24/3/2020 Organización de reuniones y eventos

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. Relacione los siguientes conceptos:

a. Reunión a principios de semana entre jefe y subordinados.

b. Reunión en la que el jefe comunica una nueva técnica de producir.
c. Reunión para transmitirle a nuestro superior ciertos problemas que han surgido durante el proceso de
fabricación.
d. Reunión en la que el jefe informa sobre los nuevos y mejorados incentivos por ventas.

__ Reunión de información ascendente.

__ Reunión de información descendente.
__ Reunión informal.
__ Reunión de ventas.

2. Indique por qué es conveniente, cuando se convoca a un invitado, informarle sobre los puntos y
temas a tratar.

3. ¿Cuáles son los objetivos de una reunión?

4. ¿Por qué hay que ayudarse de cierto material de apoyo durante la exposición de un tema en una
reunión?

5. De los siguientes medios audiovisuales señale cuáles necesitan para su correcto uso que la sala esté a
oscuras:

a. Retroproyector. ____
b. Televisión. ____
c. Diapositivas. ____
d. Pizarra Velleda. ____
e. Presentaciones. ____

6. De las siguientes oraciones, indique cuál es verdadera o falsa. Ante las falsas justifique su respuesta.

a. Las reuniones informales se denominan así porque no precisan de requisitos de planificación previos.

Verdadera

Falsa

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b. Las reuniones ordinarias se celebran de modo habitual.

Verdadera

Falsa

c. Se pueden catalogar como reuniones medias a los grupos de decisión, comité de empresas y las
reuniones de ventas.

Verdadera

Falsa

d. Las reuniones extraordinarias debido a su carácter eventual de celebración se consideran menos

importantes que las reuniones ordinarias.

Verdadera

Falsa

e. El coloquio es una charla entre especialistas.

Verdadera

Falsa

7. Complete la siguiente definición:

Congreso:

Reunión de un ______ número de personas, cuya intencionalidad es _____________ y dirigida a un

_________ específico. Tiene el _________________ de difundir __________ sobre una temática
____________.

8. Si como ponente de una reunión quiere realizar una presentación, ¿qué medidas debe adoptar para
asegurar que todo saldrá como se espera en el momento de la presentación?

9. Está organizando una reunión y se encuentra en el punto de estructuración de las mesas y asientos, y
sabe que el objetivo es que todos los participantes puedan verse perfectamente y que se dispone de
una sala espaciosa pero no exagerada. Como organizador profesional que es usted, ¿qué estructura
aconseja? ¿Por qué?
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10. Indique si la siguiente afirmación es verdadera o falsa:

“Como en las empresas el tiempo es un recurso muy preciado, durante las reuniones no se deben realizar
pausas pues se consideran una pérdida de tiempo”.

Verdadera

Falsa

11. ¿En qué consiste el outsourcing? ¿Para qué se utiliza?

12. Según el tipo de reunión que se celebre, una convocatoria será de un modo u otro. Especifique la
técnica seguida para las siguientes reuniones:

a. Para miembros internos de la organización.

b. Para miembros externos.

c. Convocatoria de juntas de accionistas.

13. Señale, según la duración de cada descanso, qué tipo de pausa se ofrece:

a. 30 minutos. ___________________________________________
b. 1 hora y 30 minutos. _____________________________________
c. 1 hora. _______________________________________________

14. Enuncie las cualidades que debe tener el moderador de una reunión.

15. De las siguientes oraciones, indique cuál es verdadera o falsa.

a. El papel del secretario es muy importante para el buen desarrollo de la reunión.

Verdadera

Falsa

b. Si con anterioridad al día de la celebración de la reunión, el secretario ya ha comprobado que todos los
medios relacionados con la logística cumplían con su cometido, no necesitará volver a hacer nuevas
comprobaciones.

Verdadera

Falsa

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c. Siempre que la temperatura en la sala sea la adecuada, no será necesario preocuparse por la ventilación
de la misma.

Verdadera

Falsa

d. Al inicio de una reunión se deberá realizar la presentación de los asistentes cuando estos no se
conozcan.

Verdadera

Falsa

e. Una vez que la reunión ha terminado se puede considerar que su organización ha concluido también.

Verdadera

Falsa

f. Los cuestionarios de evaluación se pueden realizar en el momento o bien con posterioridad,

entregándose mediante correo.

Verdadera

Falsa

g. Con los cuestionarios de evaluación los organizadores obtienen información para reuniones futuras.

Verdadera

Falsa

h. El acta de la reunión es redactada por el secretario, por lo que no precisa de la aceptación del director o
jefe de la reunión.

Verdadera

Falsa

i. El acta, como documento resumen que refleja los acuerdos aprobados, no deberá incluir los puntos del
orden del día.

Verdadera

Falsa

j. El documento que refleja la cuenta de pérdidas y ganancias se llama informe.

Verdadera

Falsa

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