IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS EMPRESARIALES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS

DISEÑO DE PROCESOS

SONIA EDITH PAVA OROZCO

YEIMY ALEXANDRA MARTINEZ ARDILA

JOSE CAMILO ROSADO JULIO

DEYSI ROCIO MARTINEZ

DOCENTE: NUBIA RODRIGUEZ RUIZ

UNIVERSIDAD AREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ

2020

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 INTRODUCCIÓN

El diseño de procesos implica la planificación, organización, control y dirección de las

actividades de una empresa, si bien las ventas y la producción son importantes en una
compañía, hay también otras funciones que tienen similar o mayor trascendencia en la
empresa Gestionar con acierto el personal, las compras, el diseño, la ingeniería, las finanzas ,
la informática, la tecnología , las comunicaciones , entre otras, es por ello que las empresas
necesitan gestionar sus actividades y sus recursos mediante herramientas y metodologías que
les permitan configurar su sistema de gestión. La implantación de la gestión de procesos se
ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos
los tipos de organizaciones.

El diseño correcto de un proceso permite que las personas conozcan las tareas en las que
están involucrados, ya que, de no ser así, habría una falta de alineación entre los procesos y
sus objetivos. La gestión por los procesos optimiza las actividades que realizamos en el
empresa y como consecuencia nos hace ser más eficaces, rentables y competitivos.

ESTABLECER RELACIÓN ENTRE EL PROCESO DE INVESTIGACIÓN DE MERCADOS Y

EL DISEÑO DE PROCESOS OPERATIVOS

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Para entender la relación entre los dos, primero definiremos el término proceso como una
secuencia ordenada de acontecimientos en el tiempo, de tal manera que cada uno guarde una
relación funcional con lo siguiente.

Dado que la investigación es un proceso encaminado a conocer, interpretar y comprender una

realidad, que podamos cambiar o transformar, entiendo este como el primer paso, que nos
permitirá conocer cuál es el proceso operativo que requiere ser cambiado, mejorado o
transformado.

Un proceso de investigación es el paso previo obligatorio a un diseño de procesos operativos

pues es donde obtendremos la información que merece ser modificada o mejorada en los
procesos que ya están establecidos o si es necesaria la implementación o cambio completo de
la forma como se vienen desarrollando los procesos operativos.

El proceso investigativo nos dará las herramientas que debemos incluir el diseño del proceso
operativo, que debemos adicionar o recortar, basados en los resultados obtenidos, nos dará
una idea clara de lo que el consumidor espera, y nos permite definir las ventajas competitivas
que deseamos reforzar, es decir el proceso investigativo nos dirá el qué, y el diseño del
proceso operativo nos dirá el cómo.

Luego su relación es indiscutible ya que una depende de la otra, Una organización tiene una
extensa serie de procesos, muchos de ellos interconectados, “si pudieran hablar un lenguaje
común”, la operación en su conjunto ganaría velocidad, agilidad y por su puesto rentabilidad.

https://www.gestiopolis.com/proceso-investigacion/

https://www.heflo.com/es/blog/bpm/diseno-de-procesos/

PLAN DE TRABAJO

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4
ENCUESTA

La encuesta fue diseñada utilizando la plataforma Google forms, consta de 14 preguntas y

contestada por las empresas a través de este medio.

Encuesta.

TABULACIÓN DE LA ENCUESTA

Las empresas que colaboraron con la encuesta son:

Bodytech: son Centros Médico Deportivos cuyo objetivo era no sólo la consecución de un
cuerpo atlético y tonificado, sino la prescripción del ejercicio de acuerdo con la condición física
de las personas, así como con sus motivaciones, previniendo lesiones y tratando los síntomas
de distintos tipos de enfermedades.

Con más de 21 años de existencia BODYTECH es el club médico deportivo líder en la región
con presencia en Colombia, Perú y Chile. Cuenta con más 170 sedes en Colombia, Perú y
Chile, 300.000 afiliados y alrededor de 4.000 profesionales.

Cadena Comercial Oxxo: es una cadena de tiendas de conveniencia mexicana, propiedad de

FEMSA, y subsidiaria de FEMSA Comercio, con 10 años en el país y más de 100 puntos de
venta, con sedes en Bogotá y Bucaramanga.

1. Nombre o razón social de la empresa

Bodytech Cadena comercial Oxxo

2. Actividad económica

Servicios médicos Comercial de venta al por menor

3. Ciudad

Bogotá Bogotá

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 4. Dirección

Calle 96 #10-38 calle 19 No 104-36 piso 2

5. ¿La empresa realiza gestión por procesos?

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Si x x

No

6. ¿Qué tipo de diseño de proceso utiliza la empresa?

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Diseño de procesos centralizado x

Diseño de procesos distribuido x

Diseño de procesos cooperativo

7. Indique cuales son los tres principales procesos que realiza su empresa

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Proceso administrativo x

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Gestión de mercadeo x

Gestión de ventas x x

Gestión de producción x

Gestión de compras

Gestión de inventarios

Gestión de la innovación

Gestión contable y financiera

Gestión de capital humano x

8. De las siguientes características, ¿Cuáles describen mejor los procesos que

realiza su empresa?

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Los procesos están identificados y x x

documentados

Los procesos tienen un responsable y objetivos x x

definidos

Los procesos tienen muchos controles x

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El costo del proceso es desconocido x

Existe mucha separación entre los puntos de x x

decisión y ejecución y de estos con el cliente

No incluyen actividades que entreguen valor x x

añadido complementario

Los procesos son largos

Los procesos son complicados con alta

posibilidad de cometer errores

9. ¿Qué beneficio espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la

empresa? Ordene del más importante al menos importante, siendo 1 el más
importante y 7 el menos importante.

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Aumentar la calidad de los productos (bienes 2 1

y servicios)

Producir o distribuir nuevos productos o 4 5

servicios

Optimizar la eficiencia y/o calidad de una 5 4

actividad de apoyo

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Sobreponerse o superar la obsolescencia 3 3
tecnológica

Competir en mercados nacionales e 1 4

internacionales

Sustituir importaciones 6 7

Contribuir con el desarrollo económico y 4 3

social del país

Aprovechar las ventajas competitivas 3 3

Generar mayor valor económico para una 4 2

compañía

Facilitar procesos de adaptación y 3 3

transferencia tecnológica

10. Una vez que se define el cambio o mejora de un proceso ¿cuánto tiempo aproximado
lleva el diseño del proceso?

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Entre 1 y 3 meses x

Entre 3 y 6 meses

Entre 6 meses y 1 año

Más de un año x

9
Observación: Oxxo aclara que los procesos de producción son los mas tardados ya que deben
realizar piloto de 6 meses, luego despliegue antes de ser aprobados, pueden tomar hasta más
de un año, mientras que las demás áreas de 6 meses a 1 año

11. ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador

para su empresa?

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Si x x

No

12. Si su respuesta fue afirmativa, diga cual y por qué

Bodytech Oxxo

Innovaría más la infraestructura en Cambio de equipo de horneo, para

general mejorar costos de producción

13. Qué tipo de impacto representa para la empresa este nuevo proceso operativo

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Impacto en costos x

Impacto tecnológico x

Impacto en normatividad

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 14. Qué tipo de flujograma utiliza la empresa para el desarrollo de sus procesos

Opciones de respuesta Bodytech Oxxo

Flujograma matricial x

Flujograma de tipo lineal x

RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN

Siendo las empresas consultadas, de gran trayectoria en el país y aunque ubicadas en un

sector económico diferente, ambas tienen establecida un área encargada de procesos y
gracias a este logran incremento del rendimiento. También hay que destacar que con la gestión
por procesos se optimizan los recursos empleados y, sobre todo, el tiempo que se ha dedicado
a realizar las diferentes fases. también hace que el seguimiento al cliente sea mucho más
sencillo.

De acuerdo con la encuesta tienen varios puntos en los que coinciden y por supuesto otros en
los cuales se nota una diferencia especialmente marcada por la actividad económica, que
desempeña cada una, en cuanto al tipo de diseño de procesos que utilizan Bodytech utiliza un
diseño centralizado, mientras que Oxxo utiliza un sistema distributivo es decir cada área es
responsable de desarrollar los procesos para luego ser aprobados por el área de planeación y
procesos, en cuanto a los principales procesos que realiza la empresa se identifican en el
proceso de gestión de ventas, cabe aclarar que solo pedíamos los tres más importantes, pues
las empresas consideraban que todos los procesos son importantes y necesarios para el logro
de los objetivos.

En cuanto a los beneficios esperados del diseño se nota una marcada diferenciación en varios
aspectos, por ser oxxo una empresa que da gran relevancia al proceso productivo le da 7
puntos a aumentar la calidad del producto y en segundo lugar generar valor económico para la
compañía, por su parte Bodytech le da el mayor porcentaje a competir en mercados nacionales
e internacionales. Bodytech manifiesta gastar entre 3 a 6 meses, y Oxxo entre 6 meses y año,

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 INFORME CUALITATIVO

La pregunta pedía las tres más importantes, en esta pregunta las dos empresas consideran
que la gestión de ventas es un proceso relevante, sin embargo en segundo lugar para
Bodytech están los procesos administrativos, y gestión de mercadeo, y por su actividad
económica para Oxxo son gestión de producción y gestión de capital humano

En esta pregunta se presentaron varias coincidencias, entre las dos empresas, esto debido a
que tienen un diseño de procesos ya establecido, en ambas consideran que los procesos están
identificados y documentados, cuentan con un responsable y objetivos definidos, pero igual
ambas consideran que falta actividades que entreguen valor añadido

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 En esta pregunta es donde encontramos las diferencias más grandes entre las dos empresas,
Oxxo encuentra muchos más beneficios en el diseño de procesos, lo cual podría depender de
su actividad enfocada en producción lo cual requiere procesos más estrictos, e igualmente este
tipo de negocio tiene una normativa muy fuerte por parte de entidades de la salud.

En cuanto al tiempo gastado en el diseño de un proceso también hay diferencia, también dada
por los estándares que debe cumplir un proceso productivo, es por esto que Oxxo gasta más
tiempo.

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 Siendo empresas con procesos definidos siempre estarán en continua mejora, cambio, o
lanzamiento de nuevos procesos.

Teniendo en cuenta que cada una tiene un proceso nuevo en áreas completamente diferentes,
Bodytech su proceso innovador tiene que ver su estructura física, proceso que requiere una
alta inversión económica, mientras que Oxxo se enfoca en mejorar su tecnología en puntos de
venta a través del cambio de un equipo de horneo.

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En este caso cada una cuenta con un flujograma diferente, aunque Oxxo, nos habla de un
formato panorámico o guía de proceso donde en un solo cuadro puedes ver todo el proceso
(llamado guía operativa)

que los procesos productivos pueden tardar más, ambas empresas traen en su planeación el
diseño de nuevos procesos, obviamente en áreas muy diferentes, una se enfoca por la
estructura física y la otra por la mejora tecnológica de sus procesos productivos, y finalmente a
la pregunta sobre el tipo de flujograma cada una tiene una elección diferente, pero ambas
expresaron el uso de las dos opciones en caso de requerir el procesos.

https://www.datadec.es/blog/gestion-por-procesos-aplicada-empresa-servic

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 RESUMEN EJECUTIVO

La competitividad empresarial se mide en función de la eficiencia de sus operaciones y

de su participación en el mercado, para lo cual debe implementar estrategias que le
ayuden a maximizar sus recursos y a ofrecer un valor que atraiga a los clientes,

Es la innovación en las operaciones y procesos un aspecto clave de la estrategia de

operaciones, ya que representa una fuente de ventaja competitiva para las empresas.
Buscar nuevas maneras de hacer las cosas no solo garantiza estar a la vanguardia en
el mercado, también es una oportunidad de lograr ahorros en las operaciones de la
empresa para aumentar el margen de ganancia, la innovación no hace referencia
únicamente a implantar tecnología, hay otras maneras de innovar. Por ejemplo, innovar
puede ser cambiar las formas de hacer algo o aplicar buenas prácticas todavía no
implementadas en un sector determinado. Sólo que algo sirva para mejorar los
procesos o hacerlos diferentes de la competencia.

Las empresas deben animarse a pensar en otro tipo de innovaciones que se refieran
más a procesos, buscar maneras nuevas de hacer: por ejemplo, cómo ofrecer un mejor
servicio, cómo ser más flexibles, cómo cambiar aspectos en las operaciones que les
permitan ser más competitivos, Diseñar nuevos procesos que permitan romper
paradigmas mentales y culturales en las organizaciones, que den como resultado
nuevas maneras de operar diferentes a las tradicionalmente utilizadas en el sector.
Asimismo, que sean más complicadas de copiar por los competidores.

La innovación, referida a la capacidad de crear y mantener fuentes de competitividad.

Estas fuentes están estrechamente ligadas al cambio y mejora en las cuatro
dimensiones del mundo de la empresa (estructural, de procesos, personas y
tecnológica). El cambio permanente permite que las empresas desarrollen las cuatro
capacidades requeridas para alcanzar y mantener ventajas competitivas: innovación,
calidad, eficiencia y satisfacción del cliente.

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Para que el diseño de nuevos procesos sea eficaz, debe iniciarse con preguntas
estratégicas: • ¿Qué es nuestra empresa y a dónde vamos?

• ¿Cuál es la tendencia en las variables sociales y tecnológicas? ¿Pueden ser fuente

de futura ventaja competitiva?

• ¿Cómo ayuda la innovación tecnología para mejorar el servicio que brindamos?

• ¿Cómo se ha de incorporar en forma sistemática, la variable del cambio e innovación

en el planeamiento de largo plazo?

• ¿Cuándo y cómo introducir los cambios e incorporarlos en los productos y servicios?

• ¿Cuál es la expectativa del cliente?

A partir de las respuestas, se plantearían las actividades de desarrollo y operación de

los procesos productivos, considerando cuatro grandes procesos: planeamiento
estratégico, diseño de la innovación, ingeniería de operación y la satisfacción del
cliente, pero también, se requiere talento para detectar las oportunidades de
renovación, capacidad analítica para diferenciar los elementos y capacidad de síntesis
para la sistematización y puesta en práctica.

Luego cabe concluir que el diseño de procesos ya sea para nuevos productos, para
mejoras tecnológicas, nuevas formas de hacer las cosas, tiene fin encontrar las
ventajas competitivas que permitirán a mi empresa seguir en el mercado y marcar una
ventaja competitiva.

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CONCLUSIONES

Es importante dar a entender que se dio a conocer las tendencias evaluando el entorno
en el que se mueve y examinar cómo estas benefician el mercado así mismo
incluyendo al mercado nuevos productos, además analizar las variables externas que
puedan afectar el mercado y los competidores algunos y nuevos que puedan afectar al
mercado e identificar las actividades que generan el valor agregado ,debido al
crecimiento del mercado y los competidores algunos,se identificaron las acciones y
comportamientos de las empresas para identificar cuáles fueron los motivos de querer
innovar en una nueva estrategia de diseñar un proceso.

una empresa es la sumatoria de procesos, entre más definidos están los procesos más
efectivas serán las acciones y mejores los resultados que tendrá la empresa, los
procesos están sometidos a cambios constantes de acuerdo a los cambios que surgen
en el mercado y en el gusto de los clientes.

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