FORO TEMATICO 1

PRESENTADO POR:

KATHERINE RAMOS VENTURA

PRESENTADO AL TUTOR:

FERNANDO BLANCO R.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2017
 ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? Y
¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La administración documental, nos enseña el proceso administrativo que se

le debe dar a un documento con el fin de facilitar su utilización y conservación,
desde su origen hasta el destino final con el fin de acelerar su búsqueda. La
importancia de esta en una empresa es fundamental porque nos permite planificar,
manejar y organizar toda clase de documentos provenientes de empresas.

Se maneja un adecuado control de los archivos, para darles un mejor manejo

en la creación, proceso y archivo de los mismos ejercitando procedimientos, así
será más fácil su consulta obteniendo un resultado eficaz, ya sea por fechas,
ciudades, dependencias o por orden alfabético.

Una de las definiciones de la administración documental es el manejo que se

le debe dar a los documentos para facilitar su conservación y utilización, tratando
siempre un punto clave el cual es gestionar toda su documentación, para que se
puedan medir en costos administrativos, económicos o de tiempo, tratando
siempre de reducir costos y espacio para otras actividades que se le quitan a la
empresa.

Principalmente en este tema resaltaremos la normatividad vigente para hacer

una buena determinación que hay que darle a cada uno de los documentos, ya
que no es lo mismo un contrato o documento contable, que un folleto o relación de
gestión humana, está también las TRD(Tabla de Retención Documental) que
conlleva subseries y tipos de documentos donde se asigna el tiempo de cada uno
de los documentos.
 2. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del
Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que
labora o que conoce.

Ley 594 de 2000.

 Organización archivística de los documentos

 Capacitación para los funcionarios de archivo
 Documentos históricos no pueden ser destruidos hasta que no sean
almacenados en algún medio.
 Tabla de retención documental
 Responsabilidad en la organización,  conservación, uso y manejo de los
documentos

        Acuerdo 027 de 2006

 Archivo de gestión
 Digitalización
 Depuración
 Copia de seguridad
 Serie documental