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AUDITORIA OPERACIONAL

Es el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro


de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir.

La auditoría operacional es el examen objetivo, constructivo, sistemático y


profesional de esas operaciones, identificando y revisando profundamente aquellas
áreas consideradas como críticas efectuado con la finalidad de:

 Verificarlas y evaluarlas.
 Establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economía de su
planificación, organización, dirección y control interno.
 Informar sobre los hallazgos significativos resultantes, presentando
comentarios, conclusiones y recomendaciones para mejoras, y
 Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas.

De la anterior definición se desprende que el desarrollo de una auditoría operacional


implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y
evalúan, en qué medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con qué nivel
de costo (economía) y con qué grado de eficiencia.

La auditoría operacional se enfoca en la forma de cómo se llevan a cabo las


actividades al momento de efectuar el examen y como podrían ser mejoradas dichas
actividades. Las mejoras pueden ser específicamente en las actividades o en los
procesos gerenciales que las dirigen. Como el examen de todas las actividades o
áreas de operación sería injustificable, la auditoría operacional concentra sus
actividades en las áreas consideradas más críticas e importantes. Aun cuando la
costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en el ejercicio de su
práctica el auditor operacional no únicamente debe revisar la operación en sí habrá
de extenderse a la función de esa operación.

La auditoría operacional comprende las siguientes seis actividades, de las cuales


las tres primeras corresponden a la auditoría financiera:
 Verificación de las transacciones, registros, informes y estados financieros
correspondientes al período examinado.
 Evaluación de la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales e
internas vigentes.
 Revisión y evaluación del sistema de Control Interno financiero.
 Examen y evaluación de la planificación, organización, dirección y control
interno administrativo.
 Examen y evaluación de la eficiencia, efectividad y economía con que se han
utilizado los recursos humanos, materiales y financieros.
 Revisión y evaluación de los resultados de las operaciones programadas, a
fin de determinar si se han alcanzado las metas programadas.
 Los informes emergentes de este tipo de auditoría son:

a) Auditoría Operativa, relacionada básicamente con los objetivo de


eficacia, eficiencia y economía.

b) Evaluaciones del Sistema de Control Interno, cuyo propósito es


evaluar el diseño y funcionamiento de los Sistemas establecidos.

c) La Auditoría Operacional es un gran reto a la capacidad profesional


del Contador Público como Auditor Operacional.

Objetivo General

Brindar a todo tipo de entidades la información necesaria para la utilizar esta


poderosa herramienta en forma congruente con sus necesidades y capacidad
instalada, a fin de evaluar su comportamiento y derivar las medidas requeridas para
mejorar su desempeño.

Objetivos Específicos

 Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido


adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
 Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y
evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes
adquiridos.
 Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y demás disposiciones
legales y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de
economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración
de costos ambientales, según cada caso y formular recomendaciones
oportunas para cada uno de los hallazgos identificados.
 Fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organización.
 Promover la legalidad, la economía, la eficiencia, la efectividad, la equidad y
la excelencia en las organizaciones.
 Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y
políticas de la entidad.
 Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la
entidad.
 Facilitar la consolidación de una política de control de calidad y de
productividad con una visión a largo plazo.

Características

Una de las características de la auditoria operacional, consiste en: representar


exclusivamente un instrumento de verificación y señalamiento de problemas; se
relaciona con los procesos de solucionar problemas y mejorar, pero no debe, en la
opinión de algunos autores, formar, parte de dicho proceso. En otras palabras, la
auditoria operacional, es un medio para descubrir deficiencia en una empresa.

Sin duda, se necesita usar mejor y perfeccionar los instrumentos actuales para
resolver problemas, no extender la auditoria operacional, a actividades que puedan
destruir su valor especial como recurso de administración. El resolver un
determinado problema mediante una intensa aplicación de conocimientos profundos
no constituye una novedad, pero el investigar rutinaria y sistemáticamente los
problemas y las oportunidades de mejorar si las hay.
Otras características esenciales de la auditoria operacional consiste en cimentarse
en resultados; una evaluación basada en una opinión personal, que no se evidencia
en los hechos, no es una auditoria operacional. Lo más distintivo de la auditoria
operacional comparado con otras formas de auditoria en su alcance y la variedad
de recursos utilizados para alcanzar los objetivos y definir los problemas señalados.

Desde luego, el criterio es una parte ineludible del resultado final. Sin embargo, el
criterio solo adquiere valor después de que al auditor operacional ha recabado los
hechos y comparado los resultados con las normas.

Una característica más de la auditoria operacional reside, pues, en medir su relación


con normas o estándares, las únicas bases aceptadas de comparación de unidades
y períodos de tiempos. Sin normas, una auditoria queda reducida a un conjunto de
opiniones que varían de un examinador a otro. De hecho, esa clase de evaluaciones
la practican actualmente algunos auditores operacionales, merece crítica y es,
además, totalmente inadecuada.

Las normas más valiosas de la auditoria operacional provienen de dos fuentes: la


compañía y el ramo industrial al que pertenecen. Para conocer las normas de la
compañía. La auditoría operacional depende de la documentación de la unidad
estudiada.

IMPORTANCIA Y FUNCIONES DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

Importancia

La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior


sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el
sector público ya que normalmente el sector privado tiene un instrumentoautomático
que determine su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medición de la
utilidad neta, los ingresos y gastos de la empresa están íntimamente relacionados,
si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomará medidas
correctivas.
En el sector público los intereses de una entidad normalmente vienen del sector
público y no son producidos en relación con sus gastos de operación. Por este
motivo la auditoría operativa es importante en el gobierno, y hay creciente interés
en su aplicación por los del organismo superior de control.

La Auditoría Operativa con la finalidad de prestar un servicio de carácter gerencial,


ya no contentándose de obtener una opinión sobre la razonabilidad de los Estados
Financieros y la eficacia del control interno, tuvo la necesidad de conocer las
deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia,
economía y efectividad.

La importancia de la Auditoría Operativa deja en el olvido la imagen del auditor que


solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de
desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte
en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para
ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar
los resultados obtenidos.

La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la


eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de
acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales
que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la Auditoría
Operativa en más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta.

En conclusión, la importancia de la auditoria operacional descansa en que puede


analizar y evaluar la estructura de control interno respecto a la eficiencia o
efectividad del mismo, incluyendo áreas no financieras, formando un informe,
dirigido exclusivamente a la administración con el propósito de ayudar a la
Organización para que opere su negocio con mayor efectividad y eficiencia.

Funciones

De todo lo descrito con anterioridad, referente a la auditoría operacional, a


continuación, se listan algunas de las funciones de este tipo de auditoría:
 Determina el cumplimiento, en su ámbito de acción, de las disposiciones
legales, reglamentarias y administrativas
 Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y
 Evaluar los procedimientos utilizados por la Institución para controlar su
grado de cumplimiento.
 Examina el grado de eficiencia y eficacia en la organización y operación de
la Institución.
 Evalúa el sistema de control interno del área operacional
 Seleccionada, con base en manuales de procedimientos y cuestionarios.
 Prepara, con base en la investigación inicial, el programa de auditoría dirigido
a las áreas críticas.
 Recopilar la información general del área operacional y documentar el
estudio mediante la preparación de papeles de trabajo.
 Obtener evidencia suficiente y competente sobre los procedimientos y
controles establecidos para logra
 Dar seguimiento de campo a los informes para comprobar el cumplimiento
de las recomendaciones emitidas por la Auditoría.
 Participa en la elaboración del Plan de Trabajo Anual de la Auditoría los
objetivos.

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN

Alcance

Existen dos planteamientos en cuanto al alcance de este tipo de auditoría. Uno se


refiere a que la auditoría operacional se orienta hacia la totalidad de las actividades
contables administrativas de la entidad, abarcando inclusive como un área más la
auditoría de los Estados Financieros. El otro planteamiento considera a la auditoría
operacional como la herramienta para evaluar el aspecto de la producción y a la vez
mejorar la relación costo beneficio. En el ámbito gubernamental ésta última posición
equivaldría al análisis del cumplimento de metas en la producción de bienes y
servicios y si dicho cumplimento se hizo de la manera más eficaz y económica.
De acuerdo con estas definiciones, se considera factible que las técnicas de
auditoría operacional pueden ser aplicadas a la totalidad de la organización y
también a cierta área en particular.

Los objetivos generales pueden ser planteados por departamentos, sectores o


actividad específica. No obstante, el desarrollo de la auditoría operacional no es tan
sencillo, por cuanto requiere de ciertas condiciones relativas a la situación de la
entidad, oportunidad en que deba practicarse la auditoría y los recursos humanos
para ejecutarla.

Teóricamente podemos desarrollar un modelo que abarque extensivamente toda la


entidad, la cuestión estriba en si verdaderamente estamos en capacidad de
desarrollar ese modelo.

La ejecución de este tipo de trabajo se recomienda se haga en forma progresiva,


bien sea por sectores o áreas y previas consideraciones sobre su factibilidad, de tal
forma que se puede ir entrenando personal, midiendo el costo de las auditoría en
comparación con los beneficios que proporciona y evitando iniciar trabajos que no
puedan concluirse o cuya excesiva duración haga extemporáneos los resultados.
Cuantitativamente el alcance podrá ser selectivo o exhaustivo de acuerdo con las
circunstancias, con instrucciones que reciba el auditor o de conformidad con alguna
política establecida.

Para lograr el alcance requerido, el auditor deberá entonces definir los


procedimientos y decidir sobre la necesidad de contratación de especialistas en
determinadas áreas.

La auditoría operacional implica:

 El período objeto de examen.


 Examen y verificación de la información relativa al desempeño institucional.
 Revisión y elaboración de informes sobre la administración de recursos.
 Análisis de actividades y procesos calve, evaluación de sistemas de
información y control.
 Verificar la utilización de recursos públicos de conformidad a principios de
eficiencia.
 Verificar el cumplimiento de metas y objetivos.
 Evaluar la gestión.

Campos de Aplicación

En cuanto a su campo, la auditoria operacional puede instrumentarse en todo tipo


de organización, sea ésta pública, privada o social.

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito


de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y
líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del
sector se clasifican en:

 Dependencia del Estado


 Organismos Autónomos

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de


estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre
la base de las siguientes características:

 Tamaño de la empresa
 Sector de actividad
 Naturaleza de sus operaciones

Técnicas de Auditoría Operacional

Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluación de las


operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a
conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar,
computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear,
fotografiar, grabar, filmar.

En general son las mismas usadas en auditoría financiera: de observación,


interrogación, análisis, verificación, investigación y evaluación; pero
específicamente incluye algunas de uso exclusivo en auditoría operacional como
las últimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la técnica PERT y el CPM,
utilizadas fundamentalmente junto con el conocido método GANTT, en control
interno operacional, técnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de
paquetes computacionales.

PERT (Proyect Evaluation and Review Technique)

Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay


incertidumbre en cuanto a tiempos de terminación (actividades u operaciones en
empresas o entidades dedicadas a la investigación).

CPM (Crithical Path Method)

Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos y costos
y lo que interesa es saber cuál es la combinación costo duración de cada actividad,
para lograr el costo total mínimo de las operaciones (Construcción de Obras en
General).

 Observación: Es una manera de inspección, menos formal, y se aplica


generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la práctica.
 Interrogación: Es la recopilación de información mediante platicas con los
funcionarios y empleados de la empresa.
 Análisis: Es el estudio de los componentes de un todo para concluir con base
en aquellos respecto de este. Esta técnica se aplica concretamente al estudio
de las cuentas o rubros genéricos de los estados financieros.
 Verificación: Es la ratificación por parte de una persona ajena a la empresa,
de la autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la que participo y por
la cual está en condiciones de informar válidamente sobre ella.

Muestreo

El muestreo se puede definir como el proceso mediante el cual se pueden inferir


conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o
población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominada
muestra.

La teoría de probabilidades nos dice que una muestra seleccionada de un gran


número de partidas similares tiende a mostrar las mismas características que
reflejaría el examen de la serie completa. Las fases del muestreo son:

1. Definición de objetivos. Consiste en especificar en detalle los aspectos que


deseamos verificar, bien sea de control interno o de transacciones concretas;
especificar las comprobaciones que se efectuarán, los elementos a utilizar y
lo que se entiende por error. Estas cuestiones deberán reflejarse en el
programa de auditoría.

2. Selección de muestras. Consiste en definir el método a seguir para


determinar las unidades concretas que formarán parte de la muestra.

3. Calcular la amplitud de la muestra. Consiste en determinar la cantidad de


unidades a seleccionar y que formarán la muestra.

4. Evaluar los resultados en función de los objetivos propuestos.

La selección de las muestras se puede realizar de la forma siguiente:

 Muestras en bloque: incluye generalmente todas las partidas de un período


determinado o todas las partidas de una sección de cuentas por orden
alfabético.
 Muestreo al azar: En este muestreo todas las partidas que forman el
universo deben tener la misma probabilidad de ser seleccionadas.
 Muestreo estratificado: Significa clasificar la población en estratos y
posteriormente aplicar el muestreo en cada estrato, principalmente el
muestreo en bloque.

Entrevistas

Un auditor usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar a cabo la


auditoría (ejecución), como también para analizar y reportar los resultados.
El entendimiento de esas herramientas es vital para una efectiva auditoría de
calidad.

Tanto el auditor como el auditado usan herramientas y técnicas para definir los
procesos, identificar y caracterizar problemas y reportar resultados.

Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de
auditoría; por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipación para
realizarlas. Esto incluye:

 Selección cuidadosa de los entrevistados


 Coordinación, por parte del equipo de auditoría, de la elaboración del
calendario con suficiente anticipación para asegurar la participación de los
entrevistados y evitar una posible duplicación.
 Revisión de la información disponible
 Revisión de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las
entrevistas.
 Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación.

Diagrama causa y efecto

Fue desarrollado por Kaoru Ishikawa en 1943. A este diagrama también se le llama
diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado, por su forma parecida a
un pescado. Este diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar
causas que dieron origen a un problema o efecto.

Encuesta

Es un instrumento de recolección de información que se realiza utilizando un


formato de cuestionario conformado por un conjunto de preguntas.

La encuesta sirve básicamente para investigar, indagar o sondear sobre un asunto


determinado y/o para medir, una o más variables dentro de una investigación o
estudio, dentro de una población objetivo que reúna las condiciones requeridas de
acuerdo con el objeto del proyecto o tema.
Las encuestas pueden ser útiles para recopilar la información pertinente para la
auditoría. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas,
organizaciones, firmas privadas y otras personas que se supone conocen el
programa o área de la auditoría.

Diagrama de Flujo

Es una representación reticular de un sistema. EL DF contempla el sistema en


términos de sus componentes indicando los enlaces entre los componentes.
Muestra el sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre sí por
¨tuberías¨ y ¨depósitos¨ de datos, y permite describir el movimiento de los datos a
través del sistema.

Técnica de TASCOI

Mediante el TASCOI el equipo auditor establece la identidad en uso de la


organización, con el propósito de determinar ¿Qué hace realmente la entidad?,

¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?, ¿Quiénes son sus propietarios? Y ¿Cuáles
sus clientes?

La información para su construcción la obtiene el auditor a través de entrevistas con


los directivos de la entidad auditada.

Desdoblamiento de Complejidad

Es un mapa que permite visualizar las diferentes actividades primarias o misionales


que desarrolla una Entidad en su día a día para lograr su propósito. La construcción
de este diagrama permite al auditor entender y comprender el negocio de una
organización.
Matriz FODA

Es una herramienta de comparación que se fundamenta en información proveniente


de las matrices de evaluación del factor interno y externo y perfil competitivo.

La cotización de las debilidades y fortalezas internas con las amenazas y


oportunidades externas origina estrategias alternativas factibles con el objeto de
confrontar factores internas y externas.

Es una técnica que le permite a la empresa ubicarse tanto interna como


externamente, tomar correctivos, plantear estrategias y proponer o revaluar los
objetivo, a través de: Al interior de la empresa sus Debilidades y Fortalezas, y al
exterior sus Amenazas y Oportunidades.

6.2 Procedimientos de auditoría operacional

Son el conjunto de técnicas aplicables a una Operación o Actividad determinada,


para determinar si de hecho existe un problema o una situación que afecta la
eficacia, economía o eficiencia (Hallazgo de Auditoría Operacional- HAO) y de ser
así, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a
identificar la solución pertinente.

Como ya se ha mencionado los procedimientos de auditoria son la agrupación de


técnicas aplicables al estudio particular de una cuenta u operación; prácticamente
resulta inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio
del auditor deciden las técnicas que integran el procedimiento en el caso particular.

 Extensión o alcance de los procedimientos: Se llama extensión o alcance a


la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y
profundidad con que se aplican prácticamente.
 Oportunidad de los procedimientos: Es la época en que deben aplicarse los
procedimientos al estudio de partidas específicas.
CASO PRÁCTICO

INFORME DE AUDITORÍA OPERACIONAL


A LOS ACCIONISTAS DE ESTA FISIQUIN, SOCIEDAD ANÓNIMA
Hemos auditado las actividades relativas al proceso de gestión de la empresa
BUENA VISTA, S.A., que comprenden; todas aquellas actividades el proceso de
cobranzas en el período del 01 de enero al 30 de junio de 2016, según el
cronograma semestral aprobado por la dirección de la entidad.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS


DE COBRANZAS

La dirección es responsable de diseñar, implementar, mantener el control interno,


aplicando políticas contables apropiadas, y velar por la eficiencia operativa de la
empresa.

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR

Nuestra responsabilidad es informar sobre los problemas detectados en relación a


los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la entidad.
Efectuamos la auditoría de acuerdo con Normativa para la Realización de una
auditoría operacional. Dichas normas requieren el cumplimiento de los requisitos
éticos, la planificación y ejecución de la auditoria.
Una auditoria implica investigar, analizar y evaluar hechos para diagnosticar los
obstáculos de la infraestructura administrativa. Los procedimientos seleccionados
dependen del juicio del auditor, con el fin de expresar una opinión sobre la
efectividad del control interno de la entidad; incluye también evaluar lo apropiado de
las políticas.
HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
OPORTUNIDAD DE MEJORA No. 01
FALTA DE MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Los trabajadores no poseen manuales de normas y procedimientos para el ingreso


adecuado de la información en los sistemas. Esto puede causar falla en la
implementación de algún procedimiento o crear confusiones en otros, provocando
que los resultados finales no sean los esperados.

CRITERIO

Tecnología de la Información. Código de Buenas Prácticas para la Gestión de la


Seguridad de la Información. ISO 27002:2005. No. 12 Adquisición, desarrollo y
mantenimiento de los sistemas de información. Regula la necesidad de contar con
manuales que faciliten la realización de los procesos.

PLAN DE ACCIÓN

Se le solicita al Gerente General la implementación de manuales de normas y


procedimientos que permita mejorar y agilizar el registro de la información con la
utilización de los sistemas y a su vez, mejore su funcionamiento y se logre de esta
manera reducir los errores en el ingreso de la información.
OPORTUNIDAD DE MEJORA No. 02
FALTA DE PERSONAL EN EL DEPARTAMENTO DE COBROS

Se determinó que el personal del Departamento de Cobros es insuficiente para la


demanda que actualmente muestra la entidad, debido a que una persona debe
controlar y administrar los procedimientos necesarios para el cobro a los clientes,
se estima que del 100% solo se logra dar enfoque a un 55%, lo cual ocasiona un
riesgo de control y como consecuencia el atraso de actividades asignadas,
sobrecarga de funciones e incobrabilidad.

CRITERIO

Tecnología de la información. Código de Buenas Prácticas para la Gestión de la


Seguridad de la Información. ISO 27002:2005. 10.1.3 Deberían segregarse las
tareas y las áreas de responsabilidad para reducir las oportunidades de modificación
no autorizada o no intencional, o el uso inadecuado de los activos de la
organización.

PLAN DE ACCIÓN

Gestionar con el Departamento de Recursos Humanos la contratación de personal


capacitado para el Departamento de Cobros, con el objeto de fortalecer la adecuada
consecución de procesos de las mismas y mitigar el riesgo de control existente.

Guatemala, 31 de julio de 2016

Alejandra Castillo.