GHSEQ-P-06

PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA VERSIÓN 03
10-AGOS-2019

1. Objetivo

Establecer los pasos a seguir para el buen desarrollo de las comunicaciones y lograr la toma de
conciencia y participación en los asuntos relacionados con el Sistema de Gestión.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para todas las partes interesadas de HDL Logística S.A.S. (Trabajadores,
Visitantes y Contratistas).

3. Responsabilidad

Responsable de HSEQ:

-Realizar el seguimiento a que se realice la divulgación del Sistema de Gestión a las partes
interesadas.

4. Requisitos

 Se debe aplicar la matriz de comunicaciones DE-F-02 con el fin de identificar los

responsables, la comunicación y las vías de comunicación utilizadas.

5. Documentos Referenciados

 Manual del Sistema de Gestión de Calidad GHSEQ-MC-01

 Manual del SG-SST GHSEQ-M-07
 DE-F-02 Matriz de comunicación interna

6. Definiciones

 Canales de Comunicación: Los canales por medio de los cuales se comunican

internamente los miembros de la organización.

 Partes Interesadas: Individuo o grupo involucrado con, o afectado por el desempeño del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa.

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PARTICIPACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA VERSIÓN 03
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7. Procedimiento

Actividad
Responsable Plazo, frecuencia
¿Qué y cómo se hace?

GENERALIDADES

La organización pone a disponibilidad de todos sus empleados y contratistas las líneas

telefónicas de la empresa, el servicio de internet, para la comunicación de todos los aspectos
relacionados con la gestión del Sistema de Gestión, entre todos los niveles organizacionales de
la compañía.

La alta dirección está disponible para escuchar comentarios, inquietudes y sugerencias a cerca
de los temas relacionados con la gestión de parte de todos y cada uno de los empleados y
demás partes interesadas.

Comunicación, participación y consulta de Peligros /

consecuencias en SST

El personal de la organización así como los contratistas

serán comunicados de los Peligros/consecuencias en Una vez en cada
SST de sus actividades mediante una reunión y/o Responsable ciclo de gestión
capacitación, con la finalidad de crear conciencia de la HSEQ (anual)
importancia de los mismos.

En la misma reunión se consultara sobre los temas

relacionados y se escuchara a los interesados sobre las
opiniones acerca de los mismos.

Comunicación participación y consulta de la política,

objetivos y lineamientos del sistema de gestión
aplicables a cada área.

El personal y COPASST de la organización será Responsable Cada vez que

comunicado de la política y los objetivos mediante HSEQ genere
reuniones y/o capacitación. actualizaciones o
refuerzos de
En la misma reunión se consultara sobre los temas manera anual.
relacionados y se escuchara a los interesados sobre las
opiniones acerca de los mismos.

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Retroalimentación de los resultados de los indicadores

del sistema.
Responsable Una vez en cada
Los empleados y demás partes interesadas serán HSEQ ciclo de gestión
informados de los resultados de los indicadores de (anual)
gestión por medio de carteleras informativas ubicadas
en lugares de alto acceso.

*Cuando se
Comunicación de las funciones, responsabilidades y realicen
autoridad revisiones y
Responsable ajustes.
El personal será comunicado de sus funciones, HSEQ y
responsabilidades y autoridad, mediante la entrega de Responsable de *Al personal
manera escrita de las mismas. TH nuevo al ingresar
a la empresa

Comunicaciones de partes interesadas

(correspondencia)
En termino
Todas las comunicaciones de partes interesadas deben oportuno no
ser registradas como correspondencia recibida, se debe superior a ocho
analizar y responder de forma oportuna. días hábiles.
Responsable
En el caso de ser comunicaciones de las autoridades HSEQ Correspondencia
competentes con relación al sistema de gestión de de origen legal no
seguridad y salud en el trabajo, se deben responder en mayor a cinco
un término no superior a cinco días hábiles. días

La correspondencia enviada también debe ser

relacionada y registrada.

Concientización

Las reuniones de difusión de lo relacionado con el

Sistema de Gestión, así como de las políticas, serán el
marco para la concientización del personal frente al
nivel de los riesgos asociados a sus actividades, así
como de las acciones a seguir para controlarlos y la
satisfacción del cliente.

Los temas relacionados se incluirán en el cronograma

de capacitación para su cumplimiento.

La organización utilizara diversos medios para

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concientizar al personal en los temas de SG.

Entre estos medios se cuenta con carteleras

informativas. Correos electrónicos, charlas, reuniones,
y capacitación

Los temas para crear e incentivar la conciencia de SST

son:
 Los riesgos de mayor importancia, las Definido dentro
consecuencias asociadas a los peligros de programas de
potenciales de la ejecución de las actividades capacitación
propias del trabajo. En las inducciones
 Los beneficios de una gestión adecuada frente del personal.
a los peligros en SST.
 La importancia de cumplir con la política de
gestión integrada, los métodos para controlar Responsable
los peligros y consecuencias en SST. HSEQ De acuerdo a las
 Las consecuencias potenciales de desviarse de necesidades
los procedimientos y lineamiento reflejadas en los
especificados. planes de
capacitación.

CANALES DE COMUNICACIÓN

Algunos de los medios de información relacionados son opcionales y serán utilizados cuando las
condiciones lo permitan (ej. Se hará uso del correo electrónico en aquellos lugares en los que se
tenga acceso a internet).
**VER MATRIZ MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA DE-F-02

CANALES DE COMUNICACION
1. Correo electrónico, Comunicado escrito: 4. Cartelera.
Contratos, cartas, memorandos, ofertas 5. Reuniones y comités.
comerciales. 6. Informes.
2. Llamada telefónica. 7. Boletines, folletos y Directorios.
3. Buzón de sugerencias. 8. Inducción, capacitación y charlas
diarias.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

MARIA ALEJANDRA TRUJILLO

ALEXANDRA AVENDAÑO JOSE HERNAN BULLA
P. Representante del SGC
Representante del SGC Gerente general

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