Código: HSEQ PG02

PROGRAMA DE MOTIVACION,
COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y Versión: 3
CONSULTA
Fecha: 10/03/2015

1. OBJETIVO

Establecer el proceso de motivación, difusión, comunicación, participación y consulta

de los colaboradores y demás partes interesadas de la organización con el sistema de
gestión integral HSEQ

2. DEFINICIONES

Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de

diferentes canales.

Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro,
bien individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a un tema
propuesto.

3. RESPONSABLES

La aplicación y ejecución de este procedimiento se encuentra a cargo del coordinador

de HSEQ, e ingenieros de proyecto.

4. ACTIVIDADES

4.1 Comunicación y difusión

Comunicación con trabajadores

Que se comunicará a los trabajadores:

 Políticas y Objetivos del Sistema de Gestión Integral HSEQ.

 Requisitos Legales
 Responsabilidades de HSEQ
 Quién es el Representante del Sistema de Gestión Integral HSEQ.
 Peligros identificados en las actividades que desarrolla la compañía.
 Programas de gestión de HSEQ como: Programa de Seguridad Vial, Programa
de Vigilancia Epidemiológico, y otros que la organización requiera según los
contratos que ejecute.
 Procedimientos de trabajo seguro si se desarrollasen actividades de alto riesgo
como trabajos de alturas o en espacios confinados.
 Gestión del COPASST y quienes lo integran
 Resultados de las investigaciones de los accidentes y casi accidentes de trabajo,
así como de las enfermedades profesionales; a través de por ejemplo las
lecciones aprendidas.

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Adriana Botero Javier Castro Camilo Ramírez
Coordinadora HSEQ Coordinador de Proyectos Gerente General
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 Plan de Emergencias y los procedimientos operativos normalizados para los

tipos de emergencias.
 Resultados de la revisión por la Dirección.
 Estado de las acciones correctivas y preventivas del sistema de gestión integral
de HSEQ.
 Cambios del sistema de gestión integral de HSEQ que puedan afectar a ciertas
partes interesadas.

Quien comunicará:

El coordinador HSEQ, Ingenieros de proyecto y supervisores de obra y supervisores

HSE serán los encargados de comunicar a los trabajadores los temas mencionados.

Como se comunicará (Mecanismo de difusión):

La comunicación interna de temas relacionados con el sistema de gestión HSEQ se
realizará entregando folletos, capacitaciones, en reuniones, cartelera, divulgación en
Dropbox para administrativos e ingenieros de proyectos.

Cuando de se comunicará:
Los cambios que puedan afectar el buen desempeño del sistema de gestión HSEQ
serán comunicados inmediatamente a los trabajadores.

Comunicación con cliente

CILAM CONSULTING GROUP S.A.S cuenta con canales de comunicación que le

permiten tener contacto permanente a los clientes con la organización los cuales están
establecidos en el Plan de Comunicación.

Que se comunicará:

Al cliente se comunicara las actividades realizadas en HSEQ para el proyecto.

Incidentes con lesión
Informes solicitados por ellos
Las comunicaciones pertinentes en SSTA de las partes interesadas externas se deben
documentar y responder

Como se comunicara:

La comunicación de temas SSTA con contratistas o cliente llevará a cabo de acuerdo a

los lineamientos del Plan de Comunicaciones.

Cuando se comunicara:

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Los informes se enviaran de acuerdo a los requisitos del contrato

Los incidentes con lesión se comunicaran inmediatamente

Comunicación con proveedores contratistas

Que se comunicará:

A los contratistas se comunicara las políticas HSEQ

Se comunicara a los proveedores y contratistas que su servicio pueda afectar la salud o
ambiente la calificación de evaluación realizada por Cilam cuando se identifiquen
oportunidades de mejora.

Quien comunicará:

La comunicación de temas SSTA con contratistas se hace a través del coordinador de

Compras o Gerente.

Los temas en relación a especificaciones de proyectos con contratistas se hacen a

través del Ingeniero de proyecto o Gerente.

Dialogo social (comunicación con comunidad)

Cuando se realice un proyecto donde existen convenios de comunidad, antes del

ingreso de maquinaria y trabajadores se debe asistir a las reuniones de gestión social
que serán programadas por el cliente y la comunidad.

A la reunión de gestión social debe asistir por lo menos uno de los siguientes cargos:
- Ingeniero de proyectos
- Gerente
- Coordinador HSE

Se atenderá lo expresado por la comunidad y se cumplirá lo pactado en la reunión junto

con la gestoría social asignada.

Cualquier queja que tenga la comunidad debe ser tramitada a través del gestor social
asignado por el cliente.

Comunicación peligros y aspectos ambientales

Los riesgos y aspectos ambientales identificados serán comunicados a los trabajadores

a través de la divulgación del panorama de riesgos y matriz ambiental.

Cuando el cliente lo exija se enviara el panorama de riesgos y matriz ambiental.

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A la comunidad no se divulgara estos documentos ya que los riesgos y aspectos

ambientales los comunica el cliente en sus pactos con la comunidad.

Comunicación actividades de gestión sostenible

- Presupuesto HSEQ: Se comunicara el seguimiento del presupuesto a la gerencia en

reuniones y revisión por la dirección.
- Compromisos con la comunidad: Se entregara al cliente informe de contratación mano
de obra no calificada e informe de bienes y servicios local.
-Informes técnicos: Se entregara al cliente informe final de cada proyecto para asegurar
el cumplimiento de requerimientos.
-Quejas: Toda queja del cliente o comunidad será analizada y dará tratamiento
oportunamente.
- Pago oportuno a proveedores: Se solicitara un paz y salvo a proveedores locales.
- Trabajadores: Se realizará el pago oportuno de la nómina, se tendrá salarios justos y
nunca será menor al salario mínimo legal vigente. Se entregara soporte de pago
nómina trabajadores y se dejara copia de recibo firmado en carpeta hoja de vida.
-Medio ambiente: La medió del desempeño ambiental de la organización será
comunicada a la gerencia en reuniones y/o revisión por la dirección.

Se llevará un registro de incidentes, con los grupos de interés ocurridos en el último

año (discriminación, seguridad, salud, ambiente, prácticas corruptas), en relación con
aspectos de SSTA y la respuesta a dichos incidentes.

4.2 Participación y consulta

La participación y consulta para temas del sistema SSTA la pueden realizar los
trabajadores a través de del formato de reportes F50 o acercándose al área HSEQ,
también participan asistiendo a las actividades programadas por HSEQ.
Los trabajadores podrán participar en los temas SSTA a través de las reuniones
mensuales de COPASST.
Los aspectos en los que participan los trabajadores son entre otros los siguientes:
 Investigaciones de accidentes, casi accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales.
 Identificación de peligros en los lugares de trabajo por medio de comunicaciones
con los miembros del COPASST para que ellos las comenten en las reuniones;
 Atendiendo auditorías
 En las sesiones de capacitación aportando sus conocimientos y o experiencias
relacionadas.

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 Se realizará consulta a todos los trabajadores para la conformación del

COPASST y comité de convivencia laboral.
 Además se realizarán actividades de bienestar como celebraciones de
cumpleaños, y reuniones de integración.

4.3 Motivación
Como actividad de motivación se ha determinado entregar una mención trimestral a un
trabajador propuesto por el área HSEQ, Ingenieros de proyectos, recursos Humanos.
Para ser ganador de la mención se tendrá en cuenta un trabajador que realiza su labor
de forma eficiente con los siguientes criterios:
 Cumplimiento normas de seguridad
 Actos seguros
 Colaboración en actividades HSEQ.

5. RECURSOS:
 Monetarios para celebración cumpleaños e integraciones
 Papelería para menciones
 Papelería para folletos
 Computador

6. ACTIVIDADES DE MOTIVACION

ACTIVIDAD FEB
MAR MAY JUN AGO SEP NOV DIC
Entrega mención honor por buen
x x x x
desempeño HSEQ

7. INDICADOR
Cumplimiento: Meta100%
Frecuencia: Trimestral
Formula: No actividades ejecutadas / No actividades programadas *100

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CONTROL CAMBIOS DEL DOCUMENTO

FECHA DE
VERSIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
APROBACIÓN
1 09/01/2013 Claudia Gómez Programa para implementación
Se incluye comunicación social con la
comunidad, inclusión mecanismo de
difusión Dropbox para administrativos
2 03/03/2014 Claudia Gómez
e ingenieros de proyectos .Inclusión
dialogo social. Inclusión comunicación
actividades de gestión sostenible
Se relaciona el Plan de
3 10/03/2015 Adriana Botero Comunicaciones para el manejo de
información con el cliente.

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