ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO

PRESENTADO POR

ALEXANDER ACEVEDO AGUDELO

INSTRUCTOR

ALEXANDER HERRERA PEREZ

FICHA

1941498

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

MEDELLÍN

2019
 INTRODUCCIÓN

La administración documental en el ámbito laboral, siempre será ocupará un lugar importante en

toda empresa y de cualquier sector, ya que el tema archivístico, es el pilar que permite mantener
la información actual y en tiempo real, al momento de presentar o tramitar algún proceso o
documento, que garantice la confiabilidad, bajo un sistema de organización documental ya que los
archivos son valiosos en toda empresa al momento de tomar una decisión ya que estos soportes
se convierten en un testimonio para las diligencias que se deben tramitar dentro y fuera de la
organización, garantizando una información sustentada con sus soportes y agilidad en sus
procesos y que de ella también se refleja el éxito o el fracaso de cualquier compañía, dependiendo
del sistema documental que manejan bajo los estándares de calidad pertinentes y también del
personal del área documental competente y comprometido con su labor, poniendo en práctica su
experiencia y compromiso, mediante el resguardo de los documentos que la empresa, crea,
genera, tramita mediante las sus diferentes usos y clasificaciones.

El archivo es imprescindible de una empresa, primero que todo por imperativo legal según el
artículo 30 del código de comercio, obliga a conservar la documentación que generan derechos y
obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la
actividad empresarial. La otra razón es por interés propio, ya que la información es la y
fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y muchas veces está
contenida en los documentos que se generan con la actividad de la organización.
El tema documental ha tenido gran importancia desde la historia del hombre, ya que en ella queda
soportada aquellas evidencias de lo que ha sucedido durante y cada tiempo que pasa, permitiendo
por medio de esa información, grabada que se ha logrado reunir convirtiéndola en escritos
organizados y de gran poder como un instrumento valioso en cada una de las civilizaciones
surgidas a lo largo de la historia del ser humano.

Un sistema de administración documental bien estructurado seguido del personal competente y

responsable de manejar la información de cualquier empresa, permite obtener resultados muy
positivos y una agilidad viable al momento de requerir alguna información ya sea de toda una
organización o alguna de sus áreas específicas, previamente clasificados y documentados como
deben ser aplicados, garantizando un proceso eficaz al momento de tramitar alguna diligencia.

La administración documental en el entorno laboral maneja tres clasificaciones de archivo, que

permite tener un orden en su forma de ser depositada sin contratiempo alguno, que atente contra
la empresa; es decir mantener un archivo con información actual sin mezclar documentos con
información de un periodo pasado, evitando retrasos, perdidas, malos procesos en su resguardo
archivístico.

Mantener un archivo activo me permite tener una satisfacción constante ya sea dentro de la
misma organización y fuera de ella, manteniendo el control y equilibrio en el manejo de
documentos que se tramitan a diario en cualquier espacio de la compañía. Dentro del archivo
activo se encuentran documentos de índole frecuente, como cartas laborales, certificaciones,
facturas que se manejan en el mes actual.

Cabe resaltar que el archivo semi activo cumple una etapa importante en cada proceso y en su
clasificación, ya que son aquellos documentos que varían en un periodo determinado y que se
usan de manera casual, es decir una factura de meses anteriores, pero que tienen vigencia en una
operación comercial que puede ser revisada de manera casual, si en la empresa lo ven necesario y
sirve como soporte principal de una transacción realizada en la organización.

El archivo inactivo o muerto se conserva pero tienen una utilidad temporal y que pueden ser
destruidos, una vez cumplido su ciclo, eso sí dependiendo de los ciclos legales. Un aspecto
importante es reconocer las cualidades que tienen los archivos porque de tal forma nos permite
tener una economía justa en la búsqueda de documentación acompañado de su clasificación y
precisión.

Es importante contar con el personal capacitado en el área documental cumpliendo con ciertas
cualidades que debe cumplir a la hora de ejecutar esta labor tan importante, porque nos garantiza
un orden y una clasificación oportuna con orden en cada documento archivado, fundamentado en
la calidad de sus funciones y siguiendo la normatividad vigente en conserva de los archivos
organizacionales de una forma estandarizada, cumpliendo todo el tema legal, con información
verificable en tiempo real y preciso.

Por último, la administración documental debe ir acompañado de aquellos elementos que

permiten su conservación tales como archivadores verticales, folderama, archivador giratorio y
archivador electrónico etc, ya que son herramientas indispensables que permiten un mayor uso de
los espacios, y proteger todos los archivos tramitados de manera segura y fácil de validar en caso
de ser requerida.
 CONCLUSIÓN

La administración documental debe ir acompañada de aquellos medios tecnológicos que conlleven

a una facilidad en su conservación, digitación y validación, ya que actualmente la tecnología está
en constante crecimiento y se ha convertido hoy día, en un soporte gigante que nos lleva a
explotar sus ventajas a la hora de mejorar aquellas formas de proteger los archivos o documentos,
que formalicen las empresas de forma pública o privada que evite reprocesos y perdidas en
cualquier decisión que se tome a la hora de hacer algún movimiento administrativo u operativo de
carácter urgente en la empresa, para su crecimiento, expansión y que los soportes queden
totalmente resguardados, mediante aquel sistemas documental implementado por la compañía
en base a todas las operaciones generadas desde su inicio hasta el actualidad.