ACTIVIDAD AA1

“Conceptualizar la terminología archivística teniendo en cuenta la normatividad vigente y

las políticas institucionales”, hace necesario que el aprendiz en formación apropie los
conocimientos basados en los siguientes temas:
 Historia y evolución de los archivos
El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. No obstante, "archivo" es una palabra
polisémica que se refiere a l fondo documental, como conjunto de documentos producidos
o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades, lugar donde
se custodia dicho fondo o acervo documental entre muchas otras
 Concepto de archivo
Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material,
producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo
público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o
por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos
competente en razón de su valor archivístico.
 Importancia de los archivos
los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y
de la identidad nacional.
 Clases de archivo
El patrimonio documental se constituye fundamentalmente por una serie de archivos de
distinta tipología y titularidad. Tradicionalmente los archivos se han clasificado, según el
valor de la información que contienen los documentos, como archivos administrativos y
archivos históricos. En la actualidad, cuando se impone una visión integradora del archivo
entendido como síntesis de la función administrativa y la función cultural, esta clasificación
no parece demasiado acertada. De hecho, podríamos decir que los archivos históricos son
también archivos administrativos, pero con el valor añadido de su antigüedad, fruto de la
sedimentación documental producida con el paso del tiempo.
  Según su organización
Centralizado y descentralizados
 Según su uso

Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del
uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede
hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semi
activo e inactivo.

 Según su naturaleza
Archivo Publico, documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellas que se dan de
un servicio publico por entidades privadas. Archivos privados es aquel por su valor para la
historia, la investigación la cien o la cultura es de interés.
 Según su ciclo vital
Archivo de gestión, so archivos donde reposan los documentos generados en lcesos de
gestión administrativa. Archivo intermedio es
 Cualidades del archivista
CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la
empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta al dar
amablemente las informaciones que le soliciten y suministrar los documentos que le pidan.
RESPONSABILIDAD: El archivo debe mantenerse al día. Por consiguiente, a esta tarea
se le debe dedicar diariamente el tiempo que sea necesario.
ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja,
para ejercer sobre ellos un control que permita saber, en cualquier momento, en qué parte
se hallan.
CONCENTRACIÓN: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo, para evitar
errores que dificultarían su manejo.
PRONTITUD: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en forma
inmediata.
 Cualidades de los archivos
En la medida que sea posible se pretenden que sean económicos y se obtiene información
sobre perfiles de la empresa, así como cotizaciones e informes de asuntos económicos de
ésta.
  Categorización de los archivos
Los archivos pueden tener categorías tales como Archivos de derecho público, Archivo de
derecho privado, Archivo de oficina, Archivo de uso intermedio.
 Elementos de archivo

El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una iluminación
y ventilación adecuada para evitar el deterioro de los documentos.
El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es
conveniente que el archivo sea manejado por un archivista, persona debidamente capacitada
para ello.
El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos. Los hay
en diferentes presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o metal). Los de
gavetas varían en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se recorren
sobre rieles que facilitan su deslizamiento.
Los anaqueles resultan más prácticos por la facilidad para manejar las carpetas archivadas y
por el poco espacio que ocupan.
En los archiveros, se agrupan los papeles ya clasificados y ordenados en carpetas o folders;
estos tienen una pestaña hacia arriba en donde se anotan los datos de identificación de cada
uno.
Las gavetas tienen al frente un portamarbete en donde se anotan los datos que nos
permitirán saber lo que en ellas se guarda.

JUAN DAVID TURIZO TORRES