y materiales de taller, productos de limpieza y
elementos necesarios para el servicio de forma que se garantice la prestación
adecuada del mismo, incluso en los días de máxima afluencia.

Análisis de la Demanda de los aprovisionamientos

El objetivo de este elemento operacional es determinar para cada artículo las
cantidades requeridas por el hotel para desarrollar un aprovisionamiento
eficiente y orientado al cliente. Se consideran como premisas las entradas
informativas reflejadas en el modelo.
El desarrollo del elemento operacional "Análisis de la Demanda de los
Aprovisionamientos" se realiza a través de las siguientes etapas:
1- Análisis de los clientes.
2- Clasificación de los productos en los puntos de venta.
3- Proyección de la demanda.
Análisis de los Clientes.
Para el análisis de la demanda se requieren conocer un conjunto de
informaciones relacionadas con los clientes (C-1), estas son: las características
de los clientes de los principales países emisores, la cantidad prevista de
clientes, los niveles de ocupación proyectados, la estacionalidad de la
demanda turística y las expectativas de los clientes.
Para caracterizar los principales mercados emisores es necesario disponer de
las siguientes informaciones: edad predominante, status socioeconómico, el
índice de satisfacción general, las preferencias en bebidas y alimentos, la
modalidad de turismo predominante (estancia o recorrido), los tipos de planes
de pensión alimenticia y la estacionalidad de la demanda.
Análisis de la Tendencia y Estacionalidad Hotelera.
En la investigación, la determinación de índices de estacionalidad a partir de
los turistas días mensuales no sólo tiene importancia para la des
estacionalización de datos y elaboración de pronósticos sino también para
desarrollar de forma más objetiva y eficiente una logística que responda a la
satisfacción de los gustos y preferencias de los clientes y administrar el
inventario medio en correspondencia con el nivel de actividad y ocupación del
hotel con un efecto positivo sobre los costos.
Clasificación de los Productos en los Puntos de Venta.
En los marcos de la gestión hotelera y extra hotelera, han sido desarrollados
métodos que posibilitan lograr ofertas de productos mejores estructurados en
cuanto a precios, costos y margen de contribución que pueden orientar la
gestión de aprovisionamiento hacia el cumplimiento más efectivo de su Misión.
Estos son, entre otros: Matriz de Kasavana-Smith, Matriz de Miller, Matriz de
Pavesic.
El autor, valorando el conjunto de posibles métodos a aplicar sugiere adoptar la
Matriz de Pavesic la cual permite clasificar la oferta de productos a partir del
margen de contribución y el porcentaje de costo ponderados por las cantidades
demandadas.
La matriz clasifica los productos ofertados en cuatro cuadrantes), con
características diferentes:
Productos Estrellas: Alto margen de contribución y bajo porcentaje de costo.
Productos Estándar: Alto margen de contribución y alto porcentaje de costo.
Productos Durmientes: Bajo margen de contribución y bajo porcentaje de
costo.
Productos Perros: Bajo margen de contribución y alto porcentaje de costo.
La información básica que se requiere es la siguiente: cantidad de unidades
vendidas, cantidad de presentaciones, precio de venta y precio de costo.
Para realizar la clasificación de los productos en los puntos de ventas se
utilizamos un software interno.
Proyección de la Demanda.
Existe consenso en que de los métodos de pronóstico por series de tiempo es
el Alisamiento Exponencial el que más se adecua a la predicción a corto plazo
del control de inventarios debido a las posibilidades de: automatización del
proceso de cálculo, operar con costos relativamente bajos, conceder mayor
importancia a los datos de demandas recientes que a los menos recientes al
realizar el pronóstico. La selección del método de Alisamiento Exponencial para
proyectar la demanda de productos en inventario de empresas hoteleras
responde también a la existencia de un elevado número de artículos a procesar
que poseen una demanda independiente aleatoria.
Clasificación de los Productos en Inventario.
El objetivo que persigue este elemento operacional del modelo es clasificar los
productos en inventario para establecer estrategias diferenciadas que
posibiliten una gestión de aprovisionamiento eficiente y orientado a los clientes.
Es generalizada la tendencia de diferenciar la gestión de inventario en
dependencia de las características de los artículos que lo componen. El mismo
nivel de generalización presenta en la literatura revisada la recomendación de
aplicar como método de clasificación el Método ABC a partir del empleo de una
variable o parámetro base cuantificable.
Las informaciones básicas que se requieren para su aplicación se relacionan
con la demanda pronosticada para el período (1-2), el precio de costo, los
movimientos del producto, los niveles de existencia y criterios de evaluación
cualitativos
Concepción de un Enfoque Multicriterio en la Aplicación del Método ABC.
El autor desarrolla una regla de decisión que combina criterios cuantitativos
para la clasificación del inventario a través de un código selectivo integral. Para
la aplicación del método ABC con un enfoque multicriterio resulta indispensable
la utilización de las técnicas de computación.
.Gestión de Inventarios.
La gestión de inventario se deriva de la importancia que tienen las existencias
para la empresa y por tanto la necesidad de administrarlas y controlarlas. El
objetivo de este elemento operacional consiste fundamentalmente en mantener
un nivel de inventario que permita un máximo nivel de servicio a los clientes a
un mínimo de costo. Para la investigación han resultado de notable interés el
método de los Niveles de Servicios y el método de la Partida de Recepción
debido a su nivel de aplicación práctica, a los requerimientos de informaciones
básicas disponibles en los registros contables de la empresa hotelera, a la base
científica y económica que sustenta a estos métodos, a sus posibilidades
reales de automatización e integración al sistema computarizado de gestión de
los medio de suministro, la demanda media diaria, el nivel máximo, medio y
mínimo de inventario y el inventario de seguridad.
Formulación de Políticas en la Gestión de Inventario Hotelera.
En los marcos de la gestión de inventario hotelera se recomienda
preferentemente el empleo del sistema de revisión continua, considerando que
el registro de los movimientos de los inventarios se lleva a cabo por medios
automatizados que posibilitan conocer en todo momento el nivel de existencia
en inventario de cada producto, además este sistema genera niveles de
inventario promedio menores que el sistema de revisión periódica.
"Punto de pedido fijo - nivel de inventario máximo", conocida como política
"Mini-Max", que implica un tamaño de lote variable brinda mayor flexibilidad en
la aplicación de los métodos propuestos para la determinación de los diferentes
niveles de inventario y se adecua a las características de la empresa hotelera
en la que los niveles de existencia son sensibles a la estacionalidad que
experimenta la demanda turística y a las expectativas de los clientes.
Las informaciones básicas que se requieren son las siguientes: disponer de la
clasificación integral de los productos, las fechas de recepción y despacho de
los productos, el precio de costo promedio y la disponibilidad financiera para
ejecutar la adquisición de los productos, así como las restricciones de
capacidad de almacenamiento.
Para aplicar esta política y determinar los diferentes niveles de inventario, se
basa fundamentalmente en el método de la Partida de Recepción y de los
Niveles de Servicios, así como de adecuaciones que se consideran necesarias
y oportunas tener en cuenta para el cálculo del inventario de seguridad y del
punto del pedido.
Análisis de los Proveedores.
El objetivo de este elemento operacional del modelo es desarrollar un
procedimiento que permita realizar una evaluación de los proveedores con un
enfoque estratégico de forma que posibilite adoptar estrategias que mejoren la
calidad y competitividad del servicio hotelero y su eficiencia.
En los marcos de esta investigación fueron analizadas varias referencias a
métodos que permiten la selección de los proveedores. Sin embargo éstos no
agotan las posibilidades de realizar una evaluación estratégica e integral de los
mismos en los marcos de la gestión de aprovisionamiento hotelera y por este
motivo se propone a continuación un procedimiento a través de un conjunto de
etapas para realizar una evaluación estratégica de los proveedores sobre la
base de parámetros o criterios que inciden directamente en la calidad y
eficiencia del servicio hotelero.
Las etapas que se proponen para la evaluación estratégica y selección de los
proveedores son las siguientes:
I. Clasificación de los proveedores.
II. Definición de los parámetros más importantes para la evaluación de los
proveedores.
III. Formulación de la matriz de evaluación de los proveedores.
IV. Determinación del nivel de incidencia de los proveedores en la calidad del
servicio.
V. Selección de los proveedores.
Etapa I: Clasificación de los Proveedores.
La clasificación de los proveedores le permite a la empresa dirigir, diferenciar y
concentrar los esfuerzos de aprovisionamiento hacia donde sea más eficaz,
facilitar la identificación de los proveedores claves con los que mantener una
relación constructiva a largo plazo. Sobre esta base, el autor sugiere la
posibilidad de aplicar métodos cuantitativos como el Principio de Pareto.
II Etapa: Definición de los Parámetros más Importantes para la Evaluación
de los Proveedores.
Para definir el nivel de importancia de cada parámetro se valora la posibilidad
de emplear diferentes métodos, no obstante, se emplean formatos de
satisfacción del cliente y personal externo para el mejoramiento y calidad de
servicio, aprobados por la junta administrativa del hotel.
Etapa III: Formulación de la Matriz de Evaluación de los Proveedores.
La matriz de evaluación de los proveedores se conforma a partir de los
parámetros seleccionados en el paso anterior y de una escala de evaluación
cualitativa Como criterio generalizado para una evaluación en un parámetro se
calcula la media aritmética de las valoraciones que emiten los expertos.
Para caracterizar el grado de concordancia de los expertos en cada evaluación
se utiliza el coeficiente de variación, donde a mayor valor del coeficiente de
variación menor será el grado de concordancia de los expertos con relación a
la evaluación media del proveedor en cada parámetro.
Etapa IV: Determinación del Nivel de Incidencia de los Proveedores en la
Calidad del Servicio.
Es posible determinar el nivel en que los proveedores satisfacen las
expectativas de la organización en términos de cada parámetro de evaluación y
de forma general.
Etapa V: Selección de los Proveedores.
La selección de proveedores consiste en elegir a un abastecedor con un
determinado perfil, susceptible de ser definido a través de unas evaluaciones
que permitan hacer comparaciones entre los que podrían constituir la cartera
de proveedores.
Durante el desarrollo de la investigación se pudo constatar que estos métodos
constituyen una novedad práctica en el campo de la toma de decisiones para la
selección de los mejores proveedores en los marcos de la gestión hotelera.

PROPUESTA DE EMPRESA: PEPSICO ALIMENTOS

EDWIN EDUARDO RIVERA
Nombre de la empresa: Pepsico Alimentos Zona Franca
Clase de empresa: Manufactura de alimentos
Ubicación: Km 2 vía Funza Siberia
Misión: Nuestra misión consiste en ser la primera Empresa de Productos de
alimentación y bebidas de conveniencia. Nos esforzamos por ofrecer valor a los
inversores a la vez que proporcionamos oportunidades de crecimiento y
enriquecimiento a nuestros empleados, nuestros socios comerciales y a las
comunidades en las que desarrollamos nuestras operaciones. Y en todo lo que
hacemos, luchamos por la honestidad, la justicia y la integridad.
Visión: La responsabilidad de PepsiCo es mejorar continuamente todos los
aspectos del mundo en el que desarrollamos nuestras operaciones
(medioambiente, sociedad, economía) creando un futuro mejor que el presente.
Número de empleados: 566
Ciclos de aprovisionamiento:
1. Determinación de necesidades

En esta determinación de necesidades se tiene en cuenta como punto de

partida un informe llamado forecast, este es un informe que consiste en la
estimación y monitorización de las ventas futuras para un determinado
producto o portafolio de productos, se utilizan distintas herramientas para su
creación como datos históricos de venta, previsiones del departamento de
ventas y marketing, planeación de la demanda (pronostico estadístico). Este
informe es definido previamente entre varias áreas como producción, ventas,
marketing, planeación, logística (materias primas y distribución de producto
terminado) y compras, siendo estas los actores principales. En esta reunión
queda definido también un indicador llamado AOP (Plan anual de operaciones),
financiero 100%, es como el número al que hay que llegar mensualmente para
cumplir con los objetivos.
Posterior al forecast se realiza una explosión de materiales conocido como
BOOM, es un archivo que contiene la receta del producto o productos que se
fabrican en la empresa, esta receta es creada, supervisada y modificada por el
departamento de investigación y desarrollo (R&D), ellos son los veedores de
esta información, dependiendo el manejo que deseen llevar en la empresa esta
receta puede ir incluida en el archivo con o sin scrap (% de desperdicio normal
promediado o histórico que han presentado las materias primas en el proceso
de transformación en la planta de producción). El archivo BOOM está diseñado
para que informe a planeación la cantidad de materiales a solicitar
dependiendo de las unidades a fabricar, por ejemplo, si la empresa desea
fabricar 1000 docenas de papa natural 25 grs auto, el archivo internamente
realiza una conversión a kilos y desglosa los materiales que necesita
producción para llevar a cabo el programa, estos materiales serían papa fresca,
aceite, sal, empaque (PPN), bolsas, cajas, etiquetas, cinta codificadora etc. Al
terminar este proceso y determinar la cantidad de materiales (en cuanto a
número de referencias y cantidad de las mismas) se procede a comunicar al
departamento de compras acerca de lo requerido para la producción.
2. Determinación de una fuente de aprovisionamiento

En la determinación de fuentes de aprovisionamiento se realiza una lista de los

posibles proveedores que pueden suministrar a la empresa los materiales
necesarios para la fabricación de un determinado producto o productos. En
este caso la empresa la empresa cuenta con una lista ya aprobada de
proveedores en todas sus materias primas, todos sin excepción deben cumplir
con unos requerimientos como lo son la implementación de un sistema
integrado de calidad (SISO, medio ambiente, BPM, etc.), un plazo de pago
(crédito) a 60 días entre otras. En el caso de no contar con un proveedor en
carpeta para la solicitud y se deba contactar uno nuevo, el departamento de
compras analiza a algunos proveedores que se encuentran en lista de espera,
contacta precios de venta, gestión de entrega, programa visita a sus
instalaciones de ser posible, condiciones de trabajo en caso de que sea factible
un contrato con ellos, y los requisitos previamente mencionados.
3. Selección de proveedor

Ya al determinar que proveedores pueden surtir a la empresa de lo necesario

para la fabricación de un producto o varios, se elige uno solamente, aquel que
ofrezca mejor calidad en sus materiales, soporte técnico y ayuda mientras dure
el contrato, mejores tiempos de entrega y garantías en caso de devoluciones y
un precio que se ajuste al presupuesto de la compañía. El caso de PepsiCo es
especial, se encuentra en una zona franca, por lo cual, puede importar materias
primas con un beneficio tributario, aduanero y de comercio exterior importante,
una reducción o exclusión de impuestos o aranceles para algunos materiales
es algo que beneficia mucho el presupuesto de la misma. Al ser multinacional
cuenta con sedes importantes en otros países de la región permitiendo que
proveedores de las mismas sean a su vez proveedores directos de esta,
obviamente estos proveedores tienen preferencia al momento de la selección
de proveedor. Una vez seleccionado el proveedor se crea en la base de datos
de la empresa o sistema que utilice para el manejo de su operación (SAP-
ORACLE-etc.)
 4. Tratamiento del pedido

Para el tratamiento del pedido se contempla como prioridad el documento

“contrato de compra”, allí se específica el material o materiales solicitados al
proveedor, las fecha de entrega o condiciones para la misma (lugar de entrega,
fecha de entrega, garantía de entrega, cláusula de no cumplimiento, plazo de
tiempo para alguna reclamación, etc.), y los parámetros solicitados del material,
la propiedades fisicoquímicas de ser necesario, carta de colores si aplica para
empaques (PPN), resultado de granulometría, en fin todo lo relacionado para
una recepción de material completamente satisfactoria para la empresa.
5. Seguimiento del pedido

Una vez solicitado el pedido al proveedor, la empresa realiza un seguimiento y

monitoreo del mismo, la empresa vigila constantemente si ha llegado el
material, contactos con el proveedor o proveedores permiten planificar la
llegada del mismo a la empresa, revisan si ya se ha facturado, si viene con la
factura y todo está en orden teniendo en cuenta el sistema integrado de gestión
implementado en la empresa y la legislación colombiana, se revisa la cantidad
del pedido, las condiciones de calidad y entrega, entre otras.
6. Entrada de mercancías

Una vez el proveedor entrega la materia prima en el lugar establecido, este

material debe ser registrado en el sistema para comenzar a realzar su
trazabilidad, se registra con sus especificaciones de calidad, se le asigna lote
interno y almacén primario donde se realizara el almacenamiento del material o
materiales, algunos materiales no son descargados físicamente hasta que el
personal de calidad no revise el mismo y realice las pruebas pertinentes. En
este paso el material empieza a ser visible en el sistema.
7. Verificación de facturas

Por supuesto, una vez hemos recibido el material de nuestro proveedor

debemos realizar el pago del material. Para ello, mediante la factura que nos
proporcionará nuestro proveedor haremos una entrada de facturas,
verificaremos que todos los materiales pedidos se han recepcionado y
registraremos los materiales, cantidades e importes de los materiales recibidos.
Esto llevará a un apunte contable en finanzas y administración se encargará de
realizar el correspondiente pago al proveedor según la forma de pago
preestablecida.

Una vez almacenado el material está listo para su utilización en la fabricación

del producto o productos visualizados por la empresa, planeación es el área
encargada de programar a la planta de producción en cuanto a cantidad y día
de fabricación del mismo aunque la presión inicial por llamarla de algún modo
proviene del departamento de ventas, una vez programada en planta el
personal de materias primas transfiere físicamente el materia a producción para
su transformación con un documento de traspaso el cual contiene la fecha de
transferencia, cantidad del material, ítem o código con el cual se identifica en el
sistema dicho material, lote interno de ser implementado, nombre de la persona
que entrega el material y de quien lo recibe en la producción. Este documento
es generado por el sistema de información de la compañía, al ser firmado por la
partes que interactúan con el material se realiza la transferencia en el sistema
(el traspaso de almacén), de esta forma se realiza un seguimiento en tiempo
real del material.

Agentes o colaboradores que intervienen:

Analista de operaciones (MFG ANALYST, OPERACIONES): Es la persona
encargada del seguimiento de indicadores tanto en producción como en
logística, hace parte del equipo de diseña el forecast Y el AOP.
Planeador (SC PLGN PLANNER, OPERACIONES): Es la persona encargada
de realizar el plan de producción en la planta teniendo en cuenta la demanda
de ventas y el inventario de materias primas existente en el almacén, hace
parte del equipo de diseña el forecast Y el AOP.
Supervisor de Almacén Materias primas (MFG WHSE SUPERVISOR,
OPERACIONES): es la persona encargada de monitorear el almacenamiento
de materiales, la disposición de los mismos, entabla un contacto directo con el
proveedor o proveedores en cuanto a reclamaciones y tiempos de entrega
después del departamento de compras, realiza seguimiento a órdenes de
compra, Ingresos en el sistema y traslados en el mismo, tanto de entrada como
de salida.
Líder de compras: Es la persona encargada de elegir y contactar al proveedor
para finiquitar los detalles necesarios para el suministro de materiales a utilizar
por la compañía, adicional realiza el contrato directo alimentándose de la
información sumistrada por el departamento de Investigación y desarrollo
(R&D), producción y almacén de materias primas, hace parte del equipo de
diseña el forecast Y el AOP.
Supervisor de ventas (SALES, ASSOC SUPERVISOR): Es la persona
encargada de controlar las ventas de la empresa, realiza el estimado de la
demanda, contacta a los clientes potenciales y monitorea su satisfacción con el
producto o productos suministrados por la empresa, hace parte del equipo de
diseña el forecast Y el AOP.
Supervisor de Investigación y desarrollo (PROD DEV SUPERVISOR R&D): Es
la persona encargada de diseñar, monitorear y modificar las recetas de los
productos, sus informes ayudan a definir una elección de proveedor, almacenar
el o los materiales solicitados y define los parámetros de compra por parte del
departamento encargado.

Utilización de TIC en el proceso:

La utilización de las tecnologías de información y comunicación en el proceso
de aprovisionamiento de esta empresa son de vital importancia para el
cumplimiento de los objetivos, la red es fundamental para el funcionamiento del
sistema de información que controla no solo la ubicación de las materias
primas, sino el estado de las órdenes de compra, las ordenes de producción y
hasta las paradas de las maquinas. El uso del correo interno hace que la
comunicación entre departamentos y cargos sea mucho más fluida, flexible y
hasta amigable, en esta nueva era de tecnología el uso de la aplicación
Whatsap es fundamental, hace que el celular se convierta prácticamente en
algo indispensable para trabajar. Adicional los computadores de la empresa
están equipados con Skype empresarial, esto facilita la conexión desde
cualquier lugar (casa, universidad, fincas etc.) haciendo posible una conexión
inmediata en cualquier hora y día del año, esto estrictamente necesario por una
planta que trabaja las 24 horas.