Colegio Coronel Francisco Linares

1er.Año Bachillerato Comercial

Práctica Comercial I
Tema: Minuta de Reunión
Indicador. Conocer y aprender a elaborar una minuta de reunión para
garantizar un eficiente desarrollo de la junta y dar seguimiento a
los resultados obtenidos.

Introducción
Para tener un contexto del tema a trabajar, los invito a ver un video que
encontraran en el enlace que les muestro a continuación.

https://www.youtube.com/watch?v=-vyiz_o0uAw

¿Qué es una minuta?

Viene del latín minutús que significa pequeño, o minuta que significa borrador.

Existen varios tipos de Minuta, es de acuerdo al contexto como podemos saber que
Minuta de reunión, es el resumen de su contenido, desde los asistentes y
desarrollo hasta las conclusiones que de la misma.

En el ámbito legal, se le llama Minuta al borrador de un contrato donde están los

puntos esenciales del mismo para acercarlo a las partes y, si están de acuerdo,
redactarlo formalmente.

Otro tipo de Minuta es la de Constitución de Empresa, el cual es un documento

preparado por un abogado que contiene los datos y la descripción de la actividad
económica que realizara una empresa para llevarlo ante un Notario y elevarlo ante
escritura pública.

Cuando se trata de restaurantes, nos referimos a Minuta a la lista de los platos

disponibles (menú) o la cuenta de lo que se consumió.

Cuando un trabajador independiente da a su cliente el resumen de sus horarios,

también se denomina Minuta.
Y, por último, usamos la expresión “peccata minuta”, en la que nos referimos a
algo sin valor o de poca importancia, un error o falta leve.

¿Para qué sirve la minuta de reunión?

La minuta de reunión sirve para tener un registro sobre los temas

tratados, agendados y no agendados, y los acuerdos importantes que se hicieron en
la misma, y para comunicar a las personas que deben estar al tanto de la reunión,
aunque no fuese requerida su presencia.

Características de una minuta

La  minuta debe especificar todo lo que pueda dar lugar a

confusiones (específica), ser lo más puntual y breve posible (concisa) y eliminar
todo lo que pueda alterar la interpretación de la reunión (objetiva).

Estructura una minuta

Debe contener la siguiente información:

 Datos de la reunión, como fecha, hora, lugar y asistentes requeridos, así

como quien es la persona que dirigió o modero la junta y la persona que
lleva a cabo la minuta
 Agenda del día, son los puntos que centrales que se deben tratar y por lo
cual fue convocada la reunión,
 Temas discutidos y los que no pudieron ser discutidos (aun cuando estaban en
la agenda) y por qué (falta de tiempo, ausencia de alguien, etc.) Aquí
podemos agregar los acuerdos a los que se llegaron y como fueron logrados
(si por voto, debate, consenso, etc.)
 Acciones a tomar. Es aquí donde debemos poner que acciones, responsables y
tiempo necesario para terminar una actividad.
 Firma de asistencia

Consejos para hacer una minuta

Aunque no existe un formato en si para este tipo de documento, lo más recomendable

crear uno, para no omitir algún elemento que se considere necesario.

Recuerda que es el resumen de la reunión, por lo que las características

mencionadas deben predominar (ser específico, conciso y objetivo), pero si no
entendiste un punto no debes dudar en preguntar, para evitar interpretaciones
erróneas. Concéntrate en los puntos importantes, los detalles pueden desenfocarte.

Muchas veces las reuniones pueden ser muy largas y con varios participantes, por
lo que si necesitas grabar, hazlo, pero siempre con permiso.

Intenta transcribir lo más pronto posible mientras tengas la información fresca en

tu memoria y entregarla a los participantes para su revisión y corrección, si es
necesario.

Ejemplo

En el siguiente link encontrara 2 ejemplos de minuta de reunión, 1 es un documento

de Word donde el formato esta en blanco para conocer la estructura, y el otro
ejemplo es un documento de Excel, donde el formato ya está lleno de la información
respectiva producto de una reunión gerencial en la empresa.

https://milformatos.com/empresas-y-negocios/la-minuta/#formato+de+minuta+en+excel+y+word

Ejercicio Evaluado.

Usted debe formular un caso práctico atravez del cual tengamos como resultado
final la elaboración de una minuta de reunión con toda la información
correspondiente, imagínese que usted es la secretaria o asistente del gerente y se
le pide que organice y gestione el desarrollo de la reunión mensual de la empresa
con las jefaturas de los 5 departamentos que forman la compañía.

Defina:

Nombre de la empresa
Fecha de reunión
Lugar de reunión
Hora de inicio y finalización de reunión
Objetivo de reunión
Asistentes a reunión
Puesto que desempeñan en la empresa
Asistencia y firma de asistentes
Asuntos agendados en la reunión
Compromisos adquiridos con detalle de asuntos y acuerdos
Distribución de responsabilidades en cuanto a compromisos adquiridos.
Luego que tenga definida la información anterior, proceda a elaborar la minuta
respectiva en el formato del archivo de Excel.
El llenado de todos los campos es de carácter obligatorio y debe elaborar la
minuta en su computadora, NINGUNA MINUTA PUEDE COINCIDIR EN LOS TEMAS Y AGENDA DE
REUNION.

Indicaciones Generales.

El ejercicio deberá ser subido en un solo archivo integrado pdf al aula virtual
del colegio, el archivo debe estar identificado con el nombre del alumno y numero
de lista ejemplo: HERNANDEZ PEREZ ANA MARIA N.5

Deberá participar en un foro que estará habilitado en el aula virtual del colegio,
donde usted deberá responder unas preguntas relacionadas al tema y video
presentado.

Los deberes académicos mencionados deben ser entregados de forma individual.

La información contenida en el informe debe ser presentada en el siguiente orden:

portada, minuta.

La portada deberá contener los siguientes elementos y en este orden: nombre del
colegio, grado y especialidad, materia, tema, alumno, profesor, fecha de entrega.

Tome en cuenta lineamientos básicos y generales de formato: en el encabezado del

documento inserte el logo de su empresa.

Fecha de entrega Sábado 18-04-2020 a las 7:00 AM

RUBRICA DE EVALUACION
Criterio % NOTA
Participo en el foro y la información compartida
1
es correcta. 2.5%  
Presento el ejercicio, está elaborado y
2
desarrollado correctamente. 2.5%  
Fue puntual en la fecha de entrega.
3
Trabaja con orden y limpieza. 2.5%  
Cumple lineamientos básicos de formato y
4
estructura, trabaja con orden y limpieza. 2.5%  
100%