PROCEDIMIENTO MOTIVACIÓN, CÓDIGO PR-HSE-009

COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PÁGINA 1 DE 4

1. OBJETIVO
Establecer un sistema de comunicación interna, externa, mecanismos de participación y consulta de los
trabajadores, contratistas y visitantes en asuntos relativos a la gestión en HSE.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1. Procedimiento de Comunicación Interna

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

1 Inicio

Se realiza a través de reuniones,

comunicados enviados por correo
electrónico, boletines físicos fijados en las
Instruir e informar lo Gerencias o Correo electrónico, carteleras o comunicados personalizados,
2 relacionado con la Direcciones comunicados, aplicativo empresarial. Toda comunicación
Gestión HSE boletines. interna se realizara aplicando los
lineamientos definidos en la Guía informativa
sobre el manejo de comunicación interna GI-
GGH-005.
Transmitir a la totalidad de los empleados las
políticas, objetivos y metas anuales en HSE y
los resultados obtenidos al finalizar cada
año. Panorama de riesgos, Reglamento de
Higiene y Seguridad Industrial,
Transmitir Gerencia de Gestión Correo electrónico, Representante de la Dirección al SG HSE,
información a todos Humana y intranet, Funciones y Responsabilidades, Programas
3 los empleados de la Calidad/Analista I Presentación de de Gestión y en general todas las directrices
Organización HSEQ inducción- re y criterios definidos en el SG HSE.
inducción. Se realiza, mediante la publicación de
resultados en el aplicativo Q-net y mediante
la divulgación en inducción, re inducción.
También podrá realizarse mediante
comunicados enviados por correo
electrónico.
Las peticiones, quejas o reclamos, recibidas
de partes interesadas, serán recibidas y
Garantizar el analizadas por el Analista I HSEQ, quien
seguimiento y Gerencia de Gestión Correo Electrónico, posteriormente las direccionará para su
registros de las Humana y Comunicados revisión, respuesta y seguimiento al Comité
4
Quejas y Reclamos o Calidad/Analista I Externos Gerencial, COPASST o Reunión de Revisión
Peticiones, en cuanto HSEQ por la Dirección, de acuerdo a su gravedad.
a HSE Estas pueden ser recibidas de las partes
interesadas: Clientes, Proveedores, Visitantes,
Autoridad.

Aprobado Gerente de Gestión Humana y Calidad Fecha 12/11/2014 Versión 4

Para utilizar este documento siempre se debe consultar el documento en el aplicativo Q

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PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

Trimestralmente durante el Comité Ejecutivo,
Revisar Gerencia de Gestión Acta de Reunión el Gerente de Gestión Humana, presentara a
periódicamente el Humana y FR-DCA-003 la Alta Dirección un informe de gestión y
desempeño HSE, por Calidad/Analista I desempeño del SG HSE. Se analizan el
parte de la Gerencia HSEQ cumplimiento de objetivos y metas,
cumplimiento de cronogramas, estadísticas
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de accidentalidad y ausentismo y cierre de
acciones correctivas, preventivas.
El Comité Ejecutivo, definirá la necesidad de
establecer planes de acciones correctivos,
preventivas o de mejora, con el fin de
garantizar el fortalecimiento del SG.
Programa de Mediante el programa de capacitación, se
Realizar campañas y Gerencia de Gestión Capacitaciones, pretende comunicar a cada colaborador de
capacitaciones Humana y Listado de Tracker de Colombia, los lineamientos
Calidad/Analista I Asistencia de generales y específicos del SG HSE. Se
6
HSEQ Capacitación, realizaran campañas para fortalecer el
Evaluaciones de la programa de capacitación en temas que
capacitación requieran ser atendidos de manera
prioritaria.
De acuerdo a lo definido en el documento
Presidente del GI-PRE-003 Guía Informativa sobre comités
Apoyar actividades COPASO/Gerencia Acta de Reunión Tracker de Colombia, el COPASST, servirá de
mediante el COPASO de Gestión Humana FR-DCA-003 canal de comunicación entre los
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y Calidad colaboradores y la alta dirección. El
COPASST, es responsable de recibir las
inquietudes por parte de los trabajadores
respecto a HSE.
Formato de Todo colaborador de Tracker de Colombia,
Reporte de Colaboradores, incidentes, actos y será responsable de comunicar a Gestión
Incidentes, actos y Contratistas, Líderes condiciones Humana y Calidad actos y condiciones
8 condiciones de Proceso/Analista inseguras inseguras, así como incidentes labores, de
inseguras I HSEQ FR-HSE-011 acuerdo a lo definido en el Programa de
Inspecciones y en el Procedimiento de
Manejo de Incidentes respectivamente.
Semanalmente los supervisores de servicios
Realizar Charlas de Supervisor de Formato control de técnicos realizaran una charla de 5 minutos
9 cinco minutos Servicios Técnicos asistencia a eventos pre operacional, con el fin de sensibilizar a
semanalmente o capacitaciones los trabajadores sobre los riesgos laborales y
FR-DCA-002 sus mecanismos de control.
El Analista I HSEQ junto con el Analista I de
Fijar Carteleras y Analista I Mercadeo Mercadeo, se encargara de fijar en las zonas
Avisos / Analista I HSEQ comunes o de gran afluencia, avisos respecto
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a seguridad, salud ocupacional, medio
ambiente y planes de emergencia, su
contenido debe ser legible y llamativo.
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PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

11 Fin

2.2. Procedimiento de Comunicación Externa

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

1 Inicio

Hacer llegar a la Clientes, Los líderes de las sedes y proyectos a nivel

empresa, proveedores, nacional, Analista I HSEQ, son los
comunicaciones contratistas, responsables de remitir a la Gerencia de
2
relacionadas con la visitantes, Gestión Humana y Calidad, todo
gestión HSE autoridades, o comunicado relativo al SG HSE.
comunidades
Recibir, tramitar oportunamente y archivar
Tramitar Gerente de los comunicados relacionados con la gestión
3 comunicados Recursos Humanos HSE. Remite y/o tramita y hace seguimiento
y Calidad a todo comunicado relativo a HSE.

Enviar comunicados Presidente, Gerentes El Presidente, Gerente o Director

externos a partes o Directores responsable, remitirá los comunicados
4
interesadas, respecto responsables externos a partes interesadas, dejando
a HSE soporte de mediante carta copia de entrega.
La recepcionista realiza el registro de los
visitantes en el formato de control y entrega
Comunicar a folleto a visitantes, con el fin de que todos
5
visitantes información Recepción Formato a visitantes sean informados de riesgos, plan de
HSE emergencia y reciclaje que se maneja en la
Compañía.
6 Fin

2.3. Procedimiento de Participación y Consulta

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

1 Inicio

Los colaboradores de Tracker de Colombia,

Elegir representantes Todos los participaran de acuerdo a lo definido en la
al COPASST Colaboradores Resolución 2013 de 86, en la postulación y
2
elección de los miembros del Comité
Paritario de Salud Ocupacional, por parte de
los trabajadores.
Los colaboradores podrán comunicar al
3 Realizar consultas Todos los Acta de Reunión COPASST, toda inquietud sobre HSE, esta
relacionada con Colaboradores FR-DCA-003, Correo comunicación se hará mediante correo
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PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

asuntos de seguridad
y salud ocupacional o
medio ambiente
Participar en la
identificación de
riesgos y en el Colaboradores
4 reporte de incidentes.
Reporte de
inspecciones.
Realizar sugerencias Colaboradores
5
6 Fin
Electrónico electrónico dirigida al presidente del
COPASST, quien será responsable de
revisarla y registrarla en la reunión dicho
comité.
Los colaboradores deberán reportar todo
Formato de acto, condición insegura e incidente al área
Todos los incidentes, actos y de Gestión Humana y Calidad, mediante los
condiciones mecanismos definidos para tal fin. También
inseguras será responsabilidad de los colaboradores,
FR-HSE-011 participar en el programa de inspecciones, y
reportar las mismas al área de Gestión
Humana y calidad de acuerdo al cronograma
establecido.
Los colaboradores en general podrán
reportar inquietudes respecto a:
Todos los Correo Electrónico, Control de HSE del servicio, dificultades para
Buzón de desarrollar correctamente su trabajo,
sugerencias Oportunidades de mejorar la gestión en
general, mediante correo electrónico,
dirigido al Analista I HSEQ, o mediante el
Buzón de Sugerencias.

3. CONTROL DE REGISTROS

DISPONIBLE
TITULO CODIGO CLASIFICACION DILIGENCIADO POR ARCHIVA / TIEMPO
PARA
Gerencia de
Formato control de Analista I HSEQ /
Gestión
asistencia a eventos o FR-DCA-002 Por Fecha Colaborador Físico/Permanente
Humana y
capacitaciones designado
Calidad
Analista I HSEQ,
Acta de Reunión Gestión
FR-DCA-003 Por Fecha Secretario Físico/Permanente
Humana
COPASST,
Gerencia de
Formato de incidentes,
Todos los Gestión Correo electrónico
actos y condiciones FR-HSE-011 Por Fecha
colaboradores Humana y /Permanente
inseguras
Calidad