LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde
se guardaban las arcas e igualmente del latín archivum, que era el lugar donde se
guardaban los documentos públicos.
Al indagar desde cuando se da la aparición de los primeros archivos podemos ver y
analizar que tal vez desde tiempos muy remotos; pero principalmente aparecen con los
primeros imperios, dado que estos eran un instrumento utilizado para llevar el control de
la población y de la riqueza; destacando que las culturas que mas contribuyeron a este
surgimiento documental, fueron los egpcios, las civilizaciones de Roma y Grecia, los
arcadios, sumerios y babilonios; y a partir de estas culturas se da inicio a la evolución de
los archivos, viéndose con el paso de los años archivos más estructurados.

Antes de destacar la importancia y aplicación de los archivos en la actulidad, me gustaría

primero enunciar las caracteristicas que estos tienen y su clasificación.

Los archivos, principalmente, tienen tres funciones importantes que son: recoger,
conservar y servir y estos poseen ciertas características que brindan vantajas a cualquier
organización las cuales son:

 Economia: ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.
 Simpleza: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
 Funcionalidad: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
 Exactitud: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
 Tecnicidad: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo

Igualmente a medida que se ha ido dando la evolución de los archivos, estos se han ido
clasificando en cuatro grupos; según su organización, su uso, su naturaleza y según su
ciclo vital.

SEGÚN SU OGANIZACIÓN

 Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la

documentación de la organización.
 Archivo descentralizado: aquel que es independiente de todo proceso
archivístico.
 Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
  Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

SEGÚN SU USO

 Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que
se encuentren en proceso de tramitación; es el que satisface las necesidades de
conservación y consulta permanente.
 Archivo semiactivo: Los documentos que varían en su periodo de conservación
y su consulta es menor.
 Archivo inactivo: Los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas.

SEGÚN LA NATURALEZA: De acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de

archivo:

 Archivo público: Todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
 Archivo privado de interés público: Documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.
 Archivo privado: Documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

SEGÚN SU CICLO VITAL:

 Archivo de gestión: Documentación que se encuentra depositada y está sujeta a

consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo central: Agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
 Archivo histórico: Documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.

Todo lo anterior con el fin de repasar un poco lo concerniente a los archivos y asi poder
entender más la importancia que en la actualidad tienen estos; pudiendo afirmar que son
fundamentales en todos los ámbitos del desarrollo de la humanidad; pues si analizamos
en todo momento estamos leyendo, investigando e informándonos y todo ello lo hacemos
por medio de los archivos,pues ellos promueven nuestro conocimiento; sumado a ello, en
la actualidad los países para todo tipo de investigación se apoyan en los archivos
existentes y de toda clase de soportes documentales: pues ellos impulsan la investigación
histórica y científica; por otro lado en cualquier entidad el archivo de documentos es de
valiosa importancia, ya que estos sirven para gestionar, clasificar y ordenar un acumulado
de documentos que son necesarios almacenar en su base de datos, apoyando así la
gestión documental de las organizaciones, la transparencia y la rendición de cuentas,
además dan agilidad en la localización de la información. Asi mismo como sociedad los
archivos son los encargados de custodiar y preservan nuestra memoria, a su vez difunden
nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de
datos y Propiedad Intelectual.

Por todo lo anterior podemos decir que los archivos son vitales en todo escenario, tanto
para las personas, las organizaciones y la sociedad en general; porque sin ellos no se
podría tener noción de un pasado y por ende de un futuro, viviendo asi sin tener
conocimiento, impidiendo ello estar informado, documentado y actualizado, llevandonos
esto a la ignoancia.