LA ARCHIVISTICA

La archivística: Es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas

concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se
mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

1. CONCEPTO DE PUESTO DE TRABAJO: El conjunto de actividades y responsabilidades

que se le asignan a una persona dentro de la organización, se denomina puesto de trabajo.
Para tener una visión más clara,

1.1 GRUPOS QUE CONFORMAN LA RESPONSABILIDAD DE UN PUESTO DE TRABAJO.

 DIRECTIVOS: responsabilidad centrada en supervisar el trabajo de otros y

conocimiento orientado hacia áreas técnicas-científicas y funcionales.

 MANDOS INTERMEDIOS: responsabilidad centrada en supervisar el trabajo de otros y

conocimientos hacia procedimientos prácticos.

 TÉCNICOS: responsabilidad centrada en el propio trabajo y conocimiento orientado

hacia áreas técnicas-científicas y funcionales.

 OPERARIOS Y EMPLEADOS: responsabilidad centrada en el propio trabajo y

conocimientos hacia procedimientos prácticos.

1.2 LOS TÉRMINOS EN QUE VAMOS A DESCRIBIR LOS PUESTOS DE TRABAJO:

 MISIÓN DEL PUESTO: Síntesis de la razón de ser del puesto y de su contribución

global a la organización
 RESPONSABILIDADES BÁSICAS: Reflejo de cómo el puesto lleva a cabo su misión
recomendada
 PERFIL DEL OCUPANTE: Características generales referentes a formación, edad y
antigüedad de las personas que ocupan ese puesto.

Es interesante, antes de comenzar a enumerar las responsabilidades de un

puesto de trabajo concreto, conocer cómo se estructuran las organizaciones.
Esta información nos ayudará a situar el puesto dentro de la organización, ya
que esta estructuración condiciona la distribución de puesto. Nos
preocuparemos básicamente por la División Funcional de toda organización.
Esta división está constituida por conjuntos de actividades especializadas a
conseguir un fin. Independientemente de la actividad que realice una
organización, existen una serie de áreas funcionales básicas, que son comunes
a todas ellas, estas funciones serían:

1
 PRODUCCIÓN

COMERCIAL

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
ÁREA FUNCIONAL
RECURSOS HUMANOS

CALIDAD

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Las funciones básicas de estas áreas serían:

Ingeniería Procesos
Compras
PRODUCCIÓN: Que fabrica el producto
Planificación y Control de la Producción
Ingeniería Industrial
Fabricación
Control de Calidad
Investigación y Desarrollo
Marketing
Publicidad y Promoción
COMERCIAL: Que vende el producto ó Ventas
servicio Administración de Ventas
Distribución (Logística)
Nuevos Productos
Tesorería
Impuestos y Seguros
Créditos y Cobros
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS: Que
Contabilidad General
opera con todas las funciones y controla
Contabilidad de Costes
los costes y beneficios
Control de Gestión y Presupuestos
Auditoría Interna
Informática
Reclutamiento y Selección
Retribución
Relaciones Laborales
RECURSOS HUMANOS: Desarrollo y
Planificación y Desarrollo de Recursos
motivación de los integrantes de la
Humanos
organización
Formación
Administración de Personal
Servicios Médicos y Sociales
Calidad de procesos
CALIDAD
Calidad de productos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Explotación: coordinación y dirección de
Encargada del tratamiento de la medios técnicos y materiales para la
información dentro de la empresa mejora de los sistemas de información.
Desarrollo: Integración de actividades de
programación y análisis funcional de
nuevas aplicaciones y mantenimiento de
las existentes.
Sistemas: Implantación, dirección y
mantenimiento de sistemas operativos y
software básicos de la empresa.
2
 Ofimática: mantenimiento adecuado de
la estructura microinformática.

1.3 COMPONENTES DE UN PUESTO DE TRABAJO: Útiles, elementos y mobiliario

a) Elementos el equipo de oficina dependerá de la actividad que realices.

b) Mobiliario es el conjunto de muebles; son objetos que sirven para facilitar los usos y
actividades habituales en casas, oficinas y otro tipo de locales. Como mesas, sillas,
escritorio, archivadores

c) Útiles de oficina es una herramienta o accesorios de oficina para el uso manual y

frecuente que ayudan al buen desempeño de la oficina. PCs, teléfonos,
electrodomésticos, gavetas, calculadoras, bolígrafos, regla, borrador, lápiz,
marcadores, clips, tijeras, grapadora, perforador, cinta adhesiva libretas, agenda,
calendario, Fólderes de archivo buena iluminación para crear un ambiente agradable ,
carpetas, perforadora, sacaganchos, sellos, fotocopiadora

d) Elemento humano: es el personal que trabaja o realiza inversiones para su desarrollo

 Que es un Conmutador es un aparato telefónico que permite trasladara las diversas

dependencias de la empresa las llamadas que llegan de fuera. A través de él se pueden
también efectuar llamadas externas desde cualquier dependencia.

 Teléfono secretarial Es un aparato que además de prestar el servicio telefónico normal.

permite a la secretaria o a la recepcionista comunicarse internamente con su jefe o con
otras dependencias de la empresa.

 Teléfono directo es el teléfono común y corriente de uso de las residencias, en la oficina,

colegios, o negocios, conectado a una línea o como derivación.

 Escritorio: por lo regular debe ser pequeño para que no obstaculice la organización del
sitio de trabajo. Mesa auxiliar: para colocar teléfonos o directorios telefónicos, etc.

 La silla: debe ser giratoria y graduarse para que se ajuste a la altura física. De tal manera
que la espalda quede recta.

 Archivadores: Se diferencian según la necesidad del trabajo. Contendrán datos que se

puede buscar con facilidad pueden ser de consulta. Estilos verticales y horizontales.
Diseñados para economizar espacios y ofrecer consultas simultáneas.

 Kardex: El archivo visible conocido comúnmente como kardex, es un sistema activo que
permite sin demora registrar y obtener cualquier información, porque pone a la vista los
detalles anotados en las fichas sobre clientes, cuentas, datos de inventarios, existencias,
movimiento de mercancías y muchos más de importancia, para el control de una
organización.

 Directorios telefónicos: se debe tener el de la ciudad y de la empresa como mínimo.

Directorio telefónico de la ciudad: es la guía que proporciona anualmente las empresas

de teléfono con los nombres, números telefónicos, direcciones de los suscriptores.

Directorio de la empresa: es la guía que contiene los nombres de los departamentos y

secciones con sus respectivos números telefónicos directos, sus extensiones y los
3
 nombres de los jefes. Si la empresa no la proporciona debe ser realizada por la
recepcionista o secretaria y mantenerla actualizada

 La agenda Esla especie de libro viene encuadernada y se utiliza por lo general por lo
general para anotar las citas y las actividades que necesiten recordarse con anticipación.

 Talonario de recados Son formas impresas para registrar las llamadas o visitas que
recibe la secretaria o la recepcionista para el personal de la empresa cuando este se
encuentre ausente en el momento que se solicita.

 Fichas en blanco. Son recortes de papel en blanco aproximadamente de 10 centímetros

de largo por 6 de ancho, sirven para anotar datos que soliciten los visitantes y deberán
tenerse a mano con el fin de evitar pérdida de tiempo.

 Papelera de piso: debe tenerse cerca del escritorio para depositar allí los residuos de
papelería y los demás materiales desechables.

 Carpetas: se utilizan para guardar en forma ordenada la correspondencia y demás

documentos relacionados con el mismo asunto o procedencia. Son cubiertas de cartulina o
plásticas , hay carpetas de celuguia, colgante o legajos

1.5 HERRAMIENTAS PARA EL DESPACHO Y RECIBO DE DOCUMENTOS:

 COMPUTADORAS u ordenador es un sistema informático personal que está diseñado

para estar colocado de forma permanente sobre un escritorio aunque pueda ser trasladado

 APLICATIVO son unos programas que permiten archivo y digitalización de documentos

entre estos esta : - Planificación de Recursos Empresariales ERP   (Enterprise
Resource Planning), Administración de Relaciones con clientes CRM     (Customer
Relations Management), Sistemas de Reservación de Recursos, Sistema de Censo ,
Sistema de Licitaciones, Workflow - Flujo de Trabajo, Donaciones en Línea

 El workflow - Flujo de Trabajo   

Es una aplicación completa del control del flujo de trabajo, que ha sido desarrollada para el
control total de los procesos en la empresa, desde el diseño de los mismos hasta la
ejecución en tiempo real por el usuario final; generando así, información para el
seguimiento y la toma de decisiones.

Ejemplos de aplicabilidad del workflow

- Permisos de salida del personal
- Solicitud de admisión de créditos
- Control de correspondencia
- Solicitudes de Permisos de Construcción
- cualquier otro proceso existente en la empresa.

Las principales VENTAJAS del sistema workflow son: 

-   Mantiene el control y el seguimiento de los procesos, estableciendo usuarios, tiempos,

estados y las acciones posibles a tomar.

 -   Provee un registro del seguimiento de cada proceso para consultas gerenciales
necesarias en la empresa u organización, para determinar cuellos de la carga de trabajo,
seguimiento de expedientes.

-   Permite establecer un ambiente de pruebas piloto para diseñar alternativas de proceso

con el fin de conseguir su optimización.
4
 -   Apoya la organización de documentos solicitados, generados y recibidos por el
interesado.

-   Genera alertas a los usuarios responsables y a los supervisores cuando se exceden  los
tiempos establecidos para la ejecución de cada actividad del proceso.

 IMPRESORA DE MATRIZ DE PUNTOS PARA RADICACION DE DOCUMENTOS.

Tipo de impresora que trabaja mediante con un cabezal que presiona una cinta
entintada contra el papel (similar a una máquina de escribir tradicional). Forma
caracteres usando filas de 9, 18 o 24 agujas (pins) que impactan sobre la cinta y ésta
sobre el papel. Son sumamente baratas, pero son lentas y ruidosas.

 RELOJ ELECTRONICO PARA RADICACION en el que la base de tiempos es

electrónica o electromecánica y la división de frecuencia, también. La exactitud del reloj
depende de la base de tiempos, que puede consistir en un oscilador o en un adaptador
que, a partir de una referencia, genera una señal periódica para control de marcación
Correspondencia. Multifuncional Registrar en el: año, mes, día, hora y radicado la
correspondencia

 INTERNET: es la Red de Redes. Todos los ordenadores del mundo se conectan entre
sí, creando una inmensa red de comunicación e intercambio de datos. Internet es un
gran recurso para la información, la comunicación, los negocios, etc,

 INTRANET es un conjunto de servicios de Internet (por ejemplo, un servidor Web)

dentro de una red local, es decir que es accesible sólo desde estaciones de trabajo de
una red local. Dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran variedad de
documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso centralizado y coherente
a los conocimientos de la empresa, lo que se conoce como capitalización del
conocimiento

 CORREO ELECTRONICO: Sigue el formato del correo tradicional (un remitente, un

receptor, una dirección donde enviar, otra donde recibir y un texto escrito) pero todo se
hace a través del ordenador. Lo más frecuente es utilizar direcciones de correo
electrónico (e-mails) de proveedores gratuitos (Hotmail, Yahoo, G-mail) que almacenan
la información de nuestra cuenta en servidores a los que tenemos acceso desde
cualquier ordenador del mundo conectado a Internet.

 CHAT Y MESSENGER: Es una forma de comunicación bidireccional y en tiempo real:

charlas a través de Internet apoyadas en recursos tecnológicos.

 BLOG Y FOTOLOG: El Blog es la herramienta de comunicación que ha aparecido más

recientemente. Se trata de un formulario que podemos colgar en Internet.

1.6 CONCEPTOS

1.6.1 DE GESTION DOCUMENTAL conjunto actividades administrativas y  técnicas

tendientes  a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.  

1.6.2 DOCUMENTO. es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio

de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lengua natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
5
 1.6.2.1 CLASES DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES: Son archivos que contienen
información muy importante sobre una empresa.

DOCUMENTOS TEXTUALES: Son todos los manuscritos, impresos, escritos

contraseñas, etiquetas

DOCUMENTOS GRAFICOS: Es la información representada en formas y colores tales

como mapas, planos, y dibujos en general.

DOCUMENTO EN IMAGEN: Son las fotografías, cuadros, pinturas, radiografías y

diapositivas.

DOCUMENTOS EN CINTA: Se trabaja con audiovisuales tales como videos, películas,

casetes, cintas magnéticas.

DOCUMENTOS PUBLICOS: Es el expedido por particulares como producto de sus

actividades o por funcionarios públicos cuando no ejercen su función.

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS: Son los que imparten normas de obligatorio

cumplimiento como las leyes, decretos, ordenanzas, resoluciones sentencias etc.

DOCUMENTOS TESTIMONIALES: Sirven de prueba como las actas, los documentos

contables (balances y libros de sus soportes) escrituras públicas entre otras.

DOCUMENTOS INFORMATIVOS: Conforman la generalidad de los documentos

dentro de una gestión administrativa estas son: cartas, memorandos, informes,
cotizaciones etc.

DOCUMENTOS VITALES: Encontramos en este grupo las siguientes características:

escrituras de constitución, patentes de funcionamiento, registros ante el ente que los
rige, reportes de accionistas, pruebas de activos y pasivos, formulas y diseño.

1.6.2.2. SEGÚN SU VIGENCIA :

 ADMINISTRATIVO: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.

 HISTORICO: valor permanente y será consultado por su valor cultural.

1.6.2.4 SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO:

ACTIVOS O DINAMICOS:
 Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: de
circulación de tramitación por los canales o causas normales en busca
de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.

 Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o

solución al asunto iniciado se debe conservar, ya que puede ser
objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la
primera etapa.

 Archivos permanentes o históricos: incluyen los documentos que

asumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de
archivo

6
 NO ACTIVOS O NO DINAMICOS

1.6.3 documentos de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones

1.6.4 Documento electrónico de archivo : Es el registro de información generada, recibida,

almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

1.6.5 archivo electrónico Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión;

1.6.6 Soportes documentales Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Además de los archivos en papel
existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

1.6.7 Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de

las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado;

1.6.8 Correspondencia: Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de

cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera
que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria Son todas las comunicaciones
de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No genera trámite para la institución.

1.7 UNIDADES DE INFORMACIÓN. Concepto: unidad organizada que tiene por

objeto la producción, análisis, conservación y difusión de la documentación, Bibliotecas,
Archivos, Museos, Centros de documentación Empresas informativas

1.8 Unidades de correspondencia:

1.8.1 concepto:
Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones, de tal manera que éstos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en
los archivos de gestión, centrales e históricos. Deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de
mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administración pública

1.8.2 objetivos:

 Recibir los documentos externos por diferentes medios

 Revisar los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los
anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite.

 Analizar el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar

su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de
registro y radicación los datos.
7
  Excluir de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros,
revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido
remitidos con una comunicación

 Clasificar y organizar los documentos recibidos y los ubica en las unidades de

conservación destinadas para cada dependencia

1.8.3 Misión: se fundamenta en atender con diligencia la administración de las

comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, marcando el inicio de la
gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y
propiciando el fortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los ciudadanos.

1.8.4 funciones. Servicios que presta:

En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa

de Gestión Documental: Recepción, Distribución, Trámite, Conservación y Consulta de
documentos

1.9 Manual de gestión documental.

 Concepto

El manual de gestión documental es la compilación de los lineamientos que aplican en la

administración de las comunicaciones oficiales y los actos administrativos en cualquier
organización para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y
en la toma de decisiones al interior de la organización

IMPORTANCIA: Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben
seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los
procedimientos de conservación y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación
para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación
de procedimientos archivísticos.

1.9.1. Legislación vigente para trámite de documentos.

Que la Ley 80 de 1989 le asignó al Archivo General de la Nación la función de

fijar las políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia;

Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la
Nación;

Que mediante Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, el Consejo Directivo del
Archivo General de la Nación estableció pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas;

Que el Decreto 249 del 28 de enero de 2004 modificó la estructura del Servicio
Nacional de Aprendizaje, Sena, y estableció las funciones asignadas a cada
dependencia;
8
  Que mediante Resolución 01863 del 13 de agosto de 2004 el Director General
del Sena creó el Grupo Interno de Trabajo permanente de Administración de
Documentos en la Secretaría General

1.10 Estructura orgánico funcional de la organización:

De manera general se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de

trabajo necesario para formar y precisar las funciones del personal que conforman la
estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante
su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

1.10.1 Especialización del Trabajo: o división de la mano de obra se sustenta en el

hecho de que en lugar de que un individuo realice todo el trabajo, este se divide en
cierto número de pasos y cada individuo termina uno de los pasos.

1.10.2 Departamentalización: una vez divididos los puestos por medio de la

especialización del trabajo, se necesita agruparlos a fin de que se puedan coordinar
las tareas comunes. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos,
secciones.

1.10.3 La calidad de una estructura organizativa depende mucho de la calidad de

la Departamentalización y de la consecuente delegación de funciones y
autoridad para el desarrollo eficiente de las mismas.

1.10.4 modelos de Departamentalización: por Procesos y por Objetivos.

 En la Departamentalización por Procesos se agrupan las actividades por

procesos o actividades, maximizando el aspecto especialización, es frecuente en
el área de fabricación donde separan el trabajo en varios procesos.

 En la Departamentalización por Objetivos se divide cada sector en subsectores

que cuentan con iguales objetivos que la unidad superior a la cual reportan, con lo
cual se optimiza la coordinación. Existen varias variantes las cuales se clasifican
en función del concepto agrupador de funciones en sectores, entre las cuales
podemos nombrar:

 Departamentalización por productos: es usada por empresas que

fabrican muchos productos o productos muy diferentes.

 Departamentalización por zona geográfica: suele ser para el marketing.

Es más bien geográfica ya que la Departamentalización se efectúa por
territorios o regiones de acción.

1.10.5 La Cadena de Mando: es una línea continua de autoridad que se extiende

desde la cima de la organización hasta el escalón más bajo En la cadena de
mando tenemos presente dos importantes conceptos: Autoridad y Unidad de
Mando.

1.10.6 Tramo de Control: determina en gran parte el número de niveles y

administradores que tiene una organización.

1.10.7 Criterios para el diseño de una Estructura Organizacional:

9
 Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente
definido y entendido, incluyendo las divisiones o funciones que sean básicas al
mismo tiempo: para que una organización sea eficaz, requiere que sus
objetivos sean claros y la consecución de los mismos esté apoyada por un plan
de organización que mantenga las políticas para llevar a cabo la acción.

La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad

correspondiente: la autoridad no se puede concebir separada de las
responsabilidades, es decir, esta debe ser comprendida por la persona que la
ejerza y por los demás miembros de la organización.

La división del trabajo adecuado evitará duplicidad de funciones: una lista de

todas las funciones que se desarrollan en la empresa sirve de guía para
asignarlas a áreas o divisiones especificas, estableciendo y determinando
como entidades separadas el menor número de funciones en que pueda ser
dividido el trabajo.

1.10.8 Tipos De Estructuras Organizativas, Ventajas y Desventajas de cada una:

1.10.8.1 Estructura Lineal:

Es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados y únicas

de autoridad y responsabilidad, por ejemplo la estructura militar .

Ventajas de la Estructura Lineal:

Es sencilla y de fácil comprensión: debido a que la cantidad de cargos es

relativamente pequeña

Clara delimitación de las responsabilidades de los cargos involucrados

Estabilidad considerable: permite el funcionamiento tranquilo de la organización

gracias a la centralización del control y de las decisiones por un lado y a la
rígida disciplina garantizada por la unidad de mando por el otro.

Desventajas de la Organización Lineal:

Rígida e Inflexible y Excesivo énfasis

1.10.8.2 Estructura Funcional:

Principio de la especialización de funciones para cada tarea. El principio

funcional separa, distingue y especializa.

 Ventajas de la Estructura Funcional:

Proporciona el máximo de especialización a los diversos cargos de la

organización: esto permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su
trabajo o función y no en las demás tareas secundarias.

Permite la mejor supervisión técnica posible: cada cargo reporta ante expertos
en su campo de especialización.
10
  Desventajas de la Estructura Funcional:

Dispersión, en consecuencia perdida de la unidad de mando: la sustitución de

la autoridad lineal por la autoridad funcional, relativa y dividida dificulta que los
cargos superiores controlen el funcionamiento de los cargos inferiores.

Subordinación simple: si la organización tiene problemas en la delegación de

autoridad, también los presenta en la delimitación de las responsabilidades.

Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los cargos

son especializados en determinadas actividades tienden a imponer a la
organización su punto de vista y su enfoque en los problemas que surgen.

1.10.8.3 Estructura Línea y Staff:

Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de
consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en
línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y
asesoramiento.

 Ventajas de la Estructura Línea y Staff:

Asegura asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de
autoridad.

Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

 Desventajas de la estructura Línea y Staff:

Conflictos entre la asesoría y los demás órganos y viceversa

Dificultad en la obtención y mantenimiento del equilibrio dinámico entre línea y

staff

1.10.9 ELABORACION DE ORGANIGRAMAS

En correspondencia al análisis estructural, se deberá realizar una representación

gráfica de la estructura orgánica en general. y de áreas específicas de la
institución. Esta representación gráfica se mostrará a través de organigramas que
deberán contener las siguientes características

- La ubicación funcional.

- Los niveles jerárquicos.

- Las líneas de autoridad y responsabilidad.

- La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.

1.11 Tablas de retención documental.

11
Las Tablas de Retención documental son unas series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de

Retención ya que estas:

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

la retención en ella estipulada.

 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen

carácter permanente.

 Regulan la transferencia de los documentos en las diferentes fases de

archivo.

 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de

Retención Documental son fundamentales porque:

 Permiten el manejo integral de los documentos.

 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de

Archivo Total.

 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

 Identifican y reflejan las funciones institucionales.

 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los

documentos.

 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.
12
1.12 Canales o medios de ingreso de los documentos.

1.12.1 Mensajería: es una forma de comunicación en tiempo real

entre dos o más personas basada en texto.

1.12.2 Fax: es un sistema de transmisión de datos, escritos o gráficos.

1.12.3 Correo tradicional: Todo paquete enviado a través del sistema

postal es llamado correo o correspondencia. Un sistema postal puede ser
privado o estatal.

1.12.4 Correo electrónico: es un servicio de red que permite a los usuarios

enviar y recibir mensajes rápidamente

1.12.5 Página Web: es un documento electrónico adaptado para la Word

Wide Web que generalmente forma parte de un sitio web

1.13 Clasificación de la documentación personal:

1.13.1 Correspondencia personal: Las cartas personales deberían

escribirse a mano para mantener ese carácter cercano (esta es
una de las grandes diferencias con la correspondencia comercial).
Aunque el aumento de la presencia de ordenadores en los
hogares, está haciendo que se pierda en gran cantidad de casos
las cartas manuscritas. Los sobres también deberían llevar
también las señas manuscritas. En este tipo de cartas podemos
expresar sentimientos, vivencias y temas que están totalmente
prohibidos en la correspondencia comercial.

1.13.2 Folletos, revistas y publicaciones seriadas:

Un folleto es un impreso de un número reducido de hojas que sirve

como instrumento divulgativo o publicitario. En marketing, el folleto es
una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto o servicio.

Una revista, magazine (por su denominación en inglés) o magacín es

una publicación de aparición periódica, a intervalos mayores a un día. A
diferencia de los diarios o periódicos, orientados principalmente a ofrecer
noticias de actualidad más o menos inmediata.

Definición de Publicación Seriada

Es aquella cuyos volúmenes o números se suceden en orden numérico o
cronológico, bajo un título común y en número indefinido

1.13.3 Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas:

13
 Son las comunicaciones que ingresan a través del Grupo de Administración de
Documentos de la Dirección General o a través de las Unidades de
Correspondencia de las Direcciones Regionales o de los Centros de Formación
Profesional, dirigidas al Sena, como entidad y a sus funcionarios en calidad de
tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de
recepción de correspondencia. no traen anotaciones especiales sobre el
empaque

1.13.4 Comunicaciones confidenciales recibidas: internas y

externas

Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de

Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al Sena o a sus
funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de
Personal o Confidencial.

1.13.5 Comunicaciones recibidas por fax. Y Comunicaciones

recibidas a través del correo electrónico:

Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de correo

electrónico o a los diferentes faxes que se encuentran instalados en la entidad.
Estas comunicaciones deben ser administradas por el Grupo de Administración
de Documentos y por las Unidades de Correspondencia para garantizar la
oficialización, seguimiento y control de su trámite.

Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre papel que garantice
la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se utilice papel
químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación

1.14 RADICACIÓN. CONCEPTO:

Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de las

comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley.
Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 00001, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología que haya
incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número
se constituye en la única identificación del documento

1.14.1 Procedimiento manual o electrónico, para la radicación de documento

recibido: Internos y externos.

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velarán por la

transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los
documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación,
se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.
14
1.14.2 Interpretación, análisis y síntesis de la información
Cómo realizar un análisis, una síntesis y un resumen

 ¿Qué es un resumen? Es expresar de manera integradora, condensada, coherente y con

palabras del redactor el contenido esencial de un texto. Es la exposición sumaria de un
tema, obra o capítulo.

¿Cómo se hace?

- Lee el texto (o escúchalo, si se trata de una exposición oral) dos o tres veces
- En la primera lectura subraya las palabras desconocidas e investígalas, y después determina
de qué trata el tema.

- En la segunda lectura escribe la idea central de cada párrafo o subtema.

- Después de esto da una siguiente lectura y expresa el contenido del texto con tus propias
palabras.

- El resumen no debe de exceder en extensión al 25% del original.

- Si el texto es corto integra las oraciones que se producen a partir de las ideas centrales. Si es
extenso, redacta un párrafo con cada idea central de los subtemas, procurando que el
contenido esté integrado.

 ¿Qué es un análisis? es la identificación y separación de los elementos fundamentales.

Se descomponen, se desintegran las ideas.

¿Cómo se hace?

- Cuando se trata de un texto corto, como un artículo, un reportaje, un fragmento, etc., se

realiza separando la idea de cada párrafo. Si es un texto largo, una conferencia, un folleto, un
libro, etc., se separan las ideas centrales de los subtemas.

 ¿Qué es una síntesis? de un texto conduce a su interpretación holística. Esto es, a tener
una idea cabal del texto como un todo.

¿Cómo se hace

- Analiza el texto

-Ordena las ideas más sencillas hasta llegar a la más compleja, suponiendo un orden
incluso allí donde no hubiera

- Interpreta el texto, integrando sus partes.

-Si se presenta oralmente, debes redactar un esquema que sirva de pauta.

¿Cuál es la diferencia entre resumen, análisis y síntesis?

El análisis y la síntesis son procedimientos lógicos que se complementan. Mientras el primero

conduce a la automatización de las ideas, la segunda obliga a la integración de las partes en el
todo.

De esto podemos decir que en el análisis se descomponen o se desintegran las ideas; en la

síntesis se unen, se integran las ideas favoreciendo la comprensión, y en el resumen se reduce
a lo esencial la exposición oral o escrita. Primero se realiza el análisis, luego la síntesis y por
último el resumen pues ya se tienen las condiciones para expresar lo esencial.

15
 1.15 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS
RECIBIDOS

Acuerdo 060 de 2001. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

RESOLUCIÓN 00010204/02/2005 Por medio de la cual se establecen pautas para el

manejo de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y
se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental.

El Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, en ejercicio de las

facultades conferidas en el numeral 4 del artículo 4° del Decreto 00249 de 2004

Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones

oficiales recibidas

Artículo 8°. Recepción. Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del
Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia de
cada Dirección Regional o Centro de Formación Profesional.

Parágrafo. Cuando una dependencia de la entidad reciba una comunicación oficial por
medios electrónicos, magnéticos, fax o cualquier otro medio, estará en la obligación de
enviarla inmediatamente al Grupo de Administración de Documentos o a las Unidades
de Correspondencia para que se oficialice su ingreso a la entidad.

Artículo 9°. Horario de atención al público. El horario para la recepción de la

correspondencia al público, en el Grupo de Administración de Documentos de la
Dirección General se establece de 8:00 a 12:00 y de 1:00 a 5:30 p. m., de lunes a
viernes, en días hábiles laborales.

Las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional establecerán de

acuerdo con su jornada laboral el horario de atención y lo fijarán en lugar visible al
público.

Artículo 10. Radicación de comunicaciones oficiales recibidas. Todas las

comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad deben ser radicadas en la ventanilla
de recepción de correspondencia de acuerdo con el siguiente procedimiento:

a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se someterán a

un proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de
carácter oficial y si ameritan radicación.

Se identificarán sobres o paquetes sospechosos, antes de abrirlos, de acuerdo con las

siguientes recomendaciones:

▪ Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo.

▪ Sobres o paquetes sin remitente.

▪ Paquetes sucios, manchados o con olores extraños.

16
▪ Exceso de avisos o de sellos postales.

▪ Palabras restrictivas.

▪ Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

 Si se encuentran estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan
artefactos explosivos o sustancias extrañas, se debe, entre otras medidas de precaución,
aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlo y llamar a los
expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes.

 Las comunicaciones oficiales recibidas se revisarán para verificar la competencia, los

anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección
donde se deba dar respuesta y asunto correspondiente. Si es de competencia de la
entidad, se procederá a su radicación;

b) Radicación. Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el

trámite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que
establece la ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de
00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la
tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de
recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velarán por la

transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando
el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de
inmediato su copia debidamente radicada.

Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia

por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la
radicación y de su jefe inmediato;

c) Comunicaciones sin firma y sin nombre del responsable. Cuando una

comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de
su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se determinarán las acciones por seguir. Su control se efectuará por
otros envíos recibidos;

d) Comunicaciones vía fax. Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre
papel que garantice la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se utilice
papel químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación;

e) Recepción de recursos. Cuando se reciban recursos contra cualquier acto

administrativo proferido por la entidad, el funcionario encargado de la recepción y
radicación deberá dejar constancia de la presentación personal del recurrente y exigirá la
tarjeta profesional y el poder que le fue otorgado, cuando se presente por intermedio de
apoderado. Se exceptúan de esta disposición los recursos que traigan inserta la nota de
17
presentación personal hecha conforme a la ley. Si la persona que presenta el documento
no se identifica, se dejará constancia del hecho;

f) Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción

de las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite,
en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte
sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario
de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite y alertarán
permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren
pendientes de trámite y respuesta;

g) Control de otros envíos recibidos. Se consideran otros envíos recibidos: las tarjetas
de invitación a funcionarios de la entidad, las revistas y publicaciones oficiales a las
cuales se haya afiliado la entidad, sobres confidenciales o personales dirigidos a
funcionarios y aquellos documentos que no vienen acompañados de comunicación.
Serán objeto de control a través de la asignación de un número consecutivo diferente del
de las comunicaciones oficiales y se registrarán también en el SIGD o en cualquier otro
medio sistematizado o manual, como otros envíos recibidos.

Artículo 11. Distribución de las comunicaciones oficiales. Una vez registradas las
comunicaciones oficiales y los otros envíos recibidos, se clasificarán en los casilleros de
correspondencia, se imprimirán planillas de control de distribución por cada una de las
dependencias destinatarias y se entregarán a las oficinas en las valijas o carpetas
establecidas para tal fin, las cuales deberán estar identificadas con el código de cada
área.

Parágrafo. En el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General se

distribuirán las comunicaciones en los siguientes horarios: 10:00 a. m. y 4:00 p. m. Las
Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional establecerán los horarios
que consideren convenientes.

de las comunicaciones oficiales producidas

 Artículo 13. Radicación de comunicaciones oficiales producidas. Todas las

comunicaciones oficiales que produzca la entidad deben ser radicadas en el Grupo de
Administración de Documentos de la Dirección General o en las Unidades de
Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación
Profesional, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras
dependencias de la entidad y a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en todas
las dependencias en el mismo horario y frecuencia establecida en el parágrafo del
artículo 11. Se someterán al siguiente proceso de revisión antes de proceder a su
radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario
autorizado, que los anexos que se anuncian están completos, que trae el antecedente y
las copias anunciadas, que el contenido del original es idéntico al de las copias y que
contiene las copias del original para la serie documental consecutivo de correspondencia
producida y para el archivo de gestión de la oficina productora;

18
b) Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las
comunicaciones producidas.

1. Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada. La fecha y el número se

asignan en el momento de su radicación.

2. Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación. El

cumplimiento de este requisito y el envío junto con la comunicación oficial original es
responsabilidad de la dependencia remitente.

3. Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se deben coser los juegos
correspondientes.

4. Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicación, en la línea de anexos,

la cantidad de anexos y folios que la acompañan.

5. Cuando la comunicación que se produce es producto de una respuesta a una solicitud

radicada, se debe indicar el número de radicación del remitente y el número de radicado
en el Sena, en el primer párrafo de la comunicación y anexar el antecedente.

6. Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos
entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos.

7. Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos serán devueltas sin
excepción a la dependencia productora en los recorridos establecidos para la entrega y
recolección de comunicaciones;

c) Radicación. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de

00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la
tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de
recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales producidas, velarán

por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán
reservar números de radicación, ni se radicarán comunicaciones sin firma, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en
estricto orden de recepción.

Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia

por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la
radicación y de su Jefe inmediato;

d) Radicación de circulares. Cuando el volumen de comunicaciones oficiales con un

mismo contenido dirigidas a varios destinatarios lo amerite, podrá emplearse una
radicación independiente para este tipo documental, el cual se considera circular. Cada
año se iniciará su radicación desde 0001 y se aplicarán los procedimientos establecidos
en los parágrafos anteriores de este mismo capítulo.

En estos casos se podrá emplear la asignación del número de radicación vía e-mail,
previa solicitud y envío de la circular por el mismo medio.
19
Para su legalización, revisión, distribución a los destinatarios y conservación en el
consecutivo de circulares, estas deberán ser entregadas físicamente acompañadas del
listado de destinatarios, a los funcionarios a cargo de la radicación, en un plazo máximo
de dos días;

e) Control de comunicaciones oficiales producidas. Los funcionarios encargados de

la radicación de las comunicaciones oficiales producidas controlarán la radicación,
envío, distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental,
SIGD, o en cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma
manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su
radicación y trámite y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las
comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta;

f) Control de otros envíos producidos. Se consideran otros envíos producidos: las

tarjetas de invitación a personas naturales o jurídicas, sobres confidenciales o personales
remitidos por los funcionarios autorizados para tramitar documentos, dirigidos a
funcionarios, personas naturales o jurídicas y en general aquellos documentos que no
vienen acompañados de alguno de los tipos documentales establecidos como
comunicaciones oficiales. Estos envíos serán objeto de control a través de la asignación
de un número consecutivo diferente al de las comunicaciones oficiales producidas y se
registrarán también en el SIGD o en cualquier otro medio sistematizado o manual, como
otros envíos producidos.

Artículo 14. Distribución de las comunicaciones oficiales producidas. Una vez

registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos producidos, se clasificarán de
acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribución: con destino
internacional (correo certificado o EMS internacional); con destino nacional: (correo certificado,
posexpress, hoy mismo, y normal, en los casos de apartados aéreos), entre otros; y a nivel
urbano el servicio de mensajería especializada, contratado para la entrega personalizada de
correspondencia. Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que
se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de entrega, a la empresa
prestadora del servicio y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de
entrega.

Incorporación de nuevas tecnologías en la administración y conservación de los

archivos de la entidad

Artículo 22. Incorporación de nuevas tecnologías. La incorporación de tecnologías de

avanzada en la administración y conservación de los archivos de la entidad estará sujeta al
cumplimiento de lo establecido en el artículo 19, de la Ley 594 de 14 de julio de 2000 (Ley
General de Archivos).

Artículo 23. Medios magnéticos., deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en
relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la
posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La
manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán
adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los
sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

Artículo 24. Comunicaciones oficiales por correo electrónico. debe permitir el control y
seguimiento por parte del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y
de las Unidades de Correspondencia de cada Regional y Centro de Formación Profesional,
para lo cual la Oficina de Sistemas de la Dirección General deberá habilitar cuentas de correo
institucional por cada una de estas áreas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de
20
datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la
Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas

1.16 PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA

En tiempos en que se diversifican las modalidades de terrorismo, es

necesario conocer que las unidades de correspondencia son uno de los
medios elegidos por individuos que quieren causar daño a distancia a otras
personas. Por tanto, es importante que los funcionarios que laboran en
estas áreas, conozcan algunas recomendaciones para prevenir atentados y
para que no se ponga en riesgo la integridad personal.

1.16.1 Identifique sobres o paquetes sospechosos

Estos son:

Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo.

Sobres o paquetes sin remitente
Paquetes sucios, manchados o con olores extraños
Exceso de avisos o de sellos postales
Palabras restrictivas
Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

En caso de encontrarse éstos u otros indicios que adviertan la posibilidad de

que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las
precauciones necesarias como por ejemplo: aislar el paquete extraño,
averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en
explosivos o a los organismos de seguridad competentes

1.16.2 Procedimiento para el registro de documentos recibidos

El registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del

cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como:

Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, Nombre o

código de la (s) dependencia (s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del Funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros. (Ver anexo).

La radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del

cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos
21
de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a
contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Para el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere

seguir los siguientes criterios:

 Las Unidades de correspondencia deberán recibir únicamente las

únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verificar
su competencia, en caso que no sean para la entidad deberán ser
devueltas al respectivo destinatario.
 Las comunicaciones que recibe la entidad se someterán a un proceso
de selección antes de legalizar su recibimiento, con fecha, hora, firma
o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o si
amerita su registro y radicación, igualmente se tendrá especial
cuidado de confrontar si la información que se recibe, está completa,
tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservación.

 Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas

correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente
identificadas con mensajes como confidenciales, estrictamente
personal y otros similares. L a entidad establece sus propios
mecanismos de recibo, entrega y control de la correspondencia
personal; las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser
seleccionadas, se registrarán y radicarán.

 Las publicaciones libros, revistas, folletos y demás documentos de

carácter meramente informativo como plegables, publicidad, no
deberán radicarse y por tanto, la entidad diseñará los controles
necesarios.

 El registro y radicación de las comunicaciones oficiales debe hacerse

en forma permanente, estableciendo horarios de reparto y
distribución. Sin embargo, se deberá atender el carácter de prioridad
y urgencia que revista la comunicación, en tal caso deberá entregarse
de inmediato. Posterior al registro y radicación, se realizará el reparto
y distribución de las comunicaciones para el cual se diseñarán
controles que identifiquen claramente la comunicación:

Número de radicación

Nombre del remitente

Asunto

Fecha y hora del recibo

Dependencia a la cual se direcciona el documento y

Espacio para firma del funcionario que recibe (ver anexo6).

22
Para el envío de comunicaciones oficiales además de registrarlas y
radicarlas se deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por las
entidades para producción documental, la imagen corporativa, además las
formas de distribución como correo tradicional, mensajería, fax, correo
electrónico entre otros

1.17 FORMATOS Y SOFTWARE PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS

RECIBIDOS:

Una vez ejecutado el recibo y despacho de Correspondencia se procederá a

abrir y seleccionar la misma de acuerdo a la clasificación:

1.17.1 en Oficial o Personal.

 Correspondencia Oficial es aquella cuyos asuntos tienen que ver

con entidades públicas y privadas.

 Correspondencia Personal es aquella que se cruza entre miembros

de la familia o personas ligadas por amistad.

1.18 RADICACIÓN

 La Recepción y despacho de Correspondencia colocará a cada

documento clasificado como oficial, el Sello de Radicación, en el
cual registrará hora y fecha de recibo y el número de radicación o de
registro y código de archivo.

 Radicación Interna: Con el fin de que cada dependencia pueda

controlar la correspondencia que recibe, la Recepcionista de la
Ventanilla Única la radicará en la Planilla de Registro de
Correspondencia Recibida Interna.

 REGISTRO: Una vez radicada la correspondencia, se registrará en el

“Registro legal de Correspondencia”.

 DESTINO: Indica en la columna “REPARTIDO A” del Registro Legal

de Correspondencia y en el espacio “PASA A” del sello de radicación
de cada documento la Dependencia de destino.

 REPARTO: La Unidad de Correspondencia es la oficina donde se

seleccionará por Dependencias el destino y se colocará en el
casillero, para su entrega.
23
 Como medio de control el Jefe Administrativo firmará la hoja de
radicación y en las copias de la correspondencia despachada anotará
sus iniciales en señal de haberse enterado de su contenido. El
registro y el copiador legal de la correspondencia son documentos
confidenciales a los cuales solo tienen acceso el Jefe Administrativo y
el Administrador de la Ventanilla Única.

 ENTREGA: Para el reparto de la correspondencia se dispone de dos

sobres: uno que se recibe y otro que se entrega. Dentro de los
horarios establecidos el mensajero llevará a cada oficina su
correspondencia y recoge las comunicaciones que debe llevar al
centro de reparto, utilizando los sobres identificados con el nombre
de cada dependencia.

Cuando el director o Jefe de un Departamento o Sección considere

que debe enviar cierta comunicación para conocimiento de otro
funcionario, o Dependencia, o que prepare respuesta, anotará la
actividad en la hoja de trámite.

Para pasar un documento recibido de una Dependencia a otra es

preciso que la Secretaria informe por escrito a la Ventanilla Única a
fin de efectuar el pase respectivo y cargar el documento al nuevo
prestatario.

Al regresar la comunicación a la Unidad de Correspondencia se

completará el registro legal, anotando la fecha y el número de la
carta de respuesta y el tema bajo el cual se archivará.

No se debe escribir notas en las cartas, en su anverso ni reverso

puesto que esto dificulta el proceso de la microfilmación y se incurre
en alteración de documentos, según lo contemplado en el Artículo
218 a 224 del Código Penal. Tampoco se deben utilizar
resaltadores, el uso de ellos hace que la parte resaltada no sea
tomada en la microfilmación

24