CONTABILIZACION DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

Una vez liquidada la nómina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos
determinados; para contabilizar la nómina se deben tener en cuenta la naturaleza
el número y lo que se realizará en cada una de las cuentas, todo esto será tomado
del PUC (Plan Único de Cuentas).

La naturaleza y los números de las cuentas son los siguientes:

NUMERO NOMBRE
1 Activo Cuentas de
2 Pasivo balance
3 Patrimonio
4 Ingreso Estado de
5 Gasto resultado
6y7 costo

El siguiente cuadro describe la naturaleza de cada una de las cuentas anteriormente

detalladas, por donde aumenta o disminuye según el movimiento:

NATURALEZA DE LA CUENTA
DEBITO CREDITO NUMERO Y
NOMBRE
+ - 1 ACTIVO
- + 2 PASIVO
- + 3 PATRIMONIO
- + 4 INGRESO
+ - 5 GASTOS
+ - 6 Y 7 COSTOS

Los más (+) significa que el valor aumenta por esa cuenta según su naturaleza, y el
menos (-) significa que el valor disminuye por esa cuenta según su naturaleza.
Después de tener claro cada cuenta y lo que sucede con la misma, se realizaran 5
pasos para contabilizar la nómina así:
1. El primer paso de acuerdo a lo anterior es tener en cuenta los grupos, y las
cuentas que se tiene para cada cuenta según su naturaleza y su uso:

 5 que es gastos o grupo

 7 que es costos de producción o de operación.

Según el área de la empresa se tendrán en cuenta:

 Grupo 51 que es operacionales de administración (área de administración)

 Grupo 52 operacionales de ventas (área comercial)
 Grupo 72 mano de obra directa (planta).

Después se debe saber cuáles son las cuentas respectivas para cada grupo:

 510506 Gastos de personal para área de administración con sus

respectivas subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etcétera.
 520506 gastos de personal para área comercial con sus respectivas
subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etcétera.
 Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una cuenta
para gastos de planta para ello se tomara la 720506.
 1105 Bancos.
 260105 en el código PUC aparece como otros pero esta vez lo
tomaremos como SALUD, PENSION, CASINO, FONDO DE
EMPLEADOS, o cualquier descuento por la empresa al empleado.
 250501 que es sueldo a pagar
 510527 auxilio de transporte (área administrativa)
 520527 auxilio de transporte (área comercial)
 Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una
cuenta para auxilio de transporte de planta para ello se tomara la 720527
 510515 horas extras (área administrativa)
 520518 comisiones (área comercial) *por lo general es la única área que
tiene comisiones y no tiene horas extras*
 Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una
cuenta para horas extras de planta para ello se tomara la 720515.
 Sueldo a pagar 250506 cubre todas las áreas.
 2. El tercer paso: Después de ello se tendrá en cuenta paso a paso las cuentas
anteriormente nombradas para efectuar el cuadro respectivo y su nivelación:
(En el cuadro vamos a tomar en cuenta el área comercial.)

a) El primer registro es sobre la causación de la nómina y de los aportes del

trabajador y las deducciones autorizadas.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

520506 Sueldos valor
520527 Auxilio de transporte valor
236505 Salarios y pagos laborales valor
237005 Aportes a entidades promotoras de salud Valor
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones Valor
250505 Sueldos Valor
Registro de causación de la nómina de empleados

b) El segundo registro es identificar los aportes patronales de protección

integral al trabajador, sobre el valor de la nómina.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

520568 Aportes a administradoras de riesgos Valor
520569 Aportes a entidades promotoras de salud Valor
520570 Aportes fondos de pensiones y cesantías Valor
237005 Aportes a entidades promotoras de salud Valor
237006 Aportes administradoras de riesgos Valor
238030 Fondos de cesantías y/o pensiones Valor
Registra la causación de los aportes patronales de nómina de empleados
 c) El tercer registro es identificar los aportes parafiscales, sobre la nómina.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

520572 Aportes cajas de compensación familiar 195.380
520575 Aportes ICBF 146.535
520578 Aportes SENA 97.690
237010 Aportes ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605
Registra los aportes parafiscales.

El valor correspondiente a los aportes parafiscales tanto del empleador como los
empleados se lleva a la cuenta 2370 Retenciones y aportes de nómina con sus
respectivas subcuentas y el valor neto a pagar a la cuenta de Efectivo: Bancos.

d) Cada vez que paga la nómina, la empresa adquiere para con los
empleados otros compromisos, los cuales debe liquidar y causar a
entidades especializadas.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

520530 Cesantías 420.792
520533 Intereses sobre cesantías 50.495
520536 Prima de servicios 420.792
520539 Vacaciones 203.521
261005 Cesantías 420.792
261010 Intereses sobre cesantías 50.495
261015 Vacaciones 203.521
261020 Prima de servicios 420.792
Registra las apropiaciones para prestaciones sociales sobre nómina.

Los registros créditos se llevan a los Grupos respectivos 26 Pasivos estimados y

provisiones, en las cuentas 2610 Obligaciones laborales, y las subcuentas Cesantías,
por ser valores estimados de las apropiaciones.

Hay que tener en cuenta los conceptos que se han aplicado para la liquidación de los
distintos valores que se calculan sobre la nómina, pero se recomienda revisar estos
conceptos en cada uno de los empleados, porque pueden cambiar de una a otra por
las reivindicaciones salariales en pactos laborales, estos pueden ser casino, fondo de
empleados u otros valores o rubros en la nómina.

e) Comprobante de pago de la nómina.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

250505 Sueldos 4.637.740
111005 Banco moneda nacional 4.637.740
Registra el pago de la nómina

Verifique los conceptos aplicados y los códigos y calcule los valores para que
elabore los siguientes registros de contabilidad, en la respectiva nota de
contabilidad.

3. Comprobante de contabilidad: para disponer de la información y elaborar los

estados financieros, se debe primero, tener la fuente de información que se
inicia con la confección del comprobante de contabilidad que sirve de base
para hacer los registros correspondientes en los libros auxiliares y en el libro
principal de diario.

El comprobante de contabilidad resume, todas las operaciones que se han

hecho en torno a la nómina de los empleados, los cuales unos están en los
soportes de pagos o egresos y otros en notas de contabilidad.

Cada soporte esta codificado de acuerdo a un plan de cuentas establecido,

que permite resumir en el comprobante de contabilidad todos los registros
comunes u homogéneos, que a la postre sirve para registrar los libros de
contabilidad, auxiliares y principales, para luego obtener los estados
financieros correspondientes.

Esto se debe hacer en orden ascendente numérico preferiblemente se debe

tomar los créditos y después los débitos. (SE TOMARON VALORES PARA
DAR EJEMPLO A LO QUE SE DEBE REALIZAR AL CONTABILIZAR LA
NOMINA)
 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
INCOMES S.A.S.
NOMINA
Fecha: Del 01 al 31 de Marzo de 2015 No. 04
Código Cuentas Parciales Débitos Créditos
5205 Personal 7.610.449
520506 Sueldos 4.884.500
520527 Auxilio de transporte 165.000
520530 Cesantías 420.792
520533 Intereses sobre cesantías 50.495
520536 Prima de servicios 420.792
520539 Vacaciones 203.521
520568 Aportes a ARP 48.845
520569 Aportes a EPS 390.760
520570 Aportes a fondos de pensión 586.140
520572 Aportes CONFAMILIAR 195.380
520575 Aportes ICBF 146.535
520578 Aportes SENA 97.690
2505 Obligaciones laborales 4.637.740
250505 Sueldos 4.637.740
1110 Bancos 4.637.740
111005 Moneda nacional 4.637.740
2365 Retención en la fuente 1.000
236505 Salarios y aportes de nómina 1.000
2370 Retención aportes de nómina 1.074.590
237005 Aportes a EPS 195.380
237005 Aportes a EPS 390.760
237006 Aportes ARP 48.845
237010 ICBF, SENA, CONFAMILIAR 439.605
2380 Acreedores varios 801.520
238030 Fondos cesantías y pensiones 215.380
238030 Fondos cesantías y pensiones 586.140
2505 Obligaciones laborales 4.637.740
250505 Sueldos 4.637.740
2610 Para obligaciones laborales 1.95.599
261005 Cesantías 420.792
261010 Intereses sobre cesantías 50.495
261015 Vacaciones 203.521
261020 Prima de servicios 420.792
Sumas iguales 12.248.189 12.248.189
Preparado Revisado Aprobado Contabilizado

4. Pago de las Deducciones: el pago de deducciones de nómina más

los aportes patronales y parafiscales, se debitan en las cuentas de 2370
Retenciones y aportes de nómina por cada una de las cuentas, contra la
cuenta del efectivo: 111005 Moneda nacional.
Así mismo se procede con el pago de la retención en la fuente y otras
deducciones que se hayan hecho sobre la nómina a empleados o
trabajadores, emitiendo cheques a cada una de las instituciones receptores.

Códigos Cuentas Débitos Créditos

237005 Aportes EPS 586.140
237006 Aportes ARP 48.845
237010 ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605
238030 Fondo de Cesantías y pensiones 801.520
111005 Moneda nacional 606.801
Registra el pago de los aportes del trabajador y del patrono

5. Causación de la nómina: La nómina una vez liquidada y no pagada, se debe

causar en el período al cual corresponde para que el sistema de contabilidad
este de acuerdo a las normas de contabilidad y a los requerimientos de
presentación de estados financieros y de resultados.

La diferencia entre pagar y causar, radica en el manejo de la cuenta

de Bancos, por la cuenta de Salarios por pagar, con cada una de las
subcuentas lo cual depende del número de empleados.
6. Cierre de nómina: el cierre de los gastos de nómina se ejecuta al momento de
cruzar las cuentas nominales de saldo crédito con las cuentas nominales de
saldo débito contra la cuenta de 590505 Ganancias y pérdidas.