CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA

CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA

Una vez finalizado el proceso de liquidación de la nómina de salarios, se hace necesario que la
empresa realice la contabilización de la nómina, un proceso que permitirá dejar evidencia de los
registros y movimientos contables para cada cuenta. Sin embargo se debe conocer la naturaleza de
cada una de las cuentas establecidas en el Plan Único de Cuentas (PUC).

El Plan Único de Cuentas (PUC) busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas
realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por
consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para
la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las
operaciones o transacciones económicas. La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada
sobre la base de los siguientes niveles:

Primer Dígito: Clase (1)

Segundo Digito: Grupo (2)
Tercer Digito: Cuenta (3,4)
Cuarto Digito: Sub-Cuenta (5,6)

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7
corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados y las clases 8
y 9 detallan las cuentas de orden.

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PUC VIRTUAL: (www.puc.com.co) La principal funcionalidad del PUC virtual es contar con un
sistema que permite consultar la descripción y dinámica de las cuentas que conforman el PUC para
comerciantes, descrito en el Decreto Reglamentario 2650 de 1993.

El objetivo de este sitio es facilitar la consulta de las diferentes cuentas; para lo cual se hace uso de
una caja de texto, en donde se puede hacer dos tipos de búsquedas:

Para la contabilización de la nómina, se utilizan los valores que se obtienen en la liquidación de la

misma por cada trabajador o acumulado por centro de costo o dependencia. En el proceso de
contabilización se utilizan los siguientes grupos de cuentas.

 1105 (Bancos).
 2370 (Retenciones y aportes de nómina).
 2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
 5105 (Gastos de personal).

CONTABILIZACIÓN DE DEVENGOS Y DEDUCCIONES

El primer registro de contabilidad que opera, es llevar todos los gastos de nómina de los trabajadores
identificados al Grupo de cuentas 51 Operacionales de administración en las cuentas 5105 Gastos de
personal con sus respectivas subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etcétera.

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Cuando la nómina es de trabajadores que tienen relación con la actividad operativa de ventas o
distribución de las mercancías, se registra en el Grupo 52 Operacionales de ventas, con sus
respectivas cuentas 5205 Gastos de personal y subcuentas de Salario integral, Sueldos, etc.

Es importante indicar que todo movimiento que se realice en la cuenta gasto, debe estar
acompañada en una cuenta que realice la contrapartida, por ello se escoge la cuenta del Pasivo (2)
en su grupo Cuentas por Pagar (23) y se analiza cada cuenta

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1. El primer registro que se realiza es la causación de la nómina y los aportes del trabajador y las
deducciones autorizadas.

CÓDIGOS CUENTAS DÉBITOS CRÉDITOS

510506 Sueldos 1.100.000
510527 Auxilio de transporte 74.000
237005 Aportes a entidades promotoras de salud 44.000
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 44.000
250505 Sueldos 1.086.000
Sumas Iguales 1.174.000 1.174.000

2. El segundo registro que se realiza son los aportes (apropiaciones) de protección integral al
trabajador, sobre el valor de la nómina.

CÓDIGOS CUENTAS DÉBITOS CRÉDITOS

510568 Aportes a administradoras de riesgos 5.740
510569 Aportes a entidades promotoras de salud 93.500
510570 Aportes fondos de pensiones y cesantías 132.000
237005 Aportes a entidades promotoras de salud 93.500
237006 Aportes administradoras de riesgos 5.740
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones 132.000
Sumas Iguales 231.240 231.240

3. El tercer registro que se realiza son los aportes parafiscales, sobre la nómina.

CÓDIGOS CUENTAS DÉBITOS CRÉDITOS

510572 Aportes cajas de compensación familiar 44.000
510575 Aportes ICBF 33.000
510578 Aportes SENA 22.000
237010 Aportes ICBF, SENA y CCF 99.000
Sumas Iguales 99.000 99.000

El valor correspondiente a los aportes parafiscales tanto del empleador como los empleados se lleva a la cuenta
2370 Retenciones y aportes de nómina con sus respectivas subcuentas y el valor neto a pagar a la cuenta de
Efectivo: Bancos.

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4. El cuarto registro que se realiza son las provisiones de la nómina, respecto a las prestaciones
sociales y el derecho de vacaciones.

CÓDIGOS CUENTAS DÉBITOS CRÉDITOS

510530 Cesantías 97.790
510533 Intereses sobre cesantías 11.740
510536 Prima de servicios 97.790
510539 Vacaciones 48.960
261005 Cesantías 97.790
261010 Intereses sobre cesantías 11.740
261015 Vacaciones 97.790
261020 Prima de servicios 48.960
Sumas Iguales 256.280 256.280

Los registros créditos se llevan a los Grupos respectivos 26 Pasivos estimados y provisiones, en las
cuentas 2610 Obligaciones laborales, y las subcuentas Cesantías, por ser valores estimados de las provisiones.

5. El quinto registro se realiza cuando se efectúa el pago para los trabajadores

CÓDIGOS CUENTAS DÉBITOS CRÉDITOS

250505 Sueldos 1.086.000
111005 Banco Moneda Nacional 1.086.000
Sumas Iguales 1.086.000 1.086.000